Besluit van het college van burgermeester en wethouders van de gemeente Achtkarspelen houdende omtrent de besluitvorming in recesperioden (Regeling besluitvorming in recesperioden van college van B&W Achtkarspelen 2020)

Geldend van 20-05-2020 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgermeester en wethouders van de gemeente Achtkarspelen houdende omtrent de besluitvorming in recesperioden (Regeling besluitvorming in recesperioden van college van B&W Achtkarspelen 2020)

Het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen;

Overwegende dat:

  • -

    gedurende perioden van reces er geen reguliere vergaderingen van het college plaatsvinden;

  • -

    het wenselijk is de uitoefening van bepaalde collegebevoegdheden in deze perioden te continueren;

Gelet op artikel 168 van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

Vast te stellen de:

Regeling besluitvorming in recesperioden college van B&W Achtkarspelen 2020

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Recesperiode: week waarin er geen reguliere vergadering van het college plaatsvindt.

  • b.

    Reglement van Orde: Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Burgemeester en Wethouders van Achtkarspelen.

Artikel 2 Toepassingsbereik

  • 1. In een recesperiode is de (loco-)burgemeester gemachtigd tot uitoefening van bevoegdheden van het college, waarvan de toepassing geen uitstel duldt.

  • 2. De (loco-)secretaris bepaalt in voorkomend geval of een integraal collegevoorstel voor toepassing van de machtiging, als bedoeld in lid 1, in aanmerking komt.

  • 3. De (loco-)burgemeester treedt, alvorens gebruik te maken van de machtiging, in overleg met de overige leden van het college.

  • 4. Tot de opgedragen bevoegdheden behoren in elk geval besluiten:

    • a.

      terzake van bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of strafrechtelijke rechtsgedingen, waaronder besluiten met betrekking tot het instellen van bezwaar of beroep en het voeren van verweer;

    • b.

      ter voorkoming van overschrijding van wettelijke termijnen, waaronder beslissingen op bezwaar en administratief beroep.

  • 5. Deze regeling is niet van toepassing op besluiten, waarvan de wet of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandatering verzet.

  • 6. Deze regeling is niet van toepassing, wanneer een parafenbesluit, zoals bedoeld in artikel 6, eerste lid, Reglement van Orde kan worden genomen.

Artikel 3 Uitvoering

  • 1. De met toepassing van artikel 2 genomen besluiten worden als volgt ondertekend:

    Namens het college van B&W van Achtkarspelen,

    [naam (loco-)secretaris], [naam (loco-)burgemeester],

    (loco-)secretaris (loco-)burgemeester

  • 2. De (loco-)burgemeester doet in de eerstvolgende vergadering van het college na de betreffende recesperiode verslag van de krachtens deze regeling genomen besluiten.

  • 3. De krachtens deze regeling genomen besluiten worden met inachtneming van artikel 5, derde lid, van het Reglement van Orde, op de besluitenlijst geplaatst.

Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

  • 2. Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling besluitvorming in recesperioden van college van B&W Achtkarspelen 2020.

Ondertekening

Buitenpost, 6 mei 2020,

J. Wijma,

secretaris

O.F. Brouwer,

burgemeester

Toelichting

Algemeen

De recesregeling voorziet in een mogelijkheid om – in periodes waarin het college niet regulier vergadert – toch rechtsgeldige collegebesluiten te kunnen nemen of andere collegebevoegdheden uit te kunnen oefenen. Het college machtigt in de regeling de burgemeester – of bij diens verhindering de loco-burgemeester – om de bevoegdheid uit te oefenen, namens het college. Artikel 168 Gemeentewet biedt hiervoor een wettelijke grondslag:

Artikel 168 Gemeentewet

  • 1.

    Het college kan een of meer leden van het college machtigen tot uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden, tenzij de regeling waarop de bevoegdheid steunt zich daartegen verzet.

  • 2.

    Een krachtens machtiging uitgeoefende bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend.

  • 3.

    Het college kan te dien aanzien alle aanwijzingen geven die het nodig acht.

Gelet op het uitgangspunt en het belang van collegiale besluitvorming, heeft de recesregeling een beperkt toepassingsbereik. De machtiging kan alleen gebruikt worden in situaties, waarin het uitoefenen van de bevoegdheid niet kan worden uitgesteld tot de eerste vergadering ná de recesperiode. Dit is ter beoordeling aan de secretaris (of bij diens verhindering de loco-secretaris). Is uitstel wel mogelijk, dan geldt de regeling niet en zal moeten worden gewacht tot de eerste reguliere vergadering na de recesperiode.

Het college kan bevoegdheden ook mandateren aan ondergeschikten. Wanneer de bevoegdheid is gemandateerd aan een ondergeschikte, is de recesregeling alleen van toepassing wanneer alle (onder)gemandateerden verhinderd zijn om het besluit te nemen.

Wanneer een parafenbesluit kan worden genomen, is de recesregeling niet van toepassing.

Artikel 1

Op grond van het Reglement van Orde vergadert het college iedere week. De recesregeling kan in iedere week, waarin er niet vergaderd wordt, worden toegepast. De behoefte zal zich echter vooral voordoen in langere recesperioden (zomer).

Artikel 2

De burgemeester – en bij diens verhindering de loco-burgemeester – wordt gemachtigd om bevoegdheden van het college uit te oefenen als uitstel tot na de recesperiode niet mogelijk is. Net als in artikel 168 Gemeentewet is de term ‘machtigen’ gebruikt. Dit is het verzamelbegrip voor mandateren, geven van volmacht en machtigen tot het uitoefenen van feitelijke bevoegdheden.

De (loco-)secretaris beoordeelt of in voorkomend geval sprake is van een situatie, waarin toepassing van de bevoegdheid niet kan worden uitgesteld. Uit het tweede lid blijkt dat deze beoordeling plaatsvindt op basis van het format, waarop een voorstel bij het college wordt aangebracht. Hiermee wordt zoveel mogelijk aangesloten bij het gebruikelijke besluitvormingsproces en de uitgangspunten, die daarbij horen.

Op verzoek van het college is een lid toegevoegd op grond waarvan de (loco-)burgemeester zich moet inspannen om (telefonisch of via app) met de overige collegeleden te overleggen, voordat hij een besluit neemt met toepassing van de machtiging.

In het vierde lid zijn voorbeelden van situaties, waarin toepassing van de collegebevoegdheid niet kan worden uitgesteld, opgenomen. Dit is geen uitputtende opsomming.

Het vijfde lid sluit aan bij artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Mandatering kan bij wettelijk voorschrift worden uitgesloten. Mandatering is ook niet mogelijk als het gaat om de bevoegdheid om:

  • a.

    het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften;

  • b.

    besluiten te nemen, die met versterkte meerderheid moeten worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen mandaatverlening verzet;

  • c.

    besluiten te nemen tot het vernietigen van of onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

Ook de aard van de uit te oefenen bevoegdheid kan zich tegen het gebruik van de machtiging verzetten. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan de situatie dat de (loco-burgemeester) zelf belanghebbende is bij de uitoefening van de bevoegdheid of zich anderszins in een positie bevindt, die uitoefening van de bevoegdheid in de weg staat.

In het Reglement van Orde is ook een bepaling opgenomen, die bedoeld is om te voorkomen dat besluitvorming in vakantieperiodes stokt. Artikel 6, eerste lid, luidt:

Artikel 6 Parafenbesluit

  • 1.

    Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een collegevoorstel waarop door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst, maar dat voor ‘conform’ is geparafeerd en waarbij aan het quorum is voldaan.

De recesregeling is niet nodig, wanneer een parafenbesluit kan worden genomen. Hiervoor moet echter wel aan het quorumvereiste worden voldaan. Dit betekent dat tenminste de helft van het college ‘conform’ moet hebben geparafeerd. Wanneer aan het quorumvereiste niet kan worden voldaan, biedt de recesregeling uitkomst.

Artikel 3

Dit artikel regelt enkele praktische zaken ten aanzien van het ondertekenen van besluiten, de terugkoppeling naar het college en het opnemen op de besluitenlijst. De recesregeling laat de bepalingen van de Gemeentewet en het Reglement van Orde onverlet.

Artikel 4

De regeling geldt vanaf de dag na bekendmaking. Niet gekozen is voor een regeling voor een specifieke vakantieperiode of een jaar, maar voor een regeling van – in principe – onbepaalde duur.