Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR639778
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR639778/1
Besluit tot vervanging analoge archiefbescheiden
Geldend van 25-04-2020 t/m heden
Intitulé
Besluit tot vervanging analoge archiefbescheidenHet college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Zandvoort, gelezen het advies van de gemeentearchivaris van 19 december 2019 en gelet op:
- -
Artikel 7 Archiefwet 1995;
- -
Artikel 6 Archiefbesluit 1995;
- -
Hoofdstuk 3 a Archiefregeling 2009;
- -
Archiefverordening gemeente Zandvoort 2018;
- -
Besluit Informatiebeheer gemeente Zandvoort 2013;
besluit vast te stellen het volgende:
Besluit Vervanging Archiefbescheiden Begraafplaatsdossiers Gemeente Zandvoort
Artikel 1
De gemeente Zandvoort gaat over tot de seriematige vervanging van de analoge archiefbescheiden van de begraafplaats te Zandvoort door digitale reproducties, waarna de analoge archiefbescheiden worden vernietigd. Hierop geldt een uitzondering voor de begraafplaatsdossiers met een cultuurhistorische waarde. Deze dossiers worden volledig uitgezonderd van de vernietiging. Voor de overige dossiers geldt een uitzondering op de vervanging voor de historische (bron)documenten. De historische (bron)documenten betreffen (voor zover van toepassing): de begraafakte, crematieverklaring, plaatsing en tekening steen en de afstandsverklaring.
Artikel 2
De seriematige vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging Archiefbescheiden Begraafplaatsdossiers Gemeente Zandvoort. Dit Handboek maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit.
Artikel 3
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 mei 2020 en wordt in het kader van de Algemene wet bestuursrecht (art. 1:3 en 3:40) bekend gemaakt.
Artikel 4
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Vervanging Begraafplaatsdossiers Gemeente Zandvoort.
Ondertekening
Zandvoort, 7 april 2020
de secretaris,
de burgemeester,
Toelichting
De gemeente Zandvoort neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van informatiebeheer. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, toegankelijkheid en volledigheid. Ook sluit volledig digitaal werken aan bij de ambities van de organisatie.
Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Zandvoort. De uitzonderingen (archiefbescheiden die worden uitgezonderd van het vervangingsproces) zijn beschreven in het Handboek Vervanging Archiefbescheiden Begraafplaatsdossiers Gemeente Zandvoort. In dit handboek zijn ook de diverse beheersmaatregelen beschreven die de kwaliteit van het vervangingsproces garanderen.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl