Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Velsen

Ondertekening

Toelichting op de artikelen

Artikel 1 Definities

Onder doelmatigheid wordt de gerealiseerde verhouding tussen output en input ten opzichte van de norm verhouding tussen output en input verstaan. Doelmatigheid is synoniem aan efficiency. Hiermee wordt aangesloten op de meest gangbare definitie zoals die wordt gehanteerd binnen gemeentelijke overheden. Doeltreffendheid betreft dan de gerealiseerde verhouding tussen effecten en input ten opzichte van de norm verhouding tussen effecten en input. Dit begrip is synoniem aan effectiviteit.

Artikel 2 Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid. De raad eist een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. Daarnaast worden onderzoeken verricht naar de mate waarin processen worden beheerst en aangestuurd. De uitvoering wordt gedaan door de werkeenheid Concerncontrolling en deze onderzoeken richten zich ten eerste op de afdelingen van de gemeente. Om te verzekeren dat alle afdelingen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat iedere afdeling van de gemeente minimaal eens in de zoveel jaar worden onderzocht. Uitgaande van een twaalftal afdelingen en de huidige capaciteit bij de werkeenheid Concerncontrolling, lijkt een drietal afdelingen per jaar opportuun. Daarmee komt per raadsperiode iedere afdeling één keer aan bod. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om taken en activiteiten die bekostigd worden door de gemeente, maar die niet door gemeentelijke afdelingen worden uitgevoerd, te onderzoeken op doelmatigheid. Ook deze taken en activiteiten dienen periodiek onderzocht te worden. Gezien de veelheid van deze taken is het streven weliswaar om zo veel mogelijk van deze taken te onderzoeken, maar kan niet op voorhand worden aangegeven dat per raadsperiode alle taken en activiteiten op doelmatigheid worden doorgelicht.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Het huidige instrument van de gemeentebrede monitor, welk jaarlijks door de werkeenheid Concerncontrolling wordt uitgevoerd, lijkt adequaat voor het verrichten van onderzoeken naar doeltreffendheid.

Artikel 3 Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt opgesteld door de werkeenheid Concerncontrolling, die uiteindelijk belast is met de uitvoering van de onderzoeken. Het onderzoeksplan wordt vastgesteld door het college en aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen.

In de verordening wordt aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. Deze onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

• a)

  Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken processen, procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

• b)

  De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen, organisatie-eenheden (afdelingen) en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, afdelingen en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organen, afdelingen en instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

• c)

  Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, historische doorlichting, etc), welke disciplines worden ingezet (financieel, juridisch, bedrijfskundig, etc.) en wat de onderzoekslogica is.

• d)

  Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

• e)

  Onderzoeken worden in opdracht van het college uitgevoerd door de werkeenheid Concerncontrolling.

Artikel 4 Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. De rapporten worden door de werkeenheid Concerncontrolling opgesteld en door het college vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. De werkeenheid Concerncontrolling zal weliswaar het plan van verbetering vormgeven, maar daarbij uiteraard de betrokken actoren betrekken. Het college moet het plan van verbetering vaststellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Volgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld. De raad heeft bij besluit van 10 april 2003 gebruik gemaakt van de mogelijkheid de vaststelling met een jaar te verlengen. Inwerkingtreding per 15 november 2003, tegelijk met de financiële verordeningen die op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet verplicht zijn, is voor de hand liggend.

Artikel 7 Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.