Regeling melding en onderzoek integriteitsschendingen, misstanden en ongewenste gedragingen gemeente Helmond 2019

1. Een onderzoek vindt alleen plaats nadat er op grond van concrete aanwijzingen een vermoeden van een misstand of integriteitsschending is ontstaan;

2. Een onderzoek kan achterwege blijven als de verwachting is dat onderzoek (nagenoeg) geen resultaat zal opleveren of het vermoeden niet of nauwelijks te onderzoeken valt;

3. Is de melding onvoldoende concreet, dan kan besloten worden om eerst een vooronderzoek te starten om meer duidelijkheid te verkrijgen over de vermeende misstand of integriteitsschending;

4. De opdrachtgever wijst de interne dan wel externe onderzoekers aan. De onderzoekers zijn voldoende objectief en deskundig en zijn op geen enkele wijze betrokken bij de vermeende integriteitsschending, misstand of ongewenste gedraging dan wel de mogelijke pleger daarvan.

1. Bevoegdheden: het onderzoek wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever en met gebruikmaking van de onderzoeksbevoegdheden die de opdrachtgever als werkgever heeft.

2. Zorgvuldigheid: het onderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle rechten en belangen (de belangen van de persoon in kwestie, het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie, de belangen van getuigen, melder en eventueel benadeelde) worden gewogen.

3. Subsidiariteit: bij iedere keuze voor een onderzoeksmethode dient afgewogen te worden in hoeverre gekozen wordt voor de minst ingrijpende variant. Concreet houdt dit in dat afgewogen wordt: is dit de beste manier om het (onderzoeks)doel te bereiken? Zijn er andere, minder ingrijpende manieren die hetzelfde doel bereiken?

4. Proportionaliteit: in het kader van het proportionaliteitsbeginsel dient de verhouding tussen onderzoeksmethode en het onderzoeksbelang te worden gewogen. De ingezette methode moet in verhouding zijn tot de ernst van de zaak en de belangen van de persoon in kwestie.

5. Rechtmatigheid: het meldpunt en onder diens aanwijzing werkzame onderzoekers zullen bewijs niet onrechtmatig vergaren en de rechten en plichten van betrokken personen worden in acht genomen. Te allen tijde onthouden onderzoekers zich van het doen van misleidende mededelingen/gedragingen en het toepassen van ongeoorloofde psychische en/of fysieke druk/dwang.

6. Hoor en wederhoor: niet alleen de melder van een vermoeden van een integriteitsschending wordt gehoord, maar ook de persoon in kwestie wordt gehoord op hetgeen ten aanzien van hem in de melding is gesteld en wordt in de gelegenheid gesteld om zijn eigen verhaal te vertellen.

7. De kring van betrokkenen in een onderzoek wordt zo klein mogelijk gehouden.

1. Na overleg tussen de opdrachtgever en de onderzoekende instantie wordt de opdracht tot het verrichten van het onderzoek schriftelijk vastgelegd. De opdracht bevat in ieder geval:

• a)

  de aanleiding;

• b)

  een duidelijk omschreven doelstelling;

• c)

  de onderzoeksvragen;

• d)

  de onderzoeksmethode(n);

• e)

  de vermoedelijke duur van het onderzoek;

• f)

  de vermelding dat de opdrachtgever instemt met het gebruik door het onderzoeksbureau van de hem toekomende onderzoeksbevoegdheden.

2. Als tijdens het onderzoek blijkt dat het onderzoek meer tijd vergt dan verwacht, wordt de opdrachtgever daarvan tijdig op de hoogte gesteld.

1. De opdrachtgever stelt na overleg met de onderzoekende instantie, de persoon in kwestie op de hoogte van het feit dat een onderzoek is ingesteld naar zijn handelingen. Dit gebeurt zo spoedig mogelijk nadat het onderzoek is gestart, tenzij het onderzoeksbelang zich hier tegen verzet.

2. De kennisgeving als bedoeld in het eerste lid kan de volgende elementen bevatten:

• a)

  Een omschrijving van het handelen of nalaten dat aanleiding is tot het instellen van een onderzoek;

• b)

  De vermelding dat de persoon in kwestie en eventuele getuige(n) kunnen worden gehoord;

• c)

  De mededeling dat de persoon in kwestie zich door een raadsman of persoon naar keuze kan laten bijstaan;

• d)

  De mededeling dat wanneer andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang zijn voor de vaststelling van omvang, aard en ernst van de integriteitsschending, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden;

• e)

  De mededeling wie een kennisgeving hebben gekregen;

• f)

  De mededeling dat, om frustratie van het onderzoek te voorkomen en in het belang van de persoonlijke levenssfeer van de persoon in kwestie zelf en andere betrokkenen, van de in kennis gestelde(n) verwacht wordt geen mededelingen aan derden te doen en geen contact te zoeken met personen die bij het onderzoek betrokken zijn.

1. Tijdens het onderzoek wordt de opdrachtgever geregeld mondeling door de onderzoekende instantie over de voortgang op de hoogte gehouden . Hiervoor wordt door de onderzoekende instantie een journaal van het onderzoek bijgehouden;

2. De opdrachtgever en de onderzoekende instantie maken afspraken over de wijze waarop tussenrapportages, mondeling of schriftelijk, worden uitgebracht;

3. Voorafgaand aan, tijdens en na afloop van het onderzoek stelt de onderzoekende instantie zonder toestemming van de opdrachtgever geen informatie aan derden ter beschikking, tenzij de onderzoekende instantie daartoe door een wettelijk voorschrift of gerechtelijke uitspraak wordt verplicht. De opdrachtgever blijft te allen tijde eigenaar over de onderzoeksinformatie .

1. Verstrekking van informatie over het onderzoek aan de media, het publiek, de eigen organisatie en overige personen geschiedt uitsluitend door de opdrachtgever, na voorafgaand overleg met de onderzoekende instantie;

2. De opdrachtgever stelt de onderzoekende instantie in kennis van de vragen die voor, tijdens en na het onderzoek zijn gesteld en van de antwoorden die zijn gegeven;

3. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de wijze waarop de persoon wiens informatie de aanleiding is geweest tot het geven van een onderzoeksopdracht , wordt ingelicht over het onderzoek en de resultaten ervan. Als de opdrachtgever deze persoon gedurende het onderzoek wil informeren, gebeurt dit na voorafgaand overleg met de onderzoekende instantie.

1. Degene die wordt gehoord, wordt voor het gesprek geïnformeerd over de aard en verwachte duur van het gesprek.

2. Van het gesprek kan (indien gewenst) een verslag worden gemaakt. Degene die gehoord is, wordt de mogelijkheid geboden commentaar te geven op het gespreksverslag. Worden de onderzoekers en degene die gehoord is het niet eens over de tekst van het gespreksverslag, dan wordt de afwijkende opinie van degene die gehoord is aan het verslag toegevoegd.

3. Van het gesprek kan een geluidsopname worden gemaakt.

1. Naast het horen van betrokkenen, zijn onder andere onderstaande onderzoeksmethoden door de onderzoekers mogelijk. Daarbij zijn de behoorlijkheidsnormen zoals beschreven in artikel 3 leidend:

• a)

  Raadplegen van dossiers: onder andere personeelsdossiers en dossiers op het gebied van interne administratie en bedrijfsvoering (bijvoorbeeld facturen, contracten, aanbestedingen, offertes (daaronder begrepen het raadplegen van geautomatiseerde systemen met betrekking tot deze dossiers);

• b)

  Raadplegen van geautomatiseerde bestanden: zoals met betrekking tot personeelsgegevens, geautomatiseerde betalingssystemen en registratiesystemen (zoals tijd- en toegangsregistratie) om informatie veilig te stellen en te verstrekken. Geautomatiseerde bestanden bestemd voor de uitvoering van gemeentelijke taken zijn alleen in te zien indien dit noodzakelijk is om een schending met betrekking tot die taken vast te stellen op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming;

• c)

  Raadplegen van e-mail, internetgebruik en communicatiemiddelen: zoals aard, volume en inhoud mailverkeer en frequentie, tijdsduur en soort websites bij internetgebruik op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming;

• d)

  Raadplegen openbare bronnen: zoals Kamer van Koophandel, Kadaster, Internet;

• e)

  Doorzoeken van de werkplek: onderzoek kasten, bureau, voertuigen, geautomatiseerde data– en systeembestanden vindt zoveel mogelijk in aanwezigheid van de persoon in kwestie plaats en indien wenselijk de direct leidinggevende maar kan in het belang van het onderzoek ook buiten aanwezigheid van de persoon in kwestie en leidinggevende plaatsvinden;

• f)

  Observatie: kan worden gebruikt indien gedragingen van iemand of de benodigde informatie niet rechtstreeks aan de persoon in kwestie of een derde kan worden gevraagd in het belang van het onderzoek. Observatie is slechts mogelijk in opdracht van en met toestemming van de gemeentesecretaris. De observatie kan zowel binnen werktijd als buiten werktijd plaatsvinden, bijvoorbeeld bij een vermoeden van oneigenlijk ziekteverzuim of het vermoeden van onverenigbare nevenactiviteiten. Observatie, waarbij gebruik gemaakt wordt van een foto- en/of videocamera, is gelegitimeerd met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gebeurt conform het privacybeleid en protocol cameratoezicht van de gemeente Eindhoven.

1. Zodra de feiten zijn vastgesteld en er een concreet vermoeden van een integriteitsschending, ongewenst gedrag of misstand bestaat, wordt de persoon in kwestie in de gelegenheid gesteld om mondeling of schriftelijk zijn zienswijze/verantwoording te geven.

2. Alle relevante onderzoeksbevindingen worden aan de persoon in kwestie op verzoek ter inzage gegeven onder voorwaarde dat de persoon in kwestie geen stukken meeneemt of geheel of gedeeltelijk reproduceert. Voor deze handelwijze is gekozen ter bescherming van bij dit onderzoek betrokken getuigen. Het maken van aantekeningen is toegestaan. Bij het wederhoor is het mogelijk zich te laten vergezellen door een raadsheer/raadsvrouw of een andere persoon naar keuze.

1. Het onderzoeksrapport en eventuele bijlagen worden samen met de weergave van het wederhoor aan de opdrachtgever overhandigd.

2. Het onderzoeksrapport bevat alle relevante interviews en overige feitelijke informatie die gedurende het onderzoek zijn verkregen, voorzover deze relevant zijn . De verslagen van de interviews worden als bijlagen aan het onderzoeksrapport toegevoegd. In het onderzoeksrapport wordt ook verantwoording afgelegd over de wijze waarop de informatie is vergaard . Zo krijgt de persoon in kwestie de mogelijkheid de rechtmatigheid van de onderzoeksmethoden te (laten) beoordelen.

3. De gemeentesecretaris beoordeelt het onderzoeksresultaat en concludeert of een melding een integriteitsschending, misstand, of ongewenst gedrag betreft.

4. De gemeentesecretaris adviseert het college over mogelijke maatregelen naar aanleiding van de melding.

5. De persoon in kwestie ontvangt van de opdrachtgever het onderzoeksrapport met eventuele bijlagen.

6. Het onderzoeksrapport als zodanig maakt geen deel uit van het personeelsdossier van de persoon in kwestie.

7. Deze wijze van opslag laat onverlet dat aan de persoon in kwestie, in geval van een ten aanzien van hem gestarte rechtspositionele procedure, alle relevante stukken ter beschikking worden gesteld.