Controleverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O 2018

Geldend van 01-01-2018 t/m heden

Intitulé

Controleverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O 2018

Het algemeen bestuur van de BVO H2O;

gelet op artikel 213 Gemeentewet;

gelet op artikel 35 (lid 6) van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

gelet op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

Besluit:

vast te stellen de Controleverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O.

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • accountant: de door het bestuur op grond van artikel 213 lid 2 Gemeentewet aangewezen accountant.

  • accountantscontrole: de in artikel 213, lid 2 Gemeentewet bedoelde controle, als uitvloeisel waarvan de controleverklaring aangeeft of:

    • 1.

      de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • 2.

      de baten en laten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;

    • 3.

      de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;

    • 4.

      het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

En als uitvloeisel waarvan het verslag van bevindingen in ieder geval bevindingen bevat over:

  • 1.

    de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en

  • 2.

    onrechtmatigheden in de jaarrekening.

  • rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan komen tot stand overeenkomstig de door het bestuur in het normen- en toetsingskader vastgestelde wetgeving alsmede (externe en interne) wetgeving zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten en provincies.

  • deelverantwoording:

Een in opdracht van de deelnemende gemeenten ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk organisatieonderdeel binnen de BVO H2O, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    Het bestuur benoemt een bevoegd accountant aan wie de accoutantscontrole wordt opgedragen als bedoeld in artikel 213, lid 2 Gemeentewet.

  • 2.

    Het bestuur stelt, voorafgaand aan de aanwijzing van de accountant, de periode van benoeming vast.

  • 3.

    Het bestuur bereidt in overleg met het bestuur van de deelnemende gemeenten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 4.

    Het bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

  • 5.

    Het bestuur stelt jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole het controleprotocol vast, waarin o.a. de posten van de jaarrekening, de (sub)producten en de projecten worden benoemd, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

  • 6.

    In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het algemeen bestuur

  • 1.

    Het bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2.

    Het bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt het bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Het bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor 15 maart voor aan de deelnemende gemeenten zoals vastgelegd in artikel 17 van de regeling bedrijfsvoeringsorganisatie H2O.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt onmiddellijk door het aan de deelnemende gemeenten en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de manager en de controller van de BVO H2O.

Artikel 5. Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige stukken, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de BVO H2O.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatieonderdelen van de BVO H2O zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het bestuur kan de benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het bestuur informeert de deelnemende gemeenten vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    Het bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, Provincie e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan door het bestuur benoemde accountant.

Artikel 7. Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze meteen schriftelijk aan het bestuur, het bestuur informeert vervolgens direct de deelnemende gemeenten.

  • 2.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen aan het algemeen bestuur, de manager, de controller en eventueel andere daarvoor in aanmerking komende medewerkers van de BVO H2O.

  • 3.

    De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het bestuur voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

  • 4.

    De accountant bespreekt voor de behandeling van de jaarstukken door het bestuur het verslag van bevindingen met een vertegenwoordiging van het bestuur en ambtenaren die hiermee zijn belast.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2018.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als ‘Controleverordening bedrijfsvoeringsorganisatie H2O’.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 22 november 2018.

Het Algemeen Bestuur,

Toelichting op de artikelen

Artikel 1. Begripsbepaling

In dit artikel zijn enkele belangrijke begrippen uit de verordening toegelicht, zodat er geen twijfel kan ontstaan over de betekenis.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het bestuur verantwoording afleggen aan de deelnemende gemeenten over het gevoerde beleid door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het bestuur moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het bestuur. Het is dan ook het bestuur, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet).

Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent als bedoeld in artikel 41 van de Wet op het accountantsberoep of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het tweede lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een algemeen bestuur die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen.

Mogelijk zal het bestuur de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deel-verantwoordingen en projecten jaar op jaar willen vaststellen. Hierin voorziet het vijfde lid van artikel 2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.

Wanneer het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening de Europese aanbestedingsgrenzen overschrijdt, dan zal de accountantscontrole Europees moeten worden aanbesteed. Dit is mede afhankelijk van de contractsduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen. Het bestuur is het orgaan, dat de accountant aanwijst en dat de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vaststelt. Dit is in het zesde lid van artikel 2 bepaald.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het algemeen bestuur

Het bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Dit artikel regelt de verplichtingen van het bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Het derde lid verplicht het bestuur om een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening te hebben achtergehouden. Deze verklaring wordt LOR (Letter Of Representation) genoemd. De LOR is geen wettelijke verplichting, maar het is een algemeen gebruik dat het bestuur een dergelijke verklaring verstrekt aan de controlerende accountant.

In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het bestuur gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (artikel 34 Wgr).

Het vijfde lid van het artikel sommeert het bestuur om alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het bestuur bekend is geworden, terstond te melden aan de accountant en deelnemende gemeenten.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de BVO H2O. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

Dit artikel regelt de bevoegdheid tussen de accountant en het bestuur om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het bestuur moet omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” aan de door het bestuur benoemde accountant.

In het tweede lid is de verantwoording aan derden opgenomen met inachtneming van de controle-eisen. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. De verordening regelt dat het bestuur in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.

Artikel 7. Rapportering

Artikel 7 van deze verordening regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

In dit artikel is in het eerste lid de ingangsdatum en in het tweede lid de nieuwe naam van de Controleverordening opgenomen.