Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe houdende regels omtrent instructie gemeentesecretaris (Instructie gemeentesecretaris gemeente Overbetuwe 2020)

Geldend van 21-03-2020 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe houdende regels omtrent instructie gemeentesecretaris (Instructie gemeentesecretaris gemeente Overbetuwe 2020)

Burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe;

gelet op artikel 103 tweede lid van de Gemeentewet;

b e s l u i t e n :

vast te stellen de

Instructie gemeentesecretaris gemeente Overbetuwe 2020

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze instructie verstaat onder:

  • a.

    college: het college van burgemeester en wethouders;

  • b.

    secretaris: de (loco-)gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur;

  • c.

    directie: de secretaris en de directeur ontwikkeling.

Artikel 2 Ondersteuning college

  • 1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester ter zake, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

  • 2. De secretaris draagt er, gevraagd en ongevraagd, zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • 3. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij de door het college te nemen besluiten.

  • 4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een tijdige, voortvarende en correcte uitvoering van de besluiten van het college.

  • 5. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de besluiten van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college, op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

  • 6. De secretaris participeert in (boven) regionale samenwerkingsverband en initiatieven.

  • 7. De secretaris oefent zijn taken en verantwoordelijkheden op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met de directeur ontwikkeling, domein- en teammanagers en staf.

  • 8. Over de in dit artikel omschreven taken en verantwoordelijkheden kan het college de secretaris nadere regels stellen.

Artikel 3 Ondersteuning commissies

De taken van de secretaris zoals omschreven in artikel 2 zijn van overeenkomstige toepassing voor een door het college of de burgemeester ingestelde commissie tenzij bij afzonderlijk besluit anders is bepaald.

Het college of de burgemeester kan ten aanzien van een commissie nadere regels stellen over de taken van de secretaris.

Artikel 4 Ondersteuning burgemeester

  • 1. De secretaris staat de burgemeester in zijn hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde. De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.

  • 2. De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen het college enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

  • 3. De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

  • 4. De secretaris zorgt samen met de griffier en in afstemming met de burgemeester (de zogenaamde driehoek) voor een effectief bestuurlijk besluitvormingsproces.

Artikel 5 Leiding directeur ontwikkeling en staf

  • 1. De secretaris geeft leiding aan de directeur ontwikkeling en de medewerkers van de staf.

  • 2. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voeren de secretaris en de directeur ontwikkeling regelmatig overleg.

  • 3. De secretaris houdt met de directeur ontwikkeling en de medewerkers van de staf functionerings- en/of beoordelingsgesprekken.

Artikel 6 Leiding ambtelijk organisatie

Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van directie en domein- en teammanagers, heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    de coördinatie van de (beleids)inhoudelijke advisering van de teams aan het college;

  • c.

    het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • d.

    een passende planning en uitvoering van activiteiten, binnen vastgesteld beleid en prioritering;

  • e.

    de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de verschillende organisatieonderdelen;

  • f.

    de kwaliteit van het domein- en teammanagement en de ambtelijke organisatie;

  • g.

    de (juridische en financiële) rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke (ontwikkelings-)beleid, beheer en realisatie;

  • h.

    de voorbereiding en uitvoering van de begroting evenals de verantwoording over het gevoerde beleid;

  • i.

    de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

Artikel 7 Secretaris als bestuurder

De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

Artikel 8 Informatieplicht

De secretaris draagt er zorg voor dat de directeur ontwikkeling en de domein- en teammanagers, al dan niet via de directeur ontwikkeling, tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor hun teams zijn verbonden.

Artikel 9 Verhindering, afwezigheid en vervanging

  • 1. Als de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.

  • 2. Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.

  • 3. De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

Artikel 10 Niet voorziene gevallen

In de gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het college.

Artikel 11 Hardheidsclausule

Het college kan één of meerdere artikelen van deze instructie buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing, gelet op het belang van de door de secretaris uit te voeren taken en verantwoordelijkheden, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 12 Intrekking oude instructie

De Instructie gemeentesecretaris gemeente Overbetuwe 2015, zoals vastgesteld bij besluit van 9 juni 2015, wordt ingetrokken.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.

Artikel 14 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Instructie gemeentesecretaris gemeente Overbetuwe 2020.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van 10 maart 2020.

Burgemeester en wethouders,

de gemeentesecretaris,

mr. M.F.H. Knaapen.

de burgemeester,

R.P. Hoytink-Roubos.