Regeling reis- en verblijfkosten provincie Zeeland

Artikel 1

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  ambtenaar: de ambtenaar of de arbeidscontractant in de zin van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies;

• b.

  dienstreis: een opgedragen verplaatsing van een ambtenaar buiten zijn standplaats;

• c.

  standplaats: de gemeente, die de ambtenaar als plaats van tewerkstelling is aangewezen;

• d.

  woonplaats: de gemeente, waar de ambtenaar woonachtig is;

• e.

  reiskosten:

  • 1.

    de kosten van vervoer van de reiziger, waartoe mede kunnen behoren de kosten van taxi's of de huur van een vervoermiddel;

  • 2.

    de kosten van vervoer van de reis- en dienstbenodigdheden, die op grond van een algemene of bijzondere opdracht zijn meegenomen;

  • 3.

    de vergoeding wegens het gebruik van een eigen middel van vervoer;

  • 4.

    de veer- en tolgelden, alsmede de kosten wegens stalling en parkeren van een eigen middel van vervoer.

Artikel 2

Gedeputeerde staten kunnen deze regeling geheel of gedeeltelijk van toepassing verklaren op anderen dan de ambtenaren, die deelnemen aan een dienstreis.

Artikel 3

Voor het ondernemen van een dienstreis behoeft de ambtenaar voorafgaande opdracht van zijn leidinggevende.

Artikel 4

De kosten van de reis en het verblijf in verband met een dienstreis worden met in acht nemen van de in of krachtens deze regeling gestelde regels aan de ambtenaar vergoed.

Artikel 5

• 1.

  De ambtenaar is verplicht, behoudens het bepaalde in lid 3, bij een dienstreis naar een bestemming buiten de provincie en naar een bestemming in het buitenland gebruik te maken van het openbaar vervoer. Onder openbaar vervoer wordt tevens de treintaxi verstaan.

• 2.

  De ambtenaar maakt bij een dienstreis zoveel mogelijk gebruik van een door de provincie te verstrekken vervoersbewijs.

• 3.

  Het hoofd van de organisatie-eenheid verleent de ambtenaar op diens verzoek vooraf toestemming voor een dienstreis, als bedoeld in lid 1, een eigen vervoermiddel te gebruiken, als naar het oordeel van het hoofd bijzondere omstandigheden dat gebruik rechtvaardigen

• 4.

  Toestemming blijkt uit een door het hoofd van de organisatie-eenheid ondertekende verklaring.

Reiskosten

-

Artikel 6

Dienstreizen, die in Nederland zijn aangevangen, met een eindbestemming in het buitenland, die is gelegen binnen een afstand van 350 kilometer, gemeten vanaf de standplaats dan wel vanaf de woonplaats als bedoeld in artikel 8, lid 2 onder b, worden voor de toepassing van deze regeling aangemerkt als dienstreizen in Nederland. In bijzondere gevallen kan het hoofd van de organisatie-eenheid uitzondering op deze regel toestaan.

Artikel 7

• 1.

  De reiskosten worden vergoed tot de werkelijk betaalde bedragen behoudens de bevoegdheid van Gedeputeerde Staten tot vermindering van elke declaratie met het bedrag, waarmee de declaratie de redelijkheid overschrijdt.

• 2.

  Voor zover geen vervoerbewijs is verstrekt, kan de ambtenaar voor een dienstreis per trein het tarief eerste klas in rekening brengen. Voor een dienstreis naar het buitenland met het vliegtuig kunnen de kosten van vervoer in de economy class in rekening worden gebracht.

• 3.

  Bij gebruik van een eigen middel van vervoer kan de ambtenaar een bedrag van € 0,37 per kilometer in rekening brengen. De hierover verschuldigde loonheffing komt voor rekening van de ambtenaar.

Artikel 8

• 1.

  Voor de berekening van de kilometervergoeding bij een dienstreis met een eigen vervoermiddel geldt de standplaats als begin- en eindpunt van de dienstreis. Voor het vaststellen van het aantal kilometers geldt de lengte van de snelste route tussen het begin en het eindpunt van de dienstreis.

• 2.

  Voor de ambtenaar, die niet in de standplaats woont, geldt de woonplaats als begin- en eindpunt van de dienstreis met dien verstande, dat:

  • a.

    de kilometervergoeding nooit meer kan bedragen dan de kilometervergoeding, gerekend vanaf de standplaats, als de woonplaats verder weg is gelegen van de plaats van bestemming;

  • b.

    de kilometervergoeding nooit meer kan bedragen dan de kilometervergoeding, berekend aan de hand van de afstand tussen de woonplaats en de bestemming, als de woonplaats dichterbij de plaats van bestemming is gelegen.

Verblijfkosten

-

Artikel 9

• 1.

  De in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven overdag en 's avonds worden vergoed volgens de normen van de Reisregeling binnenland.

• 2.

  Geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten bestaat voor een dienstreis korter dan vier uur en voor een dienstreis binnen de standplaats.

• 3.

  De ambtenaar, die tijdens de dienstreis overnachting ontvangt, heeft geen aanspraak op een vergoeding voor overnachting.

• 4.

  De ambtenaar, die tijdens de dienstreis een of meer maaltijden ontvangt, heeft geen aanspraak op een vergoeding voor maaltijden.

Artikel 10

• 1.

  Als tijdstip van aanvang van een dienstreis wordt aangemerkt:

  • a.

    wanneer de reis wordt gemaakt met het openbaar vervoer en de plaats van vertrek ligt binnen of in de onmiddellijke nabijheid van de bebouwde kom van de woonplaats, het tijdstip waarop dat vervoer volgens de officiële dienstregeling vertrekt;

  • b.

    in alle andere gevallen het tijdstip, waarop de bebouwde kom van de woonplaats wordt verlaten.

• 2.

  Op overeenkomstige wijze wordt het tijdstip bepaald, waarop een reis wordt geacht te zijn beëindigd, met dien verstande, dat, ingeval het openbaar vervoer met een vertraging van meer dan 15 minuten aankomt, de tijd van aankomst in de plaats treedt van het in de officiële dienstregeling aangegeven tijdstip.

Artikel 11

Voor de berekening van de vergoeding wegens verblijfkosten wordt het tijdstip van de aanvang en van het einde van de dienstreis geacht samen te vallen met:

• -

  de aanvang van het lopend uur, indien het aantal minuten op bedoeld tijdstip in dat uur verstreken dertig of minder bedraagt,

• -

  het einde van het lopend uur, indien het aantal minuten meer dan dertig bedraagt.

Artikel 12

Ambtenaren, die de commissaris van de Koningin, gedeputeerde staten of een lid van gedeputeerde staten op een dienstreis vergezellen, zijn gerechtigd voor een zodanige reis eenzelfde bedrag voor reis- en verblijfkosten in rekening te brengen, als door de leden van Gedeputeerde Staten kan worden gedeclareerd.

Artikel 13

• 1.

  De ambtenaar, die werkzaam is als kantonnier en daarenboven een eigen werkgebied is toegewezen, heeft bij tewerkstelling buiten het voor hem vastgestelde werkgebied, gedurende die tijd recht op een vergoeding voor verblijfkosten, die gelijk is aan het bedrag van de dagcomponent, mits de tewerkstelling die dag langer dan 5 uur heeft geduurd.

• 2.

  Geschiedt de tewerkstelling op een werk, waarvoor is bepaald dat in het directieverblijf dagelijks koffie en/of thee aan betrokkene moet worden verstrekt dan bedraagt de vergoeding bedoeld in het eerste lid € 0,30 per gewerkte dag, mits de tewerkstelling die dag langer dan 5 uur heeft geduurd.

• 3.

  Indien de tewerkstelling per dag meer dan 12 uur heeft geduurd, zonder dat betrokkene in de gelegenheid is gesteld geweest een maaltijd thuis te gebruiken, wordt boven de vergoeding op grond van een der voorgaande leden een toeslag verleend, die gelijk is aan het bedrag van de dinercomponent.

• 4.

  Geen vergoeding wordt toegekend indien:

  • a.

    de ambtenaar in de gelegenheid was de middagmaaltijd thuis te gebruiken;

  • b.

    de afstand van de woonplaats van de ambtenaar tot het punt van zijn tewerkstelling minder dan 5 kilometer bedraagt.

Artikel 14

De ambtenaar, die werkzaam is op een werk, heeft recht op:

• a.

  een vergoeding voor kleine uitgaven, gelijk aan het bedrag van de dagcomponent, waarboven:

• b.

  een toeslag voor een avondmaaltijd wordt verleend, indien de dagelijkse reis in verband met de dienstuitoefening om 21.00 uur of later eindigt en de ambtenaar kosten voor een avondmaaltijd in een daarvoor bestemde gelegenheid heeft gemaakt. Deze toeslag is gelijk aan het bedrag van de dinercomponent.

Artikel 15

Gedeputeerde Staten kunnen aan de ambtenaar, die uit veelvuldig dienstreizen moet maken of tijdelijk buiten zijn standplaats wordt te werk gesteld, een andere vergoeding wegens verblijfkosten dan overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 9, 10 en 11 van deze regeling vaststellen.

Artikel 16

Gedeputeerde staten kunnen aan de ambtenaar, die buiten het geval van een dienstreis in verband met werkzaamheden, die tot de functie behoren, verplicht is één of meer maaltijden buitenshuis te gebruiken, hiervoor een vergoeding toekennen.

Artikel 17

Gedeputeerde Staten kunnen voor groepen van ambtenaren een nadere regeling treffen, indien naar hun oordeel gelet op de aard van de functie van de desbetreffende ambtenaren en de bijzondere omstandigheden, waaronder deze wordt verricht, de toepassing van deze regeling tot een onredelijk resultaat zou leiden.

Declaratie

-

Artikel 18

De ambtenaar is verplicht zijn reisdeclaratie in te leveren uiterlijk in de maand volgende op die,

waarin hij de dienstreizen heeft gemaakt, tenzij gegronde redenen bestaan de declaratie op een later tijdstip in te leveren. In ieder geval heeft de ambtenaar geen aanspraak meer op vergoeding van gemaakte kosten, indien de declaratie later dan één jaar na de datum van de desbetreffende dienstreis wordt ingeleverd

Artikel 19

Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling reis- en verblijfkosten provincie Zeeland".

Artikel 1

In artikel 1 onder e.3 wordt onder reiskosten verstaan de vergoeding wegens het gebruik van een eigen middel van vervoer. Als verklaring voor deze op het eerste gezicht merkwaardige formulering geldt dat bij gebruik van het eigen middel van vervoer niet de werkelijke kosten in rekening mogen worden gebracht maar een vastgesteld bedrag per kilometer .

Artikel 2

De regeling geldt in het algemeen voor ambtenaren. Denkbaar is dat ook anderen, zoals stagiairs en uitzendkrachten voor de provincie op reis gaan. Het is redelijk dat ook dezen hun reis- en verblijfkosten vergoed krijgen.

Artikel 3

Het Reisbesluit bevatte een bepaling op grond waarvan het hoofd van de organisatie-eenheid opdracht verleende voor dienstreizen buiten de provincie. Het nieuwe artikel is duidelijker en legt de verantwoordelijkheid lager in de organisatie. De leidinggevende beslist over de dienstreis, ongeacht of deze zich binnen of buiten de provincie voltrekt.

Artikel 4

Er is voor gekozen de diverse normbedragen, te denken valt aan kilometervergoeding voor het gebruik van het eigen vervoermiddel en normbedragen voor maaltijden en overnachtingen niet in de regeling op te nemen. Dit vereenvoudigt de aanpassing van de bedragen aanzienlijk.

Artikel 5

De in het Reisbesluit her en der verspreide bepalingen over het middel van vervoer zijn samengevat in één artikel, dat meer in overeenstemming is met de huidige praktijk. Voor dienstreizen buiten de provincie is het openbaar vervoer de eerste keuze. Gebleven is uiteraard het vereiste van voorafgaande toestemming voor gebruik van het eigen vervoermiddel. Voor dienstreizen binnen de provincie wordt de keuze overgelaten aan de ambtenaar.

Reis en verblijfkosten

Anders dan in het Reisbesluit zijn reiskosten en verblijfkosten ter voorkoming van onduidelijkheden uit elkaar gehaald en onder gebracht in twee aparte hoofdstukjes.

Artikel 6

Artikel 6 vervangt het omslachtig geformuleerde artikel 4 van het reisbesluit. Gelet op de ligging van onze provincie is ervoor gekozen dienstreizen binnen een afstand van 350 kilometer te vergoeden als waren zij reizen in het eigen land. De keuze voor 350 kilometer is ingegeven door de afstand Middelburg-Groningen.

Artikel 7

Het kan nodig zijn declaraties niet op alle kostenposten te vergoeden. Wat de klasse betreft, is een en ander in die zin vereenvoudigd dat de kosten van vervoer per trein op basis van eerste klas wordt vergoed. Ander openbaar vervoer binnen de landsgrenzen kent geen klassen. Nieuw is, gelet op de toegenomen internationale contacten, een bepaling over het vervoer per vliegtuig.

Artikel 8

Uitgangspunt voor de vergoeding van de reiskosten met een eigen middel van vervoer is vertrek vanuit de standplaats. Woont de ambtenaar buiten zijn standplaats, dan geldt de standplaats als norm, wanneer hij verder weg woont. Woont hij dichter bij de bestemming, dan geldt de woonplaats als norm.

Artikel 9

Sinds de invoering van het sectormodel genieten de provincies grotere vrijheid bij het regelen van de rechtspositie van hun ambtenaren. Blijft dat daarnaast de fiscus ook een oordeel heeft in die zin dat de fiscus vergoedingen boven bepaalde bedragen bovenmatig acht en belast. Streven is het wegvloeien van vergoedingen naar de fiscus zo veel mogelijk te vermijden. De bedragen van het Reisbesluit blijven binnen de normen van de fiscus.

Het Reisbesluit bevatte een ingewikkelde regeling voor het geval de ambtenaar overnachting of maaltijden werden verstrekt. Artikel 9, lid 2 en lid 3, van de Regeling zijn helder, ontvangt men overnachting en/of maaltijden, dan worden geen kosten voor logies en maaltijden gedeclareerd.

Artikel 10 en 11

De artikelen 10 en 11 zijn ingegeven door de normen, die de fiscus hanteert bij het toestaan van onbelaste vergoedingen.

Artikel 12

De regelingen op grond, waarvan de commissaris en gedeputeerden reis en verblijfkosten mogen declareren, zijn ruimer dan die voor ambtenaren. Het is niet redelijk, als de keuze voor de plek van overnachting of voor maaltijden door de commissaris of een gedeputeerde voor de meereizende ambtenaar aanzienlijke eigen kosten met zou brengen.

Artikel 13 en 14

Gaat het bij dienstreizen van ambtenaren veelal om incidentele verplaatsingen, voor kantonniers en voor ambtenaren, die op een werk zijn geplaatst,geldt dat zij dagelijks in het kader van hun functie onderweg zijn. Reden waarom voor hen een aparte regeling in het leven was geroepen. Aangezien de organisatie rond de kantonniers is gewijzigd, de kantonniers zich in een vanwege de provincie verstrekt voertuig verplaatsen en de fiscale regelingen zijn gewijzigd, kan het Dagreizenbesluit worden ingetrokken en kan worden volstaan met het opnemen van artikel 13 en 14 in deze Regeling.

Artikel 15, 16 en 17

De artikelen 15, 16 en 17 maken het mogelijk voor bijzondere gevallen passende regelingen te treffen.