Reglement fotoboek provincie Zeeland

Artikel 1 Begrippen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  reglement: het Reglement houdende beschrijving van de werking van de persoonsregistratie in het Fotoboek provincie Zeeland;

• b.

  registratie: het Fotoboek provincie Zeeland;

• c.

  geregistreerde: een werknemer, van wie gegevens in het Fotoboek provincie Zeeland zijn opgenomen;

• d.

  werknemer: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

• e.

  persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geindeficeerbare natuurlijke persoon dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

• f.

  toestemming van de geregistreerde: de vrije, schriftelijke wilsverklaring, waardoor de geregistreerde instemt met het opnemen van zijn foto in de registratie;

• g.

  houder: gedeputeerde staten van de provincie Zeeland;

• h.

  beheerder: het hoofd van de stafafdeling POI van de provincie Zeeland;

Artikel 2 Reikwijdte van het reglement

Dit reglement is van toepassing op de gegevens in het Fotoboek provincie Zeeland.

Artikel 3 Het doel van de registratie

Het doel van de registratie is het systematisch vastleggen, opslaan en ter beschikking stellen van gegevens van de geregistreerden ten behoeve van de communicatie binnen de ambtelijke organisatie.

Artikel 4 In de registratie opgenomen gegevens

• 1.

  De registratie bevat gegevens betreffende de werknemers van de provincie Zeeland.

• 2.

  De registratie bevat de volgende gegevens:

  • a.

    personeelsnummer;

  • b.

    naam en roepnaam;

  • c.

    directie en afdeling;

  • d.

    kamernummer;

  • e.

    telefoonnummer en eventueel nummer van de mobiele telefoon en het piepernummer;

  • f.

    E-mail adres;

  • g.

    netwerknaam;

  • h.

    functie;

  • i.

    taken;

  • j.

    foto.

Artikel 5 De herkomst van de gegevens

• 1.

  De in artikel 4, tweede lid, genoemde gegevens zijn afkomstig van de computersystemen Beaufort en AAS.

• 2.

  De foto genoemd in artikel 4, tweede lid onder j wordt gemaakt in opdracht en voor rekening van de beheerder, nadat de beheerder schriftelijke toestemming van de geregistreerde heeft verkregen. Van deze toestemming zal de beheerder een administratie bijhouden.

Artikel 6 Beveiliging van de gegevens

De houder treft de technische en organisatorische maatregelen die noodzakelijk zijn ter beveiliging van de registratie.

Artikel 7 Wijziging en verwijdering van de gegevens

• 1.

  De beheerde is bevoegd de in artikel 4, tweede lid, onder a tot en met i, genoemde gegevens te wijzigen.

• 2.

  De in artikel 4, tweede lid, onder j, genoemde foto wordt eenmaal in de vier jaren vervangen door een nieuw exemplaar. Opdracht hiertoe wordt gegeven door de beheerder.

• 3.

  Verwijdering van de gegevens genoemd in artikel 4, tweede lid, onder a tot en met j, vindt plaats in opdracht van de beheerder. Dit geschiedt wanneer de geregistreerde de organisatie verlaat.

• 4.

  Verwijdering van uitsluitend de foto genoemd in artikel 4, tweede lid, onder j, vindt plaats wanneer de geregistreerde zijn toestemming schriftelijk intrekt.

Artikel 8 Verstrekking van de gegevens

• 1.

  De gegevens worden verstrekt door middel van Intranet.

• 2.

  De gegevens zijn bestemd voor de werknemers van de provincie Zeeland en voor de leden van provinciale staten.

• 3.

  De gegevens worden uitsluitend verstrekt aan natuurlijke en rechtspersonen buiten de organisatie indien dit nodig is in het belang van de communicatie. De in de registratie opgenomen foto wordt niet verstrekt aan natuurlijke of rechtspersonen personen buiten de organisatie.

Artikel 9 Recht op kennisneming, wijziging en afschrift van gegevens

• 1.

  De geregistreerde heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de houder te wenden met het verzoek een volledig overzicht te krijgen van de hem betreffende persoonsgegevens. Aan dit verzoek wordt binnen vier weken voldaan. Bij dit overzicht wordt tevens de herkomst van de gegevens aangegeven.

• 2.

  De geregistreerde heeft het recht de houder te verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

• 3.

  De houder bericht geregistreerde schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of dan wel in hoeverre de houder daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. De houder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

• 4.

  Indien de geregistreerde zijn toestemming voor het opnemen van zijn foto in de registratie intrekt, doet hij hiervan schriftelijk mededeling bij de houder. De houder draagt zorg dat de foto zo spoedig mogelijk wordt verwijderd.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de vijfde werkdag na bekendmaking in het provinciaal blad.

Artikel 11 Citeertitel

Dit reglement kan aangehaald worden als "Reglement Fotoboek provincie Zeeland".