Besluit van Provinciale Staten van de provincie Noord-Brabant van 6 maart 2020 tot instelling van de Commissie sturen en verantwoorden en vastlegging van de van de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van die commissie (Reglement Commissie sturen en verantwoorden Provinciale Staten Noord-Brabant)

1. Er is een Commissie sturen en verantwoorden.

2. De commissie heeft als doel met haar advisering over de sturings- en verantwoordingscyclus de controlerende en kaderstellende taken van Provinciale Staten te faciliteren en te versterken.

1. De commissie heeft de volgende taken:

• a.

  het adviseren over en bespreken van onderwerpen en documenten die verband houden met de sturings- en verantwoordingscyclus;

• b.

  het geven van richting aan de accountant waaronder wordt begrepen:

  • 1°.

    het voorbereiden van de selectieprocedure van de accountant ter besluitvorming door Provinciale Staten;

  • 2°.

    het optreden als gesprekspartner voor de accountant bij de uitvoering van de interim- en jaarrekeningcontrole;

  • 3°.

    het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

• c.

  het adviseren van Provinciale Staten ten aanzien van een door hen te nemen besluit of een voorgenomen opdracht van Gedeputeerde Staten of de ambtelijke organisatie aan de accountant conflicteert met de onafhankelijke positie die de accountant dient in te nemen bij de uitvoering van de interim- en jaarrekeningcontrole;

• d.

  het uitbrengen van verslag van haar bevindingen en aanbevelingen over de onder a tot en met c genoemde onderwerpen aan Provinciale Staten.

2. Advisering aan en besluitvorming door Provinciale Staten als bedoeld in het eerste lid, onder c, blijft achterwege indien naar het oordeel van de commissie evident geen sprake is van conflicterende belangen.

3. De commissie kan aan Provinciale Staten een voorstel doen om de accountant nader onderzoek te laten doen in het kader van de sturings- en verantwoordingscyclus.

4. De commissie treedt niet in de bevoegdheden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten.

1. De commissie bestaat uit leden van Provinciale Staten of burgerleden.

2. Iedere fractie kan maximaal één lid en een plaatsvervangend lid ter benoeming aan Provinciale Staten voordragen.

3. Provinciale Staten benoemen de leden en plaatsvervangende leden van de commissie.

4. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode van Provinciale Staten. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

5. Het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het Statenlidmaatschap of het burgerlidmaatschap, bij ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van Provinciale Staten.

6. In tussentijds in de commissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

7. De griffier, de provinciesecretaris, leden van Gedeputeerde Staten, de accountant, medewerkers van de ambtelijke organisatie en andere belanghebbenden kunnen op uitnodiging van de voorzitter van de commissie als adviseurs deelnemen aan de vergaderingen van de commissie.

1. De leden van de commissie benoemen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2. De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergaderingen van de commissie;

• b.

  het bewaken van het doel en de taken van de commissie;

• c.

  het woordvoerderschap namens de commissie;

• d.

  het doen naleven van dit reglement.

3. De voorzitter kan één of meer taken mandateren aan de secretaris of één of meer leden van de commissie.

1. De commissie wordt ondersteund door een secretaris.

2. De griffier wijst een griffiemedewerker aan als secretaris van de commissie.

3. De secretaris draagt zorg voor het verslag van de vergadering en stelt een overzicht op van de door de voorzitter en ter vergadering aanwezige adviseurs gedane toezeggingen.

4. De secretaris kan bij diens afwezigheid worden vervangen door een door de griffier aan te wijzen andere griffiemedewerker.

1. De commissie stelt op voordracht van de secretaris een vergaderrooster vast. Bij het opstellen van dit rooster wordt rekening gehouden met de sturings-- en verantwoordingscyclus.

2. De vergaderingen vinden zoveel mogelijk plaats op Statendagen.

3. Een extra vergadering kan worden uitgeschreven indien de voorzitter of ten minste een vijfde van het aantal leden waaruit de commissie bestaat dit nodig acht.

1. De secretaris zorgt dat alle leden en eventuele overige deelnemers uiterlijk tien dagen voor een vergadering een schriftelijke oproep voor de vergadering ontvangen, tenzij een kortere termijn noodzakelijk is.

2. Gelijktijdig met de oproep worden de voorlopige agenda en bijbehorende stukken aan de leden ter kennis gebracht.

3. De commissie stelt de agenda bij aanvang van de vergadering vast.

4. De secretaris is verantwoordelijk voor het administreren van de aanwezigheid en afwezigheid van de leden van de commissie.

1. De commissie neemt besluiten bij meerderheid van stemmen, waarbij alleen ter vergadering aanwezige leden van de commissie stemrecht hebben.

2. Indien de stemmen staken beslist de stem van de voorzitter.

3. Om een besluit te kunnen nemen dient ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden, waaronder de voorzitter, van de commissie ter vergadering aanwezig te zijn.

1. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar.

2. De deuren worden gesloten wanneer de voorzitter dat nodig acht of indien een meerderheid van de aanwezige leden hiertoe besluit.

3. Van de vergadering van de commissie wordt, mits de vergadering openbaar is, een digitale audio-opname gemaakt die, voor zover de locatie van de vergadering dit toelaat, ten tijde van de vergadering live te beluisteren is en die beschikbaar wordt gesteld via de website van de provincie.