Regeling vervallen per 04-12-2024

Algemeen Mandaatbesluit RBG met bijbehorend(e) Mandateringslijst

Geldend van 09-05-2023 t/m 03-12-2024 met terugwerkende kracht vanaf 01-05-2022

Intitulé

Algemeen Mandaatbesluit RBG met bijbehorend(e) Mandateringslijst

Het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep;

overwegende dat mandatering van bevoegdheden aan ambtenaren van de RBG een bijdrage kan leveren aan:

- een snellere dienstverlening door het verkorten van procedures;

- het verbeteren van de slagvaardigheid van de ambtelijke organisatie;

- een duidelijke vastlegging van verantwoordelijkheden;

dat het wenselijk is de gemandateerde bevoegdheden formeel vast te leggen;

BESLUIT :

  • I.

    Vast te stellen het Algemeen Mandaatbesluit RBG met bijbehorend(e) Mandateringslijst, Financieel Mandaatvoorschrift en Plaatsvervangerlijst.

  • II.

    Vast te stellen de volgende algemene uitgangspunten die bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden in acht moeten worden genomen.

Artikel 1

  • 1. Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht of machtiging.

  • 2. Voor de toepassing van deze regeling wordt onder mandaat verstaan beslissings- en ondertekeningsmandaat, tenzij in de bijlagen bij dit besluit anders is vermeld.

Artikel 2

  • 1. Van de gemandateerde bevoegdheden mag slechts gebruik worden gemaakt overeenkomstig vastgesteld beleid.

  • 2. Een gemandateerde bevoegdheid omvat niet de bevoegdheid tot:

    • a.

      het afdoen van onderwerpen die beleidsgevoelig zijn;

    • b.

      het vaststellen van algemeen bindende voorschriften.

  • 3. Een gemandateerde is niet bevoegd ondermandaten te verlenen, tenzij deze mogelijkheid uitdrukkelijk in het mandaat is opgenomen. Op ondermandaat is dit besluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3

  • 1. Onderwerpen worden geacht beleidsgevoelig te zijn indien:

    • a.

      zij leiden tot een afwijking of uitbreiding van vastgesteld beleid;

    • b.

      zij bestuurlijk gevoelig zijn;

    • c.

      het dagelijks bestuur kenbaar maakt daarover zelf te willen besluiten.

  • 2. Indien de beleidsgevoeligheid optreedt nadat van de gemandateerde bevoegdheid gebruik is gemaakt kan dit niet leiden tot vernietiging van het door de gemandateerde genomen besluit.

Artikel 4

  • 1. In de Mandateringslijst, die als bijlage 1 bij dit besluit is gevoegd, zijn aanvullende algemeen geldende bepalingen opgenomen per mandaatniveau. Daarnaast wordt per gemandateerde aangegeven voor welke specifieke onderwerpen en besluiten mandaat wordt verleend.

  • 2. Bij de uitoefening van een mandaat geldt hetgeen is opgenomen in het Financieel Mandaatvoorschrift, dat als bijlage 2 bij dit besluit is gevoegd, tenzij hiervan in de Mandateringslijst wordt afgeweken.

  • 3. Bij afwezigheid van de gemandateerde worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door zijn plaatsvervanger, zoals aangegeven op de bij dit besluit gevoegde bijlage 3. Op de plaatsvervanger is dit besluit van overeenkomstige toepassing.

  • 4. Aanvullingen op en wijzigingen in de bevoegdheden worden ter vaststelling aan het dagelijks bestuur aangeboden, waarna deze in de bijlagen worden verwerkt.

Artikel 5

Iedere gemandateerde is verantwoordelijk voor een goede afstemming met andere disciplines voor de totstandkoming van een besluit.

Artikel 6

  • 1. Iedere gemandateerde wordt geacht door het dagelijks bestuur te zijn gemachtigd om in het kader van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden het dagelijks bestuur in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Deze machtiging is geen machtiging in de zin van artikel 95 van de Waterschapswet en artikel 171 van de Gemeentewet.

  • 2. De ondertekening van besluiten, correspondentie en contracten die geen regeling vinden in de Mandateringslijst geschiedt door de voorzitter en de directeur tezamen.

Artikel 7

  • 1. De ondertekening door een gemandateerde van alle uit hoofde van het mandaat uitgaande stukken, waaronder correspondentie en contracten, is als volgt: “namens het dagelijks bestuur, … (naam en functie van de gemandateerde)”.

  • 2. De ondertekening door een plaatsvervanger is als volgt: “namens het dagelijks bestuur, … (naam plaatsvervanger), plaatsvervangend … (functie van de gemandateerde)”.

  • 3. Bij de ondertekening dient hetgeen in de Schrijfwijzer van de RBG is opgenomen te worden gevolgd.

  • 4. Uit hoofde van een mandaat genomen besluiten kunnen slechts in de vorm van e-mail of faxbericht worden gedaan indien dit wordt gevolgd door verzending per post.

Artikel 8

  • 1. De reguliere administratieve procedures dienen door alle gemandateerden te worden nageleefd.

  • 2. Het verzenden van stukken uit hoofde van dit besluit, zonder dat deze zijn geregistreerd, is niet toegestaan.

  • 3. Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dient te worden gehandeld overeenkomstig de vast te leggen afspraken inzake de administratieve organisatie.

Artikel 9

  • 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2020.

  • 2. Het Mandaatbesluit RBG zoals dat is vastgesteld op 10 januari 2013 door het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep, wordt ingetrokken op de datum van inwerkingtreden van dit besluit.

Artikel 10

Dit besluit kan worden aangehaald als „Algemeen Mandaatbesluit RBG”.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep op 21 november 2019.

Het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep,

directeur,

H.B. Sigmond

voorzitter,

drs. A.J.B. van der Klugt

Bijlage 1 bij Algemeen Mandaatbesluit RBG Mandateringslijst RBG per 1 januari 2021

Overzicht van over te dragen bevoegdheden van het dagelijks bestuur aan dedirecteur van de RBG

No.

Bevoegdheid

Gebaseerd op

Bevoegd

orgaan

Mandaat

Onderman-daat toegestaan?

Aanwijs/clausulering
  • 1.

Het toezenden ter goedkeuring of ter informatie van besluiten of standpunten van het algemeen en dagelijks bestuur.

Wsw, Gw, Wgr en G.r.

DB

directeur

nee
 

2.

Het voeren van correspondentie op ambtelijk niveau ter voorbereiding of afdoening van bestuurlijk overleg tussen leden van het dagelijks bestuur, c.q. het dagelijks bestuur en derden.

Wsw, Gw en G.r.

DB

directeur

nee
 

3.

Het voeren van correspondentie ter uitvoering van de door het algemeen en dagelijks bestuur genomen besluiten.

Wsw, Gw en G.r.

DB

directeur

ja

aan de clustermanagers;

aan de controller/plv. directeur.

4.

Het voeren van niet-beleidsgevoelige correspondentie waarbij inlichtingen van feitelijke aard worden gevraagd of gegeven.

Wsw, Gw

DB

directeur

ja

aan de clustermanagers;

aan de controller/plv. directeur.

Er dient bij het verstrekken van gegevens rekening te worden gehouden met privacygegevens van personen of rechtspersonen.

5.

Het afdoen van niet-beleidsgevoelige zaken die tot de functie behoren.
 

DB

directeur

ja

aan alle medewerkers.

6.

Het aangaan en het ontbinden van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Wsw, Gw, Cao

DB

directeur

nee

Voorafgaand aan het aangaan of het ontbinden van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd van een clustermanager of de controller/plv. directeur wordt het dagelijks bestuur geïnformeerd.

7.

Het aangaan of het ontbinden van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.

Wsw, Gw, Cao

DB

directeur

nee
 

8.

Het voorbereiden, aangaan en wijzigen van overeenkomsten betreffende organisatiebrede personeelsaangelegenheden.

Wsw, Gw, Cao

DB

directeur

nee
 

9.

Uitvoering geven aan de Cao van de medewerkers van de RBG.

Wsw, Gw, Cao

DB

directeur

ja

aan de clustermanagers;

aan de controller/plv. directeur.

10.

Het fiatteren van (reiskosten)-declaraties van de medewerkers van de RBG.

Cao en personeelshandboek

DB

directeur

ja

aan de clustermanagers;

aan de controller/plv. directeur.

11.

Het beslissen op verzoeken tot het volgen van opleidingen, bijscholings-cursussen, symposia, c.a., het deelnemen in externe commissies c.a. door de medewerkers van de RBG.

personeelshandboek

DB

directeur

ja

aan de clustermanagers;

aan de controller/plv. directeur.

12.

Het verzorgen van aangiften en afdrachten loonbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting, pensioenaanspraken en sociale verzekeringspremies.

Wet op de loonbelasting 1964, vennoot-schapsbelas-ting 2016, omzetbelasting 1968, Ziektewet en Pensioenwet

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

13.

Het voeren van correspondentie inzake Arbo-zaken.
 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur;

aan de HR-adviseur.

14.

Het in behandeling nemen van klachten die een gedraging van een bestuursorgaan, een bestuurslid of een medewerker van de RBG betreffen.

Verordening behandeling klachten RBG

DB

directeur

nee
 

15

Het verrichten van betalingen
 

DB

directeur

ja

Medewerkers genoemd in de autorisatieprofielen van de in gebruik zijnde banken.

Het gaat hier om het geldigheidsvereiste van twee handtekeningen.

16.

Het beslissen op verzoeken om financiële bijdragen aan derden toe te wijzen tot een maximum bedrag van

€ 2.500, waarbij geen sprake mag zijn van stapeling.
 

DB

directeur

nee

Er dient een verband te bestaan tussen de taken van de RBG en het doel dat met de verleende bijdrage wordt nagestreefd.

17.

De aanwijzing en wijziging van budgethouders.

Financieel mandaatvoor-schrift RBG

DB

directeur

nee
 

18.

Het aangaan van financiële verplichtingen

Financieel mandaatvoor-schrift RBG, artikel 2 en 5

DB

Directeur, clusterma-nagers, financieel controller/plv. direc-teur, HR-adviseur, voorzitter OR, teamleider en coördina-toren

nee

Geclausuleerd, zoals in artikel 5 van het Financieel Mandaatvoorschrift RBG is opgenomen.

19.

Het verlenen van toestemming tot overschrijding van een budget ten laste van het budget van een andere budgethouder, mits dit budgetneutraal is en binnen de totale begroting wordt gebleven en wordt vastgelegd in een begrotingswijziging.

Financieel mandaatvoor-schrift

DB

directeur

nee
 

20.

Het uitvoeren van het financieel beheer in de zin van de Verordening voor het financieel beleid, financieel beheer en de inrichting.

 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur;

aan de clustermanager Productie.

De bepalingen van het Treasurystatuut van de RBG dienen hierbij in acht te worden genomen.

21.

Het treffen van voorbereidingen, aangaan van afspraken en adviseren in het kader van het Treasurystatuut van de RBG.
 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

22.

Het nemen van invorderings-maatregelen en verrichten van betalingen voortvloeiende uit rechten en verplichtingen van de RBG.
 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur;

aan de clustermanager Productie.

23.

Het aangaan en wijzigen van verzekeringen, het geven van informatie ten behoeve van premievaststelling, alsmede het aanmelden en afwikkelen van claims van de verzekeringsmaatschappij.
 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

24.

Het uitvoeren van de deelfunctie ‘financiering’, risicobeheer’, ‘kasbeheer’ en ‘relatiebeheer’ in de zin van het Treasurystatuut van de RBG.

 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

25.

Het voorbereiden van en adviseren omtrent het treasurybeleid en de treasuryparagrafen in de jaarrekening en begroting.
 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

26.

Het beslissen op verzoeken om in te stemmen met rechtstreeks beroep.

Wsw, Gw

DB

directeur

nee
 

27.

Het beslissen op aanvragen in het kader van de Wet open overheid.

Wsw, , Gw, Wet open overheid

DB

directeur

ja

aan de clustermanagers;

aan de controller/plv. directeur.

28.

Het beslissen op aanvragen in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Wsw, , Gw, AVG

DB

directeur

nee
 

29.

Het opmaken van een verklaring van vernietiging van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995.

Archiefwet, Archiefbesluit, Besluit Informatie-beheer RBG.

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

29a.

Het overbrengen van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 12, lid 1, van de Archiefwet 1995 en artikel 9, lid 1 van het Archiefbesluit 1995.
 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

29b.

Het opmaken van een verklaring van overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 9, lid 3 van het Archiefbesluit 1995.
 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

29c.

Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15, lid 1 en 2, en artikel 16, lid 2, van de Archiefwet 1995 en artikel 10 van het Archiefbesluit 1995.
 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

29d.

Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6, lid 1 en 2, van het Archiefbesluit 1995.
 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

29e.

Het opmaken van een verklaring van vervanging van archiefbescheiden door reproducties, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995.
 

DB

directeur

ja

aan de controller/plv. directeur.

30.

Het beslissen op beroepschriften in administratief beroep.

Wab (Wet aanpassing bestuurspro-cesrecht), Awb

DB

directeur

nee

Ivm afschaffing van het verbod op in mandaat beslissen. Doormandateren niet mogelijk, omdat het beroep vnl. primaire besluiten van clustermanagers betreft.

31.

Het aangaan en ontbinden van een overeenkomst om een functie als bedoeld in artikel 2 van het Uitvoeringsbesluit Ambtenarenwet 2017 onbezoldigd te vervullen.

Ambtenarenwet 2017; Uitvoeringsbe-sluit Ambtena-renwet 2017

DB

directeur

nee
 

Bijlage 2:

[Deze regeling is afzonderlijk te vinden in het Regelingenbestand van de Regionale Belasting Groep.]

Bijlage 3: Bijlage 3 bij Algemeen Mandaatbesluit RBG

PLAATSVERVANGERSLIJST RBG

Behorende bij het Algemeen Mandaatbesluit RBG

Functionaris

Plaatsvervanger

Directeur

1e Controller/plv. directeur

2e Clustermanager Productie

3e Clustermanager Klanten

Controller/plv. directeur

1e Directeur

2e Clustermanager Productie

3e Clustermanager Klanten

Clustermanager Productie

1e Clustermanager Klanten

2e Controller/plv. directeur 3e Directeur

Clustermanager Klanten

1e Clustermanager Productie

2e Controller/plv. directeur

3e Directeur