Inkoop-en aanbestedingsbeleid gemeente Rijssen-Holten 2020

In dit model Inkoop-en aanbestedingsbeleid wordt gebruik gemaakt van de begripsbepalingen zoals gedefinieerd in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Daarnaast wordt verstaan onder:

Aanbestedingswet 2012 Herziene Aanbestedingswet 2012, gebaseerd op de richtlijn 2014/24/EU.

Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de organisaties.

Diensten Overheidsopdracht voor diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Organisaties Organisaties, zie bijlage 2.

Inkoop (Rechts)handelingen van de organisatie gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die één of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.

Leveringen Overheidsopdracht voor leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de organisaties voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.

Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Regionale Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ die een vestiging heeft (zijnde geen postbusadres) in of de regio Twente of in één van de nabij gelegen gemeenten in Salland of Achterhoek.

Werken Overheidsopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

De organisaties willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

a)Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De organisatie leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de organisatie efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de organisatie middelen staan centraal. De organisatie houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

b)Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de organisatie en de contractant. De organisaties spannen zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c)Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.

Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kunnen de organisaties ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

d)Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de organisatie.

De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

e)Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de organisaties

Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de organisatie en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de organisatie doelstellingen.

f)De organisatie stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop

Zowel de organisaties als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De organisatie verlicht deze lasten door:

• proportionele eisen en criteria te stellen;

• het inkoopproces efficiënt uit te voeren, door bijvoorbeeld het digitaal beschikbaar stellen van aanbestedingsdocumenten en de mogelijkheid om digitaal in te schrijven;

• gebruik te maken van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

3.1 Algemeen juridisch kader

De organisaties leven de relevante wet- en regelgeving zoals hierna vermeld na.

Uitzonderingen op de (Europese) wet- en regelgeving zullen door de organisaties restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• Aanbestedingswet 2012

dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’). De Europese richtlijnen voor het aanbesteden van overheidsopdrachten komen voort uit de EG-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, dienstverlening en vestiging. Een belangrijk doel van deze reglementen is het stimuleren van vrije handel en eerlijke concurrentie tussen de Europese lidstaten.

• Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• Burgerlijk Wetboek

Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• Gemeentewet

Het wettelijk kader voor gemeenten.

• Gids Proportionaliteit

De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

• Aanbestedingsreglement Werken

In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

3.2 Algemene beginselen bij inkoop

Algemene beginselen van aanbestedingsrecht

a) De organisatie neemt bij inkopen boven de (Europese) drempelwaarden en bij inkopen van overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden;

• Non-Discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet;

• Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn;

• Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De organisatie past het beginsel van proportionaliteit toe bij de aan inschrijvers en inschrijvingen te stellen eisen, voorwaarden en criteria en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Het proportionaliteitsbeginsel uit de Aanbestedingswet is daarbij geconcretiseerd in de Gids Proportionaliteit, waarbij zowel de wet als de gids het proportionaliteitsbeginsel ruimer uitleggen dan alleen de eisen/voorwaarden;

• Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de aanbestedende dienst.

b) Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De organisatie neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, vertrouwensbeginsel, rechtszekerheidsbeginsel en het beginsel van fair play.

3.3 Uniforme documenten

De organisaties streven er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De organisaties passen in ieder geval en indien van toepassing de volgende uniforme documenten toe:

• Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016);

• Reglement Commissie van Aanbestedingsexperts 1 februari 2016;

• VNG Algemene Model Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten;

• Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• Gids Proportionaliteit;

• Gedragsverklaring aanbesteden;

• Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

• Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 (UAV 2012) voor werken;

• Uniforme Administratieve Voorwaarden geïntegreerde Contracten (UAV-GC 2005);

• Milieucriteriadocumenten;

• Twentse klachtenregeling bij aanbesteden herziene versie 2016.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang passen de organisaties de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit een marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zal de organisatie een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de organisatie op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals vak- of dagbladen.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaatbesluiten van de organisaties. De organisaties willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en privaatrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het bestuur van de organisatie die dit beleid heeft vastgesteld, dan wel door de door hen gemandateerde, en voor zover het één en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is.

3.7 Doorlegging aanbestedingsverantwoordelijkheid

Daar waar de organisatie subsidies of uitvoeringsverantwoordelijkheid op specifieke beleidsterreinen aan derden verstrekt, kan voor die partij de verplichting ontstaan dat zij onder hetzelfde inkoopregime valt als de organisatie. Zij heeft dan dezelfde verplichtingen met betrekking tot aanbesteden als de organisatie. In voorkomende gevallen zal deze verplichting in de subsidiebeschikking dan wel overdrachtsdocument uitvoering worden opgenomen.

3.8 Inwerkingtreding

Dit inkoopbeleid treedt in werking na vaststelling door het bestuur van de betreffende deelnemende organisatie. Op deze datum wordt het inkoopbeleid, dat is vastgesteld op 1 april 2014, ingetrokken.

a) De organisaties stellen bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De organisaties hebben hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de voor hen vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. In de beoordeling van aanbiedingen mogen dan ook geen politieke en/of ideologische aspecten worden betrokken

b) De organisatie contracteert enkel integere ondernemers.

De organisaties willen enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden zoals genoemd in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet 2012, het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden of het toepassen van de Wet Bibob (Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur).

Contractant en haar onderaannemers dienen daarbij de naleving van de universele rechten van de mens, waaronder vakbondsvrijheid en het verbod op kinderarbeid, gedwongen arbeid en discriminatie, te respecteren. Contractant heeft daarbij een inspanningsverplichting om dit afhankelijk van een redelijke inschatting van de risico’s bij haar onderaannemers te controleren en te borgen.

Ondernemers die niet aan voorgaande voldoen worden uitgesloten van deelname aan aanbestedingen die door de deelnemende organisaties worden uitgeschreven.

4.2 Duurzaam inkopen

a) Bij inkopen neemt de organisatie milieuaspecten in acht.

De organisatie heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt onder andere tot uitdrukking in het volgende:

• bij de product- en marktanalyse inventariseert de organisatie welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;

• in de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen conform de milieucriteriadocumenten ;

• de organisatie streeft ernaar om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.);

• de organisatie zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie en haar werkwijze.

b) Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – Social Return on Investment (SROI). De organisatie heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en/of personen met een grote afstand tot het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

Waar mogelijk zal de organisatie haar positie als opdrachtgever aanwenden om arbeidsparticipatie van specifieke doelgroepen uit de samenleving te realiseren. Daartoe hebben de deelnemers een SROI beleid vastgesteld.

Voor een aantal productgroepen die door de organisaties worden ingekocht bestaan “eerlijke handel”-varianten. Bij aanbestedingen waar een “eerlijke handel”-variant beschikbaar is, zal dit in de gunningsvoorwaarden worden betrokken.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De organisatie acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor ondernemersrelatie

a) De organisatie acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

De organisaties streven naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De organisatie moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b) De organisatie kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de organisatie door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De organisaties kiezen in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale en regionale economie & MKB

a) In gevallen waar een enkelvoudige inkoop en/of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de aanbestedingsregels is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale/regionale economie en lokale/regionale ondernemers.

Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de organisaties moeten niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen, indien door de keuze van lokale ondernemers onvoldoende marktwerking ontstaat. Lokale/regionale inkoop kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

b) De organisaties houden rekening met het midden- en kleinbedrijf (MKB) en startende ondernemers.

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De organisaties houden echter bij hun inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en startende ondernemers binnen haar grondgebied in het oog. Dit kunnen de organisaties o.a. doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria en informeren van deze ondernemers van op handen zijnde inkoop- en aanbestedingstrajecten via de websites van de organisaties.

c) De organisaties heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

De organisaties moedigen – daar waar mogelijk - innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laten de organisaties ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. De organisatie participeert daartoe in initiatieven die dit ondersteunen en hanteert de daarvoor in de Aanbestedingswet 2012 beschreven procedures.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De deelnemende organisaties werken samen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Zij hanteren hetzelfde inkoopbeleid, -voorwaarden en hebben een gemeenschappelijk klachtenmeldpunt aanbesteden.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteren de organisaties het principe van drempelbedragen volgens het schema, zoals in hoofdstuk 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit is weergegeven als zijnde gangbare procedures, tenzij organisatie gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

5.7 Raming en financieel budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De organisatie wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen de organisaties een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn).

De organisaties stellen uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en de inschrijving die in redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Selectie-, gunningscriteria en wegingen worden in geval van openbare aanbestedingen altijd vooraf bekend gemaakt. In geval van onderhandse aanbestedingen is intern vastgelegd waarom de betreffende ondernemers zijn uitgenodigd.

De organisatie wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen en zal in geval van sterke vermoedens van belemmering van vrije marktwerking dit melden bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).

5.9 Bijzondere situaties

Hierna zijn een aantal bijzondere situaties benoemd met een relatie tot inkoop en aanbesteden. Het is geen limitatieve opsomming maar betreft de meest voorkomende bijzondere situaties.

5.8.1 Diensten van Algemeen Economisch Belang (DAEB) en staatssteun

De Europese richtlijnen zijn erop gericht om invulling te geven aan het Europees Verdrag ter bevordering van de uitwisseling van vrij verkeer van goederen, personen, diensten en kapitaal via een onvervalste en effectieve mededinging. Nu heeft de overheid ook te maken met diensten die zonder bemoeienis van de overheid niet of niet volgens haar wensen zouden worden uitgevoerd, tenzij zij daar een financiële bijdrage aan levert. Men noemt dit een Dienst van Algemeen Economisch Belang.

Voor de DAEB geldt dat de overheid bepaalde steun aan deze entiteit mag geven zonder dat er sprake is van staatssteun. De dienst moet dan niet zonder de steun van de overheid aan de eisen m.b.t. de kwaliteit, toegankelijkheid, betaalbaarheid van de openbare diensten die de overheid wenst, kunnen voldoen. Voor deze diensten geldt een beperkte meldingsplicht. Om een DAEB te toetsen op staatssteunregels dient te worden onderzocht of er sprake is van marktfalen. Indien er sprake is van marktfalen zijn de normale aanbestedingsregels niet van toepassing

5.8.2 Opdrachten voor sociale werkvoorzieningen en overig

De organisatie kan te allen tijde bij een aanbesteding een voorbehoud maken ten aanzien van de mogelijke inschrijvers, waarbij zij aangeeft dat voor die specifieke aanbesteding alleen sociale werkplaatsen en ondernemers, die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben, in aanmerking komen, of de uitvoering ervan voorbehouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid, mits tenminste 30% van de werknemers van deze werkplaatsen, ondernemingen of programma’s gehandicapte of kansarme werknemers zijn.

5.8.3 Sociale en andere specifieke diensten

Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten (hierna SAS-diensten) geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridische diensten. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt.

5.8.4 Vestiging uitsluitend recht

Een andere bijzondere situatie betreft de vestiging van een uitsluitend recht door het bestuur van de organisatie. De organisatie kan bij verordening vastleggen dat overheidsopdrachten of concessies voor diensten rechtstreeks aan een ondernemer worden gegund.

5.8.5 Horizontale en verticale samenwerking tussen aanbestedende diensten

Deze bijzondere situatie ziet op samenwerkingsverbanden tussen aanbestedende diensten die onder voorwaarden zonder aanbesteding opdrachten aan andere aanbestedende diensten of aan hen gelieerde organisaties kunnen verstrekken.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. In bijlage 3 wordt in een plaatje het cyclische inkoopproces weer gegeven.

6.2 Inkoop in de organisatie

De organisatie kent een centraal gecoördineerde decentrale inkoop. In dit model worden de voordelen van centrale- en decentrale inkoop gecombineerd. De vakafdeling levert de materiedeskundigheid en wordt bij het uitvoeren van een inkoop- of aanbestedingsprocedure (gevraagd en ongevraagd) geadviseerd door een inkoopcoordinator om tot rechtmatige en doelmatige procedures te komen. Vanaf bepaalde (hogere) opdrachtwaarden is deze advisering verplicht.

De organisaties in bijlage 2 hebben gekozen voor gemeenschappelijk inkoopbeleid zodat zij met name bij gemeenschappelijke aanbestedingen dezelfde uitgangspunten hanteren. Daarnaast wordt er zo uniformiteit bij het inkopen en aanbesteden voor ondernemers gecreëerd. De verschillende deelnemende organisaties kunnen eigen uitvoeringsregels opstellen op basis van dit beleid. De deelnemende organisaties streven er wel naar deze uitvoeringsregels met elkaar af te stemmen en zoveel mogelijk gelijk te houden.

6.3 Verantwoordelijkheden en uitvoering

De besturen van de deelnemende organisaties zijn verantwoordelijk voor de vaststelling en uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De uitvoering en bewaking van het inkoopbeleid is belegd bij de daartoe aangewezen medewerkers van de organisatie.