Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR63779
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR63779/1
Reglement uitvoering verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid provincie Zeeland 2006
Geldend van 01-11-2006 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2006
Intitulé
Reglement uitvoering verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid provincie Zeeland 2006Gedeputeerde Staten van Zeeland;
- -
Overwegende, dat het aanbeveling verdient nadere regels vast te stellen voor de taken en de werkwijze van de interne auditfunctionarissen, die zijn belast met onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door gedeputeerde staten gevoerde bestuur;
- -
Gelet op artikel 3 lid 3 van de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid provincie Zeeland 2006” (PS-besluit van 29 september 2006, nr. 19, verder aan te halen als “de verordening”)
besluiten vast te stellen het navolgende “Reglement onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid provincie Zeeland 2006”.
Artikelen
Artikel 1: Taken auditfunctie.
- 1.
De auditfunctie wordt uitgevoerd door één of meer functionarissen, verder te noemen "auditfunctionaris", aan wie het navolgende takenpakket door of namens gedeputeerde staten is opgedragen.
- 2.
De auditfunctie omvat:
- a.
het uitvoeren van onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door gedeputeerde staten gevoerde bestuur;
- b.
het uitvoeren van onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van een (beleids)proces, project of werkterrein in opdracht van het directieteam;
- c.
het doen van eventuele aanbevelingen ter verbetering, volgend op de onder a. en b. bedoelde onderzoeken.
- a.
- 3.
Voor de in het tweede lid bedoelde onderzoeken stelt de auditfunctionaris jaarlijks een onderzoeksprogramma op volgens de normen van artikel 2 van de verordening. Hij legt het programma ter voorlopige vaststelling voor aan het directieteam. Na behandeling in het directieteam legt hij het onderzoeksprogramma ter definitieve vaststelling voor aan gedeputeerde staten.
- 4.
De auditfunctionaris stemt activiteiten met betrekking tot audits/onderzoeken af met audits/onderzoeken van andere actoren, zoals de rekenkamer en de externe accountant, alsmede met eventuele onderzoeken door externe instanties, zoals ministeries en het IPO). Deze afstemmingstaak omvat in ieder geval:
- a.
de feitelijke activiteiten van het tijdig informeren van de rekenkamer over voorgenomen en uitgevoerde onderzoeken, zoals bedoeld in de artikelen 2 en 4 van de verordening;
- b.
het procedureel coördineren van de bestuurlijke reactie op onderzoeksresultaten van de rekenkamer;
- c.
het onderhouden van contacten met onder andere de secretaris van de rekenkamer.
- a.
- 5.
Periodiek toetst de auditfunctionaris de toepassing van de systematiek en de voortgang van verbeterpunten uit ontwikkelplannen van organisatieonderdelen. Op basis van deze plannen toetst hij formatieve prioriteiten in relatie tot de bestaande formatie en eventuele vervallen of verminderde taken.
- 6.
Ter uitvoering van de rapportageplicht aan provinciale staten stelt de auditfunctionaris jaarlijks een verslag op van uitgevoerde onderzoeken en de resultaten daarvan. Hij draagt zorg voor gelijktijdige verzending van dit verslag met de jaarstukken aan provinciale staten.
Artikel 2: Organisatie en werkwijze auditfunctie.
- 1.
Het college van gedeputeerde staten is bestuurlijk opdrachtgever van onderzoeken die het college laat verrichten krachtens de verordening.
- 2.
Het directieteam is opdrachtnemer voor onderzoeken zoals bedoeld in lid 1.
- 3.
Het directieteam is ambtelijk opdrachtgever aan de interne auditfunctie van:
- a.
onderzoeken als bedoeld in lid 1;
- b.
onderzoeken die het directieteam zelf entameert.
- a.
- 4.
De ambtelijk portefeuillehouder voor het werkterrein kwaliteitsmanagement en audit, zoals bedoeld in artikel 4, lid 6, van de "Regeling ambtelijke organisatie Zeeland", is namens de ambtelijk opdrachtgever aanspreekpunt voor de auditfunctionaris. Het stafoverleg kwaliteitsmanagement en audit wordt benut voor afstemming.
- 5.
De auditfunctionaris is opdrachtnemer voor de regie en uitvoering van onderzoeken uit lid 3.
- 6.
De auditfunctionaris is onafhankelijk voor wat betreft oordeelsvorming en advisering op basis van onderzochte feiten en omstandigheden.
- 7.
Onderzoeken worden in teamverband uitgevoerd, waarbij de auditfunctionaris is belast met de leiding van het onderzoek. Daarbij kunnen andere functionarissen dan de auditfunctionaris deel uit maken van een onderzoeks- en auditteam.
- 8.
Onder regie van de auditfunctionaris kunnen onderzoeken geheel of gedeeltelijk door een externe deskundige worden uitgevoerd.
Artikel 3: Onderwerpselectie.
- 1.
In algemene zin is risicomanagement het leidende principe bij de selectie van onderzoeksthema's.
- 2.
Structurele audit-onderwerpen vormen in ieder geval de voortgangsbewaking van de uitvoering van aanbevelingen van de rekenkamer en van verbeterpunten uit ontwikkelplannen, inclusief het toetsen van formatieve consequenties.
- 3.
Op bijzondere projecten kunnen als daartoe aanleiding is audits worden uitgevoerd als zoeklicht.
- 4.
Bij de onderwerpselectie voor onderzoek spelen voorts één of meer van de volgende criteria een rol:
- a.
er is sprake van grote maatschappelijke relevantie;
- b.
het onderwerp heeft een hoog leer- en verbeterpotentieel;
- c.
er is sprake van een aanmerkelijk financieel, organisatorisch of bestuurlijk belang;
- d.
resultaten van onderzoek kunnen een positieve bijdrage leveren aan de transparantie van bestuur en/of organisatie;
- e.
resultaten van onderzoek kunnen een positieve bijdrage leveren aan de doeltreffendheid;
- f.
resultaten van onderzoek kunnen een positieve bijdrage leveren aan de doelmatigheid;
- g.
het onderzoek geniet een zodanig draagvlak dat verwacht mag worden dat verbeteringen ook worden doorgevoerd.
- a.
Artikel 4: Procedure audits.
- 1.
De auditfunctionaris verricht onderzoeken ter uitvoering van het onderzoeksprogramma of aanvullende opdrachten.
- 2.
Het onderzoek start met een verkenning van het onderwerp, teneinde een globaal beeld te hebben van het onderwerp van onderzoek, de vraagstelling helder te krijgen en inzicht te verkrijgen in mogelijke risico's die samenhangen met het onderwerp.
- 3.
Voorafgaand aan ieder onderzoek, stelt de auditfunctionaris een onderzoeksplan op. Dit plan bevat de elementen uit artikel 2 van de verordening.
- 4.
De opdrachtgever ontvangt het onderzoeksplan ter instemming en ter vaststelling van de inhoud van de vraagstelling en de onderzoeksopdracht.
- 5.
Het onderzoek kent na vaststelling van de onderzoeksopdracht de volgende fasen:
- a.
Het verzamelen van gegevens, zowel schriftelijk als digitaal. De auditfunctionaris verkrijgt de gegevens door eigen onderzoek en/of op verzoek aangeleverd door de inhoudelijk betrokken functionarissen en/of externe instanties.
- b.
Het zonodig vragen van nadere toelichting op ontvangen gegevens.
- c.
Het houden van audit-interviews.
- d.
Het opstellen van een feitenrapport. De auditfunctionaris legt dit rapport, of de desbetreffende onderdelen daarvan, voor aan belanghebbenden. Zij krijgen de gelegenheid om binnen een concreet aan te geven of af te spreken termijn te reageren op de juistheid en volledigheid van de feitelijke resultaten. Desgewenst licht de auditfunctionaris het feitenrapport toe aan betrokkenen. Het is de verantwoordelijkheid van de auditfunctionaris om te bepalen of reacties leiden tot aanvulling of aanpassing van het feitenrapport, alsmede of het noodzakelijk is het feitenrapport nogmaals voor te leggen als bovenbedoeld.
- e.
Het opstellen van de conceptrapportage. De auditfunctionaris bespreekt het conceptrapport met het directieteam. Het is de verantwoordelijkheid van de auditfunctionaris in welke mate reacties leiden tot aanvulling of aanpassing van het conceptrapport. De auditfunctionaris verwoordt de reactie van het directieteam in een naschrift in het rapport.
- f.
De auditfunctionaris bespreekt het conceptrapport betreffende onderzoeken in opdracht van gedeputeerde staten met de bestuurlijk portefeuillehouder.
- g.
Het opstellen van de definitieve rapportage. De auditfunctionaris stelt het eindrapport op en legt dit voor aan de opdrachtgever. De auditfunctionaris legt resultaten van onderzoeken in opdracht van gedeputeerde staten aan het college voor.
- a.
Artikel 5: Kwaliteit en methodieken van onderzoek.
- 1.
Onderzoeken/audits zijn gericht op het verkrijgen van een objectief en onafhankelijk oordeel over het te onderzoeken object.
- 2.
De invalshoek van onderzoeken is dikwijls gelegen in het vergelijken van feitelijke resultaten en processen enerzijds met vooraf gestelde cq aanwezige doelstellingen, afspraken, voorschriften, regelingen, wetten en budgetten anderzijds. Deze laatste categorie is de basis voor het normenkader van een onderzoek.
- 3.
De auditfunctionaris heeft onder andere de volgende onderzoeksmethodieken en middelen tot zijn beschikking:
- a.
documentstudie;
- b.
selecteren (bijv. een steekproef) en analyseren van gegevens uit informatiesystemen;
- c.
het interviewen van interne en/of externe betrokken functionarissen cq instanties;
- d.
het houden van een enquête;
- e.
het vergelijken van resultaten met gegevens van andere organisaties (benchmarking);
- f.
het inhuren van (specialistische) externe deskundigheid.
- a.
- 4.
Gedeputeerde staten stellen middelen beschikbaar voor het verkrijgen en behouden van de voor het vervullen van de auditfunctie noodzakelijke competenties.
Artikel 6: Beschikbaarheid informatie en verplichting tot meewerken.
- 1.
De auditfunctionaris is te allen tijde bevoegd om, binnen de grenzen van de wet en met respect voor vertrouwelijkheid en privacyaspecten, informatie- en gegevensbronnen en bestanden te onderzoeken of te laten onderzoeken en processen en systemen te toetsen, teneinde zijn taken te kunnen vervullen.
- 2.
Provinciale ambtenaren zijn verplicht hun medewerking te verlenen aan de uitvoering van onderzoeken en het verstrekken van gevraagde informatie zoals bedoeld in het eerste lid.
Artikel 7: Wijze van rapporteren en voortgang.
- 1.
De fasering van de rapportage geschiedt volgens artikel 4 lid 5 van deze regeling.
- 2.
Het eindrapport bevat:
- a.
bevindingen (wat is er aangetroffen bij het onderzoek);
- b.
conclusies die worden getrokken uit de bevindingen;
- c.
aanbevelingen voor verbetering en/of leren;
- d.
een naschrift met de reactie van het management.
- a.
- 3.
Het verantwoordelijke management stelt, als onderdeel van of als bijlage bij de reactie op het conceptrapport, actiepunten op ter uitvoering van aanbevelingen en verbeterpunten.
- 4.
De auditfunctionaris stelt bij de rapportage aan de finale opdrachtgever een begeleidende aanbiedingsnota op en voegt de onder lid 3 bedoelde actiepunten ter vaststelling bij deze nota.
- 5.
Het betrokken lijnmanagement is verantwoordelijk voor de uitvoering en voortgang van de vastgestelde actiepunten.
- 6.
De opdrachtgever kan de auditfunctionaris verzoeken de voortgang van bepaalde actiepunten te onderzoeken en toetsen, als onderdeel van het onderzoeksprogramma.
Artikel 8: Citeertitel.
Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement uitvoering onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid provincie Zeeland 2006".
Artikel 9: Datum van inwerkingtreding.
Dit reglement treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op die, waarin zij is afgekondigd in het provinciaal blad en werkt terug tot 1 januari 2006.
Toelichting
Algemeen
Dit reglement is de op de praktijk gerichte uitwerking van de "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid provincie Zeeland 2006". Collegeonderzoeken, als bedoeld in artikel 217a van de provinciewet zijn een instrument voor gedeputeerde staten om zich een spiegel voor te houden over de doelmatigheid en doelgerichtheid van het gevoerde bestuur. Dit zelfonderzoek heeft op de eerste plaats tot doel het leren en verbeteren. Dit aspect is treffend verwoord in de modelverordening en de toelichting daarbij van de VNG voor hetzelfde type onderzoek bij gemeenten. Deze modelverordening dient ook voor provincies als referentiepunt.
Voor de provinciale organisatie betreft het hier een nieuwe dimensie van evalueren van het gevoerde beleid en beheer, die met de komst van het dualistisch bestuur zijn intrede heeft gedaan. De verordening en dit reglement bevatten de organisatorische maatregelen om het collegeonderzoek vorm te geven. Aan de hand van ervaringen met de gekozen opzet, kan deze zonodig worden verbeterd of aangepast.
Deze toelichting maakt onlosmakelijk deel uit van het reglement.
Artikelsgewijs
Artikel 1: taken van de auditfunctie.
Gedeputeerde staten hebben de auditfunctie gepositioneerd bij de afdeling POI. Concreet is deze functie opgedragen aan twee functionarissen van de afdeling, die over de invulling daarvan in de jaargesprekscyclus afspraken maken met het afdelingshoofd. Daarnaast kunnen per onderzoeksplan andere functionarissen deel uit maken van het auditteam.
De taken van de auditfunctie omvatten de wettelijk geregelde doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoeken, die het college van gedeputeerde staten op grond van artikel 217a van de provinciewet moet verrichten. Verder kan het directieteam, bijvoorbeeld in het kader van de lichte auditfunctie, opdrachten verstrekken tot dergelijke onderzoeken. Daarbij kan een onderzoek het karakter hebben van een audit als zoeklicht op bijzondere projecten. Hiervoor verwijzen we naar de toelichting bij artikel 3. Ook vragen uit de organisatie kunnen aanleiding zijn voor een opdracht van het directieteam.
De verschillende categorieën onderzoeken worden, in verband met mogelijke samenhang en integrale capaciteitsplanning, in één onderzoeksprogramma opgenomen.
Het coördineren van de bestuurlijke reactie op onderzoeken van de rekenkamer is bedoeld als procedurele borging. Ook in dit verband is een goede afstemming met de rekenkamer, inclusief wederzijds elkaar tijdig informeren in de verschillende fasen van onderzoek, van belang.
Vanzelfsprekend houdt afstemming met andere actoren tevens in het in onze organisatie gebruikelijke overleg met andere betrokken afdelingen, zoals bijvoorbeeld de afdeling FEZ bij de afstemming met de externe accountant.
Artikel 2: organisatie en werkwijze auditfunctie.
Het college van gedeputeerde staten is bestuurlijk opdrachtgever van onderzoeken die het krachtens wettelijke verplichting moet uitvoeren. De betrokkenheid daarbij van het directieteam is van belang voor het draagvlak, toegankelijkheid van informatie en committment bij de resultaten en daaruit voortvloeiende leerpunten. Onderzoeken hebben als primair doel leren en verbeteren, vanuit het perspectief van organisatieontwikkeling.
Voorts is het voor de onderzoeker van belang, dat duidelijk is wie opdrachtgever is.
Onderzoeken vinden plaats in teamverband met minimaal twee deelnemers. Het werken met een onderzoeksteam houdt onder meer verband met het vergroten van objectiviteit, het verminderen van afbreukrisico en het onderling kunnen klankborden. Ook een onderzoeksteam moet voor de duidelijkheid een aanspreekpunt (in de persoon een audtifunctio-naris/teamleider van het onderzoek) hebben. Dit kan wisselen per afzonderlijk onderzoek.
De regie van een onderzoek berust te allen tijde bij de auditfunctionaris, ook wanneer de uitvoering geheel of gedeeltelijk wordt uitbesteed.
Artikel 3: onderwerpselectie.
Het college of het directieteam stelt een onderzoek in met de bedoeling een bijdrage te leveren aan de verbetering van de kwaliteit van het bestuur en/of de organisatie. Het gaat erom een bepaald leereffect te bereiken. De wetgever heeft aangegeven dat de onderzoeksvraag gaat over doelmatigheid en doeltreffendheid. Bij het beantwoorden van de vraag of sprake is van doelmatigheid en doeltreffendheid, is het belangrijk na te gaan of er (risico)factoren zijn die het halen van doelstellingen bevorderen of juist belemmeren.
Risicomanagement kan een bijdrage leveren aan het realiseren van bestuurlijke gewenste doelstellingen, beleidseffecten en prestaties. Hierbij worden systematisch eventuele risico's in kaart gebracht teneinde deze te beheersen.
De hier bedoelde onderzoeken beogen daaraan een bijdrage te leveren. De uitvoering van aanbevelingen van de rekenkamer is een inhoudelijke verantwoordelijkheid van de vakafdelingen. Het in algemene zin gecoördineerd monitoren met behulp van de auditfunctie biedt gedeputeerde staten en het directieteam een totaal overzicht over de voortgang en heeft tevens een signaalfunctie waar het management zijn voordeel mee kan doen.
Het structureel monitoren van de voortgang van actiepunten uit ontwikkelplannen biedt een basis om constant de aandacht van de organisatie te focussen op ontwikkeling.
Bij de zoeklichtfunctie van audits op bijzondere projecten gaat de auditfunctionaris op zoek naar proces en beheersaspecten die bij verbetering tot succesvoller resultaten kunnen leiden. Een dergelijke audit kan zowel lopende als afgesloten projecten betreffen. In het eerste geval kunnen leerpunten naar voren komen, die nog tijdens het project kunnen worden benut. Aanleidingen tot het uitvoeren van een audit als zoeklicht op een bijzonder project kunnen zijn: bij verontrustende rapportages vanuit bedrijfsvoering, bij strategische projecten, bij projecten die niet goed (lijken te) lopen of bij projecten waarover het bestuur ontevreden is.
De genoemde van criteria voor onderwerpselectie zijn gedeeltelijk afgeleid van de criteria die ook de rekenkamer hanteert in haar reglement van orde. Draagvlak als criterium is in dit reglement bewust genoemd, aangezien het hier in beginsel zelfonderzoeken betreft met de bedoeling verbeteringen te genereren.
Artikel 4: procedure audits.
Het onderzoeksprogramma is de basis voor uit te voeren onderzoeken. Daarnaast kan tussentijds door actuele ontwikkelingen de noodzaak of behoefte bestaan een onderzoek te verrichten dat niet in het programma staat. Bij de evaluatie van en rapportering over het onderzoeksprogramma wordt een dergelijk onderzoek toegevoegd aan het programma, met vermelding van eventuele consequenties voor de planning, resultaten en kosten van het programma. In zijn algemeenheid is het streven de doorlooptijd van een onderzoek, van de fase van verkenning tot en met eindrapportage, te maximeren op drie maanden.
Een belangrijk onderdeel van de procedure is de expliciete formulering van de onderzoeksopdracht en de probleemstelling. Het moet voor opdrachtgever én opdrachtnemer volstrekt helder zijn wat de vraagstelling inhoudt. Daarover moeten later geen interpretatiediscussies ontstaan.
Bij het vaststellen van de feiten volgt de auditfunctionaris het principe van hoor en wederhoor, teneinde de kwaliteit en het waarheidgehalte zo goed mogelijk te waarborgen. Het feitenrapport kan (gedeeltelijk) het karakter hebben van een samenvattend verslag van afgenomen interviews.
Artikel 5: kwaliteit en methodieken van onderzoek.
Het spreekt voor zich dat onderzoeken moeten voldoen aan basiseisen van objectiviteit en onafhankelijkheid. Deze kwaliteitseisen zijn nodig, willen onderzoeksresultaten waarde toevoegen aan en verbetering brengen in de organisatie.
Vooraf bepaalde of aanwezige normen zijn de basis voor het onderzoek. Hieruit wordt een normenkader gedestilleerd, waaraan resultaten e.d. worden getoetst.
Afhankelijk van de aard en omvang van de vraagstelling, zijn verschillende methodieken beschikbaar. Aangezien niet alle specialistische kennis intern aanwezig kan zijn, bestaat de mogelijkheid van het inschakelen van externe deskundigheid. Deze kan ook worden ingeschakeld om andere redenen, bijvoorbeeld in verband met noodzakelijke aanvullende capaciteit of de eis van strikte onafhankelijkheid met betrekking tot een casus, waarbij de interne functionaris op andere wijze betrokken is geweest.
Artikel 6: beschikbaarheid informatie en verplichting tot meewerken.
Onbelemmerde toegang tot informatie is een belangrijke voorwaarde voor de kwaliteit en objectiviteit van onderzoeken. Bij gegevensbestanden betreft dit onder meer de leidende systemen voor financiën en bedrijfsvoering (CODA) en personeel en organisatie (Beaufort). Ook toegang tot de rapportgenerator van dergelijke systemen behoort tot de noodzaak van toegankelijkheid.
Het spreekt voor zich dat van onderzoekers mag worden verwacht, dat zij vertrouwelijke en/of privacygevoelige gegevens ook als zodanig behandelen. Overigens richten onderzoeken door de auditfunctionaris zich nadrukkelijk niet op beoordeling van medewerkers.
Artikel 7: wijze van rapporteren en voortgang.
In aanvulling op artikel 5, waarin de fasering van onderzoeken, inclusief de rapportage, reeds aan de orde kwam, gaat het in dit artikel over de inhoud van het rapport.
Tegen de achtergrond van de bedoeling van onderzoeken, namelijk organisatieontwikkeling door leren en verbeteren, bevat het rapport naast bevindingen ook aanbevelingen. Dit kunnen verbeterpunten zijn. Goed lopende en/of gelopen processen (good practices) kunnen dienen als leerstof voor de toekomst en/of voor collega's bij vergelijkbare processen. Het leren van elkaar en het delen van kennis zijn wezenlijke aspecten van een organisatie in ontwikkeling.
Het samen met de rapportage aanbieden van actiepunten draagt bij aan de voortgang en de borging daarvan.
Artikel 8: citeerartikel.
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 9: datum van inwerkingtreding.
Aangezien de interne auditfunctie per 1 januari 2006 organisatorisch is ingebed bij afdeling POI ligt het in de rede het regelgevend kader voor de daardoor mogelijk geworden interne ook formeel vast te stellen ingaande die datum.
Ondertekening
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl