Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid provincie Zeeland 2006

Artikel 1 definities:

Dit artikel spreekt grotendeels voor zich. Opgemerkt daarbij zij dat niet in alle gevallen het causale verband tussen prestatie en beoogde effecten te traceren is. De definitie van Rekenkamer (artikel 1 onder c.) is afgeleid van de specifieke Zeeuwse situatie, namelijk een eigen Rekenkamer voor de provincie Zeeland.

Artikel 2 onderzoeksprogramma:

De term jaarlijks geeft aan dat onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid een continu aandachtspunt vormt. Daartoe stellen gedeputeerde staten jaarlijks een onderzoeksprogramma vast, waarin de onderwerpen van de uit te voeren onderzoeken worden aangegeven. Gedeputeerde staten houden provinciale staten op de hoogte van hun plannen. De statencommissie Sociale en Bestuurlijke zaken ontvangt een afschrift van het onderzoeksprogramma.

Het ligt in de rede het onderzoeksprogramma jaarlijks tegelijk met de begroting aan te bieden. De periodieke onderzoeken kunnen zowel betrekking hebben op de externe beleidsvelden als op de interne organisatie. Van elk afzonderlijk onderzoek wordt een onderzoeksplan opgesteld. Over de inhoud van het onderzoeks-programma kan het volgende worden opgemerkt:

"Object van onderzoek"Het object van het onderzoek wordt helder en compact omschreven.

"Doelstelling van onderzoek"Onderzoeken zijn niet vrijblijvend. De aanbevelingen op basis van onderzoeken zijn bedoeld voor leren en verbetering. Tegen die achtergrond moet vooraf helder zijn waarom een bepaald onderzoek plaatsvindt en wat de noodzaak en/of het belang van het onderzoek is.

"Reikwijdte van het onderzoek"Artikel 217a Provinciewet geeft de grenzen aan: het gaat om het door gedeputeerde staten gevoerde bestuur. Verder kan de reikwijdte van het onderzoek o.a. worden toegespitst door het omschrijven van het tijdsvak, de te onderzoeken beleidsvelden, groepen en systemen.

"Onderzoeksmethodiek"Hierbij kan gedacht worden aan methodieken als: documentonderzoek, enquête, interviews, benchmarking en beoordeling van de administratieve organisatie/interne controle.

"Doorlooptijd van het onderzoek"Dit betreft de geplande tijd voor het onderzoek alsmede de geplande datum van rapportage van het onderzoek.

"Uitvoering onderzoeken"Onderzoeken kunnen in opdracht van gedeputeerde staten worden uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Bij de provincie Zeeland kan hieraan in de praktijk daadwerkelijk vorm worden gegeven door het benutten van de interne auditfunctie bij de afdeling personeel, organisatie en informatie. Zie hiervoor artikel 3 met toelichting. Hierbij kan tevens gebruik worden gemaakt van de inbreng van externe deskundigen. Ook kunnen gedeputeerde staten besluiten onderzoeken volledig uit te besteden aan externe deskundigen.

"Rapportage"Deze rubriek gaat over de wijze waarop de rapportage plaatsvindt. Het stramien van rapportage, waaronder tussentijdse toetsing van aangetroffen feiten, wordt uitgewerkt in het reglement zoals bedoeld in artikel 3, lid 3.

Artikel 3 auditfunctie:

In dit artikel is geregeld, dat gedeputeerde staten bevoegd zijn interne capaciteit en deskundigheid aan te wenden voor de uitvoering van de interne onderzoeken. Provinciale staten hebben inmiddels ingestemd met de door gedeputeerde staten gehonoreerde prioriteit in de najaarsconferentie van 2005 met betrekking tot een lichte auditfunctie met ondersteuning van een beleidsmedewerker auditfunctie centraal onder te brengen bij de afdeling personeel, organisatie en informatie. Gedeputeerde staten hebben inmiddels ingestemd met de daaruit voortvloeiende budgettair neutrale formatiewijziging.

In het tweede lid is geregeld, dat naast de informatieplicht van gedeputeerde staten aan de Rekenkamer met betrekking tot het onderzoeksplan (artikel 2) en het bevindingenverslag (artikel 4) ook een informatieplicht bestaat voor gedeputeerde staten over de door de organisatie geëntameerde onderzoeken, waarvan verwacht kan worden dat daar bijvoorbeeld in verband met maatschappelijke effecten politieke aspecten een rol spelen. Hier ligt een relatie met de taken van de Rekenkamer, die ingevolge de Provinciewet (artikel 79a) en o.a. het Reglement van orde Rekenkamer Zeeland (artikelen 5 lid 1 onder e t/m g en 7 leden 4 en 5) eveneens belast is met onderzoeken naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Lid 3 tenslotte regelt, dat gedeputeerde staten bevoegd zijn een reglement vast te stellen, waarin taken en werkwijze voor de interne auditoren zijn vastgelegd. Hiervoor kan aansluiting worden gezocht bij het eerdergenoemde Reglement van orde Rekenkamer Zeeland (Besluit van 19-8-2005, Prov. Blad nr 26 van 2005).

Artikel 4: verslag van bevindingen:

Jaarlijks zullen de bevindingen van de uitgebrachte rapportages worden samengevat in een verslag van bevindingen ten behoeve van provinciale staten. Dit verslag zal conform artikel 201 van de Provinciewet gezamenlijk met de jaarrekening en het jaarverslag door het college van gedeputeerde staten aan provinciale staten worden overgelegd. Ook de Rekenkamer ontvangt een afschrift van het verslag.

Artikel 5: citeertitel:

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 6: datum van inwerkingtreding:

Aangezien de interne auditfunctie per 1 januari 2006 organisatorisch is ingebed bij afdeling personeel, organisatie en informatie, ligt het in de rede het regelgevend kader voor de daardoor mogelijk geworden interne onderzoeken ook formeel vast te stellen ingaande die datum.