Financiële verordening provincie Zeeland 2009

Artikel 1 Programma-indeling

• 1.

  Provinciale staten stellen bij de aanvang van de statenperiode een programma-indeling vast voor ten hoogste de duur van die statenperiode.

• 2.

  Indien provinciale staten een programma-indeling hebben vastgesteld voor een kortere periode dan de gehele statenperiode, stellen zij de programma-indeling voor de volgende vast te stellen periode voor 1 juli voorafgaand aan het begrotingsjaar vast.

Artikel 2 Kaders begroting

Provinciale staten stellen voor 1 juli van het begrotingsjaar de kaders voor het volgende begrotingsjaar vast.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van een nieuwe investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en worden van een lopende investering het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1.

  Provinciale staten autoriseren met het vaststellen van de begroting en begrotingswijzigingen de totale lasten en de totale baten per programma, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en investeringen opgenomen in de opstelling van de financiële positie.

• 2.

  Voor een investering in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting is opgenomen, leggen gedeputeerde staten voorafgaande aan het aangaan van verplichtingen aan provinciale staten het investeringsvoorstel en het voorstel voor het autoriseren van het investeringskrediet voor.

• 3.

  Provinciale staten besluiten vooraf over een het bedrag van € 25.000 te boven gaande besteding ten laste van de post onvoorzien.

• 4.

  Gedeputeerde staten besluiten over een het bedrag van € 25.000 niet te boven gaande besteding ten laste van de post onvoorzien en leggen daarop achteraf een voorstel tot wijziging van de begroting aan provinciale staten voor.

Artikel 5 Tussentijdse rapportage

Volgens het vigerende planning- en controlinstrumentarium informeren gedeputeerde staten provinciale staten door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de provincie Zeeland.

Artikel 6 Activering, waardering, & afschrijving vaste activa

• 1.

  Kosten voor onderzoek naar en ontwikkeling van een actief worden niet geactiveerd.

• 2.

  Provinciale staten kunnen besluiten af te wijken van het in het eerste lid bepaalde.

• 3.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4.

  Op gronden en terreinen, zonder opstallen danwel waarop geen wegen worden aangelegd, wordt niet afgeschreven.

• 5.

  Bij activering wordt geen gebruik gemaakt van de componentenmethode.

• 6.

  Lineair worden afgeschreven materiële vaste activa met economisch nut:

  • a.

    in 30 jaar:

    • -

      bedrijfsgebouwen,

    • -

      grond-, weg- en waterbouwkundige werken, en

    • -

      schepen;

  • b.

    in 10 jaar: nieuwe technische installaties in bedrijfsgebouwen niet vallend onder vervangingen op basis van de uitvoering van onderhouds- en renovatieplannen;

  • c.

    in 5 jaar: vervoermiddelen, met uitzondering van schepen, automatiseringsapparatuur en overige materiële vaste activa.

• 7.

  Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan € 250.000 en een gebruiksduur van minder dan 5 jaar worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

• 8.

  Aankoop en vervaardiging van activa in de openbare ruimte met een meerjarig maatschappelijk nut worden, onder aftrek van bijdragen van derden, direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 9.

  Provinciale staten kunnen besluiten af te wijken van het in het vorige lid bepaalde. Alsdan wordt het actief afgeschreven over de verwachte levensduur volgens de bij dat besluit vastgestelde methode.

• 10.

  Afschrijving vindt plaats met ingang van het jaar van ingebruikname van het actief. Het eerste jaar wordt een hele afschrijvingstermijn ten laste van de exploitatie gebracht.

• 11.

  Aan geactiveerde investeringen wordt geen rente toegerekend.

Artikel 7 Overige waarderingsgrondslagen

• 1.

  Voorraden gronden worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs. Overige voorraden, zoals onderhoudsmaterialen wegen en kantoorbenodigdheden, worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 2.

  Overige vlottende activa en vlottende passiva worden gewaardeerd tegen nominale waarde.

• 3.

  Voor openstaande vorderingen wordt minimaal per balansdatum beoordeeld of de betreffende openstaande posten reëel inbaar zijn. Op basis van deze beoordeling wordt een voorziening dubieuze debiteuren gevormd.

Artikel 8 Reserves

• 1.

  Provinciale staten besluiten over bestedingen ten laste van de algemene reserve en bestemmingsreserves.

• 2.

  Aan reserves wordt geen rente toegerekend.

Artikel 9 Kostprijsberekening

• 1.

  De prijzen die in een privaatrechtelijke relatie in rekening worden gebracht door de provincie Zeeland dekken alle directe aan de desbetreffende activiteit toe te rekenen kosten. Voor de indirecte aan de desbetreffende activiteit toe te rekenen kosten wordt een opslag van 50% van de directe kosten gehanteerd.

• 2.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de rechten als bedoeld in artikel 223 Provinciewet wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd waarbij naast de directe kosten voor indirecte kosten een toedeling op basis van directe uren plaatsvindt.

Artikel 10 Vaststelling hoogte prijzen en rechten

Op voorstel van gedeputeerde staten bepalen provinciale staten de hoogte van de provinciale tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst. Deze tarieven worden vastgelegd in de tarieventabel, behorende bij de "Legesverordening Provincie Zeeland" respectievelijk de "Grondwaterheffingsverordening provincie Zeeland".

Artikel 11 Financierings- en treasuryfunctie

• 1.

  Gedeputeerde staten stellen nadere regels terzake van de uitvoering van taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening met betrekking tot de financierings- en treasuryfunctie.

• 2.

  Gedeputeerde staten zenden de in het eerste lid bedoelde regels ter kennisneming aan provinciale staten.

Artikel 12 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij geschikt is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen zowel in het provinciaal apparaat als geheel als in de afzonderlijke directies,

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de balansomvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden,

• c.

  het verschaffen van informatie, ook betreffende investeringskredieten, aan de budgethouders, en het maken van kostencalculaties,

• d.

  het verschaffen van informatie voor het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen en de begroting, en

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen en de begroting.

Artikel 13 Interne controle

Gedeputeerde staten zorgen voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatieverstrekking en van de beheershandelingen. Bij afwijkingen van materiële aard nemen gedeputeerde staten maatregelen tot herstel.

Artikel 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Gedeputeerde staten stellen regels ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen en eigendommen.

Artikel 15 Financiële organisatie

Gedeputeerde staten voorzien in:

• a.

  een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van de provinciale taken aan de organisatieonderdelen,

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd,

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten,

• d.

  regels voor de financieringsfunctie, en

• e.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productrealisatie.

Artikel 16 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2009.

• 2.

  De "Financiële verordening Provincie Zeeland 2004" (PB 2003, 58) wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft voor het opstellen van de jaarrekening 2008.

• 3.

  De "Spelregels begrotingsuitvoering", vastgesteld door provinciale staten d.d. 19 december 2003 (FEZ-88) worden ingetrokken.

Artikel 17 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: "Financiële verordening Provincie Zeeland 2009".

Artikel 1 Programma-indeling

Provinciale staten leggen op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast. Op basis van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) kunnen provinciale staten nu zelf de begrotingsopzet indelen, aangepast aan de politiek-bestuurlijke wensen. Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag het kosten. Het advies van de werkgroep planning en control instrumenten staten geeft aan dat het de voorkeur geniet de huidige indeling van de programmabegroting te handhaven. Een wijziging op grond van het nieuwe collegeprogramma "Nieuwe Verbindingen" wordt niet voorgestaan. Uitgangspunt is dat ook na afloop van dit collegeprogramma de huidige indeling gehandhaafd blijft. Dit geeft duidelijke voordelen voor de vergelijkbaarheid over de jaren heen. Geadviseerd wordt alleen bij duidelijke taakwijzigingen van de provincie een wijziging in de programma-indeling te overwegen. Provinciale staten heeft echter altijd de bevoegdheid op een andere wijze hieraan invulling te geven.

Artikel 2 Kaders begroting

In maart van het begrotingsjaar worden door provinciale staten de uitgangspunten voor het komende begrotingsjaar geformuleerd. Dit wordt verwoord in bijvoorbeeld een statenagenda of speerpuntenagenda. Dit document dient als input voor de voorjaarsnota van gedeputeerde staten, waarin onder meer de (gewijzigde) beleidsuitgangspunten nader worden uitgewerkt, inclusief loon- en prijsstijgingen. De voorjaarsnota wordt ter vaststelling aan provinciale staten gezonden.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

Uitgangspunt zijn de wettelijke voorschriften volgens het BBV. In dit artikel is uitwerking gegeven aan het onderdeel investeringen waarover in de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting en jaarstukken aanvullende informatie dient te worden gegeven.

Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

Met dit lid 1 wordt expliciet het budgettaire kader vastgesteld per programma.

In lid 2 wordt invulling gegeven aan de wijze van autorisatie van nieuwe investeringskredieten gedurende het jaar.

Lid 3 geeft aan dat provinciale staten vooraf beslissen over de bestedingen ten laste van de post onvoorzien bij bedragen groter dan € 25.000.

Lid 4 geeft dat gedeputeerde staten beslissen over de bestedingen ten laste van de post onvoorzien bij bedragen tot en met € 25.0000. Deze post wordt middels een begrotingswijziging toegerekend aan een specifiek programma.

Artikel 5 Tussentijdse rapportage

Dit artikel geeft inhoud aan de informatiebehoefte van provinciale staten. Provinciale staten geven aan welke informatie zij van gedeputeerde staten wensen te ontvangen en met welke frequentie. Op basis van deze informatie kunnen provinciale staten de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing noodzakelijk is.

Artikel 6 Activering, waardering & afschrijving vaste activa

Artikel 6 stelt de regels voor activering, waardering en afschrijving van vaste activa, zoals is voorgeschreven door artikel 216 Provinciewet. De rubricering van de vaste activa is al vastgelegd in het BBV. Dit is dan ook het uitgangspunt. In dit artikel is binnen deze regelgeving aangesloten bij de gebruikelijke gedragslijn binnen de provincie, in overeenstemming met de verwachte gebruiksduur van vaste activa.

De kosten van onderzoek en ontwikkeling (lid 1) worden niet geactiveerd. Dit sluit aan bij de intentie van de opzet van het BBV dat immateriële vaste activa kunnen (en niet moeten) worden geactiveerd (zie jaarverslag 2004 commissie BBV). Voor zeer grote projecten kan het wenselijk zijn om de kosten van onderzoek en ontwikkeling toch te activeren, hiervoor is een afzonderlijk statenbesluit noodzakelijk (lid 2).

De kosten bedoeld in lid 3 (afsluiten geldleningen en saldo van agio en disagio) worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie gebracht. Dit sluit aan bij de intentie van de opzet van het BBV dat immateriële vaste activa kunnen (en niet moeten) worden geactiveerd (zie jaarverslag 2004 commissie BBV).

Op de onder lid 4 genoemde gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. Hierbij worden onder gronden en terreinen die percelen verstaan waarop geen opstallen zijn opgenomen, danwel waarop geen wegen zullen worden aangelegd. Dit zijn onder meer percelen aangeschaft voor bijvoorbeeld natuurcompensatie of ruilverkaveling en ter verdere verhandeling. De kosten voor bijvoorbeeld de aanschaf van een perceel inclusief opstal worden wel geactiveerd en hierop wordt wel afgeschreven.

Technische installaties onder lid 6 sub b betreffen nieuwe installaties (eerste aanschaf). Dit zijn geen vervangingen / aanpassingen die opgenomen zijn in meerjarige onderhouds- en renovatieplannen (welke direct ten laste van de exploitatie worden gebracht). Onder overige materiële vaste activa wordt onder meer software verantwoord.

Materiele vaste activa met economisch nut worden alleen geactiveerd indien de verkrijgingsprijs minimaal € 250.000 bedraagt en de verwachte gebruiksduur 5 of meer jaar bedraagt. Deze grenzen zijn ingesteld overeenkomstig de aanbeveling A-35 van de commissie BBV, tevens verwoord in de notitie kapitaalgoederen van de commissie BBV en dragen bij aan de praktische uitvoerbaarheid. De kosten van deze activa die onder deze grenzen vallen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

De onder lid 8 genoemde vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. De toelichting op artikel 59 lid 4 BBV geeft ook aan dat dergelijke activa kunnen worden geactiveerd, maar dat dit niet de voorkeur geniet. Deze activa genereren geen inkomsten en brengen bij verkoop geen geld op. Er kan hierbij gedacht worden aan zaken als waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, bruggen, viaducten, tunnels en verkeerslichtinstallaties. Slechts bij uitzondering mogen dergelijke investeringen worden geactiveerd indien anders de investering door de provincie niet kan worden uitgevoerd wegens onvoldoende dekkingsmiddelen in een jaar. Voor het activeren van investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut is een specifiek besluit van provinciale staten nodig (lid 9).

Artikel 7 Overige waarderingsgrondslagen

Dit artikel is opgenomen als samenvatting voor de te hanteren uitgangspunten bij het opstellen van de jaarrekening.

De overige voorraden van lid 1 betreffen geen voorraden die mogelijk verhandeld worden (zoals bij gronden), maar betreffen voorraden gebruiksgoederen.

Lid 3 geeft regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen.

Artikel 8 Reserves

Dit artikel bepaalt dat provinciale staten besluiten over de aanwending van reserves. Voor voorzieningen is dit niet aan de orde, aangezien voorzieningen een verplichtend karakter hebben.

Bij voorzieningen op netto contante waarde wordt op basis van een wettelijke verplichting jaarlijks een toevoeging gedaan, intern genoemd een inflatietoevoeging.

Artikel 9 Kostprijsberekening

Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de berekening van kostprijzen. De begroting en jaarstukken zijn exclusief de compensabele BTW. Voor heffingen is echter in de Provinciewet bepaald dat BTW wel meegenomen mag worden in de kostprijsberekening, omdat de provincie deze kosten wel heeft, ook al wordt de BTW gecompenseerd.

Artikel 10 Vaststelling hoogte prijzen en rechten

Artikel 225 Provinciewet stelt hierbij echter randvoorwaarden aan de hoogte van de meeste tarieven en heffingen. De heffingen mogen niet het bedrag van de geraamde kostprijs te boven gaan.

Artikel 11 Financierings- en treasuryfunctie

De financierings- en treasurysfunctie is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 216 lid 2c van de Provinciewet het expliciete voorschrift dat deze verordening een bepaling over de financieringsfunctie bevat, waarmee de volgende regels in acht worden genomen:

• a.

  de Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO),

• b.

  de bijbehorende "Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden" en

• c.

  de "Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden"

Artikel 12 Administratie

Dit artikel geeft de kaders voor de inrichting van de administraties van de provincie. In hoofdlijnen wordt aangegeven welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet - inherent aan het dualisme - de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van gedeputeerde staten, die dit vast moeten leggen in een nadere uitwerking voor de aansturing van de ambtelijke organisatie.

Artikel 13 Interne controle

Gedeputeerde staten zorgen voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatieverstrekking en van de beheershandelingen. Dit artikel regelt niet de onderzoeken van gedeputeerde staten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze onderzoeken zijn opgenomen in de verordening artikel 217a Provinciewet.

De maatregelen tot herstel worden genomen bij afwijkingen van materiele aard, aansluitend op de toleranties zoals zijn vastgelegd in het normen-en toetsingskader rechtmatigheid, behorend bij de controleverordening ex artikel 217 PW.

Artikel 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Hierin is aangegeven dat gedeputeerde staten hiervoor zorgdraagt. Van belang is om in de bestaande of bij de actualisatie van verordeningen, regelingen, etc. bepalingen opnemen die het misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen voorkomt, waarmee ook invulling wordt gegeven aan de Wet BIBOB.

Artikel 15 Financiële organisatie

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan gedeputeerde staten bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moeten geven. De uitgangspunten vormen kaders voor gedeputeerde staten waaraan zij zich moeten houden. Onderdelen hiervan zijn voor:

• -

  Sub a: procedureomschrijvingen en functieomschrijvingen;

• -

  Sub b: procedureomschrijvingen en functieomschrijvingen;

• -

  Sub c: dingsbeleid, subsidiebesluit;

• -

  Sub d: besluit financieringsstatuut;

• -

  Sub e: programmabegroting.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2009, betreffende het begrotingsjaar 2009. Bij het opstellen van de begroting 2009 zal hiermee al rekening worden gehouden.

De jaarrekening 2008 wordt opgesteld overeenkomstig de uitgangspunten bij de begroting 2008 op basis van de Financiële verordening Provincie Zeeland 2004.

Door de herziening van de financiële verordening hebben de "Spelregels begrotingsuitvoering" vastgesteld door provinciale staten op 19 december 2003 (FEZ-88) geen toegevoegde waarde meer, aangezien de bepalingen in deze verordening zijn opgenomen. De betreffende spelregels kunnen dan ook worden ingetrokken.

Artikel 17 Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in de provinciale stukken naar deze verordening kan worden verwezen.