Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR63775
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR63775/1
Regeling vervallen per 01-01-2017
Financiële verordening provincie Zeeland 2004
Geldend van 25-11-2003 t/m 31-12-2008 met terugwerkende kracht vanaf
Besluit van provinciale staten van Zeeland van 11 november 2003, houdende de Verordening ex. artikel 216 Provinciewet op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de provincie Zeeland (Financiële verordening Provincie Zeeland 2004).
Artikelen
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
directie: iedere organisatorische eenheid binnen de provinciale organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan gedeputeerde staten of provinciale staten heeft.
- b.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het functioneren van, het besturen en het beheersen van de organisatie of onderdelen van de organisatie van de Provincie Zeeland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- c.
financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie of onderdelen van de organisatie van de Provincie Zeeland, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- 1.
de financieel-economische positie;
- 2.
het financiële beheer ;
- 3.
de uitvoering van de begroting;
- 4.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- 5.
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
- 1.
- d.
administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
- e.
financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Provincie Zeeland.
- f.
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder provinciale verordeningen, andere besluiten van provinciale staten en besluiten van gedeputeerde staten.
- g.
doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
- h.
doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
- i.
programma: een door provinciale staten bepaald samenhangend geheel van activiteiten.
- j.
product: de eenheid, bepaald door gedeputeerde staten, waarin programma's zijn onderverdeeld.
- k.
bedrijfsonderdeel: eenheid waar de organisatie in onderverdeeld is.
Titel 1. Begroting en verantwoording
Kaderstellen
Artikel 2 Programmabegroting
- 1.
Provinciale staten stellen bij de aanvang van de nieuwe statenperiode een programma-indeling vast.
- 2.
Provinciale staten stellen per programma vast:
- a.
de beoogde maatschappelijke effecten;
- b.
de te leveren prestaties;
- c.
de baten en lasten.
- a.
- 3.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door provinciale staten vastgestelde beleid kunnen worden getoetst.
Artikel 3 Producten
- 1.
Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma's.
- 2.
De onderverdeling van de programma's in de producten staat voor de statenperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
Artikel 4 Kaders begroting
- 1.
Gedeputeerde staten bieden uiterlijk 1 juli van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.
- 2.
Provinciale staten stellen deze nota binnen 2 maanden na aanbieding van de nota vast.
Uitvoering
Artikel 5 Uitvoering begroting
- 1.
Gedeputeerde staten stellen regels die de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de uitvoering van de begroting waarborgen.
- 2.
Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat ten aanzien van de productenraming:
- a.
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
- b.
de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
- c.
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
- a.
- 3.
Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de lasten van de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
Beheersing en Interne controle
Artikel 6 Interne controle
- 1.
Gedeputeerde staten dragen ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen gedeputeerde staten maatregelen tot herstel.
- 2.
Gedeputeerde staten bieden ten minste elke vier jaar een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de provinciale regelingen. Provinciale staten stellen deze nota vast binnen 3 maanden nadat deze is aangeboden.
- 3.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor de interne toetsing van alle bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de provinciale regelingen.
- 4.
Gedeputeerde staten zorgen op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Gedeputeerde staten nemen op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
- 5.
De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden binnen 2 maanden ter kennisgeving aan provinciale staten aangeboden.
Rapportage en Verantwoording
Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie
- 1.
Gedeputeerde staten informeren provinciale staten door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de provincie van het lopende boekjaar.
- 2.
De tussenrapportages worden aan provinciale staten aangeboden op de volgende tijdstippen:
- a.
de eerste rapportage vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar;
- b.
de tweede rapportage vóór 1 november van het lopende begrotingsjaar;
- a.
- 3.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
- 4.
De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde prestaties en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:
- a.
inkomsten uit de algemene uitkering;
- b.
de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;
- c.
realisatie op begrote subsidieverwachtingen.
- a.
- 5.
Gedeputeerde staten informeren in ieder geval vooraf provinciale staten en nemen pas een besluit, nadat provinciale staten in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van gedeputeerde staten te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:
- a.
investeringen groter dan €1.000.000;
- b.
aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan €1.000.000;
- c.
het verstrekken van lang lopende leningen, waarborgen en garanties groter dan €5.000.000;
- a.
- 6.
Gedeputeerde staten informeren vooraf provinciale staten en nemen pas een besluit nadat provinciale staten in de gelegenheid is gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van gedeputeerde staten te brengen indien gedeputeerde staten nieuwe meerjarige verplichtingen aangaan waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan €500.000.
Artikel 8 Jaarstukken
- 1.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de directies naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.
- 2.
Gedeputeerde staten leggen verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording vermelden gedeputeerde staten:
- a.
wat is bereikt;
- b.
welke prestaties zijn geleverd;
- c.
wat de baten en lasten zijn
- d.
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
- a.
- 3.
Provinciale staten bepalen aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
Titel 2. Financiële positie
Kaderstellen
Artikel 9 Financiële positie
Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
Artikel 10 Waardering & afschrijving vaste activa
- 1.
Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief, agio en disagio worden niet geactiveerd.
- 2.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
- 3.
De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:
- a.
30 jaar: gronden, terreinen, woonruimten, schepen en bedrijfsgebouwen;
- b.
10 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;
- c.
5 jaar: vervoersmiddelen, automatiseringsapparatuur en overige materiele activa.
- a.
- 4.
Investeringen met een verkrijgingprijs van minder dan €250.000 worden niet geactiveerd.
- 5.
Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken.
- 6.
Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij statenbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij statenbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door provinciale staten aan te geven tijdsduur.
Artikel 11 Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor openstaande vorderingen worden voorzieningen wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.
Artikel 12 Reserves en voorzieningen
- 1.
Gedeputeerde staten bieden jaarlijks gelijktijdig met de in artikel 4 genoemde nota de (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan.
- 2.
De nota behandelt:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding voorzieningen;
- c.
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen, in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in artikel 17.
- a.
- 3.
Provinciale staten stellen deze nota uiterlijk 2 maanden na aanbieding vast.
Artikel 13 Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de provincie Zeeland worden naast de directe kosten ook, via een systeem van kostentoerekening, de indirecte kosten betrokken.
- 2.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.
Artikel 14 Financieringsfunctie
- 1.
Gedeputeerde staten dragen bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor
- a.
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door provinciale staten vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
- b.
het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's;
- c.
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;
- d.
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
- a.
- 2.
Gedeputeerde staten nemen bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
- a.
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij:
- I.
financiële instellingen binnen het EMU-gebied met minimaal een AA-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, voor uitzettingen langer dan 1 jaar;
- II.
financiële instellingen binnen het EMU-gebied met minimaal een P2-rating, afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, voor uitzettingen van maximaal 1 jaar;
- III.
publiekrechtelijke lichamen.
- I.
- b.
van het totaal belegde middelen zal niet meer dan €30 miljoen bij één marktpartij worden geplaatst;
- c.
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;
- d.
derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico's;
- e.
voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;
- f.
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;
- g.
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Gedeputeerde staten informeren provinciale staten indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.
- a.
- 3.
Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid geschiedt uitsluitend uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingen gedeputeerde staten, indien mogelijk, zekerheden. Gedeputeerde staten motiveren in hun besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
- 4.
Gedeputeerde staten stellen een Besluit financiëringsstatuut vast, houdende regels ter uitvoering van het bepaalde onder het eerste tot en met derde lid en terzake van de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening. Gedeputeerde staten zenden het Besluit financieringsstatuut ter kennisgeving aan provinciale staten.
Artikel 15 Registratie bezittingen, activa en vermogen
- 1.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
- 2.
Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de provincie systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar.
- 3.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen nemen gedeputeerde staten maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan provinciale staten aangeboden.
Titel 3. Paragrafen
Artikel 16 Lokale heffingen
- 1.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor een actueel overzicht van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.
- 2.
Voor het vaststellen van de hoogte van provinciale tarieven, heffingen en prijzen door provinciale staten verstrekken gedeputeerde staten aan provinciale staten per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de provincie verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de provincie verstrekte diensten.
Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicomanagement
- 1.
Gedeputeerde staten bieden een nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico's door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald. Provinciale staten stellen de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden.
- 2.
Gedeputeerde staten vermelden in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen.
Artikel 18 Kapitaalgoederen
- 1.
Gedeputeerde staten stellen een nota onderhoud kapitaalgoederen op. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. Provinciale staten stellen de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden.
- 2.
Gedeputeerde staten bieden jaarlijks een nota investeringen aan ter behandeling en vaststelling door provinciale staten. De nota bevat de voorstellen voor de te plegen investeringen en de bijbehorende kosten en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. provinciale staten stellen de nota samen met de begroting vast.
- 3.
Bij de begroting en de jaarstukken doen gedeputeerde staten in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan wegen, kunstwerken en gebouwen.
Artikel 19 Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken doen gedeputeerde staten in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
- a.
de kasgeldlimiet;
- b.
de renterisico norm;
- c.
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
- d.
de rentevisie en
- e.
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel 20 Bedrijfsvoering
- 1.
Gedeputeerde staten stellen een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisneming aan provinciale staten gezonden.
- 2.
In de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
- 3.
Gedeputeerde staten rapporteren in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 217a Provinciewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.
Artikel 21 Verbonden partijen
- 1.
Van elk van de verbonden partijen wordt in de verplichte paragraaf Verbonden Partijen weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de provincie.
- 2.
In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.
Artikel 22 Grondbeleid
Relevante zaken met betrekking tot het grond beleid worden opgenomen in de verplichte paragraaf Grondbeleid van de begroting en de jaarstukken.
Artikel 23 Verstrekking subsidies
- 1.
Gedeputeerde staten bieden tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota verstrekking provinciale subsidies aan.
- 2.
Provinciale staten stellen de nota vast binnen 2 maanden na aanbieding van de nota door gedeputeerde staten.
Titel 4. Financiële organisatie en administratie
Artikel 24 Administratie
- 1.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval geschikt is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de provincie als geheel en in de directies;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
- a.
Artikel 25 Financiële administratie
Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan provincies.
Artikel 26 Financiële organisatie
Gedeputeerde staten dragen de zorg voor en stellen regels vast terzake van:
- a.
een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidig toewijzing van de provinciale taken aan de directies;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de regels voor de opdrachtverlening;
- e.
de te maken afspraken met de directies over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.
Artikel 27 Aanbesteding en inkoop
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor en stellen beleidsregels vast inzake de aanbesteding van werken, leveringen en diensten en de inkoop. Deze beleidsregels waarborgen tenminste dat wordt gehandeld in overeenstemming met de desbetreffende voorschriften van de Europese Unie.
Artikel 28 Subsidieverstrekking en steunverlening
Gedeputeerde staten dragen zorg voor en leggen (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening en subsidies aan ondernemingen. De regels waarborgen tenminste dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de Provincie Zeeland.
Titel 5. Slotbepalingen
Artikel 29 Wijziging en Intrekking Financiële verordening Provincie Zeeland 2002
De financiële verordening Provincie Zeeland 2002 van 21 september 2001 wordt slechts toegepast voor de begrotingswijzigingen en de jaarstukken over het jaar 2003 en wordt ingetrokken met ingang van een door gedeputeerde staten te bepalen datum voor 15 juli 2004.
Artikel 30 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2003.
Artikel 31 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: "Financiële verordening Provincie Zeeland 2004".
Toelichting op de artikelen
Artikel 1 Definities
In artikel 1 a wordt geregeld dat de Statengriffie wanneer het gaat om regels, administratieve organisatie en verwerking in de administratie (artikel 24) behandeld wordt als ware het een directie. Op deze wijze wordt ook geregeld dat de Statengriffie op een identieke wijze verantwoording aflegt aan provinciale staten.
Producten (1j.) worden dus bepaald door het college. Onder het niveau van producten kunnen nog een of meerdere niveaus liggen. De verordening gaat hier niet op in.
Een bedrijfsonderdeel (1k.) kan dus zijn een directie maar ook een afdeling.
Artikel 2 Programmabegroting
Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van provinciale staten tot uiting komt. Provinciale staten leggen op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de kengetallen waarop provinciale staten wil sturen en controleren.
In het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 was de indeling van de begroting in functies verplicht voorgeschreven. In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is dat niet meer zo. De provincie bepaalt nu zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma's, stellen provinciale staten de indeling vast.
Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken (artikel 2 lid 2 punt a), wat gaan we daar voor doen (artikel 2 lid 2 punt b) en wat mag dat kosten (artikel 2 lid 2 punt c). Voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kunnen provinciale staten hun kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om provinciale staten de gelegenheid te bieden hun controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en resultaten van de programma's te beoordelen. In de Zeeuwse programmabegroting wordt daarom met een vierde w-vraag gewerkt: "Waaraan kunnen we zien of alles bereikt is?".
Artikel 3 Producten
Provinciale staten stellen de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stellen gedeputeerde staten - zoals geregeld in artikel 66 Besluit begroting en verantwoording - een productraming op. Gedeputeerde staten zijn vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. De productraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel van de begroting. Provinciale staten kunnen van oordeel zijn dat zij bij de programmabegroting en verantwoording een overzicht willen hebben van welke producten er bij de programma's horen. Dit wordt geregeld in het eerste lid.
Artikel 4 Kaders begroting
De artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel 4 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt, zoals in de meeste provincies gebruikelijk is, de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van provinciale staten, is het logisch dat provinciale staten expliciet een budgettair kader vaststellen.
Artikel 5 Uitvoering begroting
In artikel 5 leggen provinciale staten gedeputeerde staten een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat gedeputeerde staten de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dienen te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productraming. Lid 3 doet hetzelfde voor de uitvoering van de programma's van de begroting.
In het duale stelsel geven provinciale staten geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan gedeputeerde staten.
Artikel 6 Interne controle
Provinciale staten leggen in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgen provinciale staten de zekerheid dat gedeputeerde staten aan de eisen genoemd in met name artikel 5, eerste lid, zullen kunnen voldoen.
De verordening geeft in het eerste en tweede lid aan gedeputeerde staten de opdracht voor de inrichting van de financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen op het gebied van interne controle.
Het vierde en vijfde lid regelt dat gedeputeerde staten op grond van de uitkomsten van de onderzoeken bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treffen en dat provinciale staten over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel op de hoogte worden gebracht.
De genoemde onderzoeken in dit artikel omvatten niet de interne onderzoeken van gedeputeerde staten naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de verordening artikel 217a Provinciewet.
Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie
Artikel 7, eerste tot en met vierde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van provinciale staten. Provinciale staten geven namelijk aan, de aard van de informatie die gedeputeerde staten standaard dienen te verstrekken, evenals de reguliere frequentie. Op basis van deze informatie kunnen provinciale staten de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is.
Artikel 7 regelt wanneer provinciale staten tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moeten worden geïnformeerd.
In het derde lid van het artikel geven provinciale staten kaders voor de inrichting van de tussenrapportages. In het vierde lid geven provinciale staten aan waarover zij in elk geval in de tussenrapportages willen worden geïnformeerd.
Het vijfde en zesde lid gaan in op de informatieplicht van gedeputeerde staten voor nieuwe activiteiten, die niet expliciet in de begroting of in door provinciale staten vastgestelde nota's zijn opgenomen. Provinciale staten autoriseren gedeputeerde staten met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen het door gedeputeerde staten uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma's besloten liggen in materiële zin, oftewel financieel, geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor gedeputeerde staten de informatieplicht uit het vierde lid artikel 167 Provinciewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door gedeputeerde staten met ingrijpende gevolgen voor de provincie, moet gedeputeerde staten eerst het gevoelen van provinciale staten inwinnen. Provinciale staten schrijven nu in dit artikel voor welke privaatrechtelijke rechtshandelingen in elk geval vooraf aan provinciale staten moeten worden gemeld.
Voor verschillende privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn in lid 5 limietbedragen opgenomen. Bij de rechtshandelingen boven deze limieten worden gedeputeerde staten verplicht vooraf het gevoelen van provinciale staten in te winnen. Beneden deze bedragen blijft overigens de informatieplicht voor gedeputeerde staten gelden, zoals neergelegd in artikel 167, vierde lid, Provinciewet, dat wil zeggen dat gedeputeerde staten gehouden is provinciale staten te informeren over het gebruik van collegebevoegdheden indien er om welke reden dan ook ingrijpende gevolgen zijn te verwachten.
Artikel 8 Jaarrekening
Artikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door gedeputeerde staten, cq. de controle van provinciale staten daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2.
Artikel 9 De financiële positie
Provinciale staten geven in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die gedeputeerde staten voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moeten volgen.
Artikel 10 Waardering & afschrijving vaste activa
De verordening moet volgens artikel 216 Provinciewet in elk geval bevatten de "regels voor waardering en afschrijving activa". Artikel 10 stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiele vaste activa en financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De materiele vaste activa worden onderverdeeld in materiele vaste activa met economisch nut en materiele vaste activa met alleen maatschappelijk nut.
Het eerste lid bepaalt, dat het saldo van agio en disagio en de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief niet worden geactiveerd. Deze immateriële activa mogen volgens het "Besluit begroting en verantwoording gemeenten en provincies" wel worden geactiveerd. Er geldt dan een maximale afschrijvingstermijn van 5 jaar voor de kosten van onderzoek en ontwikkeling en een maximale afschrijvingstermijn voor de kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio gelijk aan de looptijd van de lening. Provinciale staten leggen de afschrijvingstermijn en wijze op deze plaats in de verordening vast.
Het tweede lid bepaalt, dat de kosten voor het afsluiten van geldleningen ineens ten laste van het resultaat worden gebracht. Provinciale staten kunnen de afschrijvingstermijn en wijze op deze plaats in de verordening vastleggen.
Het derde lid geeft de afschrijvingstermijnen van de materiele vaste activa met economisch nut. De afschrijvingswijze van deze activa is lineair. De afschrijvingstermijnen kunnen worden afgestemd op de specifiek provinciale situatie.
Het vierde lid geeft een opsomming van de activa van de provincie, welke slechts een maatschappelijk en geen economisch nut hebben. Investeringen in vaste activa met alleen maatschappelijk nut mogen ineens ten laste van de exploitatie worden gebracht. Deze investeringen genereren geen inkomsten en brengen bij verkoop geen geld op. Activering van deze activa geeft een opwaartse vertekening van het eigen vermogen. Het is de bedoeling dat de verordening een limitatieve opsomming geeft. Hierbij dient opgemerkt te worden dat alleen investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut geactiveerd mogen worden. Er moet namelijk in de praktijk een (h)erkenbaar criterium zijn voor de onderscheiding van activa met alleen een maatschappelijk nut. In lid 4 is er voor gekozen om aan te geven welke soorten van activa het betreft. Meer gedetailleerd gaat het dan om de zaken als waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, bruggen, viaducten, tunnels en verkeerslichtinstallaties.
Het vijfde lid bepaalt, dat activa met alleen maatschappelijk nut onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. Slechts bij uitzondering mogen dergelijke investeringen met toestemming van provinciale staten worden geactiveerd. Dit kan nodig zijn ingeval een provincie een (aantal) zeer grote investeringen wil uitvoeren. Een provincie kan bij een dergelijk (meerjarige) investering de begroting mogelijk niet sluitend krijgen. Dit is echter wel verplicht. Artikel 193 Provinciewet bepaalt namelijk, dat de begroting in enig jaar in evenwicht is, dan wel evenwicht in de eerstvolgende jaren tot stand wordt gebracht. In een dergelijk geval kan activering van deze investeringen bij wijze van uitzondering uitkomst bieden.
Artikel 11 Waardering oninbare vorderingen
Artikel 11 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen.
Artikel 12 Reserves en voorzieningen
Artikel 12 bepaalt, dat gedeputeerde staten een nota over de reserves en voorzieningen aanbieden ter behandeling en vaststelling door provinciale staten. In deze nota stellen provinciale staten het kader voor de omvang van de reserves . Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk om in de nota in te gaan op de voorzieningen.
Artikel 13 Kostprijsberekening
In dit artikel worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.
Artikel 13, lid 1 bepaalt, dat naast de direct aan een product toe te rekenen kosten ook de indirecte kosten worden meegenomen voor de kostprijsbepaling.
Artikel 225, lid 2, Provinciewet stelt, dat bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van de betrokken activa voor bepaling van de geraamde kostprijs en dus voor de bepaling van het tarief of de heffing mogen worden meegenomen. De Provincie Zeeland hanteert daarnaast het mechanisme van rentetoerekening over de reserves en de voorzieningen aan in gebruik zijnde kapitaalgoederen.
Het rentepercentage van de toerekening van kapitaallasten is van invloed op de lasten, maar ook van invloed op de kostprijs. Indien men voor de bouw van een veerboot een lening heeft afgesloten, kan men er voor kiezen de rentelasten op de kosten van de veerboot te laten drukken. Dit wordt in de provinciale boekhouding bereikt door de zogenaamde rente-omslagmethode. Het rentepercentage dat wordt gehanteerd bij de omslagmethode, is van invloed op de kostprijs. Het rentepercentage valt zodoende onder het budgetrecht van provinciale staten. Daarnaast is bij de rente-omslag van de kapitaallasten toerekening van de bespaarde rente over het eigen vermogen toegestaan. Artikel 13, lid 2 legt het te hanteren rentepercentage voor de omslagrente van de kapitaallasten vast.
De begroting en jaarstukken zijn exclusief de compensabele BTW. Voor heffingen is echter in de wet bepaald dat ze wel meegenomen mogen worden in de kostprijsberekening, omdat de provincie deze kosten wel heeft, ook al wordt de BTW gecompenseerd.
Artikel 14 Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 216 van de Provinciewet het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 216, tweede lid onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. In dit artikel stellen provinciale staten doelstellingen, richtlijnen en limieten die voor gedeputeerde staten gelden. Het vierde lid van het artikel draagt gedeputeerde staten op een financieringsstatuut (treasurystatuut) op te stellen dat met name protocollen bevat voor de dagelijkse uitvoering.
Onderdeel b geeft het maximum aan van de uit te zetten middelen bij een holding. Verschillende marktpartijen worden gezien als een marktpartij.
In onderdeel c wordt verder gesproken over een hoofdsomgarantie voor uitzettingen. Dit is de minimumeis die volgens de regeling geldt. De nominale waarde van de uitzetting blijft dan in ieder geval in takt.
Artikel 15 Registratie bezittingen en activa
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de provinciale bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel gedeputeerde staten opgedragen periodiek, eens in de 4 jaar, de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.
Artikel 16 Lokale heffingen
Het nieuwe artikel 216 Provinciewet eist in het tweede lid, onderdeel b, dat de verordening 216 Provinciewet minimaal de grondslagen bevat voor de berekening van de door het provinciebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 225 Provinciewet. In de verordening is er voor gekozen om als uitgangspunt van het financieel beleid de grondslagen voor de bepaling van heffingen, tarieven en prijzen in het algemeen te verankeren.
Het eerste lid van artikel 16 regelt, dat gedeputeerde staten een overzicht hebben van de verordeningen, waarin heffingen, tarieven en prijzen zijn vastgelegd.
Artikel 225 Provinciewet stelt echter randvoorwaarden aan de hoogte van de meeste tarieven en heffingen. De heffingen mogen niet het bedrag van de geraamde kostprijs te boven gaan. Voor het vaststellen van de hoogte van de verschillende tarieven en heffingen hebben provinciale staten dus de geraamde kostprijs per tarief c.q. heffing nodig.
In afwijking van de voorgaande alinea is bij meer producten en diensten opgenomen in één verordening het mogelijk dat een bepaald product hoger wordt geprijsd dan de geraamde kostprijs zolang het totaal van de geraamde opbrengst de totale kosten van de in de verordening genoemde producten en diensten niet overschrijdt. Dit is het geval bij de leges, welke bijeen zijn gebracht in één legesverordening.
Het tweede lid regelt, dat gedeputeerde staten de geraamde kostprijs per verordening en de geraamde hoeveelheden per product/dienst aan provinciale staten verstreken voor vaststelling van de heffingen, tarieven en prijzen.
Artikel 17 Weerstandsvermogen
Het eerste lid van artikel 17 eist dat gedeputeerde staten een nota aan provinciale staten aanbieden, waarin gedeputeerde staten uiteenzetten hoe zij omgaan met de inventarisatie en beheersing van risico's. Dit zijn bijvoorbeeld regels over welke bezittingen van de provincie moeten worden verzekerd en welke procedures hiervoor gelden. Ten tweede moeten gedeputeerde staten in deze nota de risico's kwantificeren en aan de hand ervan het gewenste weerstandscapaciteit bepalen.
Het tweede lid regelt over welke risico's en hun financiële consequenties provinciale staten in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken moet worden geïnformeerd.
In het onderhavige artikel is er voor gekozen om de beleidslijnen uit te zetten in een nota. De desbetreffende, volgens het Besluit begroting en verantwoording voorgeschreven paragraaf informeert dan vooral de uitvoering en toepassing van de nota. Alhoewel niet voor de hand liggend, is het ook mogelijk om niet met een nota te werken, maar om de beleidsmatige contouren en de uitvoering beide in de paragraaf op te nemen. Deze opmerking geldt ook voor de artikelen 16, 18 tot en met 23.
Artikel 18 Kapitaalgoederen
In artikel 18 stellen provinciale staten regels voor de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan provinciale staten over de kapitaalgoederen. De verantwoordingsinformatie wordt gesplitst. Het eerste tot en met het tweede lid regelen, dat er nota's aan provinciale staten worden aangeboden over het onderhoud aan, en investeringen van kapitaalgoederen. Hierin kan op de stand van zaken worden ingegaan en kunnen provinciale staten de kaders voor het toekomstig beleid uiteenzetten.
Provincie Zeeland kent, behalve voor de wegen, niet al te hoge uitgaven voor het onderhoud kapitaalgoederen. Daarom is er voor gekozen om voor de diverse soorten kapitaalgoederen geen afzonderlijke nota op te stellen, maar deze soorten kapitaalgoederen te bundelen in één nota.
Door het vaststellen van deze nota worden de investeringskredieten geautoriseerd.
Artikel 18, derde lid, regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen provinciale staten in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk geval geïnformeerd worden. Hierdoor kunnen provinciale staten invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over het onderhoud kapitaalgoederen.
Artikel 19 Financiering
De basis voor dit artikel is gelegen in artikel 14. Artikel 19 regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie provinciale staten in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken worden geïnformeerd.
Artikel 20 Bedrijfsvoering
Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door gedeputeerde staten. In het eerste lid van artikel 20 wordt bepaald dat een nota over de bedrijfsvoering 'slechts' ter kennisgeving aan provinciale staten overlegd.
Het tweede lid regelt verder over welke feiten aangaande het financieel beheer van de bedrijfsvoering provinciale staten in de verplichte paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd worden. In dit artikel kunnen provinciale staten invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de middelen bedrijfsvoering. Men kan hiervoor bijvoorbeeld opnemen:
- a.
aantal personeelsleden in dienst onderverdeeld naar leeftijd en beloningsschaal;
- b.
de instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van personeel;
- c.
de directe loonkosten;
- d.
de personeelskosten
- e.
de kosten inleenkrachten;
- f.
de kosten van ingehuurde externen;
- g.
de huisvestingskosten;
- h.
de automatiseringskosten;
- i.
vernieuwing, uitbreiding, herstructurering, reorganisatie en inkrimping van de ambtelijke organisatie, de provinciale huisvesting, het provinciaal materieel en de provinciale automatiseringssystemen.
Artikel 21 Verbonden partijen
Provincies met niet al te veel verbonden partijen kunnen er voor kiezen geen nota over de verbonden partijen aan te bieden. Deze provincies kunnen alles in de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken aan provinciale staten te verantwoorden.
Artikel 21, lid 1 regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van verbonden partijen provinciale staten in elk geval in de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en jaarstukken geïnformeerd willen worden. Hier kunnen provinciale staten invulling geven aan hun eigen informatiebehoefte over de verbonden partijen. Het Besluit begroting en verantwoording schrijft enige feiten verplicht voor die in de paragraaf moeten worden vermeld, namelijk:
- a.
de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting;
- b.
de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen.
Daar de begroting en jaarstukken openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van de provincie schaden. Te denken valt aan het voornemen om een financieel belang af te stoten, hetgeen in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van de provincie aantast. Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting en jaarstukken.
Ingevolge het Besluit begroting en verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden.
Artikel 21, lid 2 regelt over welke feiten aangaande verbonden partijen provinciale staten in elk geval in de nota verbonden partijen bij de begroting en jaarstukken geïnformeerd willen worden. Hier kunnen provinciale staten invulling geven aan hun eigen informatiebehoefte over de verbonden partijen.
Artikel 22 Grondbeleid
De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het eventuele grondbeleid horen bij provinciale staten thuis. Artikel 22 regelt dat gedeputeerde staten de relevante zaken in de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken aan provinciale staten verantwoorden.
Artikel 22 schrijft de feiten voor dat provinciale staten via de verplichte paragraaf grondbeleid bij de begroting en jaarstukken worden geïnformeerd.
Artikel 23 Verstrekking subsidies
Een belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het budgetrecht van provinciale staten raakt, betreft de verstrekking van provinciale subsidies. Hiervoor is geen paragraaf bij de begroting en de jaarstukken opgenomen. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een subsidie slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift. Het voorschrift moet regelen voor welke activiteiten subsidies kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een subsidieduur van ten hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet. Provinciale staten hebben op grond van deze wettelijke bepaling de Algemene Subsidieverordening Zeeland 2002 vastgesteld.
Artikel 23 regelt, dat provinciale staten periodiek een nota ontvangen waarin gedeputeerde staten het voorgenomen beleid uiteenzetten voor de verstrekking van subsidies en een overzicht van de toegekende subsidies. De nota wordt eens per statenperiode aangeboden.
Artikel 24 Administratie
In artikel 24 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de provincie. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet - inherent aan het dualisme - de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van gedeputeerde staten. Deze zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Een en ander geldt ook voor artikel 25, 26 en 27.
Artikel 25 Financiële administratie
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van provincies. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, in zijn rol als toezichthouder, CBS, de Europese Unie etc.
Artikel 26 Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan gedeputeerde staten bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moeten geven. De uitgangspunten vormen kaders voor gedeputeerde staten, waaraan zij zich moeten houden.
In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de provincie en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen c t/m e worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.
De door gedeputeerde staten opgestelde regels voor de Statengriffie dienen formeel door de provinciale staten te worden vastgesteld.
Artikel 27 Aanbesteding en inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 27 legt aan gedeputeerde staten de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidtoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.
Artikel 28 Subsidieverstrekking en steunverlening
Een ander kwetsbare activiteit van provincies is de subsidieverlening en steunverlening aan ondernemingen. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol te zien als een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing.
Artikel 29 Wijziging, intrekking oude verordening en Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude artikel 216 Provinciewet opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening artikel 216 Provinciewet bij alle provincies op het begrotingsjaar 2004 van toepassing moet zijn. De oude verordening blijft nog van kracht op de begroting en jaarstukken van 2003.
Artikel 31 Citeertitel
In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de provinciale stukken naar deze verordening kan verwijzen.
Vaststelling
De begroting 2004 moet voor 15 november 2003 zijn toegezonden aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (artikel 195 Provinciewet) en dus moet de begroting voor die datum door provinciale staten zijn vastgesteld. De nieuwe verordening 216 is van toepassing op de begroting 2004. De wetgever heeft dan ook bepaald dat de nieuwe verordening 216 voor 15 november 2003 door provinciale staten moet zijn vastgesteld. Daarnaast moet de verordening binnen twee weken na vaststelling door provinciale staten door gedeputeerde staten naar de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden verzonden (artikel 218 Provinciewet).
De ondertekening van uitgaande stukken van provinciale staten door de commissaris van de Koning is in het nieuwe duale bestel gehandhaafd (artikel 74, lid 1 Provinciewet). Door de komst van de griffier zijn de taken van de provinciesecretaris gewijzigd. De secretaris hoeft niet meer aanwezig te zijn bij de vergaderingen van provinciale staten. Deze taak wordt overgenomen door de griffier (artikel 104b Provinciewet). Door deze wijziging is het niet meer de secretaris, die de uitgaande stukken van provinciale staten mee-ondertekent. De griffier moet de uitgaande stukken van Statenvergaderingen meeondertekenen (artikel 104c Provinciewet).
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de vergadering van Provinciale Staten 11 november 2003.
Voorzitter, drs. W.T. VAN GELDER.
Griffier, mevr. drs. B.L. ALLEWIJN.
Uitgegeven 25 november 2003.
De secretaris,
mr. drs. L.J.M. VERDULT.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl