Privacybeleid en privacyreglement gemeente Kaag en Braassem 2020

Ondertekening

Privacyreglement gemeente Kaag en Braassem 2020

1. Algemeen

In dit reglement laat de gemeente Kaag en Braassem zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor taken op het gebied van basisadministraties, openbare orde en veiligheid, en het sociaal domein. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van gemeenten. Het beschermen van de privacy is complex en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan en de privacy waarborgen.

2. Wetgeving en definities

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

• •

  Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

• •

  Verwerker: de persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

• •

  Persoonsgegevens: alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

• •

  Verwerkingsverantwoordelijke: een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

• •

  Verwerking: een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen.

3. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden.

4. Verantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn de burgemeester, het college van burgemeesters en wethouders en de raad.

5. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• •

  Verzamelen, vastleggen en ordenen;

• •

  Bewaren, bijwerken en wijzigen;

• •

  Opvragen, raadplegen, gebruiken;

• •

  Verstrekken door middel van doorzending;

• •

  Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikking stellen;

• •

  Samenbrengen, met elkaar in verband brengen;

• •

  Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• •

  Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

• •

  Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;

• •

  Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;

• •

  Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak;

• •

  Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking;

• •

  Als het noodzakelijk is om gegevens te verwerken om een gerechtvaardigd belang te behartigen.

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden, wordt daar altijd voor gekozen worden.

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

6. Transparantie en communicatie

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kan een betrokkene een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (Artikel 13 en 14, AVG)

De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering

De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren (geanonimiseerd).

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 21, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• •

  Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

• •

  Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

• •

  Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren.

• •

  Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• •

  Recht op verwijdering: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

• •

  Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De gemeente heeft een maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen een maand zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. De gemeente kan binnen deze maand ook mededelen dat de termijn van het beantwoorden van het verzoek met twee maanden wordt verlengd. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, bij de functionaris voor de gegevensbescherming van de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Voor het uitvoeren van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

7. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen.

De gemeente Kaag en Braassem maakt geen gebruik van profilering.

Big data en tracking

Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de gemeente wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

De gemeente Kaag en Braassem kan gebruik maken van Big data en tracking met inachtneming van bovenstaande voorwaarden.

Inzet van camera’s

Binnen de gemeente kan onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt worden van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet. Cameratoezicht kan onder andere worden gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van degenen die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken.

Het gebruik van camera’s door particulieren op de openbare weg is alleen toegestaan na toestemming van het college van B&W. Daarvoor wordt er een convenant afgesloten tussen de particulieren en het bestuursorgaan waarin o.a. de grondslag, het doel, de maatregelen tegen verlies en de bewaartermijn in opgenomen worden.

8. Plichten van de gemeente

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Het register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• •

  De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

• •

  De doelen van de verwerking;

• •

  Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• •

  Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• •

  Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

• •

  De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• •

  Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen op de bescherming van de privacy beoordeeld. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

De gemeente heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren en optreden als contactpersoon van de AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy. Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de FG van de gemeente via het e-mailadres privacy@kaagenbraassem.nl.

Datalekken (Artikel 33 en 34, AVG)

Er is sprake van een datalek als persoonsgegevens kunnen worden ingezien door derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben of als de gegevens ten onrechte niet meer aanwezig zijn. Als er een datalek heeft plaatsgevonden zal door de gemeente een beoordeling van aard en ernst plaatsvinden.

Indien het datalek een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van (een) betrokkene(n), meldt de gemeente dit aan de AP zonder onredelijke vertraging. Als dit later dan 72 uur is, wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Als de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n) zal de gemeente dit aan de betrokkene(n) in eenvoudige en duidelijke taal melden. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden alle datalekken geëvalueerd.

Behandeling klachten

Als de gemeente een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld.

Hiernaast kan de betrokkene bij de functionaris voor de gegevensbescherming van de gemeente en bij de AP een klacht indienden.

In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente.