Financiële verordening gemeente Barneveld

1 Het voorwaardencriterium is het: criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks uiterlijk op 1 maart ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Burgemeester en wethouders operationaliseren dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

1. De raad stelt de programma-indeling van de programmabegroting vast.

2. De begroting wordt in overeenstemming met het BBV en voorschriften uit overige wet- en regelgeving ingedeeld naar programma’s en paragrafen.

3. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming van de beleidsproducten per programma en bij de jaarverslaggeving wordt een overzicht gegeven van de realisatie van de beleidsproducten.

4. In de begroting worden de beleidstoevoegingen opgenomen. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen beleidstoevoegingen met incidentele en structurele lasten.

1. De raad geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan burgemeester en wethouders om de beoogde maatschappelijke effecten na te streven en de daaruit voortvloeiende doelstellingen te realiseren.

2. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en totale baten per programma.

3. De raad stelt het beleid met betrekking tot de paragrafen vast.

4. Indien burgemeester en wethouders voorzien dat een geautoriseerd programma dreigt te worden overschreden, wordt dit door hen aan de raad ter autorisatie voorgelegd. Voor afwijkingen binnen het bestaande beleid gebeurt dit via de tussentijdse rapportage, bedoeld in artikel 5, voor afwijkingen met een minimum van € 50.000 aan lasten of baten van het budget op het programma. Kleinere afwijkingen kunnen ook ter autorisatie worden voorgelegd indien deze als politiek en/of bestuurlijk gevoelig worden beoordeeld.

Afwijkingen aan het einde van het begrotingsjaar, die niet eerder in een rapportagemoment zijn geautoriseerd door de raad worden toegelicht in de jaarrekening en worden via vaststelling van de jaarrekening door de raad geautoriseerd.

5. Indien afwijkingen volgen uit aanpassing van beleid, stellen burgemeester en wethouders een voorstel op voor wijziging van het beleid alsook voor het budget van het beleidsproduct en legt dit aan de raad ter autorisatie voor.

1. De benodigde investeringsbedragen uit de lijst van beleidstoevoegingen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

2. Indien het burgemeester en wethouders voorzien dat een investeringsbedrag dreigt te worden overschreden, wordt dit door burgemeester en wethouders aan de raad ter autorisatie voorgelegd. Dit gebeurt voor afwijkingen met een minimum van € 50.000 én meer dan 2% aan uitgaven of inkomsten.

Kleinere afwijkingen kunnen ook ter autorisatie worden voorgelegd indien deze als politiek en/of bestuurlijk gevoelig worden beoordeeld. De autorisatie gebeurt via de tussentijdse rapportage, als bedoeld in artikel 5.

Afwijkingen aan het einde van het begrotingsjaar, die niet eerder in een rapportagemoment zijn geautoriseerd door de raad worden toegelicht in de jaarrekening en worden via vaststelling van de jaarrekening door de raad geautoriseerd.

3. Voor investeringen die niet in de begroting zijn opgenomen, leggen burgemeester en wethouders vooraf een investeringsvoorstel aan de raad voor.

1. Burgemeester en wethouders informeren de raad gedurende het jaar door middel van twee tussenrapportages over de realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zo nodig voorstellen ter wijziging van de begroting.

2. De inrichting van de tussenrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

3. Burgemeester en wethouders informeren de raad middels de tussenrapportage ook over de ontwikkeling van de grondexploitaties.

1. De materiële vaste activa worden afgeschreven overeenkomstig de bij deze verordening behorende tabel met afschrijvingstermijnen. Afwijking van deze tabel is slechts mogelijk bij raadsbesluit. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen, tenzij zij behoren tot een groep van activa.

2. Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden niet geactiveerd tenzij deze binnen afzienbare tijd gevolgd worden door een investering in materiële vaste activa. De kosten komen in dat geval ten laste van de investering en worden in maximaal vijf jaar lineair afgeschreven. In de andere gevallen worden de kosten in het betreffend jaar in één keer afgeboekt.

3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

4. Bij investeringen wordt begonnen met afschrijven in het jaar na ingebruikname van het activum.

1. Burgemeester en wethouders stellen een nota reserves en voorzieningen op waarin het beleid ten aanzien van de indeling, vorming en besteding van reserves en voorzieningen wordt bepaald.

2. Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar de nota reserves en voorzieningen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst.

3. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken.

2. De toerekening van de indirecte kosten wordt gebaseerd op het algemene opslagpercentage dat in de begroting is opgenomen.

3. Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar dit systeem van kostentoerekening.

1. Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar de nota grondbeleid op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

• a.

  de strategische visie van het toekomstige grondbeleid van de gemeente;

• b.

  te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

• c.

  de verwerving en uitgifte van gronden;

• d.

  de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden.

2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarverslaggeving wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden en dergelijke.

3. Verwachte verliezen op grondexploitatiecomplexen worden op eindwaarde via een verliesvoorziening ten laste van het resultaat getroffen. Een directe afwaardering op een complex vindt alleen in die gevallen plaats bij de complexen die niet verder ontwikkeld worden. De gronden worden na afwaardering overgedragen naar de materiële vaste activa.

1. Burgemeester en wethouders nemen in een treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het dagelijkse risico- en kasbeheer. Burgemeester en wethouders regelen daarbij tevens de administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie.

2. Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar het treasurystatuut op actualiteit en informeren de raad over de uitkomst.

3. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

1. Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar de nota risicomanagement & weerstandsvermogen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst.

2. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

1. Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar de nota verbonden partijen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst.

2. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

1. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole de kaders vast, waaronder:

• a.

  de gunningcriteria en bijbehorende wegingsfactoren;

• b.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de jaarlijkse controle van de jaarverslaggeving.

2. Elk jaar wordt tijdens een overleg tussen de auditcommissie en de accountant vastgesteld aan welke onderwerpen van de jaarrekening de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. Dit zijn de zogenaamde speerpunten van controle (maximaal drie per jaar).

3. Jaarlijks wordt de uitvoering van de controle in een opdrachtbrief vastgelegd.

1. In het najaar voert de accountant een interim-controle uit. Na het uitvoeren van de interim-controle brengt de accountant een managementletter uit.

2. De managementletter en de reactie daarop van burgemeester en wethouders worden in de auditcommissie besproken.

1. Begin van het jaar voert de accountant de jaarrekeningcontrole uit over het afgelopen boekjaar. Na het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole brengt de accountant een verslag van bevindingen uit.

2. Het verslag van bevindingen en de reactie daarop van burgemeester en wethouders worden in de auditcommissie, voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarverslaggeving, besproken.

3. Voor 1 juni van het volgende jaar worden de gecontroleerde jaarverslaggeving (inclusief accountantsverklaring), het verslag van bevindingen met de reactie van burgemeester en wethouders hierop aan de raad ter beschikking gesteld.

4. Indien de accountant bij een controle afwijkingen, waarvoor geen afdoende verklaringen gegeven kunnen worden, constateert en de afwijkingen leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift van deze melding aan burgemeester en wethouders.

5. Als basis voor het normenkader en controleprotocol gelden deze verordening, het bestek van de aanbesteding van de accountant en het totale actuele beleid (inclusief verordeningen) van de gemeente Barneveld.

1. De gemeenteraad benoemt de leden van de auditcommissie, waarbij van elke fractie in de gemeenteraad maximaal één lid kan worden afgevaardigd in de auditcommissie. De plaatsvervangende leden van de auditcommissie worden door de fracties aangewezen.

2. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de auditcommissie worden door de gemeenteraad benoemd.

3. De concerncontroller is secretaris van de auditcommissie.

1. Het lid van burgemeester en wethouders dat financiën in zijn portefeuille heeft is vaste adviseur van de auditcommissie.

2. De in het eerste lid bedoelde adviseur kan zich laten bijstaan door ambtelijke adviseurs.

3. De rekenkamercommissie en de accountant zijn adviseur van de auditcommissie.

1. De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar.

2. Van de vergaderingen wordt een afsprakenlijst gemaakt, die ter kennisname van de gemeenteraad wordt gebracht.