mandaat-, volmacht en machtigingbesluit reorganisatie domein ondernemen & leefomgeving

Artikel 1 begripsomschrijving

In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:

Mandaat: Mandaat is volgens artikel 10:1 Awb de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of enig ander persoon of college met openbaar gezag bekleed) een besluit te nemen. Een besluit is volgens artikel 1:3 Awb een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling, gericht dus op rechtsgevolg, bijvoorbeeld het afgeven van vergunningen en ontheffingen op grond van de algemene plaatselijke verordening. Kenmerk van mandaat is dat de bevoegdheid niet overgaat, maar in naam van de mandans wordt uitgeoefend. De mandans blijft dan ook verantwoordelijk voor de uitoefening van de bevoegdheid. Mandaat is eigenlijk de publiekrechtelijke tegenhanger van de volmacht uit het privaatrecht.

Volmacht: Volmacht heeft betrekking op het besluiten tot en het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen in naam van het bestuursorgaan bijvoorbeeld het sluiten van een overeenkomst. Artikel 10:12 verklaart de hele afdeling 10.1.1 over mandaat van de Awb van overeenkomstige toepassing op de volmacht.

Machtiging: Hiervan is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Dit zijn weer handelingen die geen privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn of geen besluiten zijn in de zin van artikel 1:3 Awb. Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie, het vragen van inlichtingen, het uitbrengen van advies of het afsluiten van een straat. Artikel 10:12 verklaart de hele afdeling 10.1.1 over mandaat van de Awb van overeenkomstige toepassing op de machtiging.

Algemeen

het college : college van burgemeester en wethouders van Moerdijk.

A. Ten aanzien van mandaat

a. mandaat : de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de mandans) een besluit te nemen in de zin van artikel 1:3 Awb;

b. mandans : degene die het mandaat verleent;

c. mandataris : degene die het mandaat ontvangt.

B. Ten aanzien van volmacht

a. volmacht : de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de Volmacht-verlener) te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen en deze te verrichten;

b. volmachtverlener : degene die de volmacht verleent;

c. volmachtontvanger : degene die de volmacht ontvangt.

C. Ten aanzien van machtiging

a. machtiging : de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de machtiging-verlener) feitelijke handelingen te verrichten;

b. machtigingverlener : degene die de machtiging verleent;

c. machtigingverkrijger: degene die de machtiging ontvangt.

Artikel 2 Algemeen

1. Het college c.q. de burgemeester kan mandaat, volmacht of machtiging verlenen aan de volgende mandatarissen, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers: portefeuillehouders, gemeentesecretaris, domeinregisseurs, en teamleiders of voor de uitvoering van een taak speciaal aangewezen medewerkers/adviseurs. Er kan ook mandaat, volmacht of machtiging worden verleend aan personen die niet in een ondergeschikte positie tegenover de mandans, volmachtverlener of machtigingverlener verkeren. Bij mandaat aan een domeinregisseur of teamleider wordt de domeinregisseur of teamleider bedoeld van het domein dat aan het begin van het hoofdstuk genoemd wordt. In het hoofdstuk “Algemeen” wordt met teamleider alle teamleiders bedoeld.

2. Bij de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in het schema wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.

Artikel 3 Bevoegde personen bij mandaatverlening

1. De aan de gemeentesecretaris toegekende bevoegdheden/verantwoordelijkheden worden bij afwezigheid toegekend aan de plaatsvervangend gemeentesecretaris.

2. Het aan een bepaalde functionaris opgedragen mandaat, volmacht of machtiging wordt geacht eveneens opgedragen te zijn aan diens leidinggevende en aan de door het college als zodanig benoemde plaatsvervanger. Daarnaast kunnen teamleiders horizontaal worden vervangen door een teamleider van hetzelfde domein. Domeinregisseurs worden vervangen door de teamleiders van hun domein.

3. Waar een bevoegdheid wordt gemandateerd aan een medewerker, wordt bedoeld de medewerker van het team waaronder de bevoegdheid in de mandatenlijst is geplaatst. Het mandaat geldt voor de medewerker die belast is met de uitvoering van de genoemde bevoegdheden.

4. Indien een bevoegdheid gemandateerd wordt aan een projectleider, wordt hiermee ook bedoeld de medewerkers die tijdelijk als projectleider worden aangesteld. De bevoegdheden gelden dan voor de duur van het project en binnen eventueel vooraf gestelde kaders en budgetten.

5. De concerncontroller en de stafadviseur veiligheid hebben dezelfde bevoegdheden als een teamleider, zoals opgenomen in hoofdstuk “Algemeen”.

6. Indien een bevoegdheid is uitgeoefend door een plaatsvervanger, dient dit in de ondertekening tot uitdrukking te worden gebracht door gebruikmaking van de woorden “bij afwezigheid” of ‘’plv (plaatsvervanger) ’’.

7. Indien een bevoegdheid aan een externe functionaris wordt gemandateerd wordt daarmee het mandaat eveneens geacht te zijn opgedragen aan de manager van de betrokken functionele afdeling binnen de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4 Grenzen aan mandaat, volmacht of machtiging

1. Een in mandaat-, volmacht- of machtigingverhouding te nemen besluit dient vooraf aan het college c.q. de burgemeester te worden voorgelegd, indien:

a. het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerde beleid. Bij gebruikmaking van de hardheidsclausule in verordeningen dient bij de adviesnota aan het college een advies van concerncontrol gevoegd te worden;

b. het besluit niet past binnen de daartoe bestemde budgetten;

c. de betrokken portefeuillehouder of de burgemeester dit kenbaar heeft gemaakt;

d. bij het besluit meerdere wethouders betrokken zijn;

e. bij betrokkenheid van meerdere afdelingen één van de afdelingen over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht;

f. het besluit onderwerp is van een politieke discussie en/of in de publiciteit is geweest;

g. er persoonlijke betrokkenheid van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger bij het te nemen besluit bestaat;

h. artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is; of indien de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger enige twijfel koestert of zulks het geval is.

2. Ingeval de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger op basis van het bepaalde in het eerste lid een te nemen besluit voorlegt aan het college c.q. de burgemeester, nemen deze bestuursorganen het besluit zelf of geven de condities, waaronder de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger gebruik mag maken van zijn bevoegdheid, zulks onverminderd het bepaalde in het vierde lid.

3. Ingeval artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is, neemt het college het besluit zelf.

4. Indien door de mandataris wordt gehandeld in strijd met het bepaalde in het eerste lid van dit artikel, doet dit niets af aan de rechtsgeldigheid van het in mandaat genomen besluit, met uitzondering van het besluit dat is genomen in strijd met het eerste lid onder g van dit artikel.

5. De bevoegdheden in het kader van het budgethouderschap dienen in acht te worden genomen.

6. Indien de uitoefening van een gemandateerde bevoegdheid leidt tot een besteding van boven de € 50.000,-- en hiervoor nog geen krediet gevoteerd is, is instemming van de portefeuillehouder vereist, tenzij dit bij een specifieke bevoegdheid anders is geregeld.

7. Indien de uitoefening van een gemandateerde bevoegdheid leidt tot een besteding van boven de € 100.000,-- en hiervoor nog geen krediet gevoteerd is, is instemming van de portefeuillehouder vereist na advies van de bestuursadviseur financiën of de concerncontroller, tenzij dit bij een specifieke bevoegdheid anders is geregeld.

Artikel 5 Reikwijdte mandaat-, volmacht- of machtigingverstrekking

1. Indien het college c.q. de burgemeester mandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin des woord, onverminderd het bepaalde in het tweede lid van artikel 2. Naast het nemen van besluiten in positieve of negatieve zin wordt hieronder dan ook mede verstaan:

- Het nemen van alle voorbereidende besluiten cq ontwerpbesluiten;

- Het intrekken van het besluit;

- Het geven van inlichtingen c.q. houden van voorlichtingsbijeenkomsten;

- Het uitreiken van een gespecificeerd bewijs van ontvangst e.d.;

- Het vaststellen van formulieren voor het indienen van aanvragen e.d.;

- Verdagen en/of uitstellen of verlengen beslistermijn;

- Verzoeken om aanvullende informatie;

- Het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

- Het stellen van nadere voorwaarden;

- Het toekennen van bedragen in termijnen;

- Het toekennen van voorschotten;

- Het afleggen van verantwoording aan het rijk;

- Het bekend maken van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

- Het toezenden van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

- Alle andere besluiten die genomen moeten worden en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid.

2. Correspondentie in het kader van de voorbereiding en/of uitvoering van door het gemeentebestuur te nemen/genomen besluiten, kortom alle gewone correspondentie die geen rechtsgevolgen heeft, kan de ambtenaar zelf (in eigen naam) ondertekenen, tenzij in dit besluit anders is geregeld. Tevens is de ambtenaar bevoegd tot algemene voorbereidingshandelingen die geen besluit opleveren. Dit is inherent aan de uitoefening van de functie van de betreffende ambtenaar. Onder algemene correspondentie en algemene handelingen worden bijvoorbeeld verstaan:

a. Het schriftelijk verstrekken en toezenden van gegevens en informatie;

b. Het opvragen van inlichtingen, bescheiden en kosteloze adviezen aan derden;

c. Het versturen van uitnodigingen voor een hoorzitting;

d. Het horen van belanghebbenden tijdens een hoorzitting;

e. Kennisgeving ter inzage legging besluit/aanvraag;

f. Het uitreiken van een algemeen bewijs van ontvangst;

g. Het toezenden/doorzenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

h. Het bekend maken van besluiten;

i. Verzoeken om aanvullende informatie;

j. Geven van algemene informatie, geen besluiten zijnde;

k. Uitvoeren van de doorzendplicht;

3. Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een volmachtontvanger wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling, waartoe worden gerekend de bevoegdheid om eventuele daarmee samenhangende rechtshandelingen voor de afwikkeling en transport van notariële akten te verrichten, ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten, die hiermee verband (kunnen) houden.

Artikel 6 Ondertekening

1. Daar waar door het college c.q. de burgemeester een bevoegdheid is verleend tot het nemen van een besluit, wordt tevens de bevoegdheid tot ondertekening verleend, voor zover dit niet wettelijk is uitgesloten.

2. In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens mandaat, volmacht of machtiging. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden: Het college van burgemeester en wethouders c.q. de burgemeester, namens dezen c.q. namens deze, en dan de functie en naam van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger.

Artikel 7 Vertegenwoordiging en procesbesluiten

1. Aan de teamleiders, ieder voor zover het hun team betreft, wordt de bevoegdheid verleend tot het instellen van gerechtelijke middelen, hieronder wordt het volgende begrepen:

a. het starten van verhaals- en incassoprocedures,

b. het nemen van procesbesluiten

c. het aanspannen van civielrechtelijke procedures.

d. het voeren van verweer in strafrechtelijke en civielrechtelijke procedures.

2. Aan de medewerkers, ieder voor zover het hun team betreft, wordt de bevoegdheid verleend tot het aanspannen van bestuursrechtelijke procedures en het voeren van verweer in bestuursrechtelijke procedures.

3. De teamleiders en de medewerkers wordt daarbij de bevoegdheid verleend tot het verrichten van alle proceshandelingen, die het belang van de gemeente dienen.

4. Aan de teamleiders, ieder voor zover het hun eigen team betreft, wordt de bevoegdheid verleend om bij geschillen te besluiten tot het volgen, uitvoeren en bewaken van een mediationtraject.

5. Bij het voeren van mediation of het volgen van de “nieuwe zaaksbehandeling” van de rechtbank wordt aan de teamleiders onderhandelingsruimte toegekend om tot een oplossing van het conflict te komen.

6. Aan de medewerkers wordt de bevoegdheid verleend tot het doen van aangifte bij de politie van vernieling, inbraak, diefstal en schade aan gemeentelijke eigendommen e.d. Tevens hebben de medewerkers de bevoegdheid de schade te verhalen op de veroorzaker daarvan, waaronder begrepen het desgewenst voegen in eventuele strafrechtelijke procedures.

7. De teamleiders zijn bevoegd bovengenoemde bevoegdheden over te dragen aan hun medewerkers.

Artikel 8 Aanhaling, overgangsrecht en inwerkingtreding

• 1.

  Dit besluit wordt aangehaald als het “Algemeen Mandaat-, Volmacht- en Machtigingbesluit”.

• 2.

  Het besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 3.

  Het besluit is van toepassing met betrekking tot aanvragen waarop, op het moment van inwerkingtreding van dit besluit, nog niet is beslist.

• 4.

  Het “Algemeen Mandaat-, Volmacht- en Machtigingbesluit” vastgesteld op 11 december 2018 wordt hierbij (gedeeltelijk) ingetrokken.