Instructie voor de griffier van de gemeente Rijssen-Holten 2020

Ondertekening

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1 Algemene uitgangspunten

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen met betrekking tot (ambtelijke) ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

De griffier biedt ondersteuning bij de uitoefening van de rechten van de raad(sleden).

Lid 1 is opgenomen om aan te geven dat de raad met het instellen van de griffie niet alleen een pro-cedurele / administratieve bedoeling heeft gehad maar meer ambitie.

Artikel 2 Agendering

De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium. De commissievergaderingen worden door de voorzitters in samenwerking met de griffie voorbereid. De griffier en de andere bij de griffie werkzame werknemers nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

In het kader van de uitoefening van de in artikel 1 lid 1 genoemde taken kan de griffier een lange termijn agenda opstellen. In deze agenda worden de speerpunten van de raad in de resterende raadsperiode weergegeven.

Artikelen 3 en 4 Bijstand voorzitters en vergaderingen van de raad, de raadscommissies en het presidium

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. De grif-fier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel ge-draagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. De grif-fier zal aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raads-commissies ondersteunen.

Artikel 5 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet kunnen in een verordening nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels ge-steld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 6 Ambtelijke bijstand

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor wordt uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand. In het tweede lid is geregeld dat de griffier rechtstreeks informatie kan inwinnen bij de onder de verant-woordelijkheid van het college vallende ambtelijke organisatie.

Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning, die meer tijd vergen dan de kortstondige beant-woording van een technische vraag, in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belang-rijke taak voor de griffier kan zijn de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voor-komen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Nader overleg met de gemeentesecretaris vindt plaats met het oog op de beschikbare ambtelijke capaciteit en de eventuele verstoring van de werkplanning. In de verordening op de ambtelijke bij-stand worden de spelregels rond de ambtelijke ondersteuning verder uitgewerkt.

Artikel 7 Organisatie griffie

De andere bij de griffie werkzame werknemers vallen onder het gezag van de griffier. Er is voor ge-kozen dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken.

Artikel 8 Budgetbeheer

De raad stelt via het vaststellen van de begroting in feite alle budgetten vast. Echter voor de uitvoe-ring van haar eigen activiteiten en de activiteiten van de griffie stelt de raad uitvoeringsbudgetten vast. Dit betreft budgetten voor o.a. representatie, abonnementen, reis- en verblijfkosten en oplei-dingen. Ook kan de raad zichzelf budgetten toewijzen voor fractieondersteuning. Daarnaast is er een budget voor de personele bezetting van de griffie. Voor deze budgetten moet in het kader van de betreffende regelgeving een budgethouder worden aangewezen. Overeenkomstig de werkwijze binnen de rest van de ambtelijke organisatie van de gemeente en om praktische redenen wordt de griffier als budgethouder aangewezen.

Artikel 9 Verhindering

Ten aanzien van het verlenen van verlof is de werkgeverscommissie verantwoordelijk voor de grif-fier. De wettelijke grondslag daarvoor ligt vanaf 1 januari 2020 in de Cao Gemeenten en het Perso-neelshandboek Rijssen-Holten. De griffier is door de werkgeverscommissie gemandateerd tot het verlenen van verlof aan de bij de griffie werkzame werknemers.

Artikelen 10 Vervanging

Bij vervanging van de griffier geldt voor de plaatsvervanger deze instructie voor de griffier. Naast de twee reguliere vervangers die door de raad zijn aangewezen voor het griffierswerk in brede zin, is voor het commissiewerk in enge zin de mogelijkheid opgenomen om andere bij de griffie werkzame werkzame werknemers in commissievergaderingen incidenteel op te kunnen laten treden als plaats-vervangend griffier. Dit komt de persoonlijke ontwikkeling ten goede en draagt bij aan de expertise en professionaliteit binnen de griffie.

Artikel 11, 12 en 13 Onvoorziene omstandigheden, inwerkingtreding en citeertitel

De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich.