Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Achtkarspelen houdende regels omtrent klankbordgesprekken (Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Achtkarspelen 2019)

1. De raad stelt aan het begin van een nieuwe raadsperiode een commissie in die periodiek gesprekken voert met de burgemeester.

2. De commissie voert tijdens de ambtsperiode elk jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

3. In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval na honderd dagen vanaf zijn/haar benoeming een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.

4. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

5. De verslagen van de gesprekken wegen mee bij het oordeel over een herbenoeming van de burgemeester.

1. De raad kiest de commissie uit zijn midden.

2. De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van de raad waaronder in elk geval 2 leden (fractievoorzitters) van de Vertrouwenscommissie zoals bedoeld in de ‘Verordening Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Achtkarspelen 2018’.

3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

4. De commissiesamenstelling geldt voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

1. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

2. De voorzitter leidt het gesprek, waarborgt het open en lerende karakter van het gesprek, waakt voor politiek geladen bijdragen en let op de verdeling van de spreektijd.

3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

2. De reguliere gesprekken worden gevoerd tenminste vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

3. De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.

1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

2. De commissie legt bij klankbordgesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

3. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, tweede lid, en 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.

4. De betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden alleen gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en van de door dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van informanten, waarbij artikel 7 lid 3 van deze verordening in acht wordt genomen. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

5. Raadsleden kunnen, gelet op de geheimhouding conform artikel 86 van de Gemeentewet, slechts kennisnemen van de inhoud van de verslagen wanneer zij hiertoe een rechtstreeks verzoek indienen bij de griffier.

6. De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7. De commissie en de raad zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.

8. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

9. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, op de personen bij wie overeenkomstig artikel 9, tweede lid van deze verordening informatie is ingewonnen en op een eventuele externe gespreksleider.

1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorgaande gesprek in te zien.

2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. In samenspraak met de burgemeester kan in de voorbereiding door leden van de commissie worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van openbare orde en veiligheid, de gemeentesecretaris en de griffier of een samenwerkingspartner van een andere gemeente of gemeenschappelijke regeling. Van ieder gesprek worden de conclusies vastgelegd, die als inbreng dienen bij het klankbordgesprek.

4. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

5. Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de griffier mee.

6. Bij verhindering van twee of meer leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3. Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4. Tijdens het gesprek komen de volgende elementen aan bod:

• a.

  terugblik op gemaakte afspraken voorgaand gesprek;

• b.

  reflectie op profielschets/rollen van de burgemeester;

• c.

  reflectie op rollen van de gemeenteraad;

• d.

  toekomstverkenning;

• e.

  gemeentelijke ontwikkelingen;

• f.

  gevolgen van ontwikkelingen voor invulling ambt burgemeester/gemeenteraad;

• g.

  afspraken.

1. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4. Het verslag wordt voor raadsleden, onder geheimhouding, ter inzage gelegd bij de griffier.

5. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

6. Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken inzien.

1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het origineel van het vastgestelde verslag.

2. Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 hieraan stelt.

3. Alle overige bescheiden die in het bezit zijn van de voorzitter en de leden van de commissie worden onmiddellijk vernietigd.

4. Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester door de griffier vernietigd.

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Achtkarspelen 2019.