Regeling vervallen per 20-03-2025

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard houdende regels omtrent gegevensverstrekking persoonsgegevens en aangehaakte gegevens (Reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens Valkenswaard 2018)

Geldend van 31-12-2019 t/m 19-03-2025

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard houdende regels omtrent gegevensverstrekking persoonsgegevens en aangehaakte gegevens (Reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens Valkenswaard 2018)

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard;

Gelet op:

  • •

    art. 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);

  • •

    de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);

  • •

    art. 156 Gemeentewet;

  • •

    Verordening gegevensverstrekking BRP Valkenswaard 2014.

b e s l u i t e n:

vast te stellen het:

Reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens en aangehaakte gegevens

Artikel 1 - Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • a.

    Wet: de wet basisregistratie personen;

  • b.

    Verordening BRP: verordening gegevensverstrekking basisadministratie personen

  • c.

    BRP: de basisregistratie personen;

  • d.

    AVG: algemene verordening gegevensbescherming

  • e.

    Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • f.

    Beheerder BRP: degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders;

  • g.

    Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de BRP van de gemeente is opgenomen;

  • h.

    Overheidsorganen: een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed;

  • i.

    Beheerder datadistributie en gegevensmagazijn: degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de binnengemeentelijke distributie van gegevens en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders;

  • j.

    Datadistributiesysteem: systeem dat zorgt voor de distributie van gegevens uit een van de basisregistraties naar taak specifieke applicaties;

  • k.

    Gegevensmagazijn: systeem voor opslag en inzage van gemeentelijke basisgegevens die door bronapplicaties worden aangeleverd

  • l.

    Derde: elke natuurlijke persoon, niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elk rechtspersoon, die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag bekleed is;

  • m.

    Ketenpartner: een partij die de gemeente ondersteunt bij het uitvoeren van wettelijke taken of deze namens de gemeente uitvoert;

  • n.

    Openbare lichamen: de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba;

Artikel 2 - Toegang tot de BRP

Gelet op artikel 3.8 van de wet BRP hebben toegang tot BRP c.q. GBA-V:

  • a.

    de beheerder van de BRP;

  • b.

    de door de beheerder BRP aangewezen medewerkers die zijn belast met de bijhouding van de BRP en de daaruit voortvloeiende taken;

  • c.

    de in bijlage 1 vermelde overheidsorganen, op grond van artikel 3 van de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen, voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens voor de uitvoering van de wettelijke taak.

Artikel 3 – Toegang tot persoonsgegevens via het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn

Gelet op van artikel 6 lid 1 sub e van de AVG hebben toegang tot persoonsgegevens via het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn:

  • a.

    de beheerder van het datadistributie systeem en gegevensmagazijn;

  • b.

    medewerkers die gebruik maken van een van de in bijlage 2 genoemde taak specifieke applicaties die zijn aangesloten op het datadistributiesysteem;

  • c.

    medewerkers die aannemelijk kunnen maken dat zij voor de uitvoer van de wettelijke taken inzage nodig hebben in de gegevens die zijn opgenomen in het gegevensmagazijn. De hiervoor beschikbare raadpleeg profielen van het gegevensmagazijn zijn opgenomen in bijlage 2.

Artikel 4 – Incidentele verstrekkingen aan overheidsorganen

Met inachtneming van artikel 3.8 van de Wet BRP en achtneming van artikel 6 van de AVG worden aan in de bijlage 3 vermelde overheidsorganen incidenteel gegevens verstrekt voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens en onder vermelding van welk doel.

Artikel 5 –Verstrekkingen aan ketenpartners

Met in achtneming van artikel 3.8 van de Wet BRP en artikel 6 lid 1 onder e van de AVG worden gegevens verstrekt aan een ketenpartner, wanneer deze ketenpartner aannemelijk kan maken dat hij deze gegevens nodig heeft voor de uitvoer van de wettelijke taak die door de gemeente is uitbesteed. Gegevens worden alleen aan deze ketenpartner verstrekt nadat er een door de gemeente en de betreffende ketenpartner een verwerkersovereenkomst is afgesloten.

Artikel 6 - Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan een medewerker van de gemeente wordt slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.

Artikel 7 - Verstrekkingen aan derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Op grond van artikel 3.9 van de Wet BRP kunnen, op schriftelijk verzoek gegevens worden verstrekt aan:

  • a.

    natuurlijke personen of een ingeschrevene;

  • b.

    de in de bijlage 4 vermelde rechtspersonen, voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens en onder vermelding van welk doel.

Gegevensverstrekking als genoemd in dit artikel vindt alleen plaats door de beheerder van de BRP of door medewerkers die door de beheerder hiervoor zijn aangewezen. Daarnaast vindt deze gegevensverstrekking niet plaats indien het vermoeden bestaat dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene onevenredig wordt geschaad.

Artikel 8 - Verstrekkingsbeperking

De in de artikelen 4, 5, 6 en 7 bedoelde gegevensverstrekking vindt plaats met inachtneming van het in de Wet BRP in artikelen 3.21 en 3.10 en artikel 6 lid 1 onder e vastgelegde ten aanzien van de verstrekking van gegevens.

Artikel 9 - Terugmeldplicht

De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 Wet BRP en de artikelen 27 en 28 Besluit BRP.

Artikel 10 - Protocolplicht

  • 1. De beheerder van de BRP houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met art. 3.11 Wet BRP.

  • 2. De beheerder van de BRP regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.

Artikel 11 - Beveiliging

De beheerder van de BRP treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vast te stellen beveiligingsplan.

Artikel 12 - Onvoorziene gevallen

In gevallen, de uitvoering van de verordening betreffende, waarin dit reglement of de AVG niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 13 – Slotbepalingen

  • 1. Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens Valkenswaard 2018”.

  • 2. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking

  • 3. Het reglement “Wet Basisregistratie personen”, dat is vastgesteld op 17 juni 2014 wordt ingetrokken met ingang van de dag van bekendmaking van dit reglement.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders van gemeente Valkenswaard d.d. 27 november 2018

De burgemeester,

Drs. A.B.A.M. Ederveen

De secretaris,

R.F.W. van Eijck

Bijlage 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente

Overheidsorganen die rechtstreekse toegang hebben tot de BRP

Conform artikel 2 van het reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens hebben rechtstreekse toegang tot de BRP:

  • 1.

    de beheerder van de BRP en de door de beheerder BRP aangewezen medewerkers die zijn belast met de bijhouding van de BRP en de daaruit voortvloeiende taken.

  • 2.

    Overheidsorganen die op grond van artikel 3 van de verordening gegevensverstrekking BRP inzage mogen hebben in de BRP en deze inzage niet via datadistributie of het gegevensmagazijn kunnen verkrijgen. Aan deze medewerkers wordt een algemeen autorisatie profiel toegekend op basis van de wettelijke taken die zij uitvoeren

 

Voor rechtstreekse toegang tot de BRP zijn drie profielen vastgesteld:

  • •

    Profiel 1: Medewerkers BRP

  • •

    Profiel 2: Applicatiebeheer BRP

  • •

    Profiel 3: Algemeen profiel raadplegen

Categorie gegevens (inclusief historische categorieën)

Profiel 1

Profiel 2

Profiel 3

 

 

 

 

Persoon

X

X

X

Ouder

X

X

 

Nationaliteit

X

X

 

Huwelijk/geregistreerd partnerschap

X

X

 

Overlijden

X

X

 

Inschrijving/geheimhouding

X

X

 

Verblijfplaats

X

X

X

Kind

X

X

 

Verblijfstitel

X

X

 

Gezagsverhouding

X

X

 

Reisdocument

X

X

 

Verwijsgegevens

X

X

 

Adres

X

X

X

Bewoning

X

X

X

Kiesrecht

X

X

 

Aantekening

X

X

 

Wettelijk kader

Profiel

Wet BRP, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen

Profiel 1

Applicatiebeheer van de BRP applicatie

Profiel 2

Aanvragen ten behoeve van de vervulling van een taak van algemeen belang

Profiel 3

Adresonderzoekstaken toezichthouder BRP/BOA

Profiel 3

Bijlage 2: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente door middel van het datadistributie systeem en inzage in het gegevensmagazijn

Overheidsorganen die zijn aangesloten op het datadistributiesysteem

Conform het gestelde in artikel 3 lid b van het reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens ontvangen medewerkers die gebruik maken van een taak specifieke applicatie die is aangesloten op het datadistributiesysteem, persoonsgegevens uit de BRP.

Wanneer een taak specifieke applicatie wordt aangesloten op het datadistributiesysteem kan een convenant worden afgesloten met de betreffende binnengemeentelijke afnemer, waar onder meer in is opgenomen:

  • a.

    taakbeschrijving, werkproces en doelbinding;

  • b.

    gegevensset en personenset;

  • c.

    wijze van raadplegen en autoriseren;

  • d.

    naleving privacy;

  • e.

    informatiebeveiliging;

De volgende taak specifieke applicaties zijn aangesloten op het datadistributiesysteem:

  • •

    Key2Burgerzaken

  • •

    Key2Begraven

  • •

    Verseon

  • •

    VRiS

  • •

    Key2Financiën

  • •

    SquitXO

  • •

    Suite4Werk&Inkomen

  • •

    Zorgned

  • •

    Key2Parkeren

  • •

    Melddesk

  • •

    Key2Subsidies

  • •

    Procura verkiezingen

  • •

    Exxcellence zaaksysteem

  • •

    Exxcellence KlantContactSysteem

 

Overheidsorganen die inzage hebben in het gegevensmagazijn

Conform het gesteld in artikel 3 lid c van het reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens hebben medewerkers, die aannemelijk kunnen maken dat zij voor de uitvoering van de wettelijke taken inzage nodig hebben in persoonsgegevens, toegang tot persoonsgegevens door middel van inzage in het gegevensmagazijn. Aan een medewerker wordt een inzage autorisatie toegekend op basis van het profiel dat is toegekend aan de werkzaamheden die deze medewerker uitvoert. Voor het verkrijgen van inzage in het gegevensmagazijn is een procedure opgesteld.

Categorie gegevens

Profiel 1

Profiel 2

Profiel 3

Profiel 4

Persoon

X

X

X

X

Ouders

 

X

X

X

Nationaliteit

 

 

X

X

Huwelijk/geregistreerd partnerschap

X

X

X

X

Overlijden

X

X

X

X

Inschrijving/kiesrecht

 

 

 

X

Verblijfplaats

X

X

X

X

Kind

 

X

X

X

Verblijfstitel

 

 

X

X

Gezagsverhouding

 

X

X

X

Reisdocument

 

 

 

X

Verwijsgegevens

X

X

X

X

Adres

X

X

X

X

Bewoning

X

X

X

X

Geheimhouding

X

X

X

X

Proces/taak

Profiel

WMO, zorgtaken en taken in het kader van de participatiewet, tenzij aparte regelgeving van toepassing.

3

Wet op de leerplicht, leerlingenadministratie, leerlingenvervoer

2

Wet woz, uitvoering gemeentelijke belastingen (Gemeentewet)

2

Uitvoering WMO en Jeugdzorg

3

Invordering belastingen

2

Koninklijke onderscheidingen en overige decoraties

1

Huisvestingstaakstelling

3

Handhaving en (adres)onderzoekstaken BOA’s

1

ICT: (applicatie)beheer van systemen die persoonsgegevens verwerken

4

Controle naw-gegevens en registratie post (archiefwet)

1

Diverse vergunningen, omgevingsvergunning

1

APV

1

Personeelsadministratie t.b.v. pensioenen raadsleden/wethouders

en wachtgelden gemeentepersoneel

1

Bijhouding begraafplaatsadministratie, grafrechten, wet op de lijkbezorging

2

Administratie afvalstoffen en reinigingsrechten

1

Openbare orde en veiligheid, rampenbestrijding, wijkgericht werken

1

Gehandicaptenparkeerkaart

1

Controle gegevens voor aanschrijven burgers in verband met uitvoering

juridische procedures

1

Drank en horeca vergunningen

1

Gemeentelijke opsporingsambtenaren

1

Uitvoering en handhaving parkeerbeleid

1

Winkeltijden

1

Aanvragen ten behoeve van de vervulling van een taak van algemeen belang

1

Het doel waarvoor de gegevensuitwisseling plaatsvindt

Voor toegang tot de persoonsgegevens uit de BRP door middel van het datadistributiesysteem of inzage in het gegevensmagazijn, geldt dat deze toegang plaatsvindt in het kader van een eenduidige en juiste gegevensverwerking voor gemeentelijke taken.

Bescherming persoonlijke levenssfeer

De verantwoordelijke (= het college van burgemeester en wethouders) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

 

Bijlage 3: Incidentele verstrekking aan overheidsorganen

Conform artikel 4 Reglement Wet basisregistratie personen vinden de volgende incidentele verstrekkingen plaats

Orgaan

Taak

Gemeentelijke teams die zich bezig houden met de toekomstvisie van de gemeente

het onderzoeken van de toekomstvisie en nieuwe ontwikkelingen in de gemeente

Gemeentelijke teams die zicht bezig houden met het beheer van openbare ruimten

Het aanschrijven bewoners in verband

met werkzaamheden en/of overlast

Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost

Werkzaamheden m.b.t. rampenbestrijding

Centrum voor muziek en dans

Het aanschrijven van leerlingen

Bestuurssecretariaat

Leeftijds- of huwelijksjubilea

Een verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens in een basisadministratie in Aruba, Curaçao, Sint Maarten of één van de openbare lichamen (Bonaire, St. Eustatius en Saba).

Algemene en administratieve gegevens ten behoeve van de verwerking van gegevens in een basisadministratie

Voorwaarden verstrekking:

  • -

    Ad-hoc op initiatief van de aanvrager

  • -

    Gegevensverstrekking wordt aangeleverd op papier

  • -

    De verwerking vindt plaats door het betreffende team

De volgende gegevens worden verstrekt:

  • 1.

    naam, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), voorvoegsels

  • 2.

    adres, straatnaam, huisnummer, huisletter, postcode en gemeentedeel of locatiebeschrijving en postcode en gemeentedeel

  • 3.

    identificatienummers (A-nummer, BS-nummer)

  • 4.

    oudergegevens, bestaande uit:

    • -

      naam, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), voorvoegsels

    • -

      datum, plaats en land van overlijden

    • -

      datum vertrek en gemeente waarheen

    • -

      datum vertrek en land en adres waarheen

  • 5.

    huwelijksgegevens

  • 6.

    overlijdensgegevens

 

Incidentele verstrekking:

Een incidentele verzoek om gegevensverstrekking van persoonsgegevens door overheidsorganen wordt afzonderlijk beoordeeld op rechtmatigheid en doelmatigheid (conform schema gegevensverstrekking NVVB). Wanneer een incidenteel verzoek om gegevensverstrekking plaatsvindt vanuit het gegevensmagazijn wordt deze tevens getoetst aan de AVG.

 

Bijlage 4: Verstrekkingen aan derden met een gewichtig maatschappelijk belang

Conform artikel 7 Reglement Wet basisregistratie personen

Op verzoek van een derde kunnen aan hem gegevens worden verstrekt voor zover:

  • -

    de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt of

  • -

    de derde een gerechtvaardigd belang heeft voor de verstrekking, dit belang mag de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet in de weg staan (verstrekkingsbeperking), artikel 3.21 van de wet BRP is hierop van toepassing.

De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op:

  • -

    algemene gegevens over de naam

  • -

    geslacht

  • -

    geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner

  • -

    geslachtsnaam eerdere echtgenoot/geregistreerde partner

  • -

    naamgebruik

  • -

    adres

  • -

    bijhoudingsgemeente

  • -

    geboortedatum

  • -

    overlijdensdatum

Aan de volgende derden kunnen gegevens worden verstrekt:

Categorie derde BRP

Gewichtig maatschappelijk belang

Instanties op het gebied van culturele dienstverlening.

Bevorderen van culturele en maatschappelijke vaardigheden inwoners.

Tegengaan van analfabetisme.

 

Instellingen of organisaties die werkzaamheden binnen de gemeente verrichten op het terrein van:

  • -

    Algemene/geestelijke gezondheidszorg

  • -

    Belangenbehartiging vervolgingsslachtoffers

  • -

    gehandicaptenzorg

  • -

    jeugdwelzijnswerk

  • -

    kinderopvangwerk

  • -

    maatschappelijke dienstverlening

  • -

    migrantenhulp

  • -

    ouderenzorg / ondersteuning

  • -

    reclassering/verslaafdenzorg

  • -

    schuldhulpverlening

  • -

    sociaaljuridische zorgverlening

  • -

    sociale werkvoorziening

  • -

    thuiszorg

   

Ondersteunen van organisaties en instellingen die de belangen van de inwoners van de gemeente vertegenwoordigen

 

Sportorganisaties en –verenigingen

Stimuleren sport en beweging

Woningcorporaties

Eerlijke woonruimteverdeling. Tegengaan illegale (spook) bewoning

Ziekenhuizen

Patiëntenzorg, het verlenen medische zorg, innen van rekeningen i.v.m. die zorg

 

Niet gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen

Bijhouding begraafplaatsadministratie en uitvoering Wet op de Lijkbezorging

Universiteiten

Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek

Instellingen, verenigingen of stichtingen met een maatschappelijk of filantropisch doel

Ondersteunen van maatschappelijke of filantropische doelen. Bijvoorbeeld het Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank etc. )

Een overheidsorgaan van, dan wel een persoon of organisatie gevestigd in een land binnen de Europese Unie. (met toestemming van de ingeschrevene)

Het dienen van een Nederlands publiek belang

Buitenlandse niet EU-overheden , dan wel persoon of organisatie gevestigd in een land buiten de Europese Unie. (met toestemming van de ingeschrevene)

Het dienen van een Nederlands publiek belang bij de uitvoering van een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie dat in de verstrekking van gegevens voorziet

Overheidsorganen van de Caribische landen (Aruba, Curaçao en Sint Maarten) en het Caribisch deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) (met toestemming van de ingeschrevene)

Het dienen van een Nederlands publiek belang

Buitenlandse rechtspersonen (o.a. instellingen voor sociale zorg en zekerheid) (met toestemming van de ingeschrevene)

Het dienen van een Nederlands publiek belang

Rechtspersonen die niet in de gemeentelijke verordening benoemd zijn (met toestemming van de ingeschrevene / gezaghouder)

Werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang, waarbij het doel verschillend van aard kan zijn per aanvrager

Schriftelijke toestemming:

Wanneer de door een ingeschrevene vooraf aan een derde verstrekte schriftelijke toestemming ouder is dan 6 weken, worden gegevens niet verstrekt.

Proportionaliteitsbeginsel:

Een verzoek om gegevensverstrekkingen van een derde met een gewichtig maatschappelijk belang wordt afzonderlijk beoordeeld op rechtmatigheid en doelmatigheid en zal alleen plaatsvinden nadat op basis van het proportionaliteitsbeginsel een belangen afweging is gemaakt.

Doel verstrekkingen:

De verstrekking vindt plaats in het kader van de zorg en taak van de aan hun opgedragen taak.

Vastgesteld door de burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard d.d. 27 november 2018