Regeling vervallen per 01-05-2010

Verordening op het financieel beleid en beheer en de financiële organisatie van het Stadsdeel Amsterdam Oud Zuid van de Gemeente Amsterdam

Geldend van 19-05-2009 t/m 30-04-2010

Artikelen versie 19 mei 2009

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het stadsdeel Oud-Zuid en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • b.

    Rechtmatigheid: Ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met de geldende wet - en regelgeving, waaronder stadsdeel verordeningen, besluiten van het Dagelijks Bestuur en stadsdeelraad

  • c.

    Doelmatigheid: De mate waarin de afgesproken prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • d.

    Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

  • 1. De stadsdeelraad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

  • 2. De stadsdeelraad stelt per programma vast de beoogde maatschappelijke effecten en de vertaling daarvan in indicatoren;

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

  • 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

Artikel 4. Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen.

  • 1. De stadsdeelraad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2. Indien het Dagelijks Bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het Dagelijks Bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

  • 3. Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf de stadsdeelraad en neemt pas een besluit, nadat de stadsdeelraad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het Dagelijks Bestuur te kunnen uiten voor zover het betreft niet bij de begroting vastgestelde budgetten betreffende :

    • •

      Investeringen groter dan € 50.000 aangezien deze in principe geactiveerd moeten worden;

    • •

      Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties;

    • •

      Nieuwe meerjarige verplichtingen.

  • 4. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

  • 1. Het Dagelijks Bestuur biedt voor het zomerreces van het begrotingsjaar de Kadernota aan met daarin opgenomen:

    • •

      een overzicht van de bestuurlijk relevante ontwikkelingen;

    • •

      een afwijkingenrapportage over de beleidsrealisatie in het lopende jaar;

    • •

      de voorgestelde wijzingen van de lopende begroting op programmaniveau;

    • •

      de financiële kaders voor het komende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur biedt in de maand december de Technische eindnota aan teneinde het voorkomen van onnodige toelichtingen van over- en onderschrijdingen bij de jaarrekening.

3. Financieel beleid

Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1. De materiele activa met economisch nut  worden overeenkomstig hun economische levensduur lineair afgeschreven. Activa met een aanschafwaarde van minder dan € 50.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd

  • 2. Activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij stadsdeelraadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij stadsdeelraadsbesluit wordt het actief lineair afgeschreven in een door de stadsdeelraad aan te geven tijdsduur.

Artikel 7. Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van het stadsdeel wordt het systeem van kostentoerekening gehanteerd waartoe de stadsdelen in 2008 hebben besloten.

Artikel 8. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen.

Het Dagelijks Bestuur doet de stadsdeelraad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de tarieven, heffingen en prijzen.

Artikel 9a. Weerstandsvermogen

Het dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in de begroting of in een kaderstellende nota aandacht besteden aan de systematiek en uitgangspunten van de berekening van het weerstandsvermogen. Daarnaast actualiseert het Dagelijks Bestuur jaarlijks in de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en geeft daarenboven inzicht in:

  • a.

    de solvabiliteit;

  • b.

    de netto schuld per inwoner.

Artikel 9b. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • a.

    de kwaliteit van de dienstverlening van de stadsdeelorganisatie aan de inwoners van het stadsdeel;

  • b.

    de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

  • c.

    de kosten van inhuur derden, onderverdeeld naar advies en interim management;

  • d.

    de huisvestingskosten;

  • e.

    de automatiseringskosten;

  • f.

    de budgetteen voor de raad, de griffie de rekenkamer c.q. commissie met de rekenkamerfunctie en de accountant;

en plaatst deze ter vergelijking in een meerjarig perspectief.

Artikel 9c. Subsidies

In de paragraaf subsidies, of in een bijlage bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in ieder geval een overzicht van de subsidies aan instellingen en ondernemingen.

4. Financieel beheer en interne controle

Artikel 10. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het stadsdeel als geheel;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de stadsdeelproductie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het stadsdeel beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11. Interne controle

Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beleid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatievoorziening, en de rechtmatigheid van de beheersbehandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

5. Financiële organisatie

Artikel 13. Financiële organisatie

  • 1. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast:

    • a.

      een eenduidige inrichting van de stadsdeelorganisatie;

    • b.

      een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

    • c.

      de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

    • d.

      de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productrealisatie.

Artikel 14. Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking twee weken na publicatie.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam “Financiële verordening van het stadsdeel Oud-Zuid”.

Toelichting

1

Noot
1

[Toelichting: Artikelsgewijze toelichting op verordening artikel 212 GW

Artikel 1. Definities

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG). Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.

Artikel 2. Programma-indeling

Dit artikel bevat de bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s wordt bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het Dagelijks Bestuur de producten aan de programma’s toewijst.

Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. Het stadsdeel kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet).

De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. In de korte versie is deze keuze vertaald naar het beschikbaar stellen van budgetten per programma en dus niet naar het beschikbaar stellen van budgetten per prioriteit / deelprogramma waarvoor in de lange versie wordt geopteerd.

Tevens is geen aanvullend lid opgenomen over het zogenaamd SMART-maken van de begroting. Binnen Oud-Zuid wordt hier al in gezamenlijkheid aan gewerkt en een dergelijk aanvullend lid is ook geen wettelijk voorschrift.

Overigens is het niet de bedoeling van dit artikel 2 dat elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken overhoop worden gehaald. Als de indeling en gebruikte indicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

In aanvulling op het BBV wordt in lid 1 van dit artikel bepaald dat het Dagelijks Bestuur zowel bij de begroting als in het jaarverslag (dus niet jaarrekening), de raad informeert over de onderverdeling van een programma in producten.

In lid 2 wordt de verplichting in het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen, nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven.

Artikel 4. Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen

Dit artikel bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. De autorisatie van de baten en lasten vindt, in navolging van artikel 2, plaats op programmaniveau. Het aantal tussentijdse begrotingswijzingen kan hierdoor beperkt blijven en worden in principe alleen nog via de Kadernota en de Technische eindnota aan de raad voorgelegd. Autorisatie is volgens het BAPG uiteindelijk ook nog in de jaarrekening mogelijk indien die overschrijdingen binnen de beleidskaders van de gemeenteraad vallen. Dat betreft ook de inzet van hogere inkomsten om overschrijdingen te compenseren. Formeel is dit in strijd met het budgetrecht en dient dus door de raad geautoriseerd te worden. Echter indien het gaat om “direct gerelateerde opbrengsten” dan is, volgens het BAPG ook autorisatie via de jaarrekening mogelijk. Het blijft echter een onrechtmatige handeling, maar de accountant zal die niet mee laten wegen bij zijn oordeel over de rechtmatigheid, aldus het BAPG.

Tenslotte bestaat uiteraard nog altijd de mogelijkheid om in elke raadsvergadering een begrotingswijziging in te dienen.

Dreigende overschrijdingen op een programmabudget dient het Dagelijks Bestuur aan de raad te melden met een voorstel tot dekking dan wel met een voorstel voor bijstelling van het beleid.

In artikel 3 worden expliciet de besluiten van het Dagelijks Bestuur genoemd welke vooraf aan de stadsdeelraad voorgelegd moeten worden voor zover het betreft niet bij de begroting

vastgestelde budgetten.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

Met dit artikel wordt vastgelegd dat er nog één tussentijdse rapportage bestaat en dat is de Kadernota, met in ieder geval de volgende onderdelen:

  • 1Een overzicht van de bestuurlijk relevante ontwikkelingen welke een rol kunnen / moeten spelen bij beleidswijzigingen op de diverse terreinen. De beleidsbepaling zelf vindt primair plaats bij de vaststelling van beleidsnota’s.
  • 2Een afwijkingenrapportage over de realisatie van de in begroting opgenomen effecten en prestaties. Het gaat hier om de monitoring van de beleidsrealisatie.
  • 3De voorgestelde wijzigingen van de lopende begroting op programmaniveau. Dit is de “oude” Voorjaarsnota. De ambitie is nog steeds om het aantal wijzigingen zodanig terug te dringen dat de behandeling van de Kadernota geen 2de begrotingsbehandeling wordt.
  • 4De financiële kaders voor het komende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.

Al deze onderdelen zijn er op gericht om de raad in een vroegtijdig stadium haar rol te kunnen vervullen in de voorbereiding van de komende begroting. De voorgestelde wijzigingen plus de financiële kaders geven aan wat de financiële mogelijkheden voor volgend jaar en de naaste toekomst zijn. Dit plus de bestuurlijk relevante ontwikkelingen alsmede de informatie over de voortgang in de beleidsrealisatie zijn de basis voor het geven van kaders aan het college voor de invulling van de begroting voor het komend jaar.

De technische eindnota (lid 2) gaat over begrotingswijzigingen die het budgetrecht van de raad betreffen. Het gaat daarbij om de volgende wijzigingen:

  • 1Budgettair neutrale wijzigingen. Hiermee wordt bedoeld: een reallocatie van budgetten, bijvoorbeeld omdat deze thuishoren in een ander programma, ander product of een andere kostenplaats. Daarnaast kan het gaan om centraal geboekte budgetten die worden verdeeld over producten en programma’s. Hierbij heeft de raad reeds ingestemd met het hiermee gevoerde beleid.
  • 2Het verwerken van een verhoging van subsidies/ doeluitkeringen.
  • 3Wijzigingen op grond van reeds genomen DB- en/of raadsbesluiten na vaststelling van de Kadernota 2009 – 2012 / Voorjaarsnota 2008.
  • 4Verschuivingen over de jaren binnen het kader van sturen op saldo bij projecten (zoals besloten in de Voorjaarsnota 2006).
  • 5Bijstelling van de inkomsten Stadsdeelfonds, rente en winstuitkering.
  • 6Wijzigingen in de kostenverdeelstaat.
  • 7Extra dekking van de personeelskosten uit de projecten.

Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa

De basis van dit artikel is het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet waarin is bepaald dat de verordening in elk geval regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. In de geest van de verkorte versie is er voor gekozen om dit onderwerp in dit artikel te regelen en geen aparte nota over dit onderwerp op te stellen.

Ter uitwerking van artikel 6.1 zal het dagelijks bestuur periodiek een overzicht vaststellen waarin de economische levensduur van de diverse activa binnen het stadsdeel is vastgelegd.

Artikel 7. Kostprijsberekening

Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In 2008 hebben de stadsdelen in het kader van het project “Uniforme tarieven” besloten om voor die berekening eenzelfde systeem te hanteren.

Artikel 8. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven op de diverse terreinen wordt jaarlijks tegelijkertijd met de begroting ter vaststelling aan de raad voorgelegd.

Artikel 9. Administratie

Onder dit artikel zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

Artikel 10. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën van het stadsdeel en of de (financiële) beheershandelingen die er aan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Dit artikel draagt het college op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole het stadsdeel zelf nagaat of de cijfers in de administratie een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik

De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft er toe geleid dat in de model-verordening van de VNG hieraan een apart artikel is gewijd.

Dit artikel bepaalt dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. De uiteindelijke keuze om hiervoor in meer of mindere mate regels in verordeningen op te nemen, is een politiek besluit dat bij de raad en het college thuishoort.

Het treffen van afdoend beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt overigens deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant.

De algemene regels zijn vastgelegd in het in juni 2008 opnieuw uitgebrachte brochure “Hoe zit het ook alweer”, met als ondertitel “Informatie over integriteit in Stadsdeel Oud-Zuid”.

Artikel 12. Financiële organisatie

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het Dagelijks Bestuur bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. Deze uitgangspunten vormen kaders voor het Dagelijks Bestuur waaraan hij zich moet houden.

Vastgesteld zijn reeds:

  • 1De “Regeling omtrent de inrichting van de ambtelijke organisatie van stadsdeel Oud-Zuid 2006”.
  • 2Het “Volmacht- en machtigingsbesluit Oud-Zuid” van 27 mei 2008”
  • 3Het “Mandaatbesluit en mandaatregister 2008/2” van 17 november 2008”

In de eerste helft van 2009 zullen nog vastgesteld worden:

  • 1“Inkoopprocedure Oud-Zuid”
  • 2“Regeling budgetbeheer”

De gehanteerde kostenverdeelsleutels zullen jaarlijks in de begroting en jaarrekening toegelicht worden.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de verordening 212 die is vastgesteld door de stadsdeelraad op 29 oktober 2003. De ”oude” verordening vervalt van rechtswege.

Artikel 14. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee men in de stukken van het stadsdeel naar deze verordening kan verwijzen.]