Regeling ambtelijke organisatie gemeente Kerkrade 2002

Geldend van 01-01-2011 t/m 31-12-2010

Intitulé

REGELING AMBTELIJKE ORGANISATIE GEMEENTE KERKRADE 2002

Het college van de gemeente Kerkrade;

overwegende,

- dat met ingang van 7 maart 2002 de Wet dualisering gemeentebestuur in werking is getreden;

- dat met ingang van voormelde datum het formele kader van het Kerkraads bestuursbestel duaal van karakter is;

- dat de eerder door de raad vastgestelde "Organisatieverordening gemeente Kerkrade 2001" van rechtswege ophoudt te bestaan aangezien de daaraan ten grondslag liggende formele basis is vervallen;

- dat met ingang van voormelde datum het college bevoegd is regels te stellen ten aanzien van de organisatie van het onder het college ressorterend ambtelijk apparaat;

- dat het college in dat kader een regeling omtrent de ambtelijke organisatie noodzakelijk acht;

gelet op artikel 160, eerste lid, sub c, van de Gemeentewet;

in overeenstemming met het Georganiseerd Overleg en de Ondernemingsraad;

BESLUIT:

vast te stellen de navolgende

REGELING AMBTELIJKE ORGANISATIE GEMEENTE KERKRADE 2002

Hoofdstuk 1 De structuur van het ambtelijk apparaat

Artikel 1
  • 1. Het ambtelijk apparaat van de gemeente Kerkrade wordt ingedeeld in organisatorische eenheden.

  • 2. Het college kan besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. Het beheer van een dergelijk verband wordt opgedragen aan een projectleider. Tot het instellen van een dergelijk verband wordt niet besloten dan nadat het Directieteam is gehoord.

Artikel 2
  • 1. Als organisatorische eenheden als bedoeld in artikel 1, eerste lid, worden ingesteld:

    a. Bestuursdienst;

    b. sector Stad;

    c. sector Samenleving;

    d. sector SoZaWe.

  • 2. Naast de organisatorische eenheden zoals aangegeven in het eerste lid, bestaat er een door de raad ingestelde griffie zoals bedoeld in de "Organisatieverordening raadsgriffie der gemeente Kerkrade 2002".

  • 3. De bepalingen zoals in deze regeling zijn neergelegd gelden voor de organisatorische eenheden zoals vermeld in het eerste lid, tenzij anders aangegeven.

Artikel 3
  • 1. Het algemeen beheer van een organisatorische eenheid berust bij het college.

  • 2. Onder toezicht van het college is het dagelijks beheer opgedragen aan de directeur van de betreffende organisatorische eenheid en aan de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur.

Artikel 4
  • 1. Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kan het college, op voorstel van een directeur, de hoofdstructuur van elke organisatorische eenheid zoals bedoeld in artikel 2, onderverdelen in afdelingen.

  • 2. Tot wijziging van de hoofdstructuur van iedere organisatorisch eenheid wordt niet besloten dan nadat het personeel danwel een representatief te achten vertegenwoordiging daarvan, op basis van door het college te geven richtlijnen bij de voorbereiding van de wijziging van de hoofdstructuur is betrokken.

Artikel 5
  • 1. De directeuren van de organisatorische eenheden worden, op aanbeveling van de gemeentesecretaris, benoemd en ontslagen door het college.

  • 2. Tot benoeming van de gemeentesecretaris door het college wordt niet overgegaan dan nadat het personeel hierbij op de voorgeschreven wijze is betrokken.

Hoofdstuk 2 Het ambtelijk apparaat in relatie tot de bestuursorganen

Paragraaf 1

Ambtelijk apparaat en uitoefening van bestuursbevoegdheid

Artikel 6
  • 1. Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het college respectievelijk de burgemeester voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de besluitbevoegdheid mandateren aan door hen aan te wijzen functionarissen.

  • 2. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college respectievelijk de burgemeester, uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.

  • 3. Het college respectievelijk de burgemeester verwerken hun besluiten tot het verlenen van mandaat in een verzamelbesluit, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd.

Paragraaf 2

Uitvoerende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het ambtelijk apparaat

Artikel 7
  • 1. Het aan de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur respectievelijk de directeur van een organisatorische eenheid zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, opgedragen dagelijks beheer, omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van die eenheden.

  • 2. Tot het dagelijks beheer van een organisatorische eenheid zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, wordt eveneens gerekend het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.

Artikel 8
  • 1. Ter uitvoering van het bepaalde in het vorige artikel en onverlet het bepaalde in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, treedt het college in overleg met de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur en met de directeuren van de onderscheidene organisatorische eenheden als bedoeld in artikel 2, eerste lid. Voor een begrotingsjaar komt het college daartoe met ieder van hen overeen het budget van elke organisatorische eenheid, tenminste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget.

  • 2. Indien geen overeenstemming wordt bereikt zoals bedoeld in het eerste lid jo. artikel 7, tweede lid, stelt het college deze aangelegenheid eenzijdig vast.

Artikel 9
  • 1. Tot het gemeentelijk middelenbeleid als bedoeld in artikel 7 en artikel 8, eerste lid, worden in ieder geval gerekend:

    - het personeelsbeleid;

    - het informatiebeleid;

    - het organisatiebeleid;

    - het financiële beleid;

    - het aanschaffingsbeleid;

    - het automatiseringsbeleid;

    - het huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk apparaat.

  • 2. De Bestuursdienst is belast met de coördinatie, toetsing en de evaluatie van het gemeentelijk middelenbeleid. Het college stelt nadere regels omtrent de voorbereiding en evaluatie van dit beleid voor zover dit aan de organisatorische eenheden is opgedragen en de rapportage door de directeuren en de gemeentesecretaris als algemeen directeur, inzake de uitvoering ervan. De directeur Bestuursdienst is bevoegd tot het rechtstreeks rapporteren aan het college inzake rekening en verantwoording.

  • 3. Onverminderd het bepaalde in deze paragraaf en onder verwijzing naar de Archiefwet, is de gemeentearchivaris bevoegd het college gevraagd danwel ongevraagd te adviseren aangaande de aan hem op grond van de Archiefwet toekomende taken en bevoegdheden.

Hoofdstuk 3 Werkwijze van het ambtelijk apparaat

Paragraaf 1

Het directieteam

Artikel 10
  • 1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur, respectievelijk de directeuren van de organisatorische eenheden zoals bedoeld in artikel 2, tweede lid, regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming "Directieteam".

  • 2. De gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur, is voorzitter van het directieteam.

  • 3. De voorzitter van het directieteam kan in incidentele gevallen functionarissen aanwijzen die tevens aan het overleg deelnemen.

  • 4. De in het eerste lid bedoelde leden van het directieteam wijzen elk afzonderlijk in geval van afwezigheid wegens verlof, ziekte of anderszins een plaatsvervanger aan. In geval van afwezigheid van de voorzitter wijst deze een ander lid als voorzitter aan.

  • 5. Als secretaris van het directieteam treedt op een op voordracht van het directieteam, door het college aan te wijzen ambtenaar. De secretaris van het directieteam vervult een ondersteunende en bewakende rol naar zowel de voorzitter van het directieteam als het directieteam en draagt, mede in overleg met de algemeen directeur, tevens zorg voor:

    - de agendering van de vergaderingen van het directieteam;

    - de vastlegging van de besluiten van het directieteam.

Artikel 11
  • 1. De voorzitter van het directieteam stelt, op voorstel van de secretaris van het directieteam, de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het directieteam vast. De directeuren kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter of de secretaris.

    De secretaris zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het directieteam.

  • 2. Het directieteam draagt, binnen daartoe door het college gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeente-secretaris en diens taak, zorg voor:

    a. organisatorische eenheid-overschrijdende beleidscöordinatie en integrale advisering op hoofdlijnen en

    b. organisatorische eenheid-overschrijdende vormgeving van het middelenbeleid.

  • 3. Het in het tweede lid, sub a, vermelde taakgebied bevat o.a. als deeltaken:

    - aangeven van langere-termijnontwikkelingen;

    - advisering over bestuursopdrachten;

    - coördinatie en bewaking van de beleidscyclus;

    - vertaling van bestuursbesluiten in concrete werkplannen voor de ambtelijke organisatie.

  • 4. Het in het tweede lid, sub b, vermelde taakgebied bevat o.a. als deeltaken:

    - het op voorstel van de directeur Bestuursdienst adviseren aan het college over de uitgangspunten van het te voeren middelenbeleid zoals het personeels-, organisatie- en huisvestingsbeleid, het financieel beleid en het informatiserings- en automatiseringsbeleid;

    - stimulering van een cultuur die bevorderlijk is voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie;

    - advisering aan het college over het instellen van tijdelijke, organisatorische verbanden tussen de eenheden zoals bedoeld in artikel 1, tweede lid;

    - sturing en beheersing van al dan niet tijdelijke, horizontale, interdisciplinaire samenwerkingsverbanden

  • 5. De in het derde en vierde lid vermelde adviserende taken en de daarbij gegeven adviezen worden gevraagd en ongevraagd door het directieteam aan het college uitgebracht.

  • 6. Het directieteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen.

  • 7. De leden van het directieteam streven in hun besluitvorming zoveel als mogelijk unanimiteit na. Indien consensus in het directieteam ontbreekt, wordt bij meerderheid van stemmen besloten. Bij het staken van stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.

Paragraaf 2

De voorzitter van het directieteam

Artikel 12

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 7, 8, eerste en tweede lid, en 9 bevordert de voorzitter van het directieteam een goede samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Hij doet, indien noodzakelijk en met inachtneming van het bepaalde in artikel 14, voorstellen aan het college tot het geven van richtlijnen aan de directeuren om de samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 13

De voorzitter van het directieteam ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de directeuren, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

Artikel 14

De voorzitter van het directieteam is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van andere leden van het directieteam doorkruisen dan wel inperken. Hij kan deze bevoegdheden alleen uitoefenen nadat:

a. hij dit van te voren in het directieteam besproken heeft;

b. het college hiermee heeft ingestemd.

Paragraaf 3

Procedures

Artikel 15
  • 1. Indien een zaak het taakgebied van een andere organisatorische eenheid raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatorische eenheid aanvullend advies aan de andere organisatorische eenheid.

  • 2. De organisatorische eenheid die aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel als mogelijk in overleg met de, met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatorische eenheid, teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

  • 3. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de organisatorische eenheid die met de voorbereiding of uitvoering belast is.

  • 4. Een organisatorische eenheid kan ook uit eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De voorzitter van het directieteam wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.

  • 5. Bij blijvend verschil van inzicht voegt de organisatorische eenheid die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, tijdig, de aanvullende adviezen onverkort aan het eigen advies toe.

    Bij blijvend verschil van inzicht tussen de organisatorische eenheden voegt de voorzitter van het directieteam zijn standpunt uitdrukkelijk toe aan de adviezen, welke vervolgens ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd.

Artikel 16

Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming "Bestuursopdracht".

Artikel 17
  • 1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de organisatorische eenheid tot wier taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

  • 2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een organisatorische eenheid uitstrekt én ten aanzien van die zaak geen toepassing is gegeven aan het gestelde in artikel 1, tweede lid, wijst het college op voorstel van het directieteam een organisatorische eenheid aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

Paragraaf 4

Directeuren van de organisatorische eenheden zoals vermeld in artikel 2, eerste lid

Artikel 18
  • 1. Binnen de vastgestelde hoofdstructuur en onverlet het bepaalde in artikel 1, tweede lid en artikel 4, regelt de directeur de indeling van zijn organisatorische eenheid.

  • 2. Van zijn op grond van het eerste lid genomen besluiten doet de directeur schriftelijk mededeling aan het college en aan het directieteam.

Artikel 19
  • 1. Periodiek en in elk geval op nader door het college aangegeven tijdstippen legt de directeur van een organisatorische eenheid aan het college verantwoording af over het door hem gevoerde dagelijks beheer. Hij brengt hiertoe aan hen een managementrapportage (marap) uit.

  • 2. Het college stelt nadere regels vast omtrent de inrichting van de managementrapportage.

Hoofdstuk 4 Financieel management en de administratieve organisatie van de gemeente

Artikel 20
  • 1. Op grond van de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet worden door de raad in één of meerdere verordening(en) in elk geval de navolgende aangelegenheden geregeld:

    a. de uitgangspunten voor het gemeentelijk financieel beleid en regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie, zoals nader aangegeven in artikel 212, tweede lid, van de Gemeentewet;

    b. regels ten aanzien van de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie, o.m. ter waarborging van een rechtmatigheidstoets van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie, het een en ander zoals bedoeld in artikel 213, van de Gemeentewet;

    c. het door het college periodiek te verrichten onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.

  • 2. Het college geeft ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde verordeningen, nadere regels door middel van een uitvoeringsbesluit en instructies voor functionarissen belast met financiële zaken zoals bedoeld in dit artikel.

Artikel 21
  • 1. De gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur respectievelijk de directeuren van de organisatorische eenheden zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, zijn ervoor verantwoordelijk dat de door hen bij het college ingediende beleidsvoorstellen en adviezen tot besluitvorming zijn getoetst op:

    a. de rechtmatigheid en doelmatigheid;

    b. de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op hand-having van de vastgestelde begrotingsdiscipline;

    c. de doelmatigheid en de juistheid van de gevolgde en de te volgen procedure;

    d. toedeling van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt.

  • 2. Deze toetsing vindt in ieder geval plaats aan de hand van de verordeningen en (uitvoerings)besluiten als bedoeld in artikel 20.

Hoofdstuk 5 Slot- en overgangsbepalingen

Artikel 22
  • 1. Voor uiterlijk 1 januari 2004, brengt de voorzitter van het directieteam aan het college een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens deze verordening bepaalde. Vervolgens brengt hij zodanig rapport om de twee jaar uit en voorts op ieder tijdstip, wanneer hij zulks nodig acht. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft bij voorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid.

  • 2. De in het eerste lid bedoelde rapporten en het standpunt van het college vormen, onderwerp van bespreking in de Ondernemingsraad en in de Commissie voor georganiseerd overleg in ambtenaren-zaken.

Artikel 23

Voor zover dit nodig is, kan door het college voor bepaalde aangewezen organisatorische eenheden of delen daarvan afwijkende en/of aanvullende regels worden gesteld.

Artikel 24
  • 1. Voor zover uit hoofdstuk 4 van deze verordening taken en verantwoordelijkheden voortvloeien die betrekking hebben op dienstjaren vóór het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling, berusten deze bij de functionarissen die voor dat tijdstip met overeenkomstige taken en verantwoordelijkheden waren belast, tenzij hiervoor in onderling overleg een andere regeling wordt getroffen.

  • 2. Tot het tijdstip van inwerkingtreding van op grond van deze regeling te nemen nadere besluiten, blijven op de daarin nader te regelen aangelegenheden betrekking hebbende richtlijnen en instructies, die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn vastgesteld, zoveel als mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 25
  • 1. Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling ambtelijke organisatie gemeente Kerkrade 2002".

  • 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van 7 maart 2002.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van de gemeente Kerkrade tijdens zijn vergadering van 8 oktober 2002.
Aldus vastgesteld door het college van de gemeente Kerkrade tijdens zijn vergadering van 8 oktober 2002.
J.J.M. Som. mr. C.M. Kuikman.