PRIVACYREGLEMENT GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING WERK EN INKOMEN LEKSTROOM

In dit reglement laat de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Voor gemeenschappelijke regelingen geldt dit ook. Voor WIL gaat het om taken op het gebied van het sociaal domein. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van overheidsorganisaties. Het beschermen van de privacy is complex en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan en de privacy waarborgen.

Artikel 1. Wetgeving en definities

Tot 25 mei 2018 was de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. Deze wet regelde het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Vanaf 25 mei 2018 is de Wbp komen te vervallen en vervangen door een Europese verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast is de uitvoeringswet AVG gekomen. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

• •

  Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

• •

  Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

• •

  Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld: naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

• •

  Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

• •

  Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

• •

  Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen.

Artikel 2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van WIL. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen WIL plaatsvinden.

Artikel 3. Verantwoordelijke

De bestuursorganen van WIL zijn verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens WIL worden uitgevoerd. De bestuursorganen van WIL zijn de voorzitter, het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur.

Artikel 4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• •

  verzamelen, vastleggen en ordenen;

• •

  bewaren, bijwerken en wijzigen;

• •

  opvragen, raadplegen, gebruiken;

• •

  verstrekken door middel van doorzending;

• •

  verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;

• •

  samenbrengen, met elkaar in verband brengen;

• •

  afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag aanwezig moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• •

  om een verplichting na te komen die in de wet staat;

• •

  voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel van is;

• •

  om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;

• •

  voor de goede vervulling van de publieke taak van het overheidsorgaan;

• •

  wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

WIL zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt WIL alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe WIL dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van WIL en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

WIL geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

Artikel 5. Transparantie en communicatie

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij WIL. Bij het verzoek bekijkt WIL altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt WIL altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

WIL informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan WIL geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop WIL met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat WIL persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt, tenzij dit in redelijkheid niet van WIL kan worden verwacht; bijvoorbeeld in het geval van opsporing en handhaving.

Verwijdering

WIL bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de taken die aan haar zijn overgedragen of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• •

  Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan WIL te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

• •

  Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

• •

  Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij WIL om dit te corrigeren.

• •

  Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan WIL te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• •

  Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

• •

  Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. WIL zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. In de nabije toekomst kan dit ook via Mijnoverheid.nl worden ingediend. WIL heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal WIL laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij WIL, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan WIL aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Artikel 6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie. Dit betekent niet dat WIL op basis hiervan een besluit neemt. Er vindt altijd een individuele beoordeling plaats.

Big data en tracking

Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, WIL wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig zijn voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

Inzet van camera’s

Cameratoezicht kan binnen WIL gebruikt worden voor het vergroten van veiligheid. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van degenen die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s. WIL kan gebruik maken van cameratoezicht van de gemeenten met wie zij samenwerkt. Dit kunnen algemene camerabeelden zijn in de openbare ruimten van de gemeentelijke gebouwen, maar ook in spreekkamers. Bij gebruik van camera’s in spreekkamers gaat het om het opnemen in beeld en geluid van zogenaamde risicogesprekken . Het gaat om gesprekken van medewerkers met cliënten, waarbij wordt ingeschat dat er sprake kan zijn van verbaal en/of fysiek geweld van cliënten ten opzichte van medewerkers.

Artikel 7. Plichten van WIL

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

WIL is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvoor WIL de verwerkingsverantwoordelijke is. Het register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• •

  De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken;

• •

  De doelen van de verwerking;

• •

  Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• •

  Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• •

  Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

• •

  De termijnen waarbinnen de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• •

  Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. WIL voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking of een grootschalige verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor de gegevensbescherming (Artikel 37 t/m 39, AVG)

WIL heeft een Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren en optreden als contactpersoon van de AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de richtlijnen van WIL op het gebied van privacy.

Voor vragen over privacy kunt u een mail sturen naar privacy@wil-lekstroom.nl. Om rechtstreeks contact op te nemen met de FG kun u een mail sturen naar fg@wil-lekstroom.nl.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt WIL dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de AP. Als dit later dan 72 uur is, wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt WIL dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Verwerkersovereenkomsten

WIL maakt alleen gebruik van verwerkers die voldoende garanties bieden met betrekking tot het toepassen van technische en organisatorische maatregelen om de verwerking te laten voldoen aan de AVG-vereisten. Hiervoor zal zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van een standaard verwerkersovereenkomst voor lokale overheden.

Afsluiting

Als WIL een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van WIL worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van WIL.