Financiële verordening Zaanstad 2019

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Raad: Gemeenteraad van Zaanstad

• b.

  College: College van burgemeester en wethouders van Zaanstad

• c.

  Sector: een organisatie-eenheid die direct onder de directie is geplaatst, belast met een pakket aan samenhangende taken.

• d.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het (doen) functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zaanstad en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• e.

  Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn van financiële beheershandelingen met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten.

• f.

  Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of de mate waarin met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

• g.

  Doeltreffendheid: de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

• h.

  Grondzaken: de aan- en verkoop van onroerende zaken alsmede het tijdelijk beheer ervan, openen, beheren en afsluiten van grondexploitaties, erfpacht en grondbeleid.

• i.

  Meerjaren Perspectief Grondzaken (MPG): voortgangsrapportage, naar de stand van 1 januari respectievelijk 1 juli, waarin het college ten minste inzicht verschaft over de stand van zaken van de lopende grondexploitaties, de kansen en risico’s in deze grondexploitaties en de meerjarige gevolgen voor de algemene reserve grondzaken.

• j.

  Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV): voorschriften voor de begrotings- en verantwoordingsdocumenten van de gemeente.

• k.

  Zaanse project methodiek (ZPM): Met de Zaanse project methodiek worden (investerings)projecten onderscheiden in de volgende 5 fasen:

  • -

    Fase 1 Idee: verkenningsfase, opstarten van een project, wensen en mogelijkheden worden bekeken

  • -

    Fase 2 Globale haalbaarheid: uitvoeren van onderzoek naar de haalbaarheid, kansen en risico’s

  • -

    Fase 3 Programma en financiën: het programma, ontwerp en de financiën worden bepaald

  • -

    Fase 4 Uitvoering: het project wordt uitgevoerd en overdracht naar beheer voorbereid

  • -

    Fase 5 Beheer: het project is overgedragen naar de beheerafdeling en wordt geëvalueerd.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2.

  De programma’s bestaan uit minimaal de onderstaande elementen:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten en prestaties;

  • b.

    de baten en lasten;

  • c.

    de indicatoren met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Voor aanvang van een kalenderjaar biedt het college een overzicht aan met daarin de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de kadernota, de bestuursrapportages en de begroting met de meerjarenraming.

• 2.

  De begroting bevat een paragraaf Investeringen met een totaaloverzicht van alle lopende en toekomstige investeringen voor een periode van tien jaar.

• 3.

  In de paragraaf Investeringen zijn alle investeringen toebedeeld naar begrotingsprogramma’s.

• 4.

  In de paragraaf Investeringen is opgenomen:

  • -

    de raming van de uitputting van eerder geautoriseerd meerjarige investeringen

  • -

    de bijstelling van de kredieten van eerder geautoriseerde meerjarige investeringen

  • -

    de te autoriseren investeringen in het begrotingsjaar

  • -

    een raming van de toekomstig te autoriseren investeringen

• 5.

  In de begroting wordt bij de voorgestelde (nog) te autoriseren investeringen de raming gegeven van de uitputting van het krediet in het begrotingsjaar en de jaren daarna.

• 6.

  Verschuivingen tussen de jaarbedragen van een investering als gevolg van wijzigingen in de planning zijn toegestaan, mits de investering conform de door de raad vastgestelde doelen en voorwaarden wordt gerealiseerd en het totaal beschikbaar gestelde krediet niet wordt overschreden en het moment van start afschrijving niet wijzigt.

• 7.

  In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Het college biedt jaarlijks aan de raad een nota aan, met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.

• 2.

  In de begroting is een post onvoorzien van € 100.000 opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting per programma

  • -

    de bijstelling van het totale krediet van eerder geautoriseerde meerjarige investeringen

  • -

    de kredieten van geplande (meerjarige) benoemde nieuwe investeringen (of investeringsgroepen) in de eerste jaarschijf

• 3.

  Het college geeft bij de begroting aan voor welke nieuwe investeringen de raad op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet ontvangt. De raad kan aanvullend hierop aangeven voor welke nieuwe investeringen hij dat ook wil. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad bedoeld in artikel 8, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 5.

  In de jaarverantwoording geeft het college voor in het boekjaar afgesloten investeringen, op autorisatieniveau van de raad, inzicht in de totale raming ten opzichte van de werkelijke realisatie.

Artikel 6. Investeringen

Het college biedt de raad periodiek een nota Investeringen aan. De nota Investeringen bevat regels voor vervangings- en uitbreidingsinvesteringen. De nota wordt geactualiseerd wanneer materiële wijzigingen daartoe aanleiding geven.

Artikel 6a. Grondzaken en grondexploitaties

• 1.

  Het college biedt bij kadernota en begroting een geactualiseerd Meerjaren Perspectief Grondzaken (MPG) aan. In het MPG wordt minimaal aandacht geschonken aan:

  • a)

    de stand van zaken van de lopende grondexploitaties;

  • b)

    de meerjarige gevolgen voor de Algemene Reserve Grondzaken (ARG) en de reserve Infrastructurele Werken;

  • c)

    de stand van zaken van de overige lopende ruimtelijke ontwikkelingsplannen binnen gebiedsontwikkeling;

  • d)

    de stand van zaken omtrent de gebiedsontwikkeling projecten in voorbereiding;

  • e)

    het verloop van de strategische grondvoorraad.

• 2.

  Het college stelt de te hanteren parameters voor actualisatie van grondexploitaties vast. De geprognosticeerde inflatieparameters worden op grond van informatie uit marktverkenning vastgesteld.

• 3.

  De financiering van grondexploitaties is gekoppeld aan de onderscheiden fasen:

  • a)

    De voorbereidende fase, waarin mogelijkheden worden verkend en op haalbaarheid worden getoetst. Deze fase wordt gedekt uit de algemene middelen.

  • b)

    De uitvoerende fase, waarin er na een go-beslissing van het bevoegd gezag, sprake is van een grondexploitatie. De financiële afwikkeling van de uitvoerende fase loopt over de algemene reserve grondzaken.

• 4.

  de kosten voor de voorbereidende fase als genoemd in lid 3 onder a. mogen door het college worden geactiveerd tot een maximum bedrag van cumulatief € 350.000,- per jaar indien:

  • a)

    bij een faciliterende project (nog) geen duidelijke initiatiefnemer te duiden is, en

  • b)

    het college van oordeel is dat de kans dat de voorbereidende fase leidt tot een haalbaar project groter is dan 75%, en

  • c)

    er wordt voldaan aan de voorwaarden van de stellige uitspraken uit de notitie Grondbeleid in Begroting en Jaarstukken 2019 van de commissie BBV. Deze zijn:

    • i)

      De kosten passen binnen de kostensoortenlijst uit de Wro/Bro

    • ii)

      De kosten mogen maximaal 5 jaar geactiveerd blijven staan

    • iii)

      Plannen tot ontwikkeling van de grond waarvoor de voorbereidingskosten worden gemaakt, moeten bestuurlijke instemming hebben, blijkend uit een raadsbesluit.

  • Voor het activeren van kosten boven de € 350.000,- per jaar is een besluit van de raad vereist

• 5.

  Indien geactiveerde kosten voor de voorbereidende fase moeten worden afgeboekt komen deze ten laste van de algemene reserve grondzaken.

• 6.

  Een grondexploitatie wordt vastgesteld door een besluit van de raad, waardoor deze vanaf dat moment in de uitvoerende fase komt. Het college doet daartoe een voorstel aan de raad. Het voorstel bevat minimaal de volgende onderdelen:

  • a)

    bestuurlijke vastgestelde programma (referentiekader);

  • b)

    lasten- en batenspecificatie per deelfase en het saldo op eindwaarde;

  • c)

    kansen- en risicoanalyse;

  • d)

    planning per deelfase; gemaakte kosten van voorbereiding;

  • e)

    fiscale toets.

    De raad kan bij de vaststelling van de grondexploitatie aangeven voor welke deelfase(n) tot uitvoering mag worden overgegaan en tot welke omvang de daarmee gemoeide lasten en baten zijn geautoriseerd.

• 7.

  Een grondexploitatie wordt herzien op basis van een besluit van de raad. Een herzieningsbesluit van een grondexploitatie is nodig in het geval dat:

  • a)

    de afwijking op lasten en/of baten op eindwaarde groter is dan € 500.000 van de laatst vastgestelde gemeentelijke grondexploitatie of;

  • b)

    het programma substantieel afwijkt van het laatst bestuurlijk vastgestelde programma (referentiekader);

  • c)

    het saldo op eindwaarde meer dan € 500.000 afwijkt van de laatst vastgestelde grondexploitatie;

  • d)

    de raad het college om een herziening verzoekt;

  • e)

    het college een herziening ter besluitvorming aan de raad wil aanbieden.

• 8.

  Een voorstel tot herziening van de grondexploitatie bevat:

  • a)

    de herziene onderdelen a. tot en met c., zoals vermeld in lid 7 van dit artikel, respectievelijk een eenduidige verwijzing naar een eerdere vaststelling ingeval dit onderdeel niet is gewijzigd;

  • b)

    de gerealiseerde lasten en baten tot aan de herziening;

  • c)

    een analyse van de verschillen ten opzichte van de laatst vastgestelde grondexploitatie.

• 9.

  Indien in een actieve grondexploitatie geen lasten en baten meer zijn te verwachten moet verantwoording met een voorstel tot afsluiten van de grondexploitatie uiterlijk binnen 12 maanden door het college aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd De raad kan besluiten een gemeentelijke grondexploitatie of een deelplan binnen een gemeentelijke grondexploitatie eerder af te sluiten, onder de voorwaarde dat op dit deelplan geen baten meer zijn te verwachten en de nog te verwachten lasten zodanig zijn in te schatten dat daarvoor een voorziening kan worden getroffen.

• 10.

  Indien de winst vanuit de verkopen van vastgoed en omzettingen van erfpacht naar voleigendom hoger is dan de jaarlijks begrote taakstelling, wordt deze toegevoegd aan het Investeringsfonds.

Artikel 7. Transformatiefonds

• 1.

  Het Transformatiefonds is een bestemmingsreserve die gevoed wordt met de niet benutte exploitatielasten (begrotingsruimte) die is ontstaan als gevolg van het verplicht activeren van alle investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte.

• 2.

  Het doel van het Transformatiefonds is het bevorderen van de maatschappelijk gewenste (versnelde) realisatie van woningbouwlocaties.

• 3.

  Uit het Transformatiefonds kunnen bijdragen aan investeringen gedekt worden indien aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

  • a)

    De investering draagt bij aan de realisatie van een netto toename van het aantal woningen in Zaanstad. Deze woningen zouden zonder steun in het geheel niet kunnen worden gebouwd.

  • b)

    De investering vindt plaats binnen Bestaand Bebouwd Gebied (BBG), voldoend aan de criteria voor Duurzame Verstedelijking.

  • c)

    De investering draagt aantoonbaar bij aan de verbetering van de (basis)kwaliteit van de fysieke en sociale leefomgeving van de inwoners van de stad.

  • d)

    Inzet geschiedt in afstemming met marktpartij(en), die bewijsbaar ook tot eigen investeringen over gaan.

  • e)

    Er is sprake van aantoonbare maatschappelijke impact (inclusief werkgelegenheid, verduurzaming) en (aannemelijke) effecten van specifieke maatregelen en investeringen op de aantrekkingskracht (en andere aspecten) van de stad.

  • f)

    Voor de berekening van de maximale bijdrage per woning worden de toekomstige baten per woning, te weten onroerend goed belasting en gemeentefondsuitkering, contant gemaakt over een periode van 30 jaar en tegen een discontovoet die gelijk is aan de gemeentelijke rekenrente. Deze berekening wordt in 2021 ten behoeve van de begroting 2022 opnieuw gemaakt en daarna eens in de vijf jaar geactualiseerd. De maximale bijdrage per woning bedraagt € 10.000,--.

  • g)

    Ook kosten verband houdend met bijvoorbeeld de verwerving van gronden en gebouwen, sanering, aanpak van hinderende milieucontouren ( dmv best beschikbare technieken; BBT-plus), herbestemming van erfgoed, aanleg van infrastructuur, parkeeroplossingen, etc. kunnen in aanmerking komen voor een bijdrage uit het Transformatiefonds, mits aantoonbaar leidend tot extra woningbouw.

  • h)

    De bijdrage uit het Transformatiefonds wordt gefaseerd naar rato van ontwikkeling (niet alle publieke investeringen ineens als eerste), uitgaande van een evenwichtige verdeling van voorinvesteringen tussen publiek en privaat.

• 4.

  De toekomstige baten per woning, te weten onroerend goed belasting en gemeentefondsuitkering, dienen als dekking van de met de investering gepaard gaande rentelasten. Zaanstad hanteert een systematiek van totaalfinanciering. Het aflossen van schulden als gevolg van de inzet van het transformatiefonds maakt ook deel uit van deze systematiek.

• 5.

  Een bijdrage uit het Transformatiefonds aan een investering vergt een apart raadsbesluit.

• 6.

  Het raadsvoorstel, zoals vereist in lid 5, bevat een advies van de treasurer van de gemeente over de dekking van de rentekosten die met de investering gepaard gaan.

• 7.

  Het raadsvoorstel, zoals vereist in lid 5, bevat een businesscase van de locatie-ontwikkeling waaruit blijkt dat aan de voorwaarden zoals opgenomen in lid 3 wordt voldaan.

• 8.

  Het voorleggen van het investeringsbesluit aan college en raad gaat gepaard met een schriftelijk advies van de Investeringsboard op de in artikel 3 genoemde criteria inclusief een eindadvies . Dat geldt ook voor voorstellen die ontstaan uit een raadsinitiatief.

• 9.

  De Investeringsboard is een ambtelijke adviesgroep onder voorzitterschap van de plaatsvervangend concerncontroller de investeringsvoorstellen ten laste van het Transformatiefonds aan de gestelde voorwaarden in lid 3 toetst.

• 10.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de onttrekkingen en dotaties aan het transformatiefonds. Bij de jaarrekening wordt een overzicht opgenomen met de (cumulatieve) verstrekkingen, de rentelasten die daar bij horen en de bijbehorende opbrengsten uit OZB en algemene uitkering.

• 11.

  De werking van het Transformatiefonds wordt in 2021 geëvalueerd.

Artikel 8. Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het college rapporteert tussentijds over de uitvoering van de begroting aan de raad via twee bestuursrapportages.

• 2.

  De indeling van de bestuursrapportages sluit aan op de programma-indeling van de begroting.

• 3.

  De eerste bestuursrapportage gaat in op de afwijkingen per programma en op de investeringen, zowel wat betreft de lasten en baten, de geleverde goederen en diensten, de voortgang en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. Voor belangrijke investeringen kan de raad een specifiek traject van voortgangsrapportages overeenkomen met het college.

• 4.

  In de tweede bestuursrapportage ligt de nadruk op financiën waarbij een goede eindejaarsverwachting van het resultaat de focus heeft.

• 5.

  Bij de behandeling van de bestuursrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de begroting per programma en bijstelling van beleid.

• 6.

  Het college informeert de raad als een investeringskrediet met minimaal 5% van het krediet, met een minimum van € 50.000, dreigt te worden overschreden in de eerstvolgende bestuursrapportage. De raad wordt altijd geïnformeerd als een overschrijding van € 500.000 of meer wordt voorzien op een apart investeringskrediet, ook al is dit minder dan 5% van het investeringskrediet. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het krediet en de (meerjaren) begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid. Het college wacht hiermee niet tot het eerstvolgende P&C-moment

• 7.

  Het college kan besluiten om de eerste bestuursrapportage te combineren met de kadernota.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  De afschrijving van de (im)materiele vaste activa vindt lineair plaats.

• 2.

  Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de componenten en afschrijvingstermijnen en de restwaarden zoals vermeld in de bijlage afschrijvingstabel bij deze verordening.

• 3.

  De kapitaallasten (afschrijvingen en rente) gaan in, in het jaar na verwerving of ingebruikname.

• 4.

  Investeringen < € 35.000 en investeringen met een gebruiksduur < 3 jaar worden niet geactiveerd. Wanneer investeringen ‘verzameld1’ plaatsvinden, dan geldt dit criterium voor de totale investering en niet per stuk.

• 5.

  Aankopen van Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd, ongeacht het bedrag.

• 6.

  Rente op vaste activa in ontwikkeling wordt niet geactiveerd.

• 7.

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden niet geactiveerd tenzij het college anders besluit.

• 8.

  Kosten voor onderzoek en ontwikkeling t/m fase 3 van de Zaanse Project Methodiek worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 9.

  Kosten van voorbereiding, toezicht en uitvoering (VTU) mogen worden geactiveerd vanaf fase 4 van de Zaanse Project Methodiek.

• 10.

  Direct aan een investering toe te wijzen nazorgkosten mogen (ongeacht het bedrag) maximaal een jaar na activering van de betreffende investering geactiveerd worden en worden in dat geval met de resterende afschrijvingstermijn van de betreffende investering afgeschreven.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Het college draagt zorg voor toereikende invorderingsmaatregelen op debiteuren

• 2.

  Voor openstaande vorderingen wordt op basis van door het college vast te stellen regels een voorziening wegens oninbaarheid gevormd.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

De nota Reserves en voorzieningen wordt aan de raad ter vaststelling aangeboden en geactualiseerd wanneer materiële wijzigingen daar aanleiding toe geven.

Artikel 12. Kostprijsberekening en tarieven

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een integrale kostenberekening gehanteerd.

• 2.

  Bij de kostentoerekening is het uitgangspunt dat tarieven kostendekkend en/of marktconform zijn. Waarbij de directe en indirecte kosten worden betrokken die samenhangen met de geleverde diensten.

• 3.

  Bij de indirecte kosten worden drie tarieven gebruikt, te weten de kosten voor externe (facilitaire) - en interne (sectorgebonden) overhead en overige indirecte kosten.

• 4.

  Voor het bepalen van de tarieven van de indirecte kosten worden de totale lasten van de overhead en huisvesting toegerekend naar rato van het totaal aantal geraamde productieve uren.

• 5.

  Bij de kostprijsbepaling worden betrokken: dotaties en onttrekkingen aan voorzieningen, bestemmings- en egalisatiereserves, kapitaallasten van vaste activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 6.

  De rekenrente voor de bepaling van de rentelasten wordt jaarlijks bij de kadernota vastgesteld.

• 7.

  De nota ‘Kostentoerekening tarieven’ is door het college opgesteld en vastgesteld door de raad. Wanneer materiële wijzigingen daar aanleiding toe geven wordt de nota geactualiseerd en ter vaststelling voorgelegd aan de raad.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, en heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, rechten en heffingen.

Artikel 14. Financieringsfunctie

Het college biedt de raad periodiek een nota Financiering ter vaststelling aan. De nota Financiering bevat regels ten aanzien van de wijze waarop de financieringsfunctie wordt ingevuld en uitgevoerd en de voorwaarden waaronder borgstellingen en leningen worden verstrekt. De nota wordt geactualiseerd wanneer materiële wijzigingen daartoe aanleiding geven.

Artikel 15. Incidentele baten en lasten

• 1.

  In het overzicht incidentele baten en lasten dat in de begroting en jaarrekening op grond van het BBV dient te worden opgenomen worden incidentele baten en lasten gespecificeerd vanaf € 200.000. Incidentele baten en lasten kleiner dan € 200.000 worden als ‘overige’ per programma opgenomen. Dit grensbedrag geldt niet voor incidentele baten en lasten als gevolg van dotaties en onttrekkingen aan de reserves, deze worden altijd apart opgenomen.

• 2.

  Het college presenteert behalve het overzicht incidentele baten en lasten in de begroting ook het overzicht structureel begrotingssaldo.

Artikel 16. Gebeurtenissen na balansdatum en niet uit de balans blijkende verplichtingen

Gebeurtenissen na balansdatum en niet uit de balans blijkende verplichtingen worden in de jaarstukken opgenomen indien de financiële consequentie voldoet aan de rapporteringsgrens zoals deze is vastgelegd in het controleprotocol.

Artikel 17. Paragrafen

• 1.

  Het college stelt voor de verplichte paragrafen uit het BBV, met uitzondering van de paragraaf bedrijfsvoering, een nota op waarin het beleid van de gemeente is vastgelegd betreffende deze paragrafen. In deze nota’s wordt ook vastgelegd welke onderwerpen, naast de verplichte onderdelen uit het BBV (art. 10 t/m 16), worden verantwoord bij de begroting en de jaarrekening. Het gaat hierbij om de nota ‘Kostentoerekening en tarieven’, de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’, de nota ’Onderhoud kapitaalgoederen openbare ruimte’, de nota ‘Financiering’, de nota ‘Verbonden partijen’ en de nota ‘Grondbeleid’.

• 2.

  Het college biedt de onder lid 1 bedoelde nota’s aan ter vaststelling door de raad.

• 3.

  Een nota wordt aan de raad ter vaststelling aangeboden en geactualiseerd wanneer materiële wijzigingen daar aanleiding toe geven.

• 4.

  In de paragraaf bedrijfsvoering wordt minimaal gerapporteerd over:

  • a)

    de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

  • b)

    de kosten van inhuur derden.

Artikel 18. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a)

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b)

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten.

• c)

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d)

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e)

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f)

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor:

• a)

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de gemeentesecretaris en de sectoren;

• b)

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c)

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende programma- en investeringsbudgetten.

• d)

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e)

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• f)

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen,

Artikel 20. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 21. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1.

  De Financiële verordening Zaanstad 2016 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2018.

• 2.

  Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de Financiële verordening 2016 van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

• 3.

  Op investeringen die gereed zijn gemeld voor 1 januari 2019, blijft de afschrijvingstabel van de Financiële verordening 2016 van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening. De Financiële verordening Zaanstad 2016 wordt ingetrokken per 1 januari 2019, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2019.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Zaanstad 2019.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Artikel 1 betreft het begrippenkader voor deze verordening.

Artikel 2. Programma-indeling

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vastgesteld. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) bepaalt in aanvulling hierop, dat de taakvelden aan de programma’s moeten worden toegewezen. Dit kan door middel van een bijlage.

Overigens bepaalt dit artikel niet dat elke nieuwe raadsperiode de gehele programma-indeling van de begroting en jaarstukken moeten worden herzien. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam. Als de indeling en gebruikte beleidsindicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende.

Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen voor. In een paragraaf wordt de raad integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

In dit artikel wordt in het eerste lid geregeld dat er elk jaar een overzicht komt van de momenten wanneer de P&C documenten ter vaststelling voorgelegd worden aan de raad.

Verder wordt ingegaan op de manier waarop investeringen in de betreffende P&C-documenten worden gepresenteerd. Investeringen en bijbehorende investeringskredieten worden geclusterd (in groepen) gepresenteerd. Lid 2 geeft aan dat investeringsuitgaven worden gepresenteerd voor een periode van tien jaar. Hierbij geldt dat de uitgaven voor de komende tien jaar zo goed mogelijk moeten worden ingeschat. Dat kan ook periodiek gelijktijdig met de actualisatie van de het betreffende beleidskader, bijvoorbeeld één keer in de vier jaar bij de nota onderhoud kapitaalgoederen openbare ruimte. Lid 6 geeft aan dat het investeringsbudget intact en beschikbaar blijft indien de investering vertraging oploopt of versneld wordt uitgevoerd zolang het beschikbare krediet niet wordt overschreden en het moment van afschrijving niet wijzigt. Dit lid is opgenomen om bij verschuivingen in de planning die over de jaarschijven heen gaat, niet elke keer een nieuwe kredietaanvraag aan de raad te hoeven voorleggen.

Artikel 4. Kaders begroting

Dit artikel bepaalt dat het college jaarlijks een kadernota voorlegt aan de raad die de kaders voor de begroting geven.

Tevens is hier opgenomen dat standaard een bedrag van € 100.000 wordt opgenomen voor onvoorziene uitgaven. Hiermee wordt voldaan aan de nadere invulling van de BBV-verplichting (artikel 8 BBV) om een post onvoorzien te ramen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Hier wordt vastgelegd dat de raad de begroting op programmaniveau vaststelt. In lid 2 wordt aangegeven dat investeringen worden opgenomen in de begroting en dat bijstellingen op eerder geautoriseerde investeringskredieten en investeringen voor de eerste jaarschijf worden vastgesteld. Lid 3 geeft de raad de mogelijkheid om een investering pas tot uitvoering te laten komen als hierover een apart voorstel komt met betrekking tot de uitvoering (bijvoorbeeld een definitief ontwerp). Wel is het zo dat de het budget en bijbehorende kapitaallasten beschikbaar zijn en blijven op het moment dat de begroting is vastgesteld. Met lid 3 wordt geregeld dat een investering waarvan de raad heeft bepaald dat deze apart geautoriseerd dient te worden, op voorstel van het college bekrachtigd moet worden door de raad. Lid 4 regelt dat gedurende het jaar de geautoriseerde baten en lasten en investeringskredieten gewijzigd kunnen worden. Lid 5 regelt dat investeringen die gereed zijn gekomen in datzelfde jaar worden verantwoord in de jaarstukken.

Artikel 6. Investeringen

De spelregels hoe om te gaan met investeringen worden vastgelegd in een nota Investeringen. Deze nota wordt door het college ter vaststelling aangeboden aan de raad. Dit artikel bepaalt dat het college de nota dient te actualiseren als dat door de tijdsgeest of regelgeving noodzakelijk is, waarbij de aanpassingen van materieel belang zijn.

Artikel 6a. Grondzaken en grondexploitatie

Dit artikel is nu nog opgenomen omdat er nog geen nota grondbeleid is. In de nieuw op te stellen nota Grondzaken worden de uitgangspunten van dit artikel opgenomen. Indien deze nota wordt vastgesteld wordt direct voorgesteld om dit artikel uit de verordening te halen. De nota Grondzaken wordt uiterlijk in 2020 aan de raad aangeboden.

Dit artikel regelt hoe en wanneer het Meerjaren Perspectief Grondzaken (MPG) wordt geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden.

Artikel 7. Transformatiefonds

Het Transformatiefonds is een bestemmingsreserve, die bij de begroting 2017 gevormd is. De reserve heeft een specifieke voeding en besteding. De voeding bestaat uit de begrotingsruimte die niet meer ingezet wordt als gevolg van het verplicht activeren van de investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte, Door het activeren van deze ruimte nemen de kapitaallasten jaarlijks toe en de vrije begrotingsruimte navenant af.

Het doel van het Transformatiefonds is om de bouw van extra woningen (netto toename) in Zaanstad te realiseren. Tegelijkertijd mag de inzet van middelen uit het fonds niet leiden tot uitholling van de financiële positie van Zaanstad. Daarom zijn in lid 3 voorwaarden benoemd voor de onttrekkingen aan deze reserve.

Een voorgenomen investeringsbesluit wordt door de Investeringsboard voorzien van een schriftelijk advies op alle in artikel 3 genoemde criteria (conform bijlage 1).

De netto extra baten per woning, zoals bedoeld in lid 3 f) is bij de begroting 2017 berekend - met de toen geldende rekenrente (3%), gemiddelde OZB-tarief en gemeentefondsuitkering - op circa € 500 per jaar per woning. Contant gemaakt komt dit neer op een maximale bijdrage uit het Transformatiefonds van € 10.000 per te realiseren woning.

Het Transformatiefonds kan bijdragen aan een investering die de gemeente zelf doet of aan een investering door derden. Naar aanleiding van de bespreking van het rekenkamerrapport over het transformatiefonds is hier opgenomen dat er een overzicht van de dotaties en onttrekkingen aan het transformatiefonds wordt opgenomen in de begroting en dat er bij de jaarrekening een overzicht wordt opgenomen met de (cumulatieve) verstrekkingen, de rentelasten die daar bij horen en de bijbehorende opbrengsten uit OZB en algemene uitkering (conform bijlage 2.).

Wanneer een advies van de Investeringsboard of financiële rapportage vertrouwelijke informatie bevat wordt deze onder geheimhouding aan de Raad aangeboden.

Tot slot is opgenomen dat de evaluatie van het transformatiefonds zal plaatsvinden gedurende de collegeperiode 2018-2022. Daarom is het jaar van evaluatie 2021 genoemd.

Artikel 8. Tussentijdse rapportages

De tussenrapportages zijn een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor de raad. Op basis van tussenrapportages wordt de raad geïnformeerd over de ontwikkeling van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.

Er is gekozen voor twee tussenrapportages, waarvan de eerste naast de financiën ook ingaat op de voortgang en maatschappelijke effecten (indicatoren). De tweede concentreert zicht voornamelijk op de financiën. Dat laatste is vooral van belang met betrekking tot de rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening.

Het zesde lid bevat bepalingen over de verantwoording omtrent investeringskredieten, waarmee op hoofdlijnen gestuurd kan worden. Indien de afwijking groter is dan € 500.000 moet altijd een verantwoording aan de raad worden voorgelegd.

Het zevende lid bepaalt, dat de eerste rapportage ook gecombineerd kan worden met de Kadernota. Dit is op dit moment nog niet het geval, maar het geeft de mogelijkheid voor samenvoegen in de toekomst.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

In het tweede lid, onder a, van artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen, dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in dit artikel invulling gegeven.

Sinds 1 januari 2017 is ook het activeren van investeringen met maatschappelijk nut verplicht. Het BBV laat een beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Natuurlijk geldt hierbij wel het criterium dat de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief moeten worden afgestemd op de verwachte gebruiksduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt het getrouwe beeld van de jaarrekening aangetast.

Artikel 9, lid 1 beschrijft de afschrijvingsmethode. Voor de afschrijvingstermijnen van de immateriële en materiële vaste activa wordt in lid 2 van de verordening verwezen naar de bijlage. In de bijlage zijn de afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën immateriële vaste activa, materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa met maatschappelijk nut opgenomen. De categorieën zijn in de bijlage mogen niet verder in (afschrijvings)componenten worden opgedeeld.

Lid 3 schrijft voor dat vanaf 1 januari in het jaar ná verwerving of ingebruikname wordt afgeschreven. Dat betekent ook dat niet afgeschreven wordt op activa in ontwikkeling.

In lid 4 worden het minimale bedrag2 en de minimale looptijd vastgesteld waarvoor investeringen onder de (im)materiële vaste activa op de gemeentelijke balans worden opgenomen. Aanschaffingen met een bedrag lager dan € 35.000,-- en aanschaffingen met een gebruikstermijn die korter is dan drie jaar, worden in een keer ten laste van de exploitatie genomen en niet geactiveerd. Reden hiervoor is dat het veel administratieve handelingen vraagt die minimale financiële gevolgen op het begrotings/ exploitatieresultaat hebben. Zoals in de notitie materiele vaste activa van de commissie BBV is opgenomen betreft het hier de bruto investeringsbedragen, waarbij in mindering is gebracht:

• •

  eventuele bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief in minderring zijn gebracht (conform BBV artikel…)

• •

  de BTW op de activa als deze verrekenbaar is via aangifte of compensabel is volgens de Wet op het BTW-compensatiefonds.

Lid 5 geeft hierop een uitzondering voor gronden en terreinen. Daarnaast schrijft de BBV voor dat op grond niet wordt afgeschreven, omdat grond geen slijtend actief is en daarom een eeuwigdurende gebruiksduur heeft.

BBV artikel 63 en 64 laten op enkele onderdelen beleidsvrijheid aan de gemeente. Lid 6 en 7 geven hier de keuzes van Zaanstad aan:

Lid 6 geeft een aanvulling op BBV artikel 63 lid 3

Lid 7 geeft een aanvulling op BBV artikel 61 en artikel 64 lid 6

Lid 8 schrijft voor dat kosten voor onderzoek en ontwikkeling niet geactiveerd mogen worden. Dit zijn kosten die onder fase 1, 2 of 3 van de zogeheten de Zaanse Project Methodiek (ZPM)3 vallen. Lid 9 schrijft voor dat kosten van voorbereiding, toezicht en uitvoering in fase 4 van de ZPM geactiveerd worden. Hier vallen ook aanbestedingskosten onder, In deze fase is het duidelijk dat er daadwerkelijk een actief gevormd wordt. Activering van deze kosten vindt plaats na afronding van fase 4 van het ZPM.

Lid 10 gaat over de nazorgkosten van een investering. Nazorgkosten zijn kosten op het financiële, juridische, technische en/of organisatorische gebied als gevolg van activiteiten of maatregelen zich voordoen na afsluiting van een project en direct en geheel toe te schrijven aan het betreffende project. Deze kosten worden gezien als onderdeel van de totale investering en mogen daarom alsnog geactiveerd worden voor de resterende afschrijvingstermijn van die investering. Nazorgkosten die later dan een jaar na afsluiting optreden worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

Het eerste lid van deze verordening dwingt het college al het nodige te doen om de uitstaande vorderingen binnen te krijgen.

Voor de oninbaarheid van vorderingen moet een gemeente een voorziening vormen. Hoe de voorziening vorm krijgt is vastgesteld in door het college opgestelde richtlijnen. Momenteel zijn er verschillende rekenregels voor de debiteuren belastingen, sociale zaken en private debiteuren voor het bepalen van de hoogte van de voorziening oninbare vorderingen.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

De spelregels hoe om te gaan met de reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in een nota ‘Reserves en Voorzieningen’. Deze nota wordt door het college ter vaststelling aangeboden aan de raad. Dit artikel bepaald dat het college de nota dient te actualiseren als dat door de tijdsgeest of regelgeving noodzakelijk is, waarbij geldt dat de aanpassingen van materieel belang zijn.

Artikel 12. Kostprijsberekening en tarieven

Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, onder b, dat de verordening in ieder geval de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b en heffingen als bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer. De grondslagen voor de prijzen die de gemeente bij overheidsbedrijven en derden in rekening brengt, en voor de tarieven van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden gevormd door de opbouw van de kostprijs.

Met de herziening van het BBV met ingang van 2017 moeten de overheadkosten apart worden verantwoord. Ze worden bij de gemeente niet meer doorberekend aan de taakvelden. Daarmee vervalt de mogelijkheid om de integrale kostprijzen in de administratie van de baten en lasten op taakvelden van de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening in beeld te brengen. De kostprijzen moeten daarom extracomptabel worden berekend en vastgelegd.

In artikel 1 wordt bepaald dat deze kostprijs integraal wordt berekend. Dit houdt in dat er met alle kostencomponenten en eventuele bijdragen rekening dient te worden gehouden.

In artikel 2 wordt gesteld dat de kostendekkendheid en/of marktconformiteit uitgangspunten van de kostprijsberekening zijn. Voor de bepaling van de kostendekkendheid dient rekening gehouden te worden met zowel de directe als indirecte kosten (zoals bijv. overhead) die betrekking hebben op de vervaardiging van het product of dienst. In de leden 3 en 4 wordt verder gespecificeerd hoe de indirecte kosten worden toegerekend. De indirecte kosten kennen drie tarieven. Namelijk voor Sectorgebonden overhead: dit is overhead van de sector (management, beleid , invordering, handhaving et cetera).,

Facilitaire overhead; Dit is overige overhead (Financiën, control et cetera) .

Overige indirecte kosten; Dit zijn de kosten van huisvesting et cetera.

Om te komen tot een integraal tarief is het noodzakelijk om de indirecte kosten te splitsen in drie tarieven. Dit omdat deze kosten apart in de administratie worden opgenomen waardoor het handiger is om voor deze drie categorieën aan apart tarief te gebruiken.

Het vijfde lid bepaalt, dat ook dotaties en onttrekkingen aan voorzieningen, egalisatie- en bestemmingsreserves alsmede de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa worden betrokken bij de kostprijsberekening. Voor de gemeentelijke rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht zoals de rioolheffing, worden in de kostprijsberekening ook de compensabele BTW en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid meegenomen.

De rentecomponent maakt ook onderdeel uit van de integrale kostprijs. In artikel 6 wordt bepaald dat de rekenrente jaarlijks bij de kadernota wordt vastgesteld. Dan is de rentecomponent die gebruikt moet worden bij het berekenen van kostprijzen en tarieven bekend.

Het college stelt een kostennota ‘Kostentoerekening tarieven’ op en legt deze ter vaststelling voor aan de raad. In die nota worden, gedetailleerder dan in deze verordening, richtlijnen opgenomen waarlangs de kostprijzen en tarieven berekend moeten worden. Zo heeft de raad invloed op de manier van berekenen. Dit worden in de leden 7 en 8 geregeld.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten, leges en heffingen is een bevoegdheid van de raad. Deze bevoegdheid kan niet worden gedelegeerd (artikel 156 van de Gemeentewet). Dit artikel bepaalt, dat de raad de tarieven voor de belastingen, rechten en heffingen ( rioolheffing, afvalstoffenheffing en de diverse soorten leges) jaarlijks vaststelt.

Het vaststellen van prijzen voor de levering van gemeentelijke goederen, diensten of werken die niet vallen onder artikel 229 van de Gemeentewet, is een privaatrechtelijke besluit. Besluiten hierover zijn een bevoegdheid van het college (eerste lid, onder e, van artikel 160 van de Gemeentewet).

Artikel 14. Financieringsfunctie

Artikel 212 van de Gemeentewet bevat de bepaling, dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Deze richtlijnen worden niet in deze verordening opgenomen, maar in een separate nota ‘Financiering’. Het college stelt deze nota ‘Financiering’ op en legt deze ter vaststelling voor aan de raad. De raad krijgt zo de besluitvormende rol als het gaat om de richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie. De nota ‘Financiering’ sluit ook aan bij de financieringsparagraaf, welke verplicht is gesteld in de artikelen 9 lid 2d en 13 van het BBV.

Artikel 15. Incidentele baten en lasten

In het BBV is gesteld dat er een overzicht van baten en lasten in de begrotingen jaarstukken dient te worden opgenomen. In artikel 15 is aangegeven wat het grensbedrag van de bedragen is die op in deze bijlage worden opgenomen. De grens is gesteld op € 200.000 welke gelijk is aan de rapporteringsgrens in het controleprotocol voor de accountant. Er wordt een uitzondering gemaakt voor het gebruik van de reserves. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves worden voor elk bedrag in het overzicht opgenomen. Dit wordt gedaan om de raad inzicht te geven in de sturingsmogelijkheden met betrekking tot de reserves.

In lid 2 wordt ook het opnemen van een overzicht met het structurele begrotingssaldo verplicht. Dit overzicht geeft goed aan in hoeverre het begrotingssaldo wordt beïnvloed door incidentele baten en lasten. Hiermee kan de sturing op de financiële houdbaarheid op langere termijn worden vormgegeven.

Artikel 16. Gebeurtenissen na balansdatum en niet uit de balans blijkende verplichtingen

Bij gebeurtenissen na balansdatum gaat het om mutaties met een zodanige omvang dat verwerking van gegevens in de jaarrekening van belang is voor het getrouw, rechtmatig, duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie aan het einde van het begrotingsjaar. Hierbij sluiten we in de jaarstukken aan op de rapporteringsgrens zoals vastgelegd wordt in het controleprotocol (en gehanteerd wordt door de externe accountant) zoals dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld.

Ditzelfde stramien wordt gevolgd bij de niet uit de balans blijkende verplichtingen.

Op dit moment ligt de rapporteringsgrens op een bedrag van € 200.000.

Artikel 17. De paragrafen

Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten geeft in artikel 10 t/m 16 aan wat er in de paragrafen lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid ten minste moet staan.

Voor elk van de verplichte paragrafen stelt het college en aparte nota op welke wordt vastgesteld door de raad. Uitzondering hierop is de paragraaf bedrijfsvoering. Omdat bedrijfsvoering valt onder de bevoegdheid van het college, wordt hier geen specifieke nota voor opgesteld die ter vaststelling naar de raad gaat.

In de nota’s wordt opgenomen wat er naast de verplichte BBV onderdelen nog meer in de paragrafen dient te worden opgenomen. Het voordeel van aparte nota’s is dat wanneer er iets specifieks wijzigt, niet de hele verordening opnieuw hoeft worden vastgesteld, maar alleen de specifieke nota. Verder geeft een separate behandeling van nota’s een meer gerichte discussie in de raad.

De onderstaande nota’s worden door het college aangeboden aan de raad:

• a.

  Kostentoerekening en tarieven in relatie tot de paragraaf lokale heffingen

• b.

  Weerstandsvermogen en risicomanagement in relatie tot de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

• c.

  Onderhoud kapitaalgoederen openbare ruimte in relatie tot de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen

• d.

  Nota Financiering (waarin tevens het onderdeel treasury is opgenomen) in relatie tot de paragraaf financiering

• e.

  Verbonden partijen in relatie tot de paragraaf verbonden partijen

• f.

  Grondbeleid in relatie tot de paragraaf grondbeleid

In de leden 2 en 3 wordt bepaald dat de nota’s door de raad worden vastgesteld en dat het college een aangepaste nota ter vaststelling aan de raad moet voorleggen indien materiële wijzigingen daartoe aanleiding geven. Op de manier blijven de nota’s aansluiten bij de wetgeving en de praktijk. De nota’s hoeven niet voor elk wissewasje te worden aangepast. Hiermee wordt voorkomen dat kleine wijzigingen in de uitvoering direct een aanpassing van de nota tot gevolg hebben.

In lid 4 worden specifieke eisen aan de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen, omdat hier geen nota voor wordt opgesteld. Belangrijke aspecten daarin zijn de personeelsopbouw en bijbehorende lasten en de kosten van inhuur derden.

Artikel 18. Administratie

Onder dit artikel zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen.

Artikel 19. Financiële organisatie

Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het college op hiervoor zorg te dragen. Het college is op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State en het nader rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 van de Gemeentewet.

Artikel 19 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het college beleid en interne regels moet stellen. Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan gemeentelijke inkoopvoorwaarden.

In geval van misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het bijvoorbeeld om het treffen van voldoende verificatiemaatregelen zoals het vooraf opvragen van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden.

De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden, waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheershandelingen met een financieel gevolg en de getrouwheid van de jaarrekening.

Artikel 20. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Dit artikel draagt het college op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.

Artikel 21. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2020 en later.

De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar 2018 en de begroting en jaarstukken van het jaar 2019. Hiervoor is een overgangsbepaling opgenomen.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

Artikel 21 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen. Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan Gedeputeerde Staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde Staten kunnen te allen

tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (artikel 215 Gemeentewet).

Bijlage 1

Opm. bijgaand format geeft op hoofdlijnen aan waar het advies aan dient te voldoen maar kan naar de aard van een projectaanvraag enigszins afwijken.

Bijlage 2

Fictief voorbeeld overzicht Transformatiefonds 2019