Regeling budgethouderschap gemeente Eersel 2010

Geldend van 01-09-2013 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-04-2013

Intitulé

Regeling budgethouderschap gemeente Eersel 2010

1. Aanleiding

Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet stelt de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Op 28 oktober 2003 heeft de raad de “Financiële verordening gemeente Eersel” vastgesteld. Deze is bij raadsbesluit van 12 april 2005 gewijzigd.

In de hiervoor genoemde financiële verordening is in artikel 26 opgenomen dat het college in een besluit de uitgangspunten (kaders) voor de inrichting van de financiële organisatie vastlegt.

Deze regeling budgethouderschap is de uitwerking van artikel 26 uit de financiële verordening.

De financiële functie is een verzamelbegrip voor alle onderwerpen die te maken hebben met de begroting, de uitvoering en beheersing daarvan en de verantwoording daarover. In de financiële verordening worden taken en bevoegdheden van raad en college op dit gebied beschreven.

Het college draagt de uitvoering van onderdelen van de gemeentelijke begroting op aan functionarissen binnen het ambtelijk apparaat, zogenaamde budgethouders.

Binnen de gemeente Eersel zijn de algemeen directeur, de afdelingshoofden, de programmamanager en de brandweercommandant budgethouders.

De budgethouder krijgt met het budget een opdracht van het college van burgemeester en wethouders. Hij/zij krijgt de middelen en bevoegdheden en hij/zij weet vooraf hoe verantwoording moet worden afgelegd.

De budgetverantwoordelijke is integraal verantwoordelijk voor het te leveren product, met andere woorden hij/zij is volledig verantwoordelijk voor de input (middelen), de throughput (het proces), de output (het product) en uiteindelijk voor de outcome (effecten).

2. Besluiten en toelichtingen

  • a.

    Besluit regeling budgethouderschap

  • b.

    Mandaatbesluit van budgethouder aan kredietbeheerder voor het aangaan van verplichtingen met een maximum van € 50.000,-

  • c.

    Toelichting

A BESLUIT REGELING BUDGETHOUDERSCHAP

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    budgethouder: de algemeen directeur, de afdelingshoofden, de programmamanager en de brandweercommandant zijn budgethouder;

  • b.

    kredietbeheerder: de medewerker aan wie door de budgethouder het beheer van een begrotingspost is toegewezen;

  • c.

    taakstelling: de opdracht aan bovengenoemde personen om met een bepaald budgetof krediet een afgesproken prestatie te leveren;

  • d.

    budget: genoemde taakstelling op basis van de vastgestelde programmabegroting van baten en lasten van het dienstjaar. Onder budget wordt ook verstaan een door de gemeenteraad vastgesteld krediet voor een investeringswerk;

  • e.

    beleidstaak: een gebied van zorg waarvoor een gemeente verantwoordelijk isblijkende uit de vastgestelde programmabegroting. Op dit niveau vindt autorisatie door de gemeenteraad plaats;

  • f.

    kostenplaats: een verzameling van de kosten en opbrengsten van een afdeling dieniet rechtstreeks aan een beleidstaak kunnen worden toegerekend. Deze kosten enopbrengsten worden via diverse verdeelsleutels doorverdeeld naar de beleidstaken en andere kostenplaatsen;

  • g.

    een hulpkostenplaats is een verzamelplaats van niet rechtstreeks aan een beleidstaak of aan een afdeling toe te rekenen kosten en opbrengsten. Deze worden via diverse verdeelsleutels doorverdeeld aan de kostenplaatsen of eventueel rechtstreeks toegerekend aan de beleidstaak;

  • h.

    managementteam (MT): het overlegorgaan, dat ten doel heeft de uitoefening van de door het bestuur aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken optimaal te laten verlopen.

Hoofdstuk 2 Bevoegdheden budgethouder

Artikel 2

De budgethouder is binnen de aan hem, via een budget of krediet, gegeven machtiging/volmacht, verantwoordelijk voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, uitbetaling van toegekende subsidies, aanneming van werk en/of verlening van interne- en externe diensten - hierna aangeduid als "verplichtingen" - en "rechten" - aan en/of door de gemeente Eersel, zulks met inachtneming van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

 

Hoofdstuk 3 Budgetbeheer

Artikel 3

Onder budget wordt verstaan een taakstelling op basis van de programmabegroting (inclusief begrotingswijzigingen), tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan een beleidstaak, product en/of (hulp)kostenplaatsen van de begroting.

 

 

Artikel 4

Onder krediet wordt verstaan een taakstelling op basis van een investeringstraject al dan niet tot uitdrukking komende ineen meerjarig-investeringsplan.

Artikel 5

Onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder vallen tevens de in de begroting in de omschrijving en toelichting op te nemen indicatoren en normen.

Artikel 6

  • 1. De budgethouder zorgt dat wordt voldaan aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatig en doeltreffend budgetbeheer.  

  • 2. De budgethouder is verantwoordelijk voor de verplichtingen die horen bij zijn budget.  

  • 3. De verplichtingen worden onderscheiden in verplichtingen inzake uitgaven - hierna te noemen bestellingen - en verplichtingen inzake inkomsten - hierna te noemen orders. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat deze passen binnen zijn opdracht- en resultaatverplichting inclusief de verwachte nog te maken kosten.  

  • 4. De leden 2 en 3 van dit artikel zijn van toepassing voor de kredietbeheerders indien het beheer van een product en/of (hulp)kostenplaats door de budgethouder aan de kredietbeheerder is overgedragen.  

     

Artikel 7

  • 1. De budgethouder kan het aangaan van verplichtingen met een maximum van € 50.000,-- mandateren aan kredietbeheerders, middels een standaardbesluit (welk aan deze regeling is toegevoegd), zulks met inachtneming van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. 

  • 2. De budgethouder verstrekt een kopie van besluiten als bedoeld in lid 1 aan de betreffende kredietbeheerder(s) en de comptabele. 

  • 3. Verplichtingen van meer dan € 50.000,-- worden eerst aangegaan door de kredietbeheerder nadat toestemming is verkregen van de budgethouder, zulks met inachtneming van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. 

     

Artikel 8

  • 1. Het is toegestaan om de budgetten/kredieten te realloceren binnen een beleidstaak c.q. (hulp)kostenplaats. Indien het beleidstaken betreft die binnen een en dezelfde productgroep vallen, mag de budgethouder c.q. kredietbeheerder realloceren. Indien het beleidstaken van verschillende afdelingen betreft is het akkoord van de betreffende budgethouders/ kredietbeheerder vereist

  • 2. Het realloceren van budgetten is toegestaan met in achtneming van het volgende:

    • 1.

      het realloceren van budgetten moet leiden tot het behalen van afgesproken resultaten en het mag de overige taakstellingen niet in het geding brengen;

    • 2.

      gelden, die benodigd zijn voor de bekostiging van rechtspositionele verplichtingen op grond van de CAR/UWO en uitvoeringsregelingen kunnen niet voor andere doeleinden aangewend worden;

    • 3.

      gelden, ter uitvoering van specifieke wetten en regelingen, kunnen niet voor andere doeleinden aangewend worden;

    • 4.

      het realloceren tussen personele en materiële budgetten moet in overeenstemming zijn met de uitgangspunten van het personeelsbeleid.

Hoofdstuk 4 Bewaken, beheersen en realiseren

Artikel 9

Bestuursrapportages/programmarekeningDe algemeen directeur dient vier-maandelijks verantwoording af te leggen aan het college. Deze verantwoording gebeurt via een rapportage per programma waarin de door de budgethouder gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget worden vermeld. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in indicatoren en normen.Bij de programmarekening stelt de kredietbeheerder een afrekening per investeringskrediet op en geeft aan welke investeringsprojecten zijn afgewikkeld. Restantkredieten van afgewikkelde projecten worden afgeboekt.De budgethouder is verantwoordelijk voor het volledig en tijdig opstellen van een rapportage ten behoeve van het college.Genoemde informatie wordt tevens verstrekt aan het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering ter toetsing aan de financiële richtlijnen o.a. ten behoeve van het opstellen van een begrotingswijziging. Vervolgens wordt deze bestuursrapportage/ programmarekening door het college voorgelegd aan de raad, waardoor het college verantwoording aflegt aan de raad.

 

Hoofdstuk 5 Overige

Artikel 10

De budgethouder is verplicht om t.b.v. het opmaken van de programmabegroting tijdig, conform de door de Afdeling |Bedrijfsvoering opgestelde jaarplanning, alle zaken die nodig zijn ten aanzien van de beleidstaak met een bijbehorend budgetvoorstel aan te leveren..

 

Artikel 11

Indien er sprake is van meer budgethouders binnen een programma, verstrekken de budgethouders de toelichting en overige gegevens ten behoeve van de programmabegroting en de diverse rapportages aan de budgethouder die verantwoordelijk is voor desbetreffende programma.

 

Artikel 12

Bij afwezigheid van de budgethouder wordt deze als zodanig vervangen door (een) daartoe door de budgethouder aangewezen medewerk(st)er(s).

 

Artikel 13

De budgethouder dient zich tevens te houden aan het Besluit begroting en verantwoording en alle verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen, en alle relevante wet- en regelgeving.

 

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 14

  • 1. Deze regeling vervangt de op 7 februari 2006 vastgestelde “Regeling budgethouderschap gemeente Eersel 2006” en treedt in werking op 1 juli 2010. 

  • 2. Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling budgethouderschap gemeente Eersel 2010”. 

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het college van de gemeente Eersel op 15 juni 2010,
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN EERSEL
de secretaris,                                                         de burgemeester,
de heer mr. H.J.M. Timmermans                        mevrouw J.A.M. Thijs-Rademakers 

1 B. en C.

B.  Mandaatbesluit van budgethouder aan kredietbeheerder voor het aangaan van verplichtingen met een maximum van € 50.000,-

De budgethouder, zijnde ……………………………….(functiebenaming)

gelet op artikel 7 eerste lid van de “Regeling budgethouderschap van de gemeente Eersel 2010” vastgesteld d.d. 15-06-2010

BESLUIT:

Vast te stellen het mandaat voor het aangaan van verplichtingen met een maximum van € 50.000,- (of een lager bedrag) te verlenen aan de kredietbeheerder(s) ……………..(functiebenaming(en)).

Bij dit mandaat behoort de verantwoordelijkheid om zorgvuldig een verplichtingenadministratie te voeren. Deze moet beschikbaar en duidelijk zijn voor de budgethouder.

Aldus besloten door de budgethouder op ..-..-…. (datum).

………………….(functiebenaming),

………………… (ondertekening)

………………….(naam budgethouder)

 

C. Toelichting besluit “Regeling budgethouderschap gemeente Eersel 2010”

Artikel 7

Bij het verstrekken van opdrachten of het doen van bestellingen is boven het bedrag van € 50.000,-- “toestemming” nodig van de budgethouder (met in achtname van het inkoop- en aanbestedingsbeleid). Lid 1 regelt dat de budgethouder een besluit dient te nemen om een kredietbeheerder te mandateren tot het aangaan van verplichtingen met een maximum van € 50.000,-. Eventueel – indien gewenst – kan in het besluit een lager bedrag dan de voorgeschreven € 50.000,-- worden opgenomen. Comform lid 2 dient het besluit -middels een kopie van het besluit- medegedeeld te worden aan de betreffende kredietbeheerder(s) en de comptabele van het team financiën.

Artikel 8

Met de invoering van prikkels bij budgettering en kredietbewaking en het integraal management wordt een stimulans beoogd van de verdere verbetering van kwaliteit en doelmatigheid. Hiervoor is noodzakelijk dat de budgethouders c.q. kredietbeheerders efficiënt en flexibel kunnen werken. Om dit te stimuleren is het mogelijk om binnen een beleidstaak c.q. kostenplaats de budgetten c.q. kredieten te realloceren.

Volgorde van mogelijke dekking bij een ontoereikend budget c.q. krediet: • de budgethouder moet eerst dekking zoeken binnen de betreffende beleidstaak c.q. kostenplaats. Hij dient zorgvuldig na te gaan of er binnen de beleidstaak opnieuw prioriteiten c.q. keuzes gemaakt kunnen worden.• de budgethouder c.q. kredietbeheerder moet dekking zoeken binnen andere beleidstaken waarvoor de budgethouder verantwoordelijk is.• hierna moet ruimte worden gezocht binnen budgetten van andere budgethouders. Het MT heeft hierbij een coördinerende rol. • indien ook hier geen budget aanwezig is, moet een organisatiebrede afweging worden gemaakt via de normale procedures.

Het realloceren tussen verschillende programma’s is alleen mogelijk middels een begrotingswijziging die door de raad wordt geautoriseerd.

De dekkingsvoorstellen mogen de overige taakstellingen niet in het geding brengen.