Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Haarlem 2019

Ondertekening

Toelichting Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019

ALGEMEEN DEEL

Wettelijke regelingen

In de wet en nadere regelgeving zijn alle van belang zijnde onderwerpen geregeld betreffende de rechtspositie van gemeentelijke politieke ambtsdragers. In de Gemeentewet is aangegeven dat de nadere invulling van de rechtspositie van raads- en commissieleden alsmede de financiële voorzieningen moet worden geregeld bij of krachtens de wet (AMvB en ministeriële regeling). Deze nader regeling is vastgelegd in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. In de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers zijn de (onkosten)vergoedingen nader uitgewerkt.

Hoofdlijnen gemeentelijke verordening

In deze verordening zijn alleen bepalingen opgenomen inzake de rechtspositie van raadsleden en leden van gemeentelijke commissies zover die niet dwingend geregeld zijn in hogere wet- en regelgeving. De grondslag hiervoor is te vinden in de Gemeentewet en het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers. Bij de laatste moderniserings- en harmoniseringsoperatie (Staatsblad 15 oktober 2018), betreffende de rechtspositiebesluiten voor decentrale politieke ambtsdragers zijn er wederom een aantal bepalingen imperatief in hogere wet- en regelgeving vastgelegd. De overweging hierbij is dat het bestuurlijk wenselijk is om de voorzieningen zoals vergoedingen, tegemoetkomingen en andere rechtspositionele aanspraken voor decentrale politieke ambtsdragers dwingendrechtelijk in hogere wet- en regelgeving vast te leggen om politieke discussies te voorkomen. Dit betekent dat er voor gemeenten minder ruimte is om lokaal bij verordening van wettelijke regelingen af te wijken.

Indien een gemeente besluit om bij verordening voorzieningen voor politieke ambtsdragers te regelen, zijn een aantal regels van belang.

In artikel 99 Gemeentewet is bepaald dat ’buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend’, ontvangen de leden van de raad en/of door de raad ingestelde commissie (in de zin van artikel 82, 83 of 84 Gemeentewet) als zodanig geen andere vergoedingen en tegemoetkomingen ten laste van de gemeente. Deze verordening vormt een (nadere) uitwerking van de bij of krachtens de wet toegekende vergoedingen en tegemoetkomingen.

De arbeidsverhoudingen en fiscale positie

Raadsleden en commissieleden hebben geen dienstbetrekking bij de gemeente. De gemeente is dus niet de werkgever. Dat betekent bijvoorbeeld dat zij voor zover het betreft het raadslidmaatschap niet vallen onder de werknemersverzekeringen zoals de Werkloosheidswet (WW), Ziektewet (ZW) en de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA). Omdat er geen sprake is van een dienstbetrekking vallen raads- en commissieleden niet onder de Wet op de loonbelasting 1964 maar worden hun inkomsten belast in de Wet inkomstenbelasting 2001. Wel kunnen raads- en commissieleden opteren voor de loonbelasting als voorheffing door samen met de gemeente te kiezen voor het fictief werknemerschap, het zogenaamde opting-in. Het fictief werknemerschap kan worden aangevraagd met behulp van een opting-in verklaring bij de Belastingdienst.

Als de raads- en commissieleden en gemeente niet kiezen voor het fictief werknemerschap, dan geldt dat de onkostenvergoedingen en raadsvergoeding als inkomsten moeten worden verantwoord en mogen de (beroeps)kosten die worden gemaakt worden afgetrokken. Het resultaat zal het raads- of commissielid moeten verantwoorden in de aangifte inkomstenbelasting, onder de post inkomsten uit overige werkzaamheden. De gemeente dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen voor de raads- en commissieleden die niet als fictief werknemerschap te kwalificeren zijn op grond van deze verordening aan de Belastingdienst doorgeven middels een formulier IB-47. Omdat raads- en commissieleden op persoonlijke titel worden gekozen, zijn zij niet aan te merken als (fiscaal) ondernemer. Er hoeft dan ook geen VAR-verklaring / Modelovereenkomst ZZP overgelegd te worden aan de gemeente.

De Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa) is niet van toepassing op raads- en commissieleden.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 2. Reis- en verblijfkosten raads- en commissieleden voor reizen buiten de gemeente

Dit artikel is komen te vervallen. Aanleiding hiervoor is de circulaire van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijk relaties van 27 maart 2025. In deze circulaire is bepaald dat het uitgangspunt van de rechtspositie is dat deze de toegankelijkheid van het ambt bevordert. Dit betekent dat iedereen, ongeacht de woonplaats, een politiek ambt moet kunnen uitoefenen.

Door de vergoeding voor reis- en verblijfskosten te regelen in het Rechtspositiebesluit en de bijbehorende Rechtspositieregeling, krijgen alle politieke ambtsdragers dezelfde uitgangspunten. En is aanspraak op vergoeding niet meer afhankelijk van de vraag of de lokale politiek hiervoor een regeling heeft vastgesteld bij verordening. De aanspraak vloeit direct voort uit het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

Artikel 3. Verzekering raadsleden voor arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden

Dit artikel is komen te vervallen. Aanleiding hiervoor is de circulaire van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijk relaties van 27 maart 2025. In deze circulaire is gekozen voor een centrale, voor alle betrokken volksvertegenwoordigers geldende regeling. De grondslag voor de tegemoetkoming is opgenomen in artikel 3.1.9 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdrager. Aanspraak vloeit direct voort uit het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en kan niet meer bij verordening bepaald worden. Ten behoeve van de praktische uitvoerbaarheid wordt in artikel 7, tweede lid, van deze verordening nog wel bepaald dat de betaling jaarlijks en uiterlijk in maart plaatsvindt. De betaling heeft betrekking op het daaraan voorafgaande jaar.

De collectieve verzekering

Sommige gemeenteraden willen deze voorziening treffen voor de raadsleden vanaf de start van de raadsperiode per maart 2018. Terugwerkende kracht is niet mogelijk. De bepaling geldt vanaf 1 januari 2019.

Artikel 4. Cursus, congres, seminar of symposium

De kosten van niet partijpolitiek georiënteerde scholing die verband houdt met de vervulling van het raads- of commissielidmaatschap komen voor vergoeding in aanmerking, overeenkomstig artikel 3.3.3 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Scholing komt voor vergoeding in aanmerking indien deze is gericht op het verwerven of actueel houden van kennis en vaardigheden die noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van het raads- of commissielidmaatschap. Scholing die partijpolitiek van aard is, komt niet voor vergoeding door de gemeente in aanmerking. Of scholing partijpolitiek is, wordt bepaald door de inhoud van de scholing. Dat betekent dat scholing die wordt verzorgd door of namens een politieke partij niet automatisch als partijpolitiek wordt aangemerkt. Scholing is partijpolitiek georiënteerd indien deze geheel of gedeeltelijk tot doel heeft betrokkene op te leiden in het gedachtegoed of de standpunten van een politieke partij.

Onder de kosten van scholing kunnen, indien aan de daarvoor geldende voorwaarden wordt voldaan, ook noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte reis- en verblijfkosten in verband met scholing afzonderlijk voor vergoeding in aanmerking komen.

Een raads- of commissielid dat wil deelnemen aan niet-partijpolitieke geörienteerde scholing die niet door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd, dient een gemotiveerde aanvraag in bij de griffier (eerste lid). De aanvraag gaat vergezeld van documenten met de benodigde inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie (tweede lid). De griffier beslist op de aanvraag op basis van de overlegde stukken (derde lid). De griffier handelt daarbij op basis van mandaat van het college en toetst of het individuele scholingsverzoek binnen de hiervoor genoemde kaders valt. Daarbij wordt beoordeeld of de scholing niet partijpolitiek is, of zij is gericht op het verwerven of actueel houden van kennis en vaardigheden die noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van het raads- of commissielidmaatschap, of de kosten in een redelijke verhouding staan tot de prijs en kwaliteit van de scholing en of de kosten niet reeds op een andere wijze voor vergoeding in aanmerking komen. In geval van twijfel wordt de aanvraag geanonimiseerd aan het presidium voorgelegd (derde lid). De kosten komen voor rekening van de gemeente indien de griffier oordeelt dat deelname van algemeen belang is in verband met de vervulling van het raads- of commissielidmaatschap en het niet-partijpolitieke geörienteerde scholing betreft (vierde lid).

De gemeente kan ook zelf scholing aanbieden of laten verzorgen.

Artikel 5. Informatie- en communicatievoorzieningen raads- en commissieleden

Het college van burgemeester en wethouders stelt ten laste van de gemeente aan raads- en commissieleden, voor de duur van de uitoefening van hun functie, de noodzakelijke informatie en communicatievoorzieningen ter beschikking. Voor raadsleden volgt dit uit artikel 3.3.2 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en voor commissieleden uit artikel 3.4.4 van dat besluit. Onder informatie en communicatievoorzieningen wordt verstaan een smartphone en een computer, alsmede de daarbij behorende internetabonnementen. Per politiek ambtsdrager wordt maximaal één computer verstrekt. Onder een computer wordt verstaan een laptop of tablet. Een smartphone wordt niet als computer aangemerkt. Een raads- of commissielid tekent een bruikleenovereenkomst voor de informatie en communicatievoorzieningen die hem of haar voor de duur van de functievervulling ter beschikking worden gesteld. Het college stelt het model van de bruikleenovereenkomst vast (eerste lid).

Een raads- of commissielid levert uiterlijk op de laatste dag van de functievervulling de ter beschikking gestelde informatie en communicatievoorzieningen in bij de gemeente (tweede lid).

Overname van de informatie en communicatievoorzieningen is mogelijk nadat de voorzieningen zijn geschoond en tegen vergoeding van de resterende waarde van de voorzieningen in het economisch verkeer (derde lid). Dit sluit aan bij de eisen rond informatiebeveiliging, zoals opgenomen in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Artikel 6. Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel

In het kader van de werkkostenregeling op grond van artikel 31 Wet op de Loonbelasting 1964 zijn een aantal vergoedingen in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de verordening aangewezen als eindheffingsbestanddeel.

Dat is op dit moment het geval voor de volgende vergoedingen: artikel 3.1.6. onkostenvergoeding, artikel 3.1.10 tegemoetkoming ziektekostenverzekering, artikel 3.1.7 reiskostenvergoeding, artikel 3.3.2. vergoeding van informatie en communicatievoorzieningen, artikel 3.3.3. vergoeding kosten scholing, artikel 3.3.4. vergoeding contributie beroepsvereniging en artikel 3.3.7. vergoeding van een voorziening in verband met een structurele functionele beperking.

De gemeente draagt in dat geval de loonbelasting, waardoor de vergoeding belastingvrij (netto) aan de politieke ambtsdrager kan worden overgemaakt. Anders worden deze door de Belastingdienst als loon gezien en moet hierover bij de politieke ambtsdragers loonbelasting worden ingehouden. In het kader van de werkkostenregeling kan in de financiële administratie worden aangegeven of een verstrekking of vergoeding onder de gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten of onder de nihil-waarderingen valt.

Artikel 7. Betaling vaste vergoedingen

Artikel 7 onderscheidt de betaling van de vergoeding van commissieleden (eerste lid) en de jaarlijkse tegemoetkoming voor het treffen van een voorziening voor arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden als bedoeld in artikel 3.1.9 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (tweede lid). Ten behoeve van de praktische uitvoerbaarheid wordt in het tweede lid bepaald dat de betaling jaarlijks en uiterlijk in maart plaatsvindt. De betaling heeft betrekking op het daaraan voorafgaande jaar.

Artikel 8. Betaling en declaratie van onkosten

Het Rechtspositiebesluit en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers regelen wanneer de vergoedingen en onkosten betaald moeten worden aan raads- en commissieleden. Daar waar geen expliciete termijn is genoemd, kunnen deze artikelen uitkomst bieden. De betaling van onkosten kan worden voorgeschoten uit eigen middelen, later gedeclareerd worden of de factuur wordt rechtstreeks naar de gemeente verstuurd. Hierbij gaat de voorkeur uit naar rechtstreeks facturering bij de gemeente. Het verdient aanbeveling dat het college een formulier vaststelt waarmee raads- en commissieleden gemaakte onkosten kunnen verantwoorden. Raads- en commissieleden declareren in beginsel hun kosten bij de griffier.

Alleen voor onvermijdelijke functionele kosten kunnen raadsleden een declaratieverzoek indienen en vergoed krijgen. Voor kosten waarvoor de onkostenvergoeding bestemd is mogen geen andere declaraties vergoed worden. Belangrijke uitgangspunten voor het betalen van voorzieningen aan raads- en commissieleden zijn:

• -

  het gaat uitsluitend om functionele kosten die gemaakt worden om raadslid te kunnen zijn;

• -

  er moet een directe relatie zijn tussen de uitgaven en de taken van de gemeente;

• -

  de functionaliteit van de uitgave moet aantoonbaar zijn;

• -

  de uitgave moet een duidelijk belang van de gemeente dienen;

• -

  bestuurskosten worden in principe rechtstreeks door de gemeente betaald;

• -

  er moet een wettelijke grondslag zijn.

De onkostenvergoeding is opgebouwd op basis van onder andere de volgende kostencomponenten:

• -

  Representatie;

• -

  Vakliteratuur;

• -

  Contributie, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (anders dan beroepsverenigingen voor het ambt);

• -

  Bureaukosten, porti;

• -

  Zakelijke giften;

• -

  Ontvangsten thuis;

• -

  Excursies.

Kosten die voor eigen rekening dienen te blijven, zijn kosten als:

• -

  individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);

• -

  fooien in Nederland;

• -

  verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;

• -

  gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging;

• -

  activiteiten van partijgenootschappelijke aard;

• -

  abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen;

• -

  representatieve aanpassingen aan de eigen woning en representatieve ontvangsten thuis.