Besluit van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht houdende regels omtrent het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden (Regeling informatiebeheer Meerinzicht 2019)

Ondertekening

Memorie van toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeenschappelijke regeling ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het bestuur vast te stellen regeling. Deze Regeling Informatiebeheer dient daartoe.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de organisatie haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het eigen handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.

Deze regeling bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het bestuur geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het bestuur wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van het bestuur.

De Directieraad neemt op grond van deze regeling een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de archivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

• a.

  Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Door het Nationaal Archief worden archiefbescheiden beschouwd als informatieobjecten (wat wordt gedefinieerd als een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit) die onder de Archiefwet 1995 vallen.

• Taken en werkprocessen van een gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen niet onder de werking van deze regeling, maar onder de gemeentelijke archiefverordeningen.

• b.

  Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.

• c.

  Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Artikel 2

Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.

Artikel 3

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.

Artikel 6

Op grond van dit artikel wordt door de Directieraad een besluit Informatiebeheer vastgesteld. Maar hieronder valt ook een procedure voor de uitvoering van de vernietiging van (digitale) archiefbescheiden.

Artikel 7

De beheerder draagt er zorg voor dat de onder zijn of haar beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

Artikel 8

Artikel 2, tweede lid, van de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht bepaalt dat de bedrijfsvoeringsorganisatie gevestigd is in Ermelo. Daarmee is de archivaris die door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo is benoemd, tevens de archivaris van Meerinzicht. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.

Artikel 10

De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door de Directieraad aan de Bestuur.

Artikel 11

Hierdoor wordt het Bestuur in de gelegenheid gesteld de Directieraad te controleren ten aanzien van zijn taak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.