Verordening op de auditcommissie Veere 2019

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Commissie: de auditcommissie, een op grond van artikel 82 van de Gemeentewet ingestelde commissie.

b. Lid: lid van de commissie.

c. Voorzitter: voorzitter van de commissie.

d. Accountant: de door de raad, conform artikel 213 Gemeentewet, aangewezen accountant.

e. Raad: de gemeenteraad.

f. College: het college van burgemeester en wethouders.

g. Secretaris: de griffier of diens vervanger.

h. Controller: de businesscontroller of degene die belast is met de financial control.

i. De wet: de Gemeentewet.

Artikel 2 Doel auditcommissie

• 1.

  De commissie heeft als doel de advisering en afstemming ten behoeve van de raad van alle activiteiten in de gemeente op het gebied van auditing, financieel beleid en beheer en is tevens namens de raad de gesprekspartner van de accountant.

• 2.

  De commissie kan overleg plegen met o.a. de raad, raadscommissies, het college, de rekenkamercommissie, accountant en de ambtelijke organisatie.

• 3.

  De commissie adviseert gevraagd en ongevraagd.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming van de commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit een voorzitter en maximaal zoveel leden als er fracties in de raad zitten; bij voorkeur van elke fractie een raadslid.

• 2.

  De commissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  Degene die de vergadering voorzit onthoudt zich van stemming.

• 4.

  De commissie wordt bijgestaan door de secretaris. (art. 107a Gemeentewet)

• 5.

  De secretaris is tevens adviserend lid en kan deelnemen aan de beraadslagingen, maar onthoudt zich van stemming.

• 6.

  De commissie kan zich, afhankelijk van de agenda en na uitnodiging door de voorzitter, bij laten staan door de controller en de wethouder financiën. Zij nemen deel aan de beraadslagingen, maar onthouden zich van stemming.

• 7.

  De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4 Benoeming en ontslag

• 1.

  De raad benoemt uit zijn midden de voorzitter en de leden, die namens de raad zitting hebben in de commissie.

• 2.

  De leden kunnen zich bij verhindering (of in geval van plv. voorzitterschap van de auditcommissie) laten vervangen door een ander lid van de fractie.

• 3.

  De zittingsperiode van de raadsleden in de commissie eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 4.

  De raad kan een raadslid als commissielid tussentijds ontslaan.

• 5.

  Een raadslid kan te allen tijde als lid van de commissie ontslag nemen.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden

De commissie:

1. adviseert de raad en doet voorstellen aan de raad. Voorstellen aan de raad kunnen vooraf aan het college worden voorgelegd om zijn zienswijze te geven over het advies.

2. is verantwoordelijk voor en betrokken bij de voorbereiding en de uitvoering van procedures tot selectie en benoeming van een accountant: stelt, ten behoeve van vaststelling door de raad, de kaders c.q. het programma van eisen op voor de te benoemen accountant, beoordeelt de offertes en weegt deze met oog op de gunning.

3. is, in de persoon van de griffier, het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.

4. bespreekt het programma van eisen voor de accountantscontrole.

5. houdt toezicht op de kwaliteit van de interne en externe financiële rapportages.

6. overlegt zo nodig met het afdelingshoofd bedrijfsvoering, de controller en/ of het college over de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant.

7. bespreekt jaarlijks het controleplan van de accountant.

8. bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van (interim-)controles en naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.

9. formuleert zo nodig een advies aan de raad over de wijze van behandeling van de tussenrapportages van de accountant.

10. adviseert zo nodig de raad over het jaarverslag en de jaarrekening.

11. adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet.

12. overlegt met het college over bestaande en evt. te ontwikkelen P&C instrumenten en onderwerpen als risicomanagement, weerstandsvermogen en andere actuele financiële thema's.

13. bespreekt met de voorzitter van de Rekenkamercommissie haar onderzoeksprogramma en wordt uitgenodigd om daarvoor wensen vanuit de raad kenbaar te maken.

14. kan zich buigen over andere financiële aangelegenheden, met de bedoeling de raad te adviseren, dan wel met het college of derden van gedachten te wisselen over optimalisering van de dienstverlening aan de raad.

Artikel 6 Werkwijze van de auditcommissie

De commissie:

1. beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over haar bevindingen en werkzaamheden.

2. maakt zo nodig afspraken met de portefeuillehouder financiën en het afdelingshoofd bedrijfsvoering ver de planning- en control cyclus binnen de gemeente.

Artikel 7 Vergaderingen en quorum

• 1.

  De commissie vergadert in principe 2 keer per jaar of zo veel zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

• 2.

  Jaarlijks, in het voorjaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de speerpunten van controle over het lopende dienstjaar en over het rapport van bevindingen, behorend bij het accountantsrapport van de jaarrekening over het voorafgaande dienstjaar.

• 3.

  Jaarlijks, in het najaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de tussenrapportage van de accountant over het lopende dienstjaar;

• 4.

  Als naast de voorzitter minder dan drie raadsleden bij een vergadering aanwezig zijn, wordt de vergadering niet gehouden en wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering belegd.

• 5.

  De vergaderingen van de commissie vinden in beslotenheid plaats.

• 6.

  Van iedere vergadering wordt een actiepuntenlijst opgesteld door of onder verantwoordelijkheid van de secretaris van de auditcommissie. De actiepuntenlijst wordt vastgesteld door de commissie.

• 7.

  De agenda en de concept-besluitenlijst worden, na instemming van de voorzitter, ter kennisname van raad- en commissieleden gebracht.

• 8.

  De adviezen van de commissie aan de raad zijn openbaar.

Artikel 8 Geheimhouding

• 1.

  De auditcommissie kan in haar besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan haar overgeleverde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de auditcommissie die opheft.

• 2.

  Indien de auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

• 3.

  Op grond van het belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college van B&W en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de auditcommissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad haar opheft.

• 4.

  De auditcommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college, aan de raad of de leden van de raad overlegt. Het bepaalde in artikel 25 en 55 van de Gemeentewet is van toepassing.

• 5.

  Indien ten aanzien van stukken die zijn gericht aan de auditcommissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de auditcommissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de auditcommissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.

Artikel 9 Slotbepalingen

Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen, beslist de commissie.

Artikel 10 inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening Auditcommissie gemeente Veere, 2019 ”.