Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming voorzitter waterschap Vechtstromen

Artikel 1. Instelling en taak

• 1.

  Er is een vertrouwenscommissie, die als enige taak heeft het algemeen bestuur te adviseren over de op te stellen aanbeveling inzake de herbenoeming van de voorzitter.

• 2.

  De commissie maakt vooraf aan de voorzitter, het algemeen bestuur kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de voorzitter. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de voorzitter.

Artikel 2. Samenstelling

• 1.

  De vertrouwenscommissie is als volgt samengesteld:

  • a.

    de plaatsvervangend voorzitter van het algemeen bestuur;

  • b.

    de voorzitters van de fracties in het algemeen bestuur, bedoeld in artikel 9 Reglement van orde algemeen bestuur Vechtstromen 2017.

• 2.

  De vertrouwenscommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 3.

  De vertrouwenscommissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3. Bijstand

• 1.

  De vertrouwenscommissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door de secretaris-directeur als adviseur van de commissie.

• 2.

  De secretaris-directeur draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de vertrouwenscommissie en kan zich daarin laten bijstaan.

• 3.

  De vertrouwenscommissie kan zich laten bijstaan door een externe adviseur.

Artikel 4. Vergaderingen

• 1.

  De vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk acht(en).

• 2.

  Van iedere vergadering doet de secretaris-directeur tenminste drie dagen van tevoren per vertrouwelijke mail aankondiging aan de leden van de vertrouwenscommissie.

• 3.

  De vertrouwenscommissie vergadert uitsluitend indien meer dan de helft van de leden aanwezig is.

• 4.

  Besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen.

• 5.

  Ieder lid heeft één stem.

• 6.

  Indien de stemmen staken, is de stem van de voorzitter van de vertrouwenscommissie doorslaggevend.

• 7.

  Van de vergaderingen wordt een korte weergave opgesteld, die niet openbaar gemaakt wordt.

Artikel 5. Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de vertrouwenscommissie vinden plaats achter gesloten deuren.

• 2.

  De leden van de vertrouwenscommissie, de secretaris-directeur, de ambtelijke ondersteuning en – in voorkomend geval - de externe adviseur hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot hetgeen in de vergadering is besproken.

• 3.

  De vertrouwenscommissie legt in elke vergadering geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het verhandelde ter vergadering.

• 4.

  De vertrouwenscommissie en haar leden, de secretaris-directeur, de ambtelijke ondersteuning en – in voorkomend geval - de externe adviseur verstrekken geen inzage in de stukken, noch enige informatie over de stukken, of over het verhandelde in de vergadering aan de leden van het algemeen bestuur die geen zitting hebben in de vertrouwenscommissie, noch aan anderen.

• 5.

  De geheimhouding, als bedoeld in dit artikel, geldt zowel tijdens het bestaan van de vertrouwenscommissie, als na haar ontbinding.

Artikel 6. Verslag, beraadslaging, besluitvorming

• 1.

  De vertrouwenscommissie brengt over haar bevindingen een schriftelijk en vertrouwelijk verslag uit aan het algemeen bestuur. Het verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een concept-aanbeveling.

• 2.

  Indien ter zake van het functioneren van de voorzitter afspraken zijn gemaakt tussen de vertrouwenscommissie en de voorzitter worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

• 3.

  Alvorens haar verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur te zenden, bespreekt de commissie dit met de voorzitter. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Het gespreksverslag wordt bij het verslag van bevindingen gevoegd.

• 4.

  Tijdens een besloten vergadering van het algemeen bestuur worden het verslag van bevindingen, met bijlagen, en de concept-aanbeveling uitgereikt, en vindt beraadslaging hierover plaats.

• 5.

  In de besloten vergadering licht de voorzitter van de vertrouwenscommissie het verslag van bevindingen en de concept aanbeveling toe.

• 6.

  Indien de concept aanbeveling van de vertrouwenscommissie wordt overgenomen stelt het algemeen bestuur in een openbare vergadering van het algemeen bestuur de aanbeveling vast.

Artikel 7. Ontbinding vertrouwenscommissie

De vertrouwenscommissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgend op de dag van bekendmaking van het Koninklijk Besluit waarmee in de herbenoeming van de watergraaf is voorzien.

Artikel 8. Archivering

• 1.

  De voorzitter van de vertrouwenscommissie en de secretaris-directeur dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 7 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 36 van de Archiefwet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2.

  De voorzitter van de vertrouwenscommissie en de secretaris-directeur dragen er zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 3.

  De voorzitter van de vertrouwenscommissie en de secretaris-directeur dragen er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

• 4.

  De stukken, die de watergraaf in het kader van de herbenoeming aan de vertrouwenscommissie heeft overgelegd, worden aan hem geretourneerd.

Artikel 9. Slotbepaling

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de voorzitter van de vertrouwenscommissie.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 11. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming voorzitter waterschap Vechtstromen.