Besluit van de raad van de gemeente Amstelveen tot vaststelling van de Verordening auditcommissie gemeente Amstelveen 2019

1. De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de gemeenteraad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a. De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant en een voorstel aan de gemeenteraad over de benoeming van de accountant.

b. De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, inclusief het meegeven van eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de gemeenteraad.

c. De bespreking van het rapport van bevindingen over de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole met de accountant en de advisering hierover aan de gemeenteraad.

d. Richting geven aan de werkzaamheden van de accountant en evaluatie van de samenwerking met de accountant.

e. Het afstemmen van geplande onderzoeken vanuit de accountantscontrole, de rekenkamercommissie, het college van B&W en het toezicht op de opvolging van door de gemeenteraad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit deze onderzoeken.

f. Het onderzoek van de documenten behorend bij de verantwoordingskant van de Planning & Control cyclus (jaarstukken, tussentijdse rapportages) als financiële sturingsinstrumenten voor de gemeenteraad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten, uitmondend in een advies aan de gemeenteraad. De auditcommissie kan tevens de jaarrekeningen behandelen van verbonden partijen, waarbij de gemeente financieel en bestuurlijk betrokken is.

g. De uitwerking en naleving door het college van B&W van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet), de Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en de Onderzoeksverordening (artikel 213a Gemeentewet) en de in de Financiële Verordening genoemde beleidsnota’s waaronder de nota reserves en voorzieningen, nota reserve- en risicobeleid en het treasurystatuut.

3. Naast de in lid 2 genoemde onderwerpen kan de auditcommissie het verzoek doen aan het college van B&W om zich te laten informeren over andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan financiën, control en rechtmatigheid.

4. Naast de in lid 2 en 3 genoemde onderwerpen kan de auditcommissie de perspectiefnota en de begroting agenderen voor behandeling in de auditcommissie en hierover advies uitbrengen aan de gemeenteraad. Daarnaast kan zij de provincie Noord-Holland, in haar rol als financieel toezichthouder, uitnodigen voor een toelichting op het toezichtsregime.

5. De auditcommissie is bevoegd aan de gemeenteraad over de hiervoor genoemde taken voorstellen of adviezen uit te brengen, die indien van toepassing voorzien zijn van een ontwerp van de door de gemeenteraad te nemen besluiten.

1. De auditcommissie bestaat uit ten minste vijf leden en vijf plaatsvervangers. Van elke in de gemeenteraad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één raadslid in de auditcommissie worden benoemd.

2. De benoemde raadsleden moeten een redelijke afspiegeling van de gemeenteraad vormen; ten minste twee raadsleden moeten komen uit een niet in het college van B&W vertegenwoordigde partij.

3. De leden en de plaatsvervangend leden worden door de gemeenteraad benoemd.

4. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende gemeenteraad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

5. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door (tijdelijke) ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de gemeenteraad.

6. Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de gemeenteraad onverwijld in de ontstane vacature.

7. Leden van de auditcommissie kunnen bij afwezigheid worden vervangen door een plaatsvervangend raadslid van de betreffende fractie.

8. De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

9. De auditcommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris, die door de griffier wordt aangewezen.

10. De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de concerncontroller, hoofd financiën, de portefeuillehouder financiën, de accountant en overige functionarissen die als adviseur door de auditcommissie kunnen worden uitgenodigd.

1. De auditcommissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval driemaal per jaar.

2. De vergadering van de commissie gaat door indien tenminste de helft van de leden afwezig is.

3. De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

4. De oproepingen worden – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproepingen aan de leden toegezonden.

5. De vergaderingen van de auditcommissie zijn besloten, de agenda en de verslagen zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6. In haar adviezen en voorstellen aan de gemeenteraad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.

7. De secretaris maakt een beknopt verslag van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering van dit verslag in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie.

1. De auditcommissie kan in een vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan hem overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig zijn en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de auditcommissie haar opheft.

2. Indien de auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de gemeenteraad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de gemeenteraad haar opheft.

3. De auditcommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college van B&W of de leden van de gemeenteraad overlegt.

1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie gemeente Amstelveen 2019.