Reglement van de raad van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over het verloop van de vergaderingen en andere werkzaamheden van het Forum en de raad van de gemeente Zutphen (Reglement van Orde gemeenteraad gemeente Zutphen 2019)

Geldend van 04-10-2019 t/m heden

Intitulé

Reglement van de raad van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over het verloop van de vergaderingen en andere werkzaamheden van het Forum en de raad van de gemeente Zutphen (Reglement van Orde gemeenteraad gemeente Zutphen 2019)

De raad van de gemeente Zutphen,

gelezen het voorstel van het Presidium van 9 september 2019;

gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen het:

Reglement van de raad van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over het verloop van de vergaderingen en andere werkzaamheden van het Forum en de raad van de gemeente Zutphen (Reglement van Orde gemeenteraad gemeente Zutphen 2019).

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Afdeling 1 Begripsomschrijvingen

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

Dit reglement verstaat onder:

  • a.

    amendement: voorstel tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing, naar de vorm; geschikt om daarin direct te worden opgenomen, waarmee de achterliggende bedoeling van de beslissing niet wordt gewijzigd;

  • b.

    belanghebbenden: personen die naar hun oordeel een belang hebben bij een zaak die in een Forum- of raadsvergadering aan de orde is;

  • c.

    burgers: inwoners van de gemeente die tenminste tien jaar oud zijn;

  • d.

    college: het college van burgemeester en wethouders;

  • e.

    Forum: een overlegsituatie;

  • f.

    Forumgriffier: de ambtenaar die het Forum en zijn voorzitter terzijde staat bij zijn werkzaamheden;

  • g.

    Forumlid: een door de raad ter ondersteuning van een fractie benoemd persoon;

  • h.

    Forumvergadering: een onderdeel van het Forum, zijnde een op zichzelf staande vergadering;

  • i.

    Forumvoorzitter: de voorzitter van een forumvergadering;

  • j.

    fractie: het lid of de leden van een politieke groepering dat / die in de raad van de gemeente namens die groepering zitting heeft / hebben;

  • k.

    fractievoorzitter: de voorzitter van een politieke groepering die zitting heeft in de raad van de gemeente;

  • l.

    gemeente: de gemeente Zutphen;

  • m.

    gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris;

  • n.

    griffie: het door de raad benoemde personeel, met inbegrip van de griffier, dat de raad bij de uitoefening van zijn taak terzijde staat;

  • o.

    griffier: de griffier van de raad;

  • p.

    initiatiefvoorstel: een voorstel, ingediend door één of meer raadsleden, voor een verordening of een andere beslissing;

  • q.

    interpellatie: een ingelast debat in de raadsvergadering, waarin het college of de burgemeester om inlichtingen kunnen worden gevraagd over een onderwerp dat niet op de agenda staat;

  • r.

    motie: een korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;

  • s.

    petitie: een door vele burgers ondertekend schriftelijk verzoek van politieke of maatschappelijke aard;

  • t.

    raadslid: een lid van de raad, tenzij anders aangegeven;

  • u.

    subamendement: voorstel tot wijziging van een aanhangig amendement, naar de vorm geschikt om direct te worden opgenomen in het amendement, waarop het betrekking heeft;

  • v.

    voorstel van orde: voorstel over de orde van een vergadering;

  • w.

    voorzitter: de voorzitter van de raad of zijn vervanger.

Afdeling 2 De raad en zijn organen

Artikel 1:2 Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging
  • 1.

    Bij elke benoeming van een nieuw raadslid stelt de raad een commissie in, bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van het nieuw benoemde raadslid.

  • 2.

    De commissie brengt na haar onderzoek schriftelijk verslag uit aan de raad en doet daarbij een voorstel voor een besluit tot het al dan niet toelaten tot de raad. In het verslag wordt desgewenst melding gemaakt van een minderheidsstandpunt.

  • 3.

    Na verkiezingen voor een nieuwe gemeenteraad roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

  • 4.

    In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd raadslid op voor de vergadering van de raad waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

Artikel 1:3 Fracties
  • 1.

    De raadsleden, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één raadslid verkozen, dan wordt dit raadslid als een afzonderlijke fractie beschouwd.

  • 2.

    Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie uiterlijk in de eerste vergadering van de raad in zijn nieuwe samenstelling aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren.

  • 3.

    De naam van degene die als fractievoorzitter optreedt wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk doorgegeven aan de voorzitter, als:

    • a.

      één of meer leden van een fractie voortaan als zelfstandige fractie gaan optreden;

    • b.

      twee of meer fracties voortaan als één fractie gaan optreden;

  • 4.

    Wanneer één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie wordt hiervan schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.

  • 5.

    Wanneer één of meer leden van een fractie voortaan als zelfstandige fractie gaan optreden, geven zij dit door aan de voorzitter onder vermelding van de naam van die fractie.

  • 6.

    Na de mededeling aan de voorzitter wordt met ingang van de eerstvolgende vergadering van de raad rekening gehouden met de veranderde situatie.

Artikel 1:4 Forumleden
  • 1.

    Via de fractievoorzitter kunnen fracties, ter ondersteuning van hun werkzaamheden, niet-raadsleden woonachtig in de gemeente, voordragen voor benoeming als Forumlid.

  • 2.

    Een fractie, die maximaal twee raadszetels telt, heeft recht op drie Forumleden. Een fractie, die minimaal drie raadszetels telt, heeft recht op twee Forumleden.

  • 3.

    Forumleden worden door de gemeenteraad benoemd. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn op hen van overeenkomstige toepassing.

  • 4.

    Forumleden zijn verplicht een verklaring te ondertekenen, waarmee zij verklaren dat zij geheimhouding in acht zullen nemen ten aanzien van stukken die hun in een besloten vergadering ter hand zijn gesteld of waaromtrent geheimhouding is opgelegd.

  • 5.

    Forumleden kunnen slechts deelnemen aan besloten Forumvergaderingen als zij de verklaring tot geheimhouding hebben ondertekend.

  • 6.

    Het Forumlidmaatschap eindigt op verzoek van het Forumlid zelf of zijn fractievoorzitter, dan wel van rechtswege aan het einde van een raadsperiode.

  • 7.

    Indien en voor zover in een verordening gesproken wordt over commissieleden, zijn de betreffende bepalingen zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op Forumleden, waarbij een uitzondering geldt voor de hoogte van de vaste vergoeding voor Forumleden. Naast deze vaste vergoeding voor Forumleden, kunnen ze alleen aanspraak maken op vergoedingen voor zware commissies als bedoeld in de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Zutphen 2019.

Artikel 1:5 De voorzitter van de raad

De voorzitter van de raad is belast met:

  • 1.

    het leiden van de raadsvergadering;

  • 2.

    het handhaven van de orde van de raadsvergadering;

  • 3.

    het doen naleven van dit Reglement van Orde;

  • 4.

    wat de Gemeentewet of dit Reglement van Orde hem verder opdraagt.

Artikel 1:6 De griffier
  • 1.

    De griffier is in elke vergadering van de raad aanwezig.

  • 2.

    Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een plaatsvervanger die door de raad is aangewezen.

  • 3.

    Hij kan, als hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen in de raadsvergadering deelnemen.

Artikel 1:7 Het Presidium
  • 1.

    Er is een Presidium dat bestaat uit de fractievoorzitters.

  • 2.

    De voorzitter zit de vergadering van het Presidium voor.

  • 3.

    De griffier en/ of zijn door de raad aangewezen plaatsvervanger is in elke vergadering van het Presidium ter ondersteuning aanwezig.

  • 4.

    Het Presidium

    • a.

      doet aanbevelingen aan de raad over de organisatie en het functioneren van de raad;

    • b.

      bespreekt al dan niet gevraagde adviezen en voorstellen van de fractievoorzitters, de voorzitter en de griffie;

    • c.

      heeft een trekkersrol bij zaken die voor de raad van belang kunnen zijn.

  • 5.

    Het Presidium kan anderen uitnodigen aan (een deel van) de vergadering deel te nemen.

  • 6.

    Het Presidium regelt de vervanging van zijn voorzitter. Als het Presidium geen vervangend voorzitter heeft aangewezen of wanneer deze niet aanwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de grootste vertegenwoordigde fractie waarvan de fractievoorzitter aanwezig is.

  • 7.

    Bij verhindering kan een fractievoorzitter worden vervangen door een ander raadslid uit zijn fractie of een ter ondersteuning van zijn fractie benoemd Forumlid.

  • 8.

    De vergaderingen van het Presidium zijn niet openbaar.

  • 9.

    Van de vergaderingen wordt een openbare afsprakenlijst opgesteld.

Artikel 1:8 De Agendacommissie
  • 1.

    Er is een Agendacommissie.

  • 2.

    De Agendacommissie:

    • a.

      bestaat uit drie of vier door het Presidium aan te wijzen personen, afkomstig uit zowel de coalitie- als oppositiefracties, waarvan tenminste twee raadsleden;

    • b.

      wordt inhoudelijk en procedureel ondersteund door de griffie.

  • 3.

    De agendacommissie heeft de volgende taken:

    • a.

      het opstellen van de agenda voor het Forum en de concept agenda voor de raad;

    • b.

      het wegen van de adviezen van de Forumvoorzitter(s) over de geadviseerde vervolgbehandeling van in het Forum besproken stukken. Afwijkingen daarvan worden uit eigen beweging of op verzoek gemotiveerd;

    • c.

      het beoordelen van stukken op hun geschiktheid om te worden geagendeerd;

    • d.

      het bevorderen van het op de juiste momenten betrekken van de raad, waarbij onder meer wordt gekeken naar:

      • i.

        (wettelijke) termijnen;

      • ii.

        voldoende tijd voor fracties (en eventueel externen) ter voorbereiding;

      • iii.

        voortgang van processen;

      • iv.

        logische volgordelijkheid/ samenloop van stukken;

    • e.

      het bevorderen van transparantie van behandelprocessen;

    • f.

      het adviseren over de kwaliteit van de aangeleverde stukken met daarbij de bevoegdheid om stukken in uiterste gevallen gemotiveerd terug te verwijzen;

    • g.

      het uitnodigen van ambtenaren om zaken technisch te verhelderen of om feitelijke informatie te delen.

  • 4.

    De Agendacommissie kan agenda’s digitaal afstemmen, tenzij één van de leden hiertegen bezwaar heeft.

  • 5.

    De Agendacommissie streeft naar consensus bij het uitoefenen van zijn taak. In voorkomende gevallen waarin geen consensus wordt bereikt, stuurt de Agendacommissie een bericht aan alle fractievoorzitters met de bij meerderheid gekozen oplossing. Wanneer fractievoorzitters deze oplossing willen corrigeren kunnen ze tot 12.00 uur op de dag na de bijeenkomst van de Agendacommissie schriftelijk reageren. Wanneer daarbij een meerderheid in de raad voor aanpassing blijkt, wordt deze doorgevoerd.

  • 6.

    Nadat de oproep voor de vergadering is verzonden, kan alleen het Presidium nog aanpassingen doorvoeren.

Afdeling 3 Collegevorming

Artikel 1:9 Ondersteuning bij vorming nieuw college

Na verkiezingen voor een nieuwe gemeenteraad krijgt de grootste partij desgewenst door de gemeentesecretaris hiertoe beschikbaar gestelde ambtelijke ondersteuning bij de vorming van een nieuw college. Deze ondersteuning eindigt wanneer het nieuwe college is gevormd, wanneer de grootste partij kenbaar heeft gemaakt dat zijn pogingen tot het vormen van een nieuw college worden gestaakt, of wanneer het Presidium heeft besloten dat een ander proces tot collegevorming moet worden ondersteund.

Artikel 1:10 Benoeming wethouders
  • 1.

    Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of de benoeming van de kandidaat-wethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid van de Gemeentewet en kan van de kandidaat-wethouder een verklaring omtrent het gedrag vragen als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens.

  • 2.

    De commissie brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder.

  • 3.

    De burgemeester kan al dan niet op verzoek van de raad voor de aanvang van iedere ambtstermijn opdracht geven om de kandidaat-wethouders aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen. De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de raad. Het rapport van de risicoanalyse en de eindconclusie zijn niet openbaar.

Afdeling 4 Forum en raadsvergadering

Artikel 1:11 Forum en Raadsvergadering
  • 1.

    Beslissingen van de raad worden in de regel voorbereid in het zogeheten Forum. In het Forum kan de raad tevens overleggen met het college.

  • 2.

    De raad is te allen tijde bevoegd om de voorbereiding van beslissingen in de raadsvergadering te doen plaatsvinden.

  • 3.

    Beslissingen van de raad worden genomen in een raadsvergadering.

Artikel 1:12 Vergaderfrequentie en plaats
  • 1.

    Het Forum en de raadsvergadering worden in de regel gehouden in het oude stadhuis.

  • 2.

    Het Forum en de raadsvergadering vinden in de regel plaats op maandagavonden. Uitzondering hierop is een specifiek Forum over een groot onderwerp. Hiertoe worden in het vergaderschema ook donderdagavonden gereserveerd.

  • 3.

    Het Presidium en de Agendacommissie kunnen bepalen dat op een andere plaats een Forumvergadering wordt gehouden.

  • 4.

    Het Presidium stelt voorafgaand aan een nieuw jaar het vergaderschema vast, waarbij in ieder geval gedurende de zomermaanden, rond de kerst en de jaarwisseling periodes van reces in acht worden genomen.

Artikel 1:13 Organisatie van Forum- en raadsvergaderingen

De griffie is, onder verantwoordelijkheid van de raad, belast met de voorbereiding en organisatie van het Forum en de raadsvergadering.

Afdeling 5 Aanwezigen en pers

Artikel 1:14 Toehoorders en pers in vergaderingen
  • 1.

    De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2.

    De voorzitter van de Forum- of raadsvergadering is bevoegd om personen die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken.

  • 3.

    De voorzitter kan personen die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de Forum- respectievelijk raadsvergaderingen ontzeggen.

Artikel 1:15 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raads- of een Forumvergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken vragen hiervoor toestemming aan de voorzitter respectievelijk de forumvoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 1:16 Gebruik mobiele apparatuur

Wanneer gebruik wordt gemaakt van mobiele communicatiemiddelen tijdens (Forum-) vergaderingen mogen deze, naar het oordeel van de (Forum-) voorzitter, geen verstorende werking hebben op de vergaderorde.

Hoofdstuk 2 Het Forum

Afdeling 1 Aard, samenstelling en taken van Forumvergaderingen

Artikel 2:1 Het Forum
  • 1.

    Het Forum bestaat uit één Forumvergadering of een aantal Forumvergaderingen, die wordt/ worden gehouden op de daarvoor bestemde avonden.

  • 2.

    De duur van een Forumvergadering omvat een half uur of een veelvoud hiervan. De tijdsduur van een Forumvergadering wordt aangegeven op de agenda van het betreffende Forum en kan niet worden overschreden.

  • 3.

    Ten hoogste drie parallelle Forumvergaderingen kunnen, in verschillende vergaderzalen, plaatsvinden.

  • 4.

    Ter ondersteuning van de tijdsbewaking klinkt ieder half uur een geluidssignaal. Een Forumvergadering wordt uiterlijk gesloten zodra de hiervoor ingeplande vergadertijd is verstreken.

Artikel 2:2 Taken van de Forumvergadering

Een Forumvergadering heeft de volgende taken:

  • 1.

    het voorbereiden van de besluitvorming in een raadsvergadering van een voorstel of een in de raad te behandelen onderwerp en ingediende moties vreemd aan de orde van de dag;

  • 2.

    het via de Forumvoorzitter uitbrengen van advies aan de Agendacommissie over een voorstel of een in de raad te behandelen onderwerp, daarbij inbegrepen de in dat verband ingediende of in te dienen moties en/ of amendementen, en ingediende moties vreemd aan de orde van de dag;

  • 3.

    het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur;

  • 4.

    andere werkzaamheden ter voorbereiding van beslissingen in de raadsvergadering.

Artikel 2:3 De planning en agendering van Forumvergaderingen
  • 1.

    De Agendacommissie bepaalt voor elk Forum:

    • a.

      het aantal Forumvergaderingen op die avond, de verdeling daarvan over de vergaderzalen, alsmede de tijdsduur en de agenda van ieder van de Forumvergaderingen;

    • b.

      de personen die tijdens deze Forumvergaderingen zullen optreden als Forumvoorzitter, Forumgriffier en notulist.

  • 2.

    In overleg kunnen Forumvoorzitters en/ of Forumgriffiers onderling, door tussenkomst van de griffie, wisselen van Forumvergadering.

  • 3.

    Wisselingen met betrekking tot het tijdstip van Forumvergaderingen zijn na het vaststellen van het vergaderschema niet meer mogelijk.

Artikel 2:4 Diverse typen Forumvergaderingen
  • 1.

    Het Forum kent de volgende typen van vergaderingen:

    • a.

      Beeldvormende Forumvergaderingen:

      het doel van deze soort vergadering is het verkrijgen van informatie over het geagendeerde onderwerp, zodat in een volgende fase een oordeelsvormende bespreking door de fracties aan de hand van voldoende relevante informatie mogelijk wordt;

    • b.

      Oordeelsvormende Forumvergaderingen:

      het doel van deze soort vergadering is het beraadslagen aan de hand van voldoende relevante informatie over het geagendeerde onderwerp door de fracties over hun standpunten terzake;

    • c.

      Adviserende Forumvergaderingen:

      het doel van deze soort vergadering is om het college of de burgemeester te adviseren over een door hen/ hem in de toekomst te nemen beslissing;

    • d.

      Informerende Forumvergaderingen:

      het doel van deze soort vergadering is om te worden geïnformeerd over een door het college of de burgemeester al genomen beslissing;

    • e.

      Presentaties in Forumvergaderingen:

      het doel van deze soort vergadering is om te informeren over gemeentelijk beleid;

    • f.

      Technisch Blok:

      het doel van deze soort vergadering is het behandelen van stukken die geen eigen Forumvergadering behoeven.

Artikel 2:5 Nadere regels voor beeldvormende Forumvergaderingen
  • 1.

    Informatie over het aan de orde zijnde onderwerp kan worden verstrekt door alle deelnemers aan de Forumvergadering.

  • 2.

    Tijdens beeldvormende vergaderingen onthouden fracties zich van het uitspreken over of het aanduiden van een oordeel over het geagendeerde onderwerp.

  • 3.

    Burgers, belanghebbenden die niet zijn uitgenodigd, kunnen zich tot 16.00 uur op de vergaderdag aanmelden met het verzoek om aan een beeldvormende vergadering deel mogen te nemen. De voorzitter spant zich in om personen die zich zelf hebben aangemeld als deelnemer zo goed mogelijk tot hun recht te laten komen in de vergadering. Zij houden zich daarbij aan de vergaderorde die de Forumvoorzitter hanteert.

Artikel 2:6 Nadere beschrijving van het Technisch Blok in het Forum
  • 1.

    In de regel agendeert het Presidium in ieder Forum een Forumvergadering, genaamd ‘Technisch Blok’, waarin in ieder geval de volgende zaken aan de orde kunnen komen:

    • a.

      de vaststelling van het verslag van een vorig Forum;

    • b.

      het algemeen spreekrecht voor burgers en belanghebbenden over zaken die niet in een andere Forumvergadering zijn geagendeerd;

    • c.

      een gelegenheid voor de burgemeester, het college en zijn leden om zaken mede te delen in het kader van de actieve informatieplicht als bedoeld in artikel 180 respectievelijk artikel 169 van de Gemeentewet;

    • d.

      de aankondiging van moties en amendementen door fracties;

    • e.

      de behandeling van voorstellen die door de Agendacommissie als vermoedelijke hamerstukken zijn aangemerkt;

    • f.

      de lijst van ingekomen stukken voor de raad;

    • g.

      de lijst van ter inzage liggende stukken voor het Forum;

    • h.

      de lijsten van toezeggingen, gedaan in Forum en raad;

    • i.

      de lijst van gewenste nog te agenderen onderwerpen.

  • 2.

    Over voorstellen die als vermoedelijk hamerstuk zijn aangemerkt, kunnen door de Forumleden enkele korte vragen worden gesteld. Als blijkt dat uitvoeriger debat nodig is, kan de Forumvoorzitter adviseren het voorstel in een aparte Forumvergadering te agenderen.

Artikel 2:7 De voorzitters van de Forumvergaderingen
  • 1.

    De voorzitters van Forumvergaderingen worden door de raad benoemd. Het voorzitterschap kan worden vervuld door een raadslid of een Forumlid.

  • 2.

    De voorzitter van een Forumvergadering is geen deelnemer aan deze vergadering.

  • 3.

    De voorzitter van een Forumvergadering is belast met:

    • a.

      het leiden van de vergadering en het daarbij bewaken van de beschikbaar gestelde vergadertijd;

    • b.

      alle deelnemers aan de vergadering zo goed mogelijk tot hun recht laten komen binnen de mogelijkheden van dit reglement;

    • c.

      het afsluiten van Forumvergaderingen met een advies aan de Agendacommissie en gehoord de Forumvergadering over het gewenste vervolgproces voor het besproken onderwerp;

    • d.

      het handhaven van de orde;

    • e.

      het doen naleven van dit reglement.

Artikel 2:8 Aanwezigheid van de Forumgriffier en de griffier
  • 1.

    Ter ondersteuning van iedere Forumvergadering fungeert een ambtenaar als Forumgriffier. De griffier en, voor zover het om niet-griffiepersoneel gaat, de griffier en de gemeentesecretaris in overleg, beslissen welke ambtenaar deze functie vervult.

  • 2.

    De griffier en zijn door de raad aangewezen plaatsvervanger(s) kunnen in iedere Forumvergadering aanwezig zijn.

Artikel 2:9 Deelname van de fracties aan de Forumvergadering
  • 1.

    Een deelnemer aan een Forumvergadering kan zowel een raadslid als een Forumlid zijn.

  • 2.

    Iedere fractie is bevoegd om met één raadslid of Forumlid aan de Forumvergadering deel te nemen. Hij wordt geacht namens zijn fractie het woord te voeren.

  • 3.

    In bijzondere gevallen kunnen Agendacommissie en het Presidium besluiten tot het houden van een Forumvergadering waaraan meer dan één raadslid of Forumlid per fractie kan deelnemen.

  • 4.

    Bij Forumvergaderingen genaamd Technisch Blok mogen standaard twee deelnemers per fractie deelnemen.

Artikel 2:10 Aanwezigheid van het college
  • 1.

    Voor de leden van het college en de burgemeester geldt een doorlopende uitnodiging voor alle Forumvergaderingen om daarin aanwezig te zijn, informatie te verstrekken en aan de beraadslagingen deel te nemen, tenzij expliciet anders is aangegeven.

  • 2.

    De leden van het college en de burgemeester kunnen aan de beraadslagingen deelnemen als het voorstel of onderwerp van het college afkomstig is. Op uitnodiging van het Presidium, de Agendacommissie of de Forumvoorzitter kan een lid van het college of de burgemeester ook aan andere beraadslagingen deelnemen.

  • 3.

    De Agendacommissie, de voorzitter van een Forumvergadering en het Presidium kunnen leden van het college, de burgemeester of anderen uitdrukkelijk uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn om informatie te verstrekken en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Afdeling 2 Voorbereiding en orde van de Forumvergaderingen

Artikel 2:11 Oproep en agenda

De griffie stuurt namens de Agendacommissie ten minste vijf dagen voor een Forum een oproep aan alle raadsleden en Forumleden, onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de Forumvergaderingen.

Tegelijkertijd met de schriftelijke oproep voor het betreffende Forum worden de agenda en daarbij behorende stukken op de website ontsloten.

Artikel 2:12 Beschikbaarheid vergaderstukken
  • 1.

    Vergaderstukken behorend bij de agenda worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder via de website ontsloten.

  • 2.

    Als bij stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffie en verleent deze inzage aan de personen die de besloten vergadering mogen bijwonen.

Artikel 2:13 Openbare kennisgeving

De vergaderingen worden door plaatsing op de website ter openbare kennis gebracht. De agenda’s worden op het gemeentehuis fysiek beschikbaar gesteld. Op de website wordt ook de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht toegelicht.

Artikel 2:14 Opening vergadering; quorum
  • 1.

    De Forumvoorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, als van meer dan de helft van de raadsfracties een vertegenwoordiger aanwezig is.

  • 2.

    Wanneer een kwartier na het vastgestelde aanvangstijdstip niet het vereiste aantal fracties vertegenwoordigd is, vervalt de Forumvergadering en wordt het geagendeerde onderwerp aangehouden tot een volgend Forum.

  • 3.

    De Forumgriffier legt de namen van de wel aanwezige deelnemers vast als verslaglegging van de vervallen Forumvergadering.

Artikel 2:15 Spreekregels in vergaderingen

Een deelnemer, de burgemeester en leden van het college of ambtelijke ondersteuners die namens hen het woord voeren spreken vanaf hun zitplaats of van de spreekplaats en richten zich tot de Forumvoorzitter.

Artikel 2:16 Vergaderprocedure

Voorafgaand aan de bespreking vormt de Forumvoorzitter zich een beeld van de door de deelnemers te leveren inbreng en geeft hij aan hoe hij de bespreking wil laten verlopen.

Artikel 2:17 Voorstellen van orde in Forumvergaderingen
  • 1.

    De Forumvoorzitter en iedere deelnemer kan tijdens de Forumvergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

  • 2.

    Een voorstel van orde kan uitsluitend betrekking hebben op de orde van de betreffende Forumvergadering.

  • 3.

    Over een voorstel van orde beslist de Forumvergadering terstond.

Artikel 2:18 Handhaving orde; schorsing
  • 1.

    Als een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de Forumvoorzitter tot de orde geroepen. Als de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de Forumvoorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

  • 2.

    De Forumvoorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 2:19 Spreekrecht burgers en belanghebbenden in Forumvergaderingen
  • 1.

    Burgers en belanghebbenden hebben, het recht om in een Forumvergadering:

    • a.

      hun zienswijze te geven;

    • b.

      hun belang ter zake te behartigen;

    • c.

      informatie te verschaffen.

  • 2.

    Het geven van de zienswijze, het behartigen van belangen of het verschaffen van informatie heeft plaats in de Forumvergadering waar het onderwerp aan de orde is.

  • 3.

    Als over een niet geagendeerd onderwerp wordt gesproken gebeurt dit in de Technisch Blok vergadering.

  • 4.

    De Forumvoorzitter verleent burgers en belanghebbenden in principe aan het begin van de Forumvergadering het woord.

  • 5.

    Wanneer de Forumvoorzitter het in het belang van de orde van de Forumvergadering acht kan hij besluiten burgers en belanghebbenden het woord te verlenen op een door hem te bepalen moment en voor een door hem te bepalen tijdsduur in de Forumvergadering.

  • 6.

    De Forumvoorzitter verleent burgers en belanghebbenden het woord in de volgorde die hij in het belang van de orde van de Forumvergadering acht.

  • 7.

    Het woord kan door burgers of belanghebbenden niet gevoerd worden over:

    • a.

      een al door het gemeentebestuur genomen besluit waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan;

    • b.

      benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

  • 8.

    Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk om 16.00 uur op de dag van de vergadering aan de griffie. Naast het onderwerp waarover hij het woord wil voeren, vermeldt hij zijn naam en contactgegevens als e-mailadres of telefoonnummer.

  • 9.

    Alle burgers en belanghebbenden die zich tijdig hebben aangemeld voor het spreekrecht en ook bij aanvang van de Forumvergadering aanwezig zijn worden door de Forumvoorzitter in de gelegenheid gesteld het woord te voeren.

  • 10.

    Als een onderwerp in de drie maanden voorafgaand aan de Forumvergadering al eerder in het Forum aan de orde is geweest, kan de Forumvoorzitter een burger of belanghebbende zijn inbreng laten beperken tot in de tussentijd nieuw bekend geworden feiten en omstandigheden.

Artikel 2:20 Verslaglegging van Forumvergaderingen
  • 1.

    De verslaglegging van Forumvergaderingen kan, onder verantwoordelijkheid en zorg van de Forumgriffier, aan een notulist worden opgedragen en bevat ten minste de namen van de Forumvoorzitter, de deelnemers aan de Forumvergadering, de Forumgriffier, de notulist, de griffier, de burgemeester en leden van het college, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben en het advies over het gewenste vervolg.

  • 2.

    Van presentaties in het Forum en van beeldvormende Forumvergaderingen wordt in de verslaglegging tenminste vastgelegd welke informatieve punten zijn ingebracht en/ of besproken over een onderwerp dat aan de orde was, alsmede een zakelijke samenvatting van de inhoud van die punten.

  • 3.

    Van een oordeelsvormende, adviserende en informerende Forumvergadering wordt in de verslaglegging per fractie vastgelegd welke opvattingen en (voorlopige) standpunten zijn ingebracht en een zakelijke samenvatting van de gevoerde discussie daarover.

  • 4.

    Het concept van het verslag van het Forum wordt, behoudens bijzondere omstandigheden, tijdig voor het daaropvolgende Forum, gepubliceerd op de gemeentelijke website.

  • 5.

    De deelnemers aan het Forum, de Forumvoorzitter, de burgemeester, de leden van het college en de personen die verder het woord hebben gevoerd, hebben het recht om per e-mail een concreet en inpasbaar tekstvoorstel tot wijziging van het verslag ten aanzien van hun eigen inbreng te doen, als dit onjuistheden of onduidelijkheden bevat. Dit geschiedt per e-mail, uiterlijk de donderdag vóór het volgende Forum.

    Op de vrijdag vóór het volgende Forum wordt het verslag, nadat dit is aangepast naar aanleiding van de ontvangen wijzigingsvoorstellen, gepubliceerd op de gemeentelijke website.

  • 6.

    Het verslag van het Forum wordt vastgesteld in het Technisch Blok.

  • 7.

    In plaats van schriftelijke verslaglegging van Forumvergaderingen kan ook worden gekozen voor het beschikbaar stellen van een videoregistratie van Forumvergaderingen.

Afdeling 3 Besloten Forumvergaderingen en geheimhouding

Artikel 2:21 Besloten Forumvergadering
  • 1.

    De Agendacommissie kan besluiten tot het agenderen van een besloten Forumvergadering. Een Forumvoorzitter kan besluiten een openbare vergadering in beslotenheid te vervolgen.

  • 2.

    Bij een besloten Forumvergadering kunnen slechts aanwezig zijn de Forumvoorzitter, de Forumgriffier, de notulist, raadsleden, Forumleden die de geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend, de burgemeester, de leden van het college, de griffier alsmede ambtelijke adviseurs voor zover de Forumvoorzitter hun daartoe toestemming geeft.

  • 3.

    Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 2:22 Verslaglegging besloten Forumvergadering
  • 1.

    De verslaglegging van een besloten (deel van een) Forumvergadering vindt plaats in een apart (deel-) verslag en wordt bij de griffie ter inzage gelegd voor raadsleden, Forumleden die de geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend en voor de overige personen die in de besloten vergadering aanwezig waren of mochten zijn.

  • 2.

    Het in het eerste lid bedoelde verslag wordt zo spoedig mogelijk in een daartoe door de Agendacommissie te agenderen besloten gedeelte van een Technisch Blok vergadering vastgesteld.

  • 3.

    Het verslag kan ook in een openbare Technisch Blok vergadering worden vastgesteld, als geen van de leden daarover het woord wenst te voeren.

Artikel 2:23 Geheimhouding na een besloten Forumvergadering
  • 1.

    Voor de sluiting van een besloten Forumvergadering beslist de vergadering of geheimhouding wordt opgelegd omtrent:

    • a.

      de inhoud van aan de Forumvergadering overgelegde stukken;

    • b.

      hetgeen is behandeld.

  • 2.

    De geheimhouding omtrent de inhoud van stukken waarvoor door een Forumvergadering geheimhouding is opgelegd of omtrent hetgeen is behandeld wordt in acht genomen totdat deze door een Forumvergadering of door de raad is opgeheven.

  • 3.

    Artikel 25 vierde lid van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op de geheimhouding voor zover die tijdens een Forumvergadering is opgelegd.

Artikel 2:24 Opheffing geheimhouding door de raad

De raad kan de door een Forumvergadering opgelegde geheimhouding omtrent de inhoud van aan de Forumvergadering overgelegde stukken of omtrent hetgeen is behandeld opheffen.

Hoofdstuk 3 De raadsvergaderingen

Afdeling 1 Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen

Artikel 3:1 Oproep
  • 1.

    De griffie stuurt namens de voorzitter tenminste vijf dagen voor een vergadering de raadsleden een oproep onder vermelding van de vergaderdag en verdere verwijzing naar de website voor tijdstip, plaats, agenda en achterliggende stukken van de vergadering.

  • 2.

    De agenda en de bijbehorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden via de website ontsloten.

Artikel 3:2 Vergaderfrequentie en plaats

De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of plaats aanwijzen om te vergaderen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg in het Presidium.

Artikel 3:3 Agenda
  • 1.

    Voordat de oproep wordt verzonden, stelt de Agendacommissie de voorlopige agenda van de vergadering vast.

  • 2.

    In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende voorlopige agenda opstellen.

  • 3.

    Bij aanvang van de vergadering stelt de raad de agenda vast. Op voorstel van een raadslid of de voorzitter kan de raad bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of afvoeren en de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

  • 4.

    Wanneer de raad een onderwerp onvoldoende voorbereid acht voor de beraadslaging, kan hij het onderwerp verwijzen naar het Forum.

  • 5.

    Wanneer de raad een onderwerp onvoldragen vindt, kan het college worden verzocht om nadere inlichtingen of informatie.

Artikel 3:4 De portefeuillehouder
  • 1.

    Voor de leden van het college en de gemeentesecretaris geldt een doorlopende uitnodiging om in de vergadering van de raad aanwezig te zijn. Op uitnodiging van de voorzitter - al dan niet op verzoek van een raadslid - kunnen zij aan de beraadslagingen deelnemen.

  • 2.

    Als een lid van het college wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter.

Artikel 3:5 Publicatie van stukken
  • 1.

    Vergaderstukken behorend bij de agenda worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder via de website ontsloten. Als na het verzenden van de oproep aanvullende stukken via de website worden ontsloten, wordt hiervan mededeling gedaan aan de raadsleden en wordt dit zo mogelijk ter openbare kennis gebracht.

  • 2.

    Als omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffie en verleent deze de inzage aan hiertoe gerechtigde personen.

Artikel 3:6 Openbare kennisgeving
  • 1.

    De vergaderingen worden door plaatsing op de website ter openbare kennis gebracht.

  • 2.

    De website bevat:

    • a.

      de agenda met de te bespreken onderwerpen en de achterliggende stukken;

    • b.

      de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering.

Afdeling 2 Orde van de vergadering

Artikel 3:7 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder raadslid onmiddellijk de presentielijst, waarop de raadsleden in genummerde volgorde zijn vermeld. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 3:8 Zitplaatsen
  • 1.

    De voorzitter, de raadsleden, de griffier en de leden van het college hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter na overleg in het Presidium bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen.

  • 2.

    Als daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het Presidium.

  • 3.

    De voorzitter draagt zorg voor een zitplaats voor de overige personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd.

Artikel 3:9 Opening van de vergadering; quorum
  • 1.

    De voorzitter opent de vergadering op het tijdstip als vermeld op de agenda, als het daarvoor door de wet vereiste aantal raadsleden blijkens de presentielijst aanwezig is.

  • 2.

    Wanneer een kwartier na het tijdstip als vermeld op de agenda niet het vereiste aantal raadsleden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen van de afwezige leden, dag en tijdstip van de volgende vergadering, met inachtneming van artikel 20 van de Gemeentewet.

Artikel 3:10 Vaststelling van de agenda
  • 1.

    De raad stelt na de opening de agenda voor de betreffende raadsvergadering vast.

  • 2.

    Voorafgaand aan de beraadslagingen rond het eerste agendapunt waarmee na 23.00 uur een aanvang wordt gemaakt, doet de voorzitter een ordevoorstel over de verdere afhandeling van de agenda van de betreffende raadsvergadering.

Artikel 3:11 Primus bij hoofdelijke stemming

Voorafgaand aan de vergadering wordt door de voorzitter via loting een volgnummer getrokken. Bij het raadslid met het corresponderende nummer op de presentielijst begint een eventuele hoofdelijke stemming. De voorzitter deelt bij de opening van de vergadering mee welk volgnummer is geloot en met welk raadslid dit nummer correspondeert.

Artikel 3:12 Vragen betreffende de actualiteit
  • 1.

    Op de agenda van iedere raadsvergadering wordt, direct na de opening, een agendapunt “Vragen betreffende de actualiteit” opgenomen. Bij dit agendapunt kunnen raadsleden vragen stellen over de actualiteit die voor de gemeente van belang is.

  • 2.

    Voor de vragen betreffende de actualiteit gelden de volgende regels:

    • a.

      de voorzitter inventariseert bij aanvang van het agendapunt welke fracties vragen willen stellen en over welke onderwerpen;

    • b.

      de volgorde van de te stellen vragen verloopt aan de hand van het gelote volgnummer;

    • c.

      de vragen moeten kort en duidelijk geformuleerd worden;

    • d.

      de vragen worden terstond beantwoord. Als dit niet mogelijk is, wordt de vraag uiterlijk binnen een week schriftelijk beantwoord;

    • e.

      na de beantwoording kan aan de vragensteller het woord worden verleend om een verhelderende vraag te stellen;

    • f.

      tijdens de vragen betreffende de actualiteit worden geen interrupties toegestaan, kan geen verlof worden gevraagd tot het houden van een interpellatie en kunnen geen moties worden ingediend.

Artikel 3:13 Verslaglegging
  • 1.

    De griffier draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst.

  • 2.

    Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering op de website geplaatst.

  • 3.

    De griffier draagt na afloop van de vergadering zorg voor het zo spoedig mogelijk plaatsen van de verslaglegging op de website.

Artikel 3:14 Hamerstukken
  • 1.

    Als de voorzitter vaststelt dat geen van de raadsleden over een geagendeerd voorstel het woord wenst te voeren, wordt het voorstel geacht zonder beraadslaging en zonder hoofdelijke stemming te zijn aangenomen.

  • 2.

    Voorstellen die als vermoedelijk hamerstuk zijn behandeld in de Technisch Blok vergadering, worden in de raad als hamerstuk geagendeerd, tenzij ten minste één fractie in het Forum anders verzoekt.

  • 3.

    Voordat in de raadsvergadering de hamer valt, kan een raadslid over een hamerstuk nog het woord vragen voor het afleggen van een stemverklaring.

Artikel 3:15 Ingekomen stukken

Bij de raad ingekomen stukken worden door het Presidium voorzien van een afdoeningsadvies en op een lijst geplaatst die ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd.

Artikel 3:16 Spreekregels
  • 1.

    De voorzitter spreekt vanaf zijn zitplaats.

  • 2.

    Sprekers die het woord gevraagd en verleend krijgen richten zich tot de voorzitter.

  • 3.

    De raadsleden spreken vanaf het spreekgestoelte van de raad.

  • 4.

    De leden van het college spreken vanaf het spreekgestoelte voor genodigden.

  • 5.

    Overige aanwezigen spreken van het spreekgestoelte voor genodigden.

  • 6.

    Als een raadslid een spreker wil interrumperen, stelt hij zich op achter een interruptiemicrofoon.

  • 7.

    De voorzitter kan bepalen dat de raadsleden en de overige aanwezigen vanaf een andere plaats spreken.

Artikel 3:17 Aantal spreektermijnen
  • 1.

    De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

  • 2.

    Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

  • 3.

    Een raadslid mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

  • 4.

    Het derde lid is niet van toepassing op:

    • a.

      de rapporteur van een commissie;

    • b.

      het raadslid dat een (sub)amendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, voor wat betreft dat amendement, die motie of dat voorstel.

  • 5.

    Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 3:18 Spreektijd

De voorzitter kan na overleg met het Presidium spreektijden bepalen.

Artikel 3:19 Handhaving orde; schorsing
  • 1.

    Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

    • a.

      de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

    • b.

      een raadslid hem interrumpeert; de voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

  • 2.

    Als een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Als de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

  • 3.

    De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 3:20 Beraadslaging
  • 1.

    De raad kan, op voorstel van de voorzitter of een raadslid, besluiten om over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

  • 2.

    Op verzoek van een raadslid of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen, teneinde leden van het college of de raadsleden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 3:21 Deelname aan de beraadslaging door overige aanwezigen
  • 1.

    De raad kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige raadsleden, de burgemeester, leden van het college en de griffier deelnemen aan de beraadslaging.

  • 2.

    Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een raadslid genomen voordat met de beraadslaging van het betreffende agendapunt wordt begonnen.

Afdeling 3 Stemmingen

Artikel 3:22 Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten.

Artikel 3:23 Beslissing
  • 1.

    De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.

  • 2.

    Nadat de beraadslagingen zijn gesloten formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing, waarna de stemming over het voorstel plaatsvindt.

Artikel 3:24 Algemene bepalingen over stemming
  • 1.

    De voorzitter vraagt de raadsleden of stemming gewenst is. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

  • 2.

    Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden vragen om aantekening in het verslag dat:

    • a.

      zij geacht willen worden te hebben tegengestemd, of

    • b.

      zij zich overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet van stemming hebben onthouden.

  • 3.

    Als door een of meer raadsleden hoofdelijke stemming wordt gevraagd vindt deze plaats. De voorzitter (of de griffier) noemt de namen van de raadsleden achtereenvolgens op om ze hun stem te laten uit te brengen. De stemming begint bij het raadslid dat hiertoe bij loting is aangewezen, waarna de presentielijst verder wordt gevolgd.

  • 4.

    Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de Gemeentewet van deelname aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door zich 'voor' of 'tegen' te verklaren, zonder enige toevoeging.

  • 5.

    Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.

  • 6.

    De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit.

Artikel 3:25 Stemming over amendementen en moties
  • 1.

    Als op een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd.

  • 2.

    Als op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement.

  • 3.

    Als twee of meer amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat het meest verstrekkende amendement of subamendement het eerst in stemming wordt gebracht.

  • 4.

    Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken.

Artikel 3:26 Stemming over personen
  • 1.

    Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.

  • 2.

    Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de Gemeentewet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren.

  • 3.

    Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

  • 4.

    Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal raadsleden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn, worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.

  • 5.

    Bij twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad, op voorstel van het stembureau.

  • 6.

    Onder de zorg van de griffier worden de stembriefjes zo spoedig mogelijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.

Artikel 3:27 Herstemming over personen
  • 1.

    Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, volgt een tweede stemming.

  • 2.

    Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, volgt een derde stemming.

  • 3.

    De derde stemming is tussen de twee personen, op wie bij de tweede stemming de meeste stemmen zijn uitgebracht. Wanneer bij de tweede stemming op meer dan twee personen de meeste stemmen zijn uitgebracht, dan volgt een tussenstemming.

  • 4.

    Bij een eventuele tussenstemming wordt uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming plaatsheeft.

  • 5.

    Als bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

Artikel 3:28 Beslissing door het lot
  • 1.

    Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.

  • 2.

    Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.

  • 3.

    Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.

Afdeling 4 Rechten van de raadsleden

Artikel 3:29 Amendementen en subamendementen
  • 1.

    Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

  • 2.

    Intrekking door de indiener van het amendement of subamendement is mogelijk, totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.

Artikel 3:30 Moties
  • 1.

    Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter.

  • 2.

    De behandeling van een motie over een aanhangig onderwerp of voorstel vindt tegelijk met de beraadslaging over dat onderwerp of voorstel plaats.

  • 3.

    Een motie vreemd aan de orde van de dag wordt in een Forumvergadering besproken, tenzij de raad anders besluit.

  • 4.

    Raadsleden die een motie hebben ingediend, hebben het recht deze motie tijdens een vergadering van de raad:

    • a.

      in te trekken, waardoor deze niet langer aan de orde is;

    • b.

      aan te houden tot een volgende raadsvergadering.

  • 5.

    Een motie wordt geacht te zijn ingetrokken, wanneer er in drie opvolgende raadsvergaderingen door de indiener(s) niet meer op is teruggekomen.

  • 6.

    Over een motie van afkeuring of een motie van wantrouwen wordt een besluit genomen in de vergadering waarin zij is ingediend.

  • 7.

    Wanneer een motie van wantrouwen is aangenomen wordt een extra agendapunt aan de agenda toegevoegd om een raadsbesluit tot het verlenen van ontslag te behandelen, tenzij de wethouder(s) uit eigen beweging direct ontslag heeft (hebben) genomen.

Artikel 3:31 Voorstellen van orde

Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde over de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.

Artikel 3:32 Initiatiefvoorstellen
  • 1.

    Raadsleden kunnen een initiatiefvoorstel indienen in het gebruikelijke format voor raadsvoorstellen.

  • 2.

    Een initiatiefvoorstel moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend, om in behandeling genomen te kunnen worden.

  • 3.

    Het voorstel wordt na indiening toegestuurd aan het college om de gelegenheid te bieden richting de raad wensen en bedenkingen kenbaar te maken alvorens de raad erover besluit.

  • 4.

    De Agendacommissie plaatst het voorstel pas op een agenda, nadat het college zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt of ten minste drie weken daartoe de gelegenheid heeft gehad.

  • 5.

    Indieners van een initiatiefvoorstel hebben totdat besluitvorming door de raad heeft plaatsgevonden het recht om tijdens een vergadering van de raad dit initiatiefvoorstel:

    • a.

      in te trekken, waardoor deze niet langer aan de orde is;

    • b.

      aan te houden tot een volgende raadsvergadering.

  • 6.

    Een initiatiefvoorstel wordt geacht te zijn ingetrokken wanneer er in vier opvolgende raadsvergaderingen door de indiener(s) niet meer op is teruggekomen.

Artikel 3:33 Voorstellen vanuit het college
  • 1.

    Een voorstel dat vermeld staat op de agenda van een Forum of raadsvergadering, kan niet door het college worden ingetrokken zonder toestemming van de raad.

  • 2.

    De raad kan van oordeel zijn dat een voorstel niet verder wordt behandeld of voor aanpassing, aanvulling of advies terug aan het college moet worden gezonden. Daarbij kan een termijn worden gesteld waarbinnen dit moet gebeuren.

  • 3.

    De raad kan bepalen óf, en zo ja, in welke vergadering een aangepast, aangevuld of van advies voorzien voorstel opnieuw wordt geagendeerd.

Artikel 3:34 Interpellaties
  • 1.

    Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, tenminste 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd, alsmede de te stellen vragen.

  • 2.

    De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de leden van het college. Bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende vergadering na indiening van het verzoek wordt het verzoek in stemming gebracht. De raad bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie wordt gehouden.

  • 3.

    De interpellant voert niet meer dan tweemaal het woord, de overige raadsleden, de burgemeester en de leden van het college niet meer dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

Artikel 3:35 Schriftelijke vragen aan het college en de burgemeester
  • 1.

    Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. De vragen worden schriftelijk beantwoord, tenzij daarin is aangegeven dat mondelinge beantwoording wordt verlangd.

  • 2.

    De vragen worden via de griffie bij de voorzitter van de raad ingediend. De griffie draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk via de website van de raad worden ontsloten en ter kennis van het college worden gebracht.

  • 3.

    Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, maar in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt zo mogelijk plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Als beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het college de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden.

  • 4.

    De antwoorden van het college worden door de griffie zo spoedig mogelijk via de gemeentelijke website ontsloten voor de raad, tenzij er sprake is van mondelinge beantwoording, zoals bedoeld in het eerste lid.

  • 5.

    De vragen en antwoorden worden opgenomen in de lijst van ingekomen stukken van de raad en via de gemeentelijke website ontsloten.

Artikel 3:36 Inlichtingen
  • 1.

    Als een raadslid over een onderwerp inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid van de Gemeentewet verlangt, wordt een verzoek daartoe schriftelijk ingediend bij het college of de burgemeester.

  • 2.

    Een afschrift van dit verzoek wordt door de indiener toegezonden aan de voorzitter van de raad.

  • 3.

    De verlangde inlichtingen worden mondeling of schriftelijk in de eerstvolgende of in de daarop volgende vergadering gegeven.

  • 4.

    De gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering, waarin de antwoorden zullen worden gegeven.

Artikel 3:37 Hoorzitting
  • 1.

    De raad kan, op voorstel van de voorzitter of één of meer raadsleden, besluiten een hoorzitting te houden.

  • 2.

    Per hoorzitting wordt de procedure door het Presidium vastgesteld.

Artikel 3:38 In ontvangst nemen van petities
  • 1.

    De raad en afzonderlijke raadsleden kunnen in een raadsvergadering petities van burgers in ontvangst nemen. Daartoe wordt bij de vaststelling van de agenda een agendapunt ingelast.

  • 2.

    Burgers of groepen van burgers die een petitie willen aanbieden, doen hiervan uiterlijk om 16.00 uur van de dag waarop de raadsvergadering plaatsvindt mededeling aan de griffier.

  • 3.

    Een petitie wordt in ontvangst genomen door:

    • a.

      de voorzitter, als de petitie aan de raad is gericht;

    • b.

      de betreffende fractievoorzitter of zijn vervanger, als de petitie aan een fractie is gericht;

    • c.

      het betreffende raadslid, als de petitie aan dat raadslid is gericht.

  • 4.

    Het agendapunt waarbij de petitie in ontvangst wordt genomen heeft een maximale tijdsduur van 10 minuten.

  • 5.

    De voorzitter kan weigeren het aanbieden van een petitie in de vergadering toe te laten als hij van mening is dat de handtekeningen onder de petitie geen blijk geven van voldoende representativiteit bij het onderhavige onderwerp.

Afdeling 5 Voorjaarsnota, begroting en rekening

Artikel 3:39 Procedure voorjaarsnota en begroting

Met inachtneming van het bepaalde in de Gemeentewet stelt het Presidium de procedure van voorbereiding, onderzoek, behandeling en vaststelling van de Voorjaarsnota en de Begroting vast.

Artikel 3:40 Planning en Controldocumenten

De raad kan, na overleg met het college, momenten bepalen waarop de planning en control documenten ontvangen moeten zijn.

Artikel 3:41 Procedure jaarrekening

Met inachtneming van het bepaalde in de Gemeentewet stelt het Presidium de procedure van voorbereiding, onderzoek, behandeling en vaststelling de Jaarrekening, het Jaarverslag en een eventueel indemniteitsbesluit vast.

Afdeling 6 Lidmaatschap van andere organisaties

Artikel 3:42 Verslag; verantwoording
  • 1.

    Een raadslid, een lid van het college, de burgemeester of de secretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht (om in aansluiting op de behandeling van de lijst van ingekomen stukken òf voor het sluiten van de vergadering) verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. Door de raad gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar het Forum.

  • 2.

    Ieder raadslid kan aan een persoon, als bedoeld in het eerste lid, schriftelijke vragen stellen. De regels voor het stellen van schriftelijke vragen zijn van overeenkomstige toepassing.

  • 3.

    Wanneer een raadslid een persoon, als bedoeld in het eerste lid, ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de raad over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen zijn van overeenkomstige toepassing.

  • 4.

    Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin de raad één van zijn raadsleden heeft benoemd.

Afdeling 7 Besloten vergadering

Artikel 3:43 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 3:44 Handelingen
  • 1.

    De handelingen van een besloten vergadering worden niet verspreid, maar liggen ter inzage bij de griffie voor raadsleden en overige personen die in de besloten vergadering aanwezig waren of mochten zijn.

  • 2.

    Deze handelingen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.

  • 3.

    De handelingen kunnen ook in een openbare vergadering worden vastgesteld, als geen van de raadsleden, desgevraagd door de voorzitter, daarover het woord wenst.

  • 4.

    Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van deze handelingen. De vastgestelde handelingen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 3:45 Geheimhouding

Voor de afloop van een besloten vergadering beslist de raad overeenkomstig artikel 25, eerste lid van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 3:46 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid van de Gemeentewet van plan is de geheimhouding op te heffen wordt, als daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 4:1 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 4:2 Intrekking oude regeling

Het Reglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2013, zoals vastgesteld bij besluit van 17 december 2012, wordt ingetrokken.

Artikel 4:3 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 september 2019.

Artikel 4:4 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde gemeenteraad gemeente Zutphen 2019.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente Zutphen,

gehouden op: 23 september 2019

De voorzitter, de griffier,

Toelichting op Reglement van Orde 2019

ALGEMEEN

Het Reglement van Orde is opgesteld naar aanleiding van de per 1 augustus 2006 ingevoerde werkwijze van de raad van de gemeente Zutphen. Zoals bij iedere gemeente kent ook deze werkwijze een aanpak met een voorbereidende en een besluitvormende fase. Daarnaast biedt de werkwijze ruimte voor overleg en het uitwisselen van informatie met het college alsmede het geven van advies aan het college.

Het Reglement van Orde bestaat uit vier hoofdstukken, namelijk

  • 1.

    Algemene bepalingen’

  • Hierin staan de bepalingen die betrekking hebben op het gehele functioneren van de raad.

  • 2.

    ‘Het Forum’

  • Hierin staan de bepalingen waarin het Forum wordt gereglementeerd.

  • 3.

    ‘De raad’

  • Hierin staan de bepalingen die betrekking hebben op de werkwijze en vergaderingen van de raad.

  • 4.

    ‘Slotbepalingen’

Nadat in 2006 ervaringen met de ingevoerde werkwijze waren opgedaan heeft in 2007 een eerste actualisatie van het Reglement plaatsgevonden. In 2013 heeft een tweede actualisatie van het Reglement van Orde plaatsgevonden.

In de afgelopen periode is op verschillende gebieden geëxperimenteerd, waarna een evaluatie heeft plaatsgevonden. In de actualisatie van 2019 worden de nu gewenste aanpassingen doorgevoerd en daarbij zijn ook andere benodigde aanpassingen en verduidelijkingen meegenomen. Deels wordt ook al geanticipeerd op komende ontwikkelingen zoals de overstap van schriftelijke verslaglegging op videobeelden.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

HOOFDSTUK 1 - ALGEMENE BEPALINGEN

Afdeling 1 - Begripsomschrijvingen

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

Een aantal termen en begrippen dat in de verordening voorkomt wordt hier gedefinieerd.

Afdeling 2 - De raad en zijn organen

Het begrip ‘organen’ moet hier in ruime zin worden opgevat, namelijk de te onderscheiden personen en groepen. Het betreft niet noodzakelijk bestuursorganen in de zin van de Awb.

Artikel 1:2 Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging en 1:3 Fracties

Wanneer zich een situatie als omschreven in artikel 1:3 lid 3 onder a. voordoet blijft de indeling van de raadzaal ongewijzigd totdat de voorzitter ex artikel 3:8 de indeling wijzigt.

Deze artikelen zijn verder gebaseerd op de Kieswet en de Gemeentewet. Ze zijn ontleend aan de modelverordening van de VNG.

Artikel 1:4 Forumleden

Forumleden zijn door de raad benoemde personen. In Zutphen draaien de Forumleden zoveel mogelijk mee in het raadswerk, mits zij een verklaring van geheimhouding ondertekenen. Zij worden dan ook op veel plaatsen in het Reglement van Orde genoemd. Zij zijn echter geen raadslid, en kunnen dus ook niet deelnemen aan de raadsvergaderingen.

Lid 7 van dit artikel is opgenomen voor situaties dat in een verordening gesproken wordt over commissieleden en waar in de Zutphense situatie Forumleden wordt bedoeld. Commissieleden en Forumleden worden zo veel mogelijk gelijkgesteld, met uitzondering van de financiële vergoedingen, omdat daarvoor een aparte regeling is getroffen. In het in 2019 in werking getreden nieuwe Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers is onder andere geregeld dat raadsleden die deelnemen aan bijzondere commissies een (verplichte) extra vergoeding ontvangen. In het oude Reglement van Orde werden Forumleden uitgesloten van bepalingen in het rechtspositiebesluit, wanneer het aanvullende financiële vergoedingen betrof. In het nu gewijzigde Reglement is deze uitsluiting niet langer het geval. Nu is het mogelijk geworden, als de gemeenteraad dat wenst, om te regelen dat naast raadsleden ook Forumleden een financiële vergoeding ontvangen voor hun deelname aan zware commissies.

Artikel 1:5 De voorzitter van de raad

De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 9 van de Gemeentewet schrijft dit dwingend voor. In het gewijzigde artikel 77 eerste lid, Gemeentewet, is bepaald dat het oudste raadslid in anciënniteit het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemend voorzitter.

De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.

Artikel 1:6 De griffier

De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen.

In verband met artikel 22 Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

Artikel 1:7 Het Presidium en 1:8 De Agendacommissie

Deze artikelen geven de samenstelling, de aard en de taak van het Presidium en van de Agendacommissie aan. De taken van het Presidium zijn limitatief opgesomd. De in de voorgaande versie van dit regelement opgenomen passage dat gewerkt werd met een gewogen stem is vervallen, omdat dit volgens de Gemeentewet niet is toegestaan. Extra ruimte is nu wel gecreëerd om anderen uit te nodigen in deze vergadering. Eerder was dit beperkt tot de gemeentesecretaris, maar de praktijk heeft geleerd dat het handig kan zijn om ook anderen uit te kunnen nodigen.

Het Presidium en de Agendacommissie hebben geen rol in de inhoudelijke besluitvorming van de raad of de inhoudelijke voorbereiding daarvan. Dat verdraagt zich niet met het besloten karakter. Het Presidium vergadert in beslotenheid. De te bespreken onderwerpen bestaan voor een deel uit vaste agendapunten. Beslotenheid biedt voor de griffie de ruimte om vanuit de ambtelijke rol al dan niet gevraagde adviezen te kunnen geven op voor de raad relevante zaken. Bespreking van dergelijke adviezen in de openbaarheid kan politiek gevoelig zijn en tast de veiligheid van het functioneren van de griffie aan. Beslotenheid biedt ook de ruimte voor reflectie en de gelegenheid om over schaduwen heen te stappen.

Ook de agendacommissie vergadert in beslotenheid. Hier geldt ook dat beslotenheid de mogelijkheid biedt om op- en aanmerkingen te maken en te adviseren over zaken aangaande vergaderingen en stukken.

Afdeling 3 Collegevorming

Artikel 1:9 Ondersteuning bij vorming nieuw college, en artikel 1:10 Benoeming wethouders

Deze twee artikelen geven de ondersteuning weer bij de vorming van een nieuw college en de procedure van het benoemen van wethouders aan.

Afdeling 4 - Forum- en raadsvergaderingen

Artikel 1:11 Forum- en Raadsvergadering

Dit artikel vormt de kern van de werkzaamheden die in het Forum en de raad worden gedaan, namelijk het ‘voorbereiden’ respectievelijk het ‘nemen’ van beslissingen. Het voorbereiden gebeurt in het Forum, het nemen van de beslissing in de raad. Maar volgens lid 2 van artikel 1:11 kan de raad altijd beslissen om ook de voorbereiding van een beslissing in de raad te laten plaatsvinden.

De voorbereiding van beslissingen door het Forum wordt in hoofdstuk 2 uitgewerkt. Het nemen van beslissingen door de raad wordt in hoofdstuk 3 uitgewerkt.

Met opzet wordt er gesproken van ‘beslissingen’. Het begrip ‘besluit’ heeft een specifiekere betekenis, die daaraan door de Algemene wet bestuursrecht (artikel 1:3, lid 1) wordt toegekend.

Artikel 1:12 Vergaderfrequentie en plaats, en artikel 1:13 Organisatie van Forum- en raadsvergaderingen

In deze artikelen wordt geregeld dat vergaderingen van Forum en raad op de maandagavond plaatsvinden en geeft de ruimte voor bespreking van omvangrijke onderwerpen op speciaal hiertoe in te roosteren donderdagen.

De griffie is belast met de praktische organisatie. Het college is in de regel belast met het verzorgen van de inhoudelijke vergaderstukken.

Afdeling 5 - Aanwezigen en pers

Artikel 1:14 Toehoorders en pers in vergaderingen, artikel 1:15 Geluid en beeldregistraties, artikel 1:16 Gebruik mobiele apparatuur

Deze artikelen betreffen vrij gebruikelijke ordemaatregelen.

HOOFDSTUK 2 - HET FORUM

Afdeling 1 - Aard, samenstelling en taken van Forumvergaderingen

Artikel 2:1 Het Forum

Dit artikel regelt in kort bestek het bestaan van het Forum en de soorten Forumvergaderingen die mogelijk zijn. Het is de bedoeling dat iedereen precies weet waar hij qua tijdstippen en aard van de vergadering aan toe is. Forumvergaderingen zijn dan ook strak in de tijd gepland. Ze kunnen en mogen niet uitlopen. Ter bewaking daarvan klinkt een geluidssignaal. Zodra de tijd om is - overigens ongeacht of het signaal ook daadwerkelijk heeft geklonken - wordt de vergadering gesloten. Als de taak van de vergadering nog niet was afgerond, dan zal er in een volgend Forum een vervolg moeten plaatsvinden.

Artikel 2:2 Taken van de Forumvergadering

De taken van het Forum zijn limitatief opgesomd. Hierbij is aansluiting gezocht bij de taken van raadscommissies zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet. De algemene taak van het Forum staat in lid 4, namelijk het voorbereiden van de besluitvorming in de raadsvergadering. Dat kan door het uitbrengen van advies over voorstellen, moties, amendementen. Ook het voeren van overleg met het college behoort tot de taak van het Forum. De taken van het zogenoemde Technisch Blok (artikel 2:6) worden geacht te vallen onder de noemer ‘voorbereiden van de raadsvergadering’.

Artikel 2:3 De planning en agendering van Forumvergaderingen

Deze artikelen regelen in praktische zin de organisatie, de frequentie en de samenstelling van Forumvergaderingen. De Agendacommissie bepaalt de planning van de vergaderingen in het Forum. Het Presidium bepaalt de onderwerpen van Forumspecials. Wijziging van onderwerp of tijdstip is niet mogelijk, maar wel kan van vergaderlocatie worden gewijzigd als bijvoorbeeld veel publiek wordt verwacht en een grotere vergaderruimte wordt ingezet.

Artikel 2:4 Diverse typen Forumvergaderingen

In dit artikel wordt bepaald, dat er verschillende typen Forumvergaderingen mogelijk zijn, namelijk beeldvormende, oordeelsvormende, adviserende, informerende en technisch blok vergaderingen, alsmede presentaties.

Artikel 2:5 Nadere regels voor beeldvormende Forumvergaderingen

Voor een beeldvormende Forumvergadering gelden enkele aparte regels. Het doel van de beeldvormende vergadering is informatieverzameling door de raadsfracties. De fracties mogen in dit stadium nog geen oordeel geven over het onderwerp dat aan de orde is.

Burgers hebben een laagdrempelige mogelijkheid om hun inbreng te hebben, want zij kunnen deelnemen aan de vergadering, mits zij zich voor 16:00 uur hebben aangemeld en mits zij zich houden aan de aanwijzingen van de voorzitter. Ook het college kan, bestuurlijk dan wel ambtelijk, aan de beeldvormende vergadering deelnemen.

Artikel 2:6 Nadere beschrijving van het Technisch Blok in het Forum

In principe vindt iedere reguliere vergadercyclus een speciale Forumvergadering plaats onder de titel ‘Technisch Blok’ plaats. Deze bijeenkomst wordt gebruikt om allerlei specifieke handelingen mogelijk te maken.

Artikel 2:7 De voorzitters van het Forumvergaderingen, artikel 2:8 Aanwezigheid van de Forumgriffier en de griffier, artikel 2:9 Deelname van de fracties aan de Forumvergadering en artikel 2:10 Aanwezigheid van het college

Deze artikelen geven voorschriften over het Forumvoorzitterschap, inclusief de taken van de Forumvoorzitter en regelen de aanwezigheid van de Forumgriffiers, de griffier, de fracties en het college.

De griffier bepaalt -en voorzover het gaat om niet griffiepersoneel, de griffier en secretaris in overleg bepalen- welke ambtenaren fungeren als Forumgriffier. Hetzelfde geldt voor de functie van notulist, tenzij dit een extern in te huren notuleerdienst betreft.

Belangrijk is dat er één lid vanuit elke fractie - dat mag dus ook een Forumlid zijn - aanwezig is in een Forumvergadering, die namens de fractie spreekt. Een uitzondering hierop is echter mogelijk. Bij het Technisch Blok mogen bijvoorbeeld standaard twee deelnemers per fractie aan tafel plaatsnemen.

Het college kan zich in de vergaderingen ambtelijk laten ondersteunen door de gemeentesecretaris of andere ambtenaren.

Afdeling 2 - Voorbereiding en orde van de Forumvergaderingen

Artikel 2:11 Oproep en agenda, artikel 2:12 Beschikbaarheid vergaderstukken, en artikel 2:13 Openbare kennisgeving

Deze artikelen geven regels voor de voorbereiding van Forumvergaderingen. Ze spreken voor zichzelf.

Artikel 2:12 lid 2 kan wellicht vragen oproepen. De inzage van geheime stukken ter griffie, kan gebeuren door personen die op grond van artikel 2:21 lid 2 bevoegd zijn om een besloten Forumvergadering bij te wonen, dus ongeacht of ze aanwezig zullen zijn. Dat zijn dus alle raadsleden en alle Forumleden, voor zover deze laatsten een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

Artikel 2:14 Opening vergadering; quorum, artikel 2:15 Spreekregels in vergaderingen, artikel 2:16 Vergaderprocedure, artikel 2:17 Voorstellen van orde in Forumvergaderingen, artikel 2:18 Handhaving orde; schorsing, artikel 2:19 Spreekrecht burgers en belanghebbenden in Forumvergaderingen, artikel 2:20 Verslaglegging van Forumvergaderingen

Deze artikelen regelen de orde van Forumvergaderingen.

De artikelen 2:15, 2:16 en 2:17 regelen dat de voorzitter een voorstel voor de wijze van bespreking kan doen in de vergadering. Het vaste stramien van twee termijnen is losgelaten. Wanneer deelnemers zich niet in de voorgestelde procedure kunnen vinden, opent artikel 2:17 de mogelijkheid de voorgestelde wijze van bespreken aan te passen.

Een belangrijk artikel is artikel 2:19, waarin het spreekrecht voor burgers en belanghebbenden wordt geregeld. Voor alle spreekrecht geldt dat burgers en belanghebbenden - die ook van buiten Zutphen afkomstig kunnen zijn - hun zienswijze kunnen geven en hun belang kunnen behartigen. Uitzonderingen hierop staan in lid 7 en lid 10.

De verslaglegging van de verschillende Forumvergaderingen en presentaties is eveneens verschillend. Een en ander is in artikel 2:20 geregeld. Omdat steeds vaker anderen dan volksvertegenwoordigers en collegeleden en het woord voeren is ervoor gekozen het vastleggen van hun inbreng te scharen onder ‘overige personen die het woord hebben gevoerd’.

De vaststelling van het Forumverslag, dat één samengesteld verslag van alle Forumvergaderingen is, gebeurt in het Technisch Blok.

Afdeling 3 - Besloten Forumvergaderingen en geheimhouding

Artikel 2:21 Besloten Forumvergadering, artikel 2:22 Verslaglegging besloten Forumvergadering, artikel 2:23 Geheimhouding na een besloten Forumvergadering, artikel 2:24 Opheffing geheimhouding door de raad

Het onderwerp ‘besloten vergaderen’ en ‘geheimhouding’ is op zich tamelijk gecompliceerd. De algemene verplichting tot geheimhouding is vastgelegd in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Verder geeft de Gemeentewet hiervoor regels, die echter uitgaan van de raad en van raadscommissies.

Lastig wordt het dus, omdat onze gemeente geen commissies meer kent. De voorschriften voor geheimhouding in het Forum zijn analoog aan die van raadscommissies. Artikel 2:23, lid 3 verklaart de betreffende bepalingen uit de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Samengevat kan er een besloten (deel van een) Forumvergadering worden gehouden, waarin geheimhouding kan worden opgelegd aan de aanwezigen. In een dergelijke besloten vergadering kunnen in ieder geval de Forumvoorzitter, de Forumgriffier, de notulist, de raadsleden aanwezig zijn. De voorzitter en griffier van de raad kunnen als toehoorder aanwezig zijn. Voorzover de Gemeentewet zich daartegen niet verzet, kunnen Forumleden, die de geheimhoudingsverklaring als bedoeld in 1:4 hebben ondertekend aanwezig zijn. Ook de leden van het college en hun ambtelijke ondersteuners kunnen aanwezig zijn voorzover de Forumvoorzitter hen daartoe toestemming geeft.

Raadsleden en Forumleden die de geheimhoudingsverklaring als bedoeld in artikel 1:4 hebben ondertekend mogen kennis nemen van het verslag van besloten Forumvergaderingen voorzover de Gemeentewet zich daartegen niet verzet. Verslag van besloten Forumvergaderingen worden vastgesteld in een besloten Technisch Blok. Ook kan het verslag worden vastgesteld in een openbare Forumvergadering, mits geen van de leden er het woord over vraagt.

Artikel 2:24 regelt dat door een Forumvergadering opgelegde geheimhouding omtrent de inhoud van aldaar als vertrouwelijk aangemerkte stukken of omtrent hetgeen in die vergadering is behandeld door een Forumvergadering of door de raad kan worden opgeheven. Dit artikel maakt het mogelijk voor de raad om iets te vinden ten aanzien van door een Forumvergadering opgelegde geheimhouding. Nu de Forum- en raadsvergaderingen niet meer op één avond plaatsvinden, biedt dit artikel toch de mogelijkheid voor de raad om iets van de opgelegde geheimhouding te vinden.

Geheimhouding kan op grond van de Gemeentewet altijd worden opgeheven door de raad. Door de raad opgelegde of bekrachtigde geheimhouding inzake vertrouwelijke stukken of het besprokene kan uiteraard niet door het Forum worden opgeheven.

Wie de geheimhouding schendt, kan vervolgd worden op basis van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.

HOOFDSTUK 3 - DE RAADSVERGADERINGEN

Zowel de artikelen van dit hoofdstuk als de toelichtingen daarop zijn voor een belangrijk deel ontleend aan de modelverordening van de VNG.

Afdeling 1 - Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen

Artikel 3:1 Oproep

Raadsleden horen op tijd op de hoogte te worden gebracht van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Tegelijkertijd worden ook de voorlopige agenda en de stukken ontsloten via de gemeentelijke website.

Artikel 3:2 Vergaderfrequentie en plaats

Voor het vergadersysteem van de raad zijn de vergaderavonden in artikel 1:12 voor het Forum en de raad vastgelegd. De voorzitter is op volgens dit artikel bevoegd om hierop in bijzondere gevallen uitzonderingen te maken.

Artikel 3:3 Agenda

De Agendacommissie bepaalt hoe de agenda’s eruit komen te zien. Dit is echter een voorlopige vaststelling van de raadsagenda, want de raad stelt deze in zijn vergadering pas definitief vast.

In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim een week voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteit van de dag. Het tweede lid maakt het mogelijk dat In een dergelijke situatie de voorzitter na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende voorlopige raadsagenda kan opstellen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering. Het gaat hierbij om situaties waarbij in redelijkheid het Presidium niet meer gekend kan worden en er grote belangen zijn en er stukken aan de voorlopige agenda worden toegevoegd. De raad kan bij het vaststellen van de agenda bepalen of dit wordt overgenomen.

Raadsleden kunnen bij het vaststellen van de agenda een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren of de volgorde van behandeling van de agendapunten te wijzigen.

Als de raad niet voldoende op de hoogte is van de inhoud en strekking van een onderwerp dan is het niet verantwoord dat de raad zich op hoofdlijnen over dit onderwerp uitspreekt. In een dergelijk geval heeft de raad de mogelijkheid, om het onderwerp naar een Forumvergadering te verwijzen of aan het college nadere inlichtingen of advies te vragen.

Artikel 3:4 De portefeuillehouder

Dit artikel voorziet in de mogelijkheid dat portefeuillehouders en gemeentesecretaris door de raad worden uitgenodigd om ter vergadering aanwezig te zijn en door de voorzitter worden uitgenodigd aan de beraadslagingen deel te nemen. Dit laat onverlet dat voor hen een doorlopende uitnodiging geldt.

Artikel 3:5 Publicatie van stukken

In dit artikel gaat het enerzijds om de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan vaak in de raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.) en anderzijds om geheime stukken.

Artikel 3:6 Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij gemeente brede ontwikkelingen.

Afdeling 2 - Orde van de vergadering

Artikel 3:7 Presentielijst

De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet.

Artikel 3:8 Zitplaatsen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 3:9 Opening van de vergadering; quorum

De vergadering kan beginnen, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Artikel 20 van de Gemeentewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering indien het vereiste aantal leden niet op komt dagen.

Artikel 3:10 Vaststelling van de agenda

In dit artikel wordt nog eens expliciet vastgelegd, dat de raad bij aanvang van de vergadering elke wijziging in de agenda kan aanbrengen die hij nodig oordeelt. Dit gebeurt uiteraard bij meerderheid van stemmen.

Verder wordt vastgelegd dat de voorzitter na 23.00 uur een ordevoorstel doet over de verdere afhandeling van de agenda.

Artikel 3:11 Primus bij hoofdelijke stemming

Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van hoofdelijk stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering. Deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering, ook na een eventuele schorsing.

Artikel 3:12 Vragen betreffende de actualiteit

Dit artikel stelt de regels voor het stellen van actuele vragen.

Artikel 3:13 Verslaglegging

Dit artikel regelt de verslaglegging van de raadsvergadering en het opmaken en beschikbaar stellen van een wettelijk verplichte besluitenlijst. De vrijheid wordt gelaten om woordelijke verslaglegging los te laten en de mogelijkheid wordt geopend om videoverslaglegging in te zetten.

Artikel 3:14 Hamerstukken

Om raadsvergadering efficiënt te laten verlopen en de tijd zoveel mogelijk te besteden aan de politiek heikele onderwerpen wordt gewerkt met hamerstukken. Daarnaast is het de insteek dat discussies uit het Forum niet in de raad worden overgedaan.

Artikel 3:15 Ingekomen stukken

Omtrent de aan de raad gerichte ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dan dient dit op de gebruikelijke wijze, dus via het Forum, te worden voorbereid.

Artikel 3:16 Spreekregels

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 3:17 Aantal spreektermijnen

Dit artikel is alleen van toepassing als vanuit het Forum is geadviseerd dat het onderwerp aldaar voldoende besproken is, maar dat er nog debat in de raad moet plaatsvinden.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.

Indien de raad van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp. Een dergelijke motie is doorgaans reeds aan de orde geweest in het Forum (artikel 3:30 lid 3).

Artikel 3:18 Spreektijd

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 3:19 Handhaving orde; schorsing

De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Dit artikel is slechts een aanvulling op de Gemeentewet.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar de artikelen 1:14 tot en met 1:16 van dit reglement.

Artikel 3:20 Beraadslaging

Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 3:17).

Artikel 3:21 Deelname aan de beraadslaging door overige aanwezigen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht.

Afdeling 3 Stemmingen

Artikel 3:22 Stemverklaring

Stemverklaringen moeten kort zijn en een toelichting betreffen op het stemgedrag en niet oproepen tot nieuwe reacties. Het verwoorden van een aanvullende inhoudelijke argumentatie is dus niet gepast. Ze mogen ook niet het karakter krijgen van een derde termijn om daarmee een extra gelegenheid te hebben voor een laatste reactie op de vorige spreker. Inhoudelijke inbreng hoort thuis in de twee termijnen. Stemverklaringen worden allemaal gegeven voorafgaand aan de stemming.

Artikel 3:23 Beslissing

Deze bepaling beoogt niet meer dan vast te leggen dat ook nog een beslissing over het voorstel (indien een amendement is aangenomen, in zijn geamendeerde vorm) moet worden genomen.

Artikel 3:24 Algemene bepalingen over stemming

Indien een lid te kennen geeft hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

De regeling in het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Bij wie de stemming begint, is geregeld in artikel 3:11.

Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Dit is overigens alleen mogelijk als er een vacature is of als een lid zich van stemming heeft moeten onthouden. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

Artikel 3:25 Stemming over amendementen en moties

Voor meer informatie over een amendement, subamendement of een motie (betekenis, indiening e.d.) wordt verwezen naar de artikelen 1:1, 3:29 en 3:30 van dit Reglement. Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond.

Bij een motie over een niet geagendeerd onderwerp (‘vreemd aan de orde van de dag’) geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing.

Artikel 3:26 Stemming over personen

De Gemeentewet geeft aan, dat over benoemingen (niet ontslag) van personen of het opstellen van een voordracht of aanbeveling schriftelijk moet worden gestemd (artikel 31 van de Gemeentewet).

Een voordracht is voor de raad bindend; de raad heeft slechts keus tussen degenen die op de voordracht zijn vermeld. Een aanbeveling is een voorstel waarvan de raad mag afwijken. Wanneer er veel benoemingen te doen zijn (bijvoorbeeld aan het begin van een nieuwe zittingsperiode) zou een gecombineerd stembiljet kunnen worden ontworpen.

In artikel 30 lid 2 van de Gemeentewet wordt bepaald dat een behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden ingeleverd.

Artikel 3:27 Herstemming over personen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 3:28 Beslissing door het lot

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Afdeling 4 - Rechten van de raadsleden

Artikel 3:29 Amendementen en subamendementen

Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op een conceptbeslissing van het college of initiatiefvoorstel voorstellen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 3:17).

Voor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 3:25. Voorstel tot splitsing van een voorgestelde beslissing kan, indien aangenomen, meebrengen, dat één onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard.

Artikel 3:30 Moties

Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak door de raad. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard) of het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen. Een motie betreft dus niet een besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken, of zelfs door de raad ontslagen worden (artikel 49 Gemeentewet).

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt, dat over een motie een apart besluit wordt genomen.

Elke motie ‘vreemd aan de orde van de dag’ wordt als regel in een Forumvergadering voorbereid, alvorens de raad erover besluit. De raad kan besluiten om de motie te behandelen in dezelfde vergadering waarin zij is ingediend.

Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp in de raad geldt, dat deze kan worden aangekondigd in de Forumvergadering waarin het onderwerp aan de orde is. Daar kan zij ook in voorbereidende zin worden besproken. Behandeling van een motie in de raad vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp, waarop de motie betrekking heeft.

De stemming over een motie van wantrouwen dient op grond van artikel 31 van de Gemeentewet geheim te verlopen. Bij een motie van wantrouwen moet de raad expliciet besluiten dat dit agendapunt aan de agenda wordt toegevoegd.

Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 3:32 geregelde initiatiefvoorstellen.

Artikel 3:31 Voorstellen van orde

De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad.

Artikel 3:32 Initiatiefvoorstellen

Het behoort tot de taak van het college om aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing doen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.

Een voorstel voor een ontwerpverordening moet de raad in behandeling nemen. Voor andere initiatiefvoorstellen is geen verplichte behandeling voorgeschreven. Dit betekent dat de raad (aanvullende) voorwaarden kan stellen aan het in behandeling nemen van een ander initiatiefvoorstel.

Een initiatief raadsvoorstel volgt dezelfde behandelwijze als voorstellen die afkomstig zijn van het college. Dit uiteraard voor zover de raad niet anders besluit. Lid 3 geeft invulling aan de wettelijke verplichting om het college de gelegenheid te geven wensen en bedenkingen kenbaar te maken alvorens de raad besluit. Deze gelegenheid geven betekent niet dat besluitvorming door de raad moet uitblijven zolang er geen reactie is ontvangen vanuit het college. Na verloop van de bepaalde redelijke termijn van drie weken kan de raad een besluit nemen.

Artikel 3:33 Voorstellen vanuit het college

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 3:34 Interpellaties

Dit artikel stelt nadere regels zoals bedoeld in artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet-geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.

Artikel 3:35 Schriftelijke vragen aan het college en de burgemeester

Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking.

In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan het college of de burgemeester. Indien de vragensteller van mening is, dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.

Artikel 3:36 Inlichtingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 3:37 Hoorzitting

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 3:38 In ontvangst nemen van petities

Het recht van petitie is een grondrecht, dat in artikel 5 van de Grondwet is vastgelegd. Dit artikel geeft daarop een gemeentelijke variant. Een petitie kan in de raadsvergadering in ontvangst worden genomen door de aangegeven personen.

Het recht van petitie gaat overigens niet zover, dat de gemeente ook verplicht is om iets met een aangeboden petitie te doen, tenzij deze moet worden beschouwd als een ‘klacht’ in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Die moet wel in behandeling worden genomen.

Afdeling 5 - Voorjaarsnota, begroting en rekening

Artikelen 3:39 Procedure Voorjaarsnota en begroting, en artikel 3:41 Procedure jaarrekening

Deze artikelen behoeven geen toelichting. De desbetreffende procedure kan óf jaarlijks óf in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald.

Artikel 3:40 Planning en Controldocumenten

Om optimaal te kunnen sturen als raad, is het wenselijk dat expliciet momenten kunnen worden vastgesteld waarop p&c documenten, zoals burap’s, beschikbaar moeten zijn. Uiteraard moet dit voor de organisatie werkbaar blijven en daartoe dient afstemming te worden gezocht met het college.

Afdeling 6 - Lidmaatschap van andere organisaties

Artikel 3:42 Verslag; verantwoording

Sinds de invoering van het dualisme komt het nauwelijks meer voor dat raadsledenbestuurstaken vervullen. Dit past niet goed bij de controlerende rol van de raad. Doorgaans worden dergelijke posities vervuld door de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris.

Voor leden van de raad die in voorkomende lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, is dit artikel opgenomen. Zij verrichten aldaar hun taak als leden van dat bestuur én als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente. Voor de wijze waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad, die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling dient over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen te bevatten.

In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen, bijvoorbeeld in het Forum).

In het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, uit te voeren overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 3:35.

Het derde lid bevat de procedure voor de ter verantwoording roeping, die aansluit bij de regels voor inlichtingen (artikel 3:36).

Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals (een raad van commissarissen van) een NV. Hierin voorziet het vierde lid.

Afdeling 7 - Besloten vergadering

Artikel 3:43 Algemeen

Een besloten vergadering van de raad is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van het reglement van orde in acht genomen dienen te worden, voor zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor ‘het sluiten van de deuren’, de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt. Het spreekt voor zich dat de voorzitter bij aanvang van een besloten vergadering mededeling doet van de reden van de beslotenheid.

Artikel 3:44 Handelingen

In dit artikel wordt een nadere uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid van de Gemeentewet.

Artikel 3:45 Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 lid 1 van de Gemeentewet nodig.

Artikel 3:46 Opheffen geheimhouding

In de aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen. Dat behoeven niet noodzakelijk stukken te zijn die aan hem zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan een Forumvergadering heeft overgelegd. Het Forum kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN

Artikel 4:1 Uitleg reglement en artikel 4:4 Citeertitel

Deze artikelen behoeven geen toelichting.

Artikel 4:2 Intrekking oude regeling en artikel 4:3 Inwerkingtreding

Dit vernieuwde Reglement van orde treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 september 2019

Het oude Reglement, dat op 1 januari 2013 is ingegaan, wordt ingetrokken.