Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden en fractieondersteuning 2019

Ondertekening

Toelichting bij de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden en fractieondersteuning 2019 (RV 19.0069)

ALGEMEEN

Wettelijke regelingen

In de wet en nadere regelgeving zijn alle van belang zijnde onderwerpen geregeld betreffende de rechtspositie van gemeentelijke politieke ambtsdragers. In de Gemeentewet is aangegeven dat de nadere invulling van de rechtspositie van raads- en commissieleden alsmede de financiële voorzieningen moet worden geregeld bij of krachtens de wet (AMvB en ministeriële regeling). Deze nader regeling is vastgelegd in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. In de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers zijn de (onkosten)vergoedingen nader uitgewerkt.

De vergoedingen en regelingen voor raads- en commissieleden en wethouders die bij of krachtens de wet (lees Gemeentewet, rechtspositiebesluit of regeling) dwingendrechtelijk geregeld zijn, zijn niet opgenomen in deze verordening.

Hoofdlijnen gemeentelijke verordening

In deze verordening zijn alleen bepalingen opgenomen inzake de rechtspositie van raadsleden en leden van gemeentelijke commissies zover die niet dwingend geregeld zijn in hogere wet- en regelgeving. De grondslag hiervoor is te vinden in de Gemeentewet en het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers. Bij de laatste moderniserings- en harmoniseringsoperatie (Staatsblad 15 oktober 2018), betreffende de rechtspositiebesluiten voor decentrale politieke ambtsdragers zijn er wederom een aantal bepalingen imperatief in hogere wet- en regelgeving vastgelegd. De overweging van de wetgever hierbij is dat het bestuurlijk wenselijk is om de voorzieningen zoals vergoedingen, tegemoetkomingen en andere rechtspositionele aanspraken voor decentrale politieke ambtsdragers dwingendrechtelijk in hogere wet- en regelgeving vast te leggen om politieke discussies te voorkomen. Dit betekent dat er voor gemeenten minder ruimte is om lokaal bij verordening van wettelijke regelingen af te wijken.

Indien een gemeente besluit om bij verordening voorzieningen voor politieke ambtsdragers te regelen, zijn een aantal regels van belang.

In artikel 99 Gemeentewet is bepaald dat ’buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend’, ontvangen de leden van de raad en/of door de raad ingestelde commissie (in de zin van artikel 82, 83 of 84 Gemeentewet) als zodanig geen andere vergoedingen en tegemoetkomingen ten laste van de gemeente. Deze verordening vormt een (nadere) uitwerking van de bij of krachtens de wet toegekende vergoedingen en tegemoetkomingen.

Afzonderlijke verordeningen

In Leiden is de lokale regeling voor wethouders afgezonderd van de lokale regeling voor raads- en commissieleden.

De verordening bevat bepalingen inzake:

• -

  de beloning voor de werkzaamheden commissieleden

• -

  reis- en verblijfkosten van raads- en commissieleden;

• -

  beschikbaarstelling van computer- en communicatieapparatuur aan raads- en commissieleden  en faciliteiten in de vorm van deelname van raads- en commissieleden aan cursussen,  congressen, en dergelijke;

• -

  de procedure van declareren;

Aanpassing per 1 januari 2019 

Per 1 januari 2019 is een gewijzigd Rpb in werking getreden. Als gevolg daarvan dient ook de Verordening Geldelijke Voorzieningen raads- en commissieleden, die op 18 december 2014 door de Raad is vastgesteld, te worden aangepast. Hieronder wordt ingegaan op het Rpb en de belangrijkste wijzigingen.

Achtergrond Rpb

Het Rpb is een landelijk geldende regeling met uniforme regels met het doel om zoveel mogelijk verplichtend vast te stellen wat de regels zijn voor toekenning van vergoedingen, tegemoetkomingen en rechtspositionele voorzieningen aan (onder andere) raads- en commissieleden.

Het merendeel van de rechtspositionele regelingen zijn dwingendrechtelijk vastgesteld.

Op lokaal niveau kunnen, met de inwerkingtreding van het nieuwe besluit, nog maar een beperkt aantal zaken rechtspositioneel worden geregeld en/of nader ingevuld.

Voor raadsleden:

• •

  een (optionele) regeling waarbij bij verordening kan worden bepaald dat ten hoogste 20% van de raadsvergoeding kan worden berekend naar het aantal bijgewoonde vergaderingen. Dit deel van de vergoeding wordt aangemerkt als presentiegeld om zo de vergoeding voor mogelijke spookleden te beperken,

• •

  een vergoeding voor reis- en verblijfkosten buiten het grondgebied van de gemeente,

• •

  toekenning van een aanvullende toelage voor raadsleden die lid zijn van een onderzoekscommissie en/of bijzondere commissie,

• •

  een toelage voor leden van een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a, derde lid, van de Gemeentewet,

• •

  de mogelijkheid om nadere regels te stellen voor scholing,

• •

  een (optionele) vergoeding van kosten voor raadsleden uit de inwonersklasse 7,8 en 9 in het kader van loopbaanoriëntatie, en

• •

  een (optionele) vergoeding voor voorzieningen in het kader van arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden.

Voor commissieleden:

• •

  een hogere vergoeding voor commissieleden waarbij sprake is van bijzondere beroepsmatige deskundigheid (zoals bijvoorbeeld de Referendumkamer) of een zwaardere taak, en

• •

  vergoeding voor reis- en verblijfkosten buiten het grondgebied van de gemeente.

Overigens zijn alleen de mogelijkheid om een vergoeding voor loopbaanoriëntatie en de mogelijkheid een vergoeding in het kader van arbeidsongeschiktheid etc. in een verordening te regelen nieuw ten opzichte van het oude Rpb.

De volgende regelingen zijn landelijk geüniformeerd en kunnen niet (meer) lokaal geregeld worden:

• -

  de vergoeding van reiskosten van raads- en commissieleden binnen de gemeente

• -

  het beschikbaar stellen aan raads- en commissieleden van Informatie- en communicatievoorzieningen. De ICT-bepalingen zijn namelijk aangepast aan het huidige fiscale regime: informatie en communicatievoorzieningen worden voor de duur van het ambt verstrekt, daarbij inbegrepen de abonnementen, die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van dat ambt.

Zie verder de tabel die als bijlage bij deze toelichting is gevoegd voor een overzicht van deze wijzigingen.

De arbeidsverhoudingen en fiscale positie

Raadsleden en commissieleden hebben geen dienstbetrekking bij de gemeente. De gemeente is dus niet de werkgever. Dat betekent bijvoorbeeld dat zij voor zover het betreft het raadslidmaatschap niet vallen onder de werknemersverzekeringen zoals de Werkloosheidswet (WW), Ziektewet (ZW) en de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA).

Omdat er geen sprake is van een dienstbetrekking vallen raads- en commissieleden niet onder de Wet op de loonbelasting 1964 maar worden hun inkomsten belast in de Wet inkomstenbelasting 2001.

Wel kunnen raads- en commissieleden opteren voor de loonbelasting als voorheffing door samen met de gemeente te kiezen voor het fictief werknemerschap, het zogenaamde opting-in. Het fictief werknemerschap kan worden aangevraagd met behulp van een opting-in verklaring bij de Belastingdienst.

Als de raads- en commissieleden en gemeente niet kiezen voor het fictief werknemerschap, dan geldt dat de onkostenvergoedingen en raadsvergoeding als inkomsten moeten worden verantwoord en mogen de (beroeps)kosten die worden gemaakt worden afgetrokken.

Het resultaat zal het raads- of commissielid moeten verantwoorden in de aangifte inkomstenbelasting, onder de post inkomsten uit overige werkzaamheden.

De gemeente dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen voor de raads- en commissieleden die niet als fictief werknemerschap te kwalificeren zijn op grond van deze verordening aan de Belastingdienst doorgeven middels een formulier IB-47.

Omdat raads- en commissieleden op persoonlijke titel worden gekozen, zijn zij niet aan te merken als (fiscaal) ondernemer. Er hoeft dan ook geen VAR-verklaring / Modelovereenkomst ZZP overgelegd te worden aan de gemeente.

De Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa) is niet van toepassing op raads- en commissieleden.

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 2 Vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen

Vanaf de dag van beëdiging hebben de raadsleden recht op de vergoedingen die verbonden zijn aan hun functie. Wat betreft de vergoeding voor de werkzaamheden is dit geregeld in artikel 3.1.1, eerste lid Rpb. De hoogte van deze raadsvergoeding is landelijk verplichtend bepaald op een vast bedrag per inwonersklasse. Het raadslid kan de vergoeding niet weigeren en de gemeente is verplicht de raadsvergoeding aan het raadslid over te maken op zijn of haar bankrekeningnummer. Het raadslid mag zelf (een deel) van de raadsvergoeding afdragen aan de politieke partij, maar is in beginsel juridisch niet verplicht mee te werken aan een overdracht van (een deel) van zijn of haar raadsvergoeding.

Een akte van cessie waarbij de raadsvergoeding direct aan een politieke groepering wordt overgemaakt is juridisch niet toegestaan. De reden hiervoor is dat het raadslid een onafhankelijke positie heeft en niet financieel afhankelijk mag zijn van de politieke groepering.

In dit artikel is het presentiegeld voor leden van gemeentelijke commissies geregeld. Deze bepaling geldt niet voor raadsleden die in de commissie zitten. Hun vergoeding is immers al geregeld in de rechtspositiebesluiten en elders in deze verordening.

De hoogte van het presentiegeld voor leden van een raadscommissie (de in de commissie benoemde leden, niet zijnde raadsleden) is landelijk geregeld in artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Hiervan kan lokaal niet worden afgeweken. Deze bepaling is toch in de verordening opgenomen omwille van duidelijkheid en omdat deze bedragen (zoals ook in de oude situatie het geval was) worden gehanteerd voor de leden van een Onderzoekscommissie ex. art. 155a Gemeentewet en de Rekenkamercommissie. De wet en het Rechtspositiebesluit geven de gemeente daar wel afwegingsruimte die in een verordening moet worden geregeld.

Voor het bepalen van de hoogte van de vergoeding voor leden van de onderzoekscommissie ex. art. 155a Gemeentewet (dat zijn raadsleden) is op basis van artikel 3.1.3 Rechtspositiebesluit aangesloten bij artikel 3.1.1 Rechtspositiebesluit. Dat is het bedrag dat geldt voor leden van reguliere raadscommissies. Geen gebruik is gemaakt van de mogelijkheid die artikel 3.1.4 Rechtspositiebesluit biedt om deze leden een extra vergoeding toe te kennen van maximaal 120 euro per maand (voor de duur van de activiteiten van de onderzoekscommissie).

Voor het bepalen van de hoogte van de vergoeding voor leden van de Rekenkamer is op basis van artikel 81k ook aangesloten bij 3.1.1 Rechtspositiebesluit. Dit is overigens geen verandering ten opzichte van de oude situatie.

Het Rechtspositiebesluit en de Gemeentewet (artikel 81k) bieden verder de mogelijkheid om in de gemeentelijke verordening te regelen dat in bepaalde gevallen een hoger bedrag aan presentiegeld wordt toegekend dan het eerder bedoelde maximumbedrag. Dat is geregeld in artikel 2, vierde lid, van de verordening. In Leiden is gekozen voor een procentuele verhoging van maximaal 50% voor de leden van de Rekenkamer (op basis van artikel 81k Gemeentewet) en voor de leden van de Referendumkamer (op basis van artikel 3.4.2 Rechtspositiebesluit). Dat sluit aan bij de oude regeling.

- Presentiegeld commissieleden reguliere raadscommissies

De hoogte van het presentiegeld voor leden van een raadscommissie (de in de commissie benoemde leden, niet zijnde raadsleden (de duoleden dus)) is landelijk geregeld in artikel 3.4.1 van het Rpb. Hiervan kan lokaal niet worden afgeweken.

Aanspraak op het presentiegeld maken de in de commissie benoemde duoleden. Het presentiegeld voor in commissie benoemde duo’s wordt door de griffie uitgekeerd op basis van aanwezigheid tenzij fracties ervoor kiezen het presentiegeld uit de fractievergoeding te bekostigen. In dat laatste geval kan geen aanspraak meer worden gemaakt op de reguliere onkostenvergoeding. De Gemeentewet bepaalt namelijk dat deze vergoeding slechts éénmaal mag worden verstrekt. De verantwoording vindt plaats tijdens de controle van de fractie-jaarrekening.

Duoleden die als woordvoerder aan een commissie zijn verbonden maar daarin niet zijn benoemd, kunnen (op basis van het Rpb) geen aanspraak maken op de presentievergoeding. Fracties kunnen ervoor kiezen deze duoleden een vergoeding te geven vanuit het fractiebudget dat even hoog is als de presentievergoeding. Dit zal dan door de fracties wel goed gemotiveerd moeten worden zodat bij de fractiejaarrekening verantwoord kan worden waarvoor de vergoeding is betaald.

De verordening maakt het mogelijk dat een commissielid bij afwezigheid wordt vervangen. Hoewel de vervanger van een (in een commissie benoemd) duolid daarin niet is benoemd, wordt er vanuit gegaan dat het vervangend duolid in zo’n situatie aanspraak kan maken op de presentievergoeding (in plaats van het duolid dat wordt vervangen).

Duoleden krijgen één vergoeding per vergadering. Een commissievergadering die wordt geschorst en op een andere datum wordt voortgezet, geldt als één vergadering.

- tegemoetkoming commissievoorzitter (lid presidium en lid werkgeverscommissie)

In het Reglement van orde van de gemeenteraad is geregeld dat een commissievoorzitter deel uitmaakt van het presidium. Op basis van de Verordening werkgeverscommissie griffie Leiden is een presidium-lid, tevens lid van de werkgeverscommissie. De combinatie van deze functies in deze voor de gemeenteraad belangrijke gremia, brengen een zodanige belasting en tijdsbeslag met zich mee dat die niet redelijkerwijs tot het reguliere werk van een raadslid geacht kunnen worden te behoren.

Het werk voor en het lidmaatschap van deze commissies is duidelijk meerwerk naast het reguliere lidmaatschap van de gemeenteraad.

Het Rpb (artikel 3.1.4) maakt het in dergelijke gevallen mogelijk een toelage toe te kennen. Naast de erkenning dat het werk in deze commissie meerwerk is, stelt de toelage deze raadsleden in de gelegenheid om tijd vanuit hun hoofdfunctie (als gemeenteraadslid) beschikbaar te maken voor deze extra werkzaamheden

Die toelage kan echter formeel gezien alleen gekoppeld worden aan het lidmaatschap van een bijzondere commissie. Het moet dan gaan om een commissie die bij verordening is ingesteld ter uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad. De werkgeverscommissie is een dergelijke commissie. Daarom wordt de commissievoorzitters een toelage toegekend op basis van hun lidmaatschap in de werkgeverscommissie, als erkenning voor het meerwerk dat zij verrichten als lid van de werkgeverscommissie, als commissievoorzitter en als presidium-lid. De vergoeding van € 70 is even hoog als de basisvergoeding voor een fractievoorzitter. Ook de voorzitter van de Commissie voor de Rekeningen heeft recht op deze vergoeding.

- Vergoeding bijzondere commissies

Naast de eerder genoemde reguliere raadscommissies, kent Leiden een tweetal bijzondere commissies. Deze hebben een andere grondslag (dan artikel 82, 83 en 84) in de Gemeentewet, die de mogelijkheid biedt de leden van die commissies een vergoeding toe te kennen.

De wet en het Rpb geven de gemeente daarbij in tegenstelling tot de reguliere raadscommissies wel afwegingsruimte. Dat moet in een verordening moet worden geregeld. De bijzondere commissies in Leiden zijn de Onderzoekscommissie (op basis van artikel 155a Gemeentewet) en de Rekenkamer (op basis van artikel 81k, 81o of 81oa Gemeentewet).

De Onderzoekscommissie is een tijdelijke raadscommissie die belast is met een raadsonderzoek. Dit is organisatorisch en procedureel geregeld in de Verordening op raadsonderzoek ex artikel 155a GW van de gemeente Leiden. De vergoeding voor de leden van deze commissie is echter nog niet geregeld. Het is raadzaam dat nu en in deze verordening te doen omdat dit dan niet nodig is op het moment dat met de onderzoekscommissie wordt gestart.

De vergoeding voor de leden van de Rekenkamer wordt ongewijzigd overgenomen in de nieuwe verordening. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de leden van de Referendumkamer. Wel wordt is die vergoeding ‘gelijkgetrokken’ met die voor de voorzitter van de Rekenkamer, in die zin dat de voorzitter van de Referendumkamer een extra vergoeding krijgt. De vergoeding per vergadering voor de voorzitter wordt vermeerderd met 25%. De kosten hiervoor worden geraamd op 250 euro per jaar.

De hogere vergoeding voor de voorzitter van de Rekenkamer is reeds apart geregeld in de Verordening op de Rekenkamer.

Artikel 3 Reis- en verblijfkosten raads- en commissieleden

- Reizen buiten gemeentegrenzen

Ingevolge artikel 96, in samenhang met artikel 97, van de Gemeentewet kunnen kosten voor (dienst)reizen buiten het grondgebied van de gemeente alleen op basis van een verordening van de gemeenteraad worden vergoed. In deze bepaling is bij verordening geregeld dat raads- en commissieleden een vergoeding van de reis- en verblijfkosten voor reizen buiten het grondgebied van de gemeente kunnen krijgen ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur.

Onder reizen “buiten de gemeentegrenzen” kunnen ook de buitenlandse dienstreizen worden geschaard. De naar redelijkheid gemaakte reis- en verblijfkosten voor dienstreizen in het buitenland, die door of vanwege de gemeente zijn georganiseerd komen ook voor vergoeding in aanmerking.

De vergoeding voor noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte verblijfkosten is niet nader ingevuld en is een lokale aangelegenheid per gemeente. Omdat in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers verder geen eigen vergoedingsregeling is opgenomen, is aansluiting gezocht bij de vergoedingsregelingen voor wethouders.

Deze mogelijkheid is overgenomen in de nieuwe verordening. Artikel 3 is op onderdelen gewijzigd om duidelijker te maken wanneer er aanspraak is op deze vergoeding. De aanpassing is gebaseerd op artikel 3.1 van de Rpb dat de reis- en verblijfskosten vastlegt voor het bijwonen van vergaderingen en reis-en verblijfskosten binnen de gemeenten.

In het artikel is gehandhaafd dat de reis- en verblijfskosten voor ten hoogste één vergadering per dag vergoed, dat geen vergoeding krijgt degene die zitting heeft in een commissie (anders dan een commissie op basis van artikel 8, 83 of 84 Gemeentewet) uit hoofde van dan wel als rechtstreeks uitvloeisel van een functie bij een instelling die grotendeels van overheidswege wordt gesubsidieerd en dat de reis- en verblijfkosten alleen worden vergoed als deze gedeclareerd worden overeenkomstig de bepalingen in deze verordening.

- Reizen binnen gemeentegrenzen

In het nieuwe Rpb en de daarop gebaseerde Rechtspositieregeling is (landelijk) de reis- en verblijfkostenvergoeding raads- en commissieleden voor het bijwonen van vergaderingen en het reizen binnen de gemeente geregeld. Hiervan kan op lokaal niveau niet worden afgeweken.

Voor het bijwonen van vergaderingen van de gemeenteraad en commissies alsmede voor reizen binnen de gemeente, gemaakt voor de uitoefening van de functie, moet namelijk aan een raads- of commissielid worden vergoed:

• a.

  de kosten voor het gebruik van openbaar vervoer;

• b.

  bij gebruik van een eigen auto het maximum bedrag dat door een werkgever aan een werknemer per afgelegde kilometer onbelast kan worden verstrekt. Ook de eventuele parkeerkosten moeten worden vergoed.

Ter informatie staat hier de tekst van artikel 3.1 Rechtspositieregeling (tekst geldend op 1-1-2019).

• 1.

  Voor het bijwonen van vergaderingen van de gemeenteraad en commissies alsmede voor reizen binnen de gemeente, gemaakt voor de uitoefening van de functie, worden of wordt aan een raads- of commissielid vergoed:

  • a.

    de kosten voor het gebruik van openbaar vervoer;

  • b.

    bij gebruik van een eigen auto het maximum bedrag dat door een werkgever aan een werknemer per afgelegde kilometer onbelast kan worden verstrekt.

• 2.

  Voor het bijwonen van vergaderingen van de gemeenteraad en commissies worden aan een raads- of commissielid bij gebruik van een eigen auto tevens de veer- en tolkosten vergoed.

• 3.

  Voor reizen binnen de gemeente, gemaakt voor de uitoefening van de functie, worden aan een raads- of commissielid bij gebruik van een eigen auto tevens de parkeer-, veer- en tolkosten vergoed.

• 4.

  Boetes en naheffingsaanslagen voor parkeren worden niet vergoed.

• 5.

  Indien een raads- of commissielid een tijdelijke functionele beperking heeft, kan voor reizen voor woon- werkverkeer en voor reizen binnen de gemeente, gemaakt voor de uitoefening van de functie, een voor de beperking geschikte vervoersvoorziening worden vergoed of ter beschikking gesteld.

• 6.

  De noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte werkelijke verblijfkosten die een raads- of commissie-lid maakt in verband met reizen binnen de gemeente voor de uitoefening van de functie, worden ten laste van de gemeente vergoed.

Artikel 4 Buitenlandse excursie of reis

Gemeenteraden, delegaties daaruit of wethouders maken wel eens in het gemeentelijk belang excursies of reizen naar het buitenland. Hiervoor moet de gemeenteraad expliciet toestemming verlenen. De reis of excursie wordt in alle gevallen door of vanwege de gemeente georganiseerd.

Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 5 Scholing

Op grond van artikel 3.3.3 en artikel 3.4.4 van het Rechtspositiebesluit komen de kosten voor nietpartijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielidmaatschap ten laste van de gemeente. In dit artikel is de procedure verder uitgewerkt. Een scholingsverzoek wordt ingediend bij het presidium. De griffier is belast met de verdere uitvoering. Partijpolitieke scholing komt niet voor vergoeding door de gemeente in aanmerking. De inhoud van de scholing is bepalend of deze al dan niet partijpolitiek georiënteerd is.

Om in aanmerking te komen voor vergoeding van de scholingskosten, moet gemotiveerd worden dat het gaat om functiegerichte scholing. Gezien de aard en duur van het ambt liggen voor raads- en commissieleden opleidingen voor de hand die gericht zijn op het persoonlijk functioneren in het ambt. Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie in de raadscommissie, waarin het raads- of duolid is benoemd, de benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden.

Scholing is partijpolitiek georiënteerd als zij geheel of gedeeltelijk tot doel heeft betrokkene op te leiden in het gedachtegoed van de desbetreffende partij.

Wanneer scholing verzorgd wordt door een politieke partij, betekent dat niet automatisch dat die scholing partijpolitiek georiënteerd is. Een door een partij verzorgde communicatietraining is bijvoorbeeld functiegericht als de gegeven lessen algemeen toepasbaar zijn; indien deze communicatietraining erop is gericht de beginselen van de partij zo effectief mogelijk uit te dragen, is zij eerder als partijpolitiek aan te merken.

Overigens kan de gemeente ook zelf dit soort scholing (laten) verzorgen. Ook die lasten komen ten laste van de gemeente.

Onder deze scholingskosten worden verstaan de cursus- en lesgelden, de kosten van het studiemateriaal, examen- en diplomakosten en de aanschafkosten van verplicht gesteld studiemateriaal, alsmede reis- en verblijfkosten in het kader van de opleiding.

De gemeenteraad kan nadere regels stellen met betrekking tot de toekenning en de hoogte van de tegemoetkoming. In dit artikel wordt bepaald onder welke voorwaarden een raads- of commissielid voor een vergoeding voor scholing in aanmerking komt. De hoogte hiervan wordt aan het begin van de raadsperiode bepaald door het presidium. Hiervoor is in de raadsperiode 2018-2022 maximaal € 500,- per raads- of commissielid per jaar beschikbaar gesteld door het presidium.

De kosten van scholing worden ten laste gebracht van de fractiebijdrage die de fracties ontvangen op grond van artikel 10 van de verordening.

Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 6 Informatie- en communicatievoorzieningen raads- en commissieleden 

Het college van burgemeester en wethouders stelt ten laste van de gemeente aan een raadslid, wethouder of de burgemeester voor de duur van de uitoefening van zijn functie de noodzakelijke informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking. Dit is geregeld in artikel 3.3.2 Rpb. Ook commissieleden kunnen aanspraak maken op ICT-middelen op grond van art. 3.4.4 Rpb.

Onder informatie- en communicatievoorzieningen wordt ook verstaan een smartphone een computer en de daarbij behorende (internet)abonnementen. Er mag slechts een één computer verstrekt worden. Een computer is een desktop, laptop, tablet- of minicomputer. Een smartphone is niet te kwalificeren als computer.

De verstrekking van informatie en communicatievoorzieningen zoals hierboven geregeld, is met de inwerkingtreding op 1 januari 2019 van het nieuwe Rpb landelijk vastgelegd. Het is niet meer mogelijk daarvan op lokaal niveau af te wijken, door bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van een bedrag waarmee de benodigde voorzieningen kunnen worden aangeschaft. Hiermee komt de regeling te vervallen die op basis van het oude Rechtspositiebesluit in deze verordening geregeld was.

Op grond van artikel 7a lid 2 van het oude Rpb werd op aanvraag van een raadslid voor de uitoefening van het raadslidmaatschap een vergoeding voor een computer beschikbaar gesteld. Deze bepaling was tevens op commissieleden (die in een commissie zijn benoemd), niet zijnde raadsleden, van toepassing verklaard. De raad kon nadere regels stellen over de tegenmoetkoming. Hiervoor was een regeling getroffen in artikel 7 van de (oude) verordening. De kosten van aanschaf werden ten laste gebracht van de fractiebijdrage die de fracties ontvangen op grond van het oude artikel 11 van de verordening (en was ook van toepassing op niet in de commissie benoemde duoleden).

Er kon per raadsperiode, per raads- of commissielid, één keer gebruik worden gemaakt van deze mogelijkheid. De hoogte van de vergoeding werd aan het begin van de raadsperiode bepaald door het presidium. Voor de periode 2018-2022 is door het presidium een plafondbedrag van €700,- per persoon vastgesteld. De kosten boven dit bedrag dienden door het lid zelf te worden betaald.

Er is destijds voor gekozen deze vergoeding ten laste te brengen van de fractiebijdrage (artikel 11 van deze oude verordening) zodat fracties zelf de keuze hadden hiervan gebruik te maken en op welke wijze. Wel diende er te worden gekozen voor een computer die de door de gemeente gehanteerde programma’s kan ondersteunen.

De bovenstaande regeling is in 2018 onder het (toen geldende) oude Rpb toegepast voor het aan raads- en commissieleden (via de fractievergoedingen) ter beschikking stellen van een tablet / computer. Dat betekent dat raads- en duoleden die voor 1 januari 2019 benoemd zijn, de beschikking hebben of kunnen hebben over een tablet / computer. Dit geldt ook voor leden die voor 1 januari 2019 geen aanspraak hebben gemaakt op dat budget. In dat laatste geval geldt dat deze leden dat tijdens deze raadsperiode alsnog kunnen doen, op basis van de regels uit de oude verordening.

Dit past binnen het overgangsrecht dat het Kabinet van plan is (met terugwerkende kracht) in te voeren: zolang een raadslid niet is afgetreden, ontslagen of herbenoemd, blijft voor hem het desbetreffende artikel van het Rpb, zoals dat luidde voor 1 januari 2019, en de op dat artikel gebaseerde nadere regels, van toepassing, indien hem in 2018 een tegemoetkoming of een vergoeding op grond van dat artikel is verleend.

Daarmee is voor het grootste deel voorzien in de benodigde informatie- en communicatievoorzieningen voor deze raadsperiode (2018-2022).

De nieuwe regeling zal in ieder geval (met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2019) toegepast moeten worden voor (a.) nieuwe raadsleden en nieuwe duoleden die (deze raadsperiode) vanaf 1 januari 2019 benoemd worden (en in 2018 nog geen aanspraak hebben gemaakt op een computer) en (b.) raads- en duoleden die in de volgende raadsperiode(n) worden benoemd. Hoewel het Rpb uitgaat van in commissie benoemde duoleden, wordt voorgesteld de oude regeling te handhaven en de ICT-mddelen ook ter beschikking te stellen aan duoleden die niet in een commissie benoemd zijn (maar ‘slechts’ als woordvoerder aan de commissie verbonden zijn).

Bij dit artikel is het advies gevolgd uit de modelverordening van de VNG om te verstrekken op basis van een bruikleenovereenkomst. Nieuwe raads- en commissieleden kunnen een bruikleenovereenkomst tekenen waarna voor hen ten laste van de gemeente voor de duur van de uitoefening van de functie, informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking worden gesteld (die aan het einde van het lidmaatschap weer worden teruggegeven).

Artikel 7 Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel

In het kader van de werkkostenregeling op grond van artikel 31 Wet op de Loonbelasting 1964 zijn een aantal vergoedingen in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de verordening aangewezen als eindheffingsbestanddeel. In artikel 3.3.8 (Eindheffingsbestanddele)n) van het Rpb worden als eindheffingsbestanddeel als bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van de Wet op de loonbelasting 1964 worden aangewezen:

• a.

  de vergoedingen en toelage, bedoeld in de artikelen 3.1.6 en 3.2.6;

• b.

  de tegemoetkoming in de kosten van een ziektekostenverzekering, bedoeld in artikel 3.1.10;

• c.

  de vergoedingen in verband met verhuizing, bedoeld in artikel 3.2.7, eerste en vierde lid;

• d.

  de vergoeding van de kosten voor tijdelijke huisvesting, bedoeld in artikel 3.2.7, tweede lid, onder a;

• e.

  de tegemoetkoming in de kosten van dubbele woonlasten, bedoeld in artikel 3.2.7, derde lid;

• f.

  de vergoeding van kosten voor woon- werkverkeer en de reis- en verblijfkosten, bedoeld in artikel 3.2.9, eerste lid;

• g.

  de vergoeding van de belastingheffing, bedoeld in de artikelen 3.2.7, vijfde lid, 3.2.8, tweede lid, en 3.2.10, zesde lid;

• h.

  de vergoeding van de kosten in verband met loopbaanoriëntatie en mobiliteit bevorderende activiteiten, bedoeld in artikel 3.2.11, eerste lid;

• i.

  de ter beschikking stelling van informatie- en communicatiemiddelen, bedoeld in artikel 3.3.2;

• j.

  de vergoeding van de kosten voor scholing als bedoeld in artikel 3.3.3;

• k.

  de vergoeding van de contributie van een beroepsvereniging, bedoeld in artikel 3.3.4, en

• l.

  een voorziening of financiële tegemoetkoming als bedoeld in artikel 3.3.7, eerste lid.

De gemeente draagt in dat geval de loonbelasting, waardoor de vergoeding belastingvrij (netto) aan de politieke ambtsdrager kan worden overgemaakt. Anders worden deze door de Belastingdienst als loon gezien en moet hierover bij de politieke ambtsdragers loonbelasting worden ingehouden. In het kader van de werkkostenregeling kan in de financiële administratie worden aangegeven of een verstrekking of vergoeding onder de gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten of onder de nihil-waarderingen valt.

Gemeenten mogen daarnaast een verstrekking of vergoeding in de vrije ruimte - tot 1,2% fiscale loonsom - onderbrengen zonder fiscale consequenties. Indien de grens van 1,2% wordt overschreden, zal de gemeente 80% eindheffing moeten betalen.

Artikel 8 en 9 zijn niet gewijzigd.

Hoofdstuk III Fractieondersteuning (in financiële zin)

Artikel 10 Hoogte bijdrage

Fracties van politieke partijen in de raad gekozen, ontvangen een financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de fractie als geheel. In de opbouw van de bijdrage is voorzien in een vast deel (20%) per fractie en een variabel deel (80%) (naar het aantal raadsleden van de fractie). De hoogte van de bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld door het college van B&W. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld.

Artikel 11 Bestemming bijdrage

De fracties mogen hun financiële bijdrage uitsluitend besteden aan de uitvoering van hun wettelijke raadstaken. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

• -

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

• -

  betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• -

  giften en leningen;

De fracties kunnen uit hun fractievergoeding wel een vergoeding verstrekken aan duoleden of fractieassistenten voor werkzaamheden die zij voor de fractie verrichten. Geadviseerd wordt de betreffende persoon een brief te sturen waarin wordt omschreven wat de werkzaamheden inhouden en welke vergoeding daarvoor wordt verstrekt.

De persoon die de vergoeding ontvangt dient deze zelf op te geven bij de Belastingdienst.

Daarnaast mag de fractievergoeding ook gebruikt worden voor de campagne voor de gemeenteraadsverkiezingen. Het moet dan wel gaan om communicatie tussen de fractie en de burgers. Een voorbeeld hiervan is het maken van een flyer om verantwoording af te leggen aan de kiezer, dus om duidelijk te maken wat de partij de afgelopen jaren heeft gedaan voor de burger. Het gaat dus nadrukkelijk om het verantwoording afleggen aan de kiezers. Het geld mag dus niet besteed worden aan de aanschaf en het uitdelen van pennen of ballonnen met de partijnaam of ander reclamemateriaal.

Artikel 12 Wijze van betaling 

De bijdrage wordt als een voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat de bijdrage onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar worden verrekend.

Artikel 13 Bijdrage bij wijziging van zetelaantal 

De fractievergoeding bestaat uit een vast deel dat voor iedere fractie gelijk is en een deel per raadszetel. Dit betekent dat als het zetelaantal van een fractie wijzigt ook de fractievergoeding wijzigt. Wijzigingen in zetelaantal van een fractie zijn mogelijk na gemeenteraadsverkiezingen of bij splitsing van een fractie. Gemeenteraadsverkiezingen vinden in principe plaats in maart. Dit betekent dat wijzigingen in de fractievergoedingen ingaan met ingang van de maand april.

Bij splitsing van een fractie zal de fractievergoeding op een andere manier verdeeld gaan worden dan voorheen. Voorheen was het zo dat het raadslid/de raadsleden die zich afsplitsen van een fractie een evenredig deel (dus zowel van het vaste als van het variabele deel) van de vergoeding meenemen. Dit is nu aangepast. Het raadslid/de raadsleden die zich afsplitsen kunnen alleen een deel van de variabele vergoeding meenemen. Het vaste deel van de vergoeding blijft bij de oorspronkelijke fractie.

Artikel 14 Opschorting en terugstorting

In dit artikel wordt bepaald, dat fracties verplicht zijn de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden. Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in artikel 18, tweede lid van de verordening, kan de raad besluiten dat de fractie binnen een bepaalde termijn de betreffende nietdeclarabele uitgaven moet toevoegen aan de liquide middelen van de fractie. Blijft de fractie in gebreke, dan worden de bedragen in mindering gebracht op de tegemoetkoming voor het lopende jaar. Om duidelijk te maken dat een fractie bestaat uit één of meer individuele (raads)leden, is in het vierde lid bepaald dat, indien de raad van oordeel is dat een fractie in gebreke blijft de uit de verordening voortvloeiende verplichtingen na te leven, de individuele leden van de fractie in rechte kunnen worden aangesproken.

Artikel 15 Reservevorming 

Fracties mogen een reserve opbouwen waaruit zij lopende de raadsperiode incidentele zaken uit kunnen bekostigen. Besloten kan worden om bijvoorbeeld een deel van de fractievergoeding te reserveren om in enig jaar met de gehele fractie op cursus te gaan.

Een fractie mag in totaliteit nooit meer geld reserveren dan 30% van de tegemoetkoming voor die fractie over de gehele zittingsperiode met inbegrip van de opgebouwde rente.

De reserve dient door de fractie gestort te worden op een bank- of girorekening die alleen bedoeld is voor de reserve. De fractie kan dan door het overleggen van bankafschriften van die rekening aantonen hoe groot de reserve is. De reserve blijft op deze manier nadrukkelijk gescheiden van de ‘lopende’ betalingen en fractievergoedingen.

Dit maakt de controle op de besteding van de fractievergoeding controleerbaar en rechtmatig. Indien geen aparte rekening wordt geopend zal het geld wat niet besteed is gedurende een jaar, worden teruggevorderd door de gemeente. De gemeente zal dat geld in een reserve stoppen en die reserve beheren.

De reserve komt aan het eind van de raadsperiode niet te vervallen. Fracties mogen hun reserve ook naar de nieuwe raadsperiode meenemen, tenzij de fractie niet terugkeert in de Raad.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. In artikel 13, lid 2 wordt geregeld dat de reserve niet gesplitst wordt maar ter beschikking blijft van de oorspronkelijke fractie.

Artikel 16 Verantwoording besteding bijdrage 

In dit artikel is de verantwoording – via een verslag – door de fracties over de besteding van de ontvangen tegemoetkoming geregeld. In het eerste lid wordt bepaald dat de verantwoording wordt afgelegd door de leden van de fractie dan wel door een daartoe gemachtigd lid van de fractie. Hiermee wordt benadrukt dat de (individuele) leden van de fractie verantwoordelijkheid dragen voor de besteding van het fractiebudget. Het in te dienen verslag bevat in elk geval een specificatie van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen, waaronder begrepen ontvangen rente. Voor een inzichtelijke administratie en een toereikende onderbouwing van gedane uitgaven is het van belang dat de verantwoording door de fracties aan enkele algemene uitgangspunten voldoet. Zo moeten alle bewijsstukken worden bijgevoegd, moeten de betalingen aan begunstigden aantoonbaar kunnen worden gemaakt door middel van bijvoorbeeld dagafschriften, kwitanties en kassabonnen en moet de aard van de uitgaven worden toegelicht, indien onduidelijkheid kan bestaan over de vraag of de kosten als declarabel in de zin van de verordening kunnen worden aangemerkt. Toegevoegd is een lid, waarin wordt bepaald dat de raad na ontvangst van het rapport van de Accountant al dan niet vergezeld van een nader advies van de voorzitter van de raad – de bedragen vaststelt van de uitgaven van een fractie die in het vorige jaar uit de tegemoetkoming bekostigd zijn, de reserve en eventueel de hoogte van het terugvorderingsbedrag.

De termijn waarvoor de verantwoording van de fracties ingeleverd dient te worden bij de griffie is bepaald op 1 april. Dit om de Accountant voldoende tijd te geven haar controle goed uit te voeren.

Artikel 17 Fractiekamers met bijbehorende faciliteiten 

Alle fracties die op grond van de gemeenteraadsverkiezingen een of meer zetels hebben in de raad hebben recht op het gebruik van een fractiekamer. De fractiekamers zijn gelegen op de eerste etage van het Stadhuis.

In het derde lid wordt aangegeven dat na elke verkiezingen de fractiekamers opnieuw worden toegewezen, afhankelijk van de omvang van de fracties op dat moment. Fracties bouwen dus geen rechten op een specifieke kamer op.

Fracties die na een raadsperiode hun kamer moeten verlaten (omdat zij op basis van de nieuwe hoeveelheid zetels een grotere of kleinere kamer krijgen), dienen deze kamer in een goede staat op te leveren. Een aantal fracties heeft verbeteringen in hun fractiekamers aangebracht, zoals onder andere (sfeer)verlichting en luxer meubilair. Als de ‘nieuwe’ verlichting wordt meegenomen naar de nieuw toegewezen fractiekamer dient de fractie ervoor zorg te dragen dat de oorspronkelijke verlichting (tl-balken) functioneert.

Tot slot wordt verwezen naar de huisregels die gelden voor het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes en de fractiekamers.

18 Fractieassistent

Deze verordening maakte ooit onderdeel uit van de verordening waarin ook de ambtelijke bijstand wordt geregeld. In 2008 zijn de regelingen als aparte verordeningen vastgesteld. Daarbij is verzuimd om het artikel over de fractieassistent in deze verordening te regelen. Dat wordt met deze wijziging hersteld. Het artikel verhuist dus van de Verordening ambtelijke bijstand Leiden naar deze verordening. Het betreft een technische aanpassing, lid 3 en 4 komen te vervallen. Tegelijkertijd met het inwerking treden van deze gewijzigde verordening, vervalt artikel 16 van de Verordening op de Ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning

Hoofdstuk IV De procedure van declaratie

Artikelen 19 t/m 21 De procedure van declaratie

In artikel 19 zijn de twee manieren van betaling aangegeven. In de artikelen 20 en 21 is vervolgens aangegeven in welke gevallen welke betalingswijze aan de orde is en welke procedurevoorschriften in achtgenomen moeten worden.

Declaratie van vooruitbetaalde kosten

Daarbij gaat het om vergoeding van de volgende kosten:

• -

  reis- en verblijfkosten van raadsleden;

• -

  reis- en verblijfkosten van leden van gemeentelijke commissies.

Hoofdstuk V Citeertitel, overgangsrecht en inwerkingtreding

Artikel 23 Overgangsrecht

Bij brief van 18 februari 2019 kondigde de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een aanpassing aan van het Rpb. Hij meldt daarin van plan te zijn in het Rpb overgangsrecht op te nemen met betrekking tot het beschikbaar stellen door de gemeente aan raadsleden van ‘ICT-gereedschap’ . Hij geeft aan dat ‘Bij nader inzien lijkt er toch aanleiding voor overgangsrecht voor de gemeentelijke politieke ambtsdragers aan wie in 2018 al een belaste vergoeding was verstrekt voor ICT. Dat aan deze ambtsdragers per 1 januari 2019 geen vergoedingen mogen worden verstrekt, zou inderdaad in strijd kunnen worden geacht met de rechtszekerheid voor deze gemeentelijke politieke ambtsdragers die sinds maart 2018 in functie zijn.’ Het voornemen is dan ook om materieel het volgende als overgangsrecht op te nemen:

Zolang een burgemeester/ wethouder of raadslid niet is afgetreden, ontslagen of herbenoemd, blijft voor hem het desbetreffende artikel van het Rechtspositiebesluit burgemeesters, het Rechtspositiebesluit wethouders of het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, zoals dat luidde voor 1 januari 2019, en de op dat artikel gebaseerde nadere regels, van toepassing, indien hem in 2018 een tegemoetkoming of een vergoeding op grond van dat artikel is verleend.

Dit voorgenomen overgangsrecht moet nog formeel in de regelgeving worden opgenomen. Omdat deze regelgevingsprocedure tijd vergt, zal dit met terugwerkende kracht moeten gebeuren. Daarom informeert de minister de gemeenten vooruitlopend op het formeel van kracht worden hiervan, over deze voorgenomen wijziging op dit vlak voor burgemeesters, wethouders en raadsleden. De minister geeft aan dat, voor zover van toepassing, al uitgaan kan worden van dit overgangsrecht.

Om dit ook zo goed mogelijk formeel te regelen, is in dit artikel overgangsrecht opgenomen waardoor geregeld is dat zolang een raadslid niet is afgetreden, ontslagen of herbenoemd, voor hem artikel 7 en artikel 12, lid 1 (over de vergoeding aanschaf computer) van de (oude) Verordening Geldelijke voorzieningen raads-, commissieleden en fractieondersteuning 2015 (RV14.0137), zoals dat luidde voor 1 januari 2019 van toepassing blijven, indien hem in 2018 een tegemoetkoming of een vergoeding op grond van dat artikel is verleend.

De nieuwe regeling zal (m.b.t. de verstrekking van ICT-middelen) in ieder geval (met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2019) toegepast moeten worden voor (a.) nieuwe raadsleden en nieuwe duoleden die (deze raadsperiode) vanaf 1 januari 2019 benoemd worden (en in 2018 nog geen aanspraak hebben gemaakt op een computer) en (b.) raads- en duoleden die in de volgende raadsperiode(n) worden benoemd. Hoewel het Rpb uitgaat van in commissie benoemde duoleden, wordt voorgesteld de oude regeling te handhaven en de ICT-mddelen ook ter beschikking te stellen aan duoleden die niet in een commissie benoemd zijn (maar ‘slechts’ als woordvoerder aan de commissie verbonden zijn).

De oude regeling luidde als volgt:

Artikel 7 Computer

• 1.

  Raads- en commissieleden kunnen op grond van artikel 7a, lid 2 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden voor de uitoefening van het raadslidmaatschap een tegemoetkoming krijgen voor de aanschaf van een computer. De hoogte hiervan wordt aan het begin van de raadsperiode bepaald door het presidium.

• 2.

  De kosten hiervan kunnen conform artikel 12 lid 1 van deze verordening één keer per raadsperiode per raads- of commissielid worden vergoed.

• 2.

  De computer dient de door de gemeente gehanteerde programma’s te kunnen ondersteunen.

Artikel 12 Bestemming bijdrage

• 1.

  De fracties besteden de tegemoetkoming voor uitgaven conform artikel 13 en artikel 7a van het Rechtspositiebesluit Raads- en commissieleden en artikel 6 en 7 van deze verordening. Daarnaast wordt de tegemoetkoming gebruikt ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.

(..)