Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019-2022

Inkoop wordt steeds belangrijker. Het draait niet alleen over inkopen van producten, inkoop gaat veel verder dan dat. Gemeente Alphen aan den Rijn kijkt naar de ondernemer, maar ook naar de maatschappelijke doelen. Producten worden niet meer automatisch aangeschaft op basis van de laagste prijs, maar het draait namelijk steeds meer om duurzame producten, het behalen van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde en ondernemers die zelf ook bijdragen aan een gezonde en duurzame maatschappij.

De Gemeente wil een duurzame relatie opbouwen met haar ondernemers. Vragen die we daarbij erg belangrijk vinden zijn; “Wie zijn deze ondernemers?” “Wat kunnen zij leveren?” Maar ook; “Hoe ontwikkelt de markt zich en kunnen wij daar als gemeente op inspelen?” Doordat wij als gemeente luisteren naar de markt, maar ook onze aanbestedingen zo inrichten dat de ondernemer zich kan onderscheiden, bijvoorbeeld voor het leveren van duurzame producten of het opperen van innovatieve ideeën, bereiken wij met elkaar het beste resultaat voor onze inwoners.

Kortom, door van ‘buiten naar binnen’ te werken waarbij we onze ondernemers kennen, weten wat er op de markt verkrijgbaar is en met elkaar in gesprek te blijven, kunnen wij als gemeente gezamenlijk doelstellingen behalen.

Wij zijn een Groene stad met Lef!

Voorwoord 2

1 Inleiding 5

1.2 Leeswijzer 5

2 Gemeentelijke doelstellingen 6

2.1 Collegedoelstelling 6

2.2 Inkoopdoelstellingen 6

3 Het inkoopproces 7

3.1 Inkoopprocedure 7

3.2 Overheidsopdrachten 7

3.3 Centrale- en decentrale inkoop 8

3.4 CPV-codes 8

3.5 EMVI 9

3.6 Samenwerkingsverbanden 9

3.7 Rekenvergoeding 9

4 Maatschappelijke uitgangspunten 10

4.1 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) 10

4.2 Burger initiatieven (right to challenge) 11

5 Economische uitgangspunten12

5.1 MKB en lokale economie 12

5.2 Marktanalyse 13

5.3 Marktconsultatie 14

6 Juridische uitgangspunten 15

6.1 Algemene beginselen 15

6.2 Wettelijk kader 16

6.3. Aanbesteden conform de Aanbestedingswet 17

6.4 Mandaat en volmacht 17

6.5 Afwijkingsbevoegdheid 17

6.6 BIBOB-onderzoek 17

6.7 Inkoopvoorwaarden 18

6.8 Overeenkomsten 18

6.9 Schaarse middelen 18

6.10 Grondtransacties 19

6.11 Klachtenregeling 19

7 Digitalisering 20

7.1 Informatie veiligheid 20

7.2 Informatie toegankelijkheid 20

7.3 Digitaal Inkoopplatform 21

Bijlage 1 Voorgeschreven aanbestedingsprocedure 22

1.1 Drempelbedragen 22

Bijlage 2 Definities 24

Het oude inkoop- een aanbestedingsbeleid liep af eind 2018. In dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft de Gemeente vorm aan hoe zij de komende periode omgaat met haar aanbestedingen. Of het nu gaat om het aanbesteden van grote bouwprojecten, zorg of kantoorartikelen, met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid beoogt de Gemeente dat iedere aanbesteding op zijn eigen factoren bekeken wordt en, voor zover mogelijk, in overleg met de markt wordt vormgegeven. Maatwerk en flexibiliteit zijn hierbij van groot belang. Aanbestedingen vinden plaats in een dynamische omgeving, waardoor de Gemeente continu bezig is met het verbeteren van haar inkoopprocessen.

De focus ligt hierbij op het speerpunt om “van buiten naar binnen” te werken. “Waar hebben onze inwoners behoefte aan?” En “Hoe kunnen wij dit het beste organiseren?”

De Gemeente levert met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid een bijdrage aan het coalitieakkoord. De gemeentelijke doelstellingen zijn leidend voor de inkoopdoelstellingen. De Gemeente streeft naar een verantwoord, professioneel inkoop-en aanbestedingsbeleid, waarbij de inwoners en ondernemers centraal staan.

1.2 Leeswijzer

Het doel van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is het inkoopproces inzichtelijk en transparant maken door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen de Gemeente haar aanbestedingen vormgeeft.

In dit inkoop-en aanbestedingsbeleid komen de volgende onderwerpen aan de orde:

- Hoofdstuk 2: Gemeentelijke doelstellingen

- Hoofdstuk 3: Het inkoopproces

- Hoofdstuk 4: Maatschappelijke uitgangspunten

- Hoofdstuk 5: Economische uitgangspunten

- Hoofdstuk 6: Juridische uitgangspunten

- Hoofdstuk 7: Digitalisering

2.1 Collegedoelstelling

Het inkoopproces draagt bij aan de collegedoelstellingen die voorvloeien uit het coalitieakkoord. De Gemeente wil voor al haar inwoners een beter leven (geluk en welbevinden) met (positieve) gezondheid en duurzaamheid als basis voor sociaal- en ruimtelijk beleid.

De belangrijkste doelstellingen daarvan zijn:

1. Zorg dragen voor toekomstbestendige en vitale wijken;

2. De duurzaamheidshoofdstad van het Groene Hart worden;

3. De resultaten van de veranderende samenleving merkbaar maken voor onze inwoners;

4. De samenleving verduurzamen en tegelijkertijd de economie stimuleren en versterken.

2.2 Inkoopdoelstellingen

De Gemeente wil met de uitvoering van dit inkoop-en aanbestedingsbeleid de volgende inkoopdoelstellingen realiseren:

1. Het waarborgen van rechtmatige en doelmatige inkoop;

2. Het waarborgen van een integere en professionele uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

3. Inkopen tegen de meeste optimale (integrale) prijs-kwaliteitsverhouding;

4. Het continu bijdragen aan het prestatieniveau van de Gemeente, zoals aan het Actieplan MVI, duurzaamheidsdoelstellingen, innovatie en Social Return On Investment (SROI);

5. Het geven van een preferente positie aan lokale ondernemers daar waar dit mogelijk is.

3.1 Inkoopprocedure

Alle aanbestedingen van de Gemeente boven de € 50.000,- worden doorlopen in het lokaal vastgestelde digitale inkoopplatform. Aanbestedingen voor de Gemeente verlopen volgens verschillende inkoopprocedures, te noemen:

3.2 Overheidsopdrachten

Een overheidsopdracht is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen één of meer ondernemers en één of meer aanbestedende diensten èn die betrekking heeft op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten. Bij een overheidsopdracht is sprake van rechtstreeks economisch belang voor de aanbestedende dienst. Hieronder worden twee bijzondere overheidsopdrachten behandeld.

3.2.1 Concessieovereenkomsten

Een concessie is een overeenkomst met een leverancier voor de uitvoering van een Werk of Dienst. Het verschil met een reguliere overheidsopdracht is dat de tegenprestatie over de uitvoering van het Werk of Dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht. Het exploitatierisico ligt volledig bij de exploitant.

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is van toepassing op concessieovereenkomsten voor openbare Werken en Diensten, waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan Europese drempelwaarden voor Werken (excl. btw). Voor concessieovereenkomsten voor Werken met een waarde hoger dan de Europese drempelwaarde (excl. btw) gelden de voorschriften van richtlijn 2014/23/EU. Voor concessieovereenkomsten voor openbare Werken en Diensten onder de Europese drempel gelden de drempelbedragen voor Werken onder de drempel. Voor deze drempelbedragen wordt verwezen naar Bijlage 1.

De raming van een concessieovereenkomst wordt gemaakt door de jaarlijkse omzet van de exploitatie + de eventuele bijdrage van de Gemeente bij elkaar op te tellen voor de duur van de overeenkomst. Een concessieovereenkomst is in het beginsel beperkt tot een looptijd van 5 jaar.

3.2.2 Sociale en andere specifieke diensten

Met ingang van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 zijn er bijzondere voorschriften betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten. Deze voorschriften houden in dat voor een klein aantal diensten minder regels gelden met betrekking tot het Europees aanbesteden van deze diensten. Óf er sprake is van zo’n dienst en hoe er vervolgens kan worden aanbesteed, is altijd ter beoordeling van de inkoopadviseurs.

3.2.2.1 AMvB reële kostprijs Wmo 2015

Eén van de onderwerpen die onder de sociale en andere specifieke diensten valt is dienstverlening welke onder de Wet Maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) valt. Medio 2017 is de AMvB reële prijs Wmo 2015 van kracht geworden. Deze AMvB stelt dat Wmo-voorzieningen, met uitzondering van hulpmiddelen en woonvoorzieningen, moeten worden ingekocht tegen een reële prijs gebaseerd op een zestal kostprijselementen. De wijze waarop de reële prijs in de aanbestedingen wordt meegenomen is maatwerk en gebeurt altijd in overleg tussen de inkoopadviseur en de vakinhoudelijke teams.

3.3 Centrale- en decentrale inkoop

De Gemeente werkt met centrale- en decentrale inkoop. Dat wil zeggen dat er aanbestedingen zijn die door Team Juridische Zaken en Inkoop - Ruimte worden begeleid, maar dat er ook aanbestedingen zijn die door de vakinhoudelijke teams zelf (decentraal) worden uitgevoerd.

Voor alle aanbestedingen geldt echter dat er centraal formats worden opgesteld voor alle inkoopprocedures. Deze formats bestaan uit aanbestedingsleidraden, maar ook uit gunningsbrieven, conceptovereenkomsten en andere voor een aanbesteding benodigde documenten.

3.4 CPV-codes

Alle Werken, Leveringen en Diensten hebben een unieke code, de zogenoemde CPV-code.

De Gemeente kijkt op basis van de specifieke CPV-code en de geraamde waarde van de opdracht welke aanbestedingsprocedure toegepast moet worden.

3.5 EMVI

De Aanbestedingswet 2012 schrijft aanbestedende diensten voor om bij de gunning van opdrachten de overkoepelende term ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving’ (EMVI) te gebruiken. Onder deze term vallen de volgende gunningscriteria:

- Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding (BPKV);

- De laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit, zoals de levenscycluskosten (LCC);

- De Laagste Prijs (LP).

Door inschrijvingen te beoordelen op prijs én kwaliteit kunnen ondernemers, door de kwaliteit die zij bieden, zich van elkaar onderscheiden. Als een aanbestedende dienst kiest om af te wijken van het gunningscriterium BPKV, dient, zo stelt de Aanbestedingswet 2012, dit te allen tijde gemotiveerd te worden in de aanbestedingsleidraden.

3.6 Samenwerkingsverbanden

Op het moment dat de Gemeente aanbestedingen uitvoert met of voor andere gemeenten, samenwerkingsverbanden en dergelijke, dan gelden voor die aanbestedingen de Alphense beleidsregels en algemene inkoopvoorwaarden, waaronder ook de duurzaamheidsaspecten en het SROI-beleid.

3.7 Rekenvergoeding

De Gemeente steekt veel tijd en energie in haar aanbestedingen, net zoals ondernemers die ook tijd en geld steken in hun offertes. Voor ondernemers levert dit niet altijd de gewenste opdracht op, waardoor zij geld verliezen. Normaliter wordt dit gezien als een bedrijfsrisico en acquisitiekosten.

Op het moment dat de kosten niet meer in verhouding staan tot de waarde van de opdracht en/of wanneer er reeds in een voortraject al serieuze kosten moeten worden gemaakt, kan de Gemeente ervoor kiezen om een rekenvergoeding te verstrekken. Dit zal met name plaatsvinden in de fysieke sector, bijvoorbeeld bij Engineering & Construct (E&C) en Design & Construct (D&C) opdrachten. Wanneer er gekozen wordt voor het verstrekken van een rekenvergoeding, wordt dit in de desbetreffende aanbestedingsdocumenten opgenomen. De hoogte van de rekenvergoeding is afhankelijk van de complexiteit van de opdracht en hoe hoog de verwachte inspanningen voor het offertetraject zijn, in verhouding tot de waarde van de opdracht.

De komende jaren ligt er voor zowel de Gemeente als voor Nederland een grote opgave te wachten. Het doel is om in 2050 een energie neutrale samenleving en een circulaire economie te realiseren. Om dit doel te kunnen realiseren, zet de Gemeente onder andere stevig in op duurzaam inkopen.

4.1 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

In december 2016 heeft de Gemeente het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (Manifest MVI) ondertekend. Dit Manifest MVI stelt de deelnemende overheidsinstellingen verplicht om een actieplan op te stellen. In het Actieplan MVI van de Gemeente is vastgelegd wanneer en op welke wijze MVI wordt ingezet om de beleidsdoelen, met de nadruk op duurzaamheid en Social Return on Investment (SROI), te realiseren. Een van de actiepunten was het opstellen van een SROI-beleid, welke in het begin van 2018 is vastgesteld 1

4.1.1 Duurzaamheid

De Gemeente heeft voor zichzelf als doel gesteld om in 2020 100% duurzaam in te kopen.

Om dit te kunnen bereiken zijn in het Actieplan MVI een aantal concrete acties benoemd. Deze acties worden door-vertaald in de betreffende aanbestedingen.

Naast de concrete acties, wordt in de aanbestedingen aandacht besteed aan milieuvriendelijk inkopen, circulair inkopen, Biobased inkopen en innovatiegericht inkopen (gericht op duurzame ontwikkelingen). Deze wijzen van inkopen kunnen terug komen in selectiecriteria, programma’s van eisen en/of als gunningscriterium.

Duurzaam inkopen betekent dat de Gemeente duurzame producten wil afnemen. Daarnaast wil zij zaken doen met bedrijven die duurzaam zijn. Hoe een bedrijf aantoont dat zij duurzaam is, dan wel duurzame producten heeft, wordt per aanbesteding aangegeven bij de eisen en/of gunningscriteria. Door hier flexibel mee om te gaan, bieden wij de mogelijkheid voor kleine bedrijven om in te kunnen schrijven op onze aanbestedingen.

4.1.2 Social Return On Investment (SROI)

SROI wordt verplicht opgenomen bij aanbestedingen van Leveringen en Diensten, met een totale opdrachtwaarde die boven de Europese drempel uitkomt. Voor aanbestedingen van Werken geldt dat SROI wordt opgenomen bij aanbestedingen met een opdrachtwaarde boven de € 500.000,-.

De SROI-verplichting die wordt opgenomen in de aanbestedingen, is een percentage van de loonsom van de totale opdrachtwaarde van de opdracht. De Gemeente houdt een percentage van 5% aan. De SROI-verplichting wordt conform het vigerende SROI-beleid uitgevoerd.

4.1.3 Innovatie

De Europese Commissie (EC) heeft richtsnoeren gepubliceerd voor het inkopen van innovatieve oplossingen. Met deze richtsnoeren wil de EC overheden aanmoedigen overheidsinkoop strategisch te benaderen en zo innovatie te stimuleren (mei 2018).

De Gemeente zal rekening houden met innovatie binnen haar aanbestedingen. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente, bijvoorbeeld door het toepassen van functioneel specificeren2 , ruimte over aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Andere vormen van innovatie zijn bijvoorbeeld het opstellen van een bouwteam of innovatie ‘belonen’ in gunningscriteria en eisen.

4.2 Burger initiatieven (right to challenge)

Normaliter kunnen alleen bedrijven zich inschrijven op een aanbesteding, aangezien zij een bepaald product of dienst kunnen leveren. Er zijn echter situaties waarbij het mogelijk is dat ook (een samenwerking van) bewoners interesse hebben om (een deel) van de aanbesteding uit te voeren. In de veranderende samenleving waarin wij ons nu bevinden, vinden wij dat dit bij specifieke aanbestedingen mogelijk moet zijn.

In de komende periode zal de Gemeente zich inzetten voor het opstellen van een specifiek beleid op dit onderwerp.

1 Op het moment dat een nieuw SROI-beleid, dan wel een nieuw MVI-actieplan van kracht wordt, zullen deze van toepassing zijn op nieuwe aanbestedingen.

2 Een functionele specificatie is een beschreven document met daarin de verzameling geordende eisen en beschrijving van de beschikbare oplossingsruimte dan wel de gekozen oplossing met de oplossingsmarge die geldt voor een systeem (product of dienst).

Ondernemers zijn het hart van de economie in onze Gemeente en zorgen voor werkgelegenheid, groei en innovatie. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op hoe ondernemers betrokken worden bij onze aanbestedingen.

5.1 MKB en lokale economie

De Gemeente heeft oog voor het midden-en kleinbedrijf (MKB).

Volgens wet-en regelgeving en het gelijkheidsbeginsel moeten alle bedrijven gelijke kansen krijgen. De Gemeente houdt bij haar inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. De Gemeente kan dit doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaannemingen, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit leidt tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers.

In gevallen waar een enkelvoudige en/of meervoudige onderhandse offerteaanvraag, volgens de geldende wet- en regelgeving, is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en ondernemers. De Gemeente wil regionale, nationale, Europese of mondiale kansen aangrijpen. ‘Local Sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

5.1.1 Lokale ondernemers

Onder lokale ondernemers verstaan wij alle ondernemers met een vestiging binnen of op de grenzen van Gemeente Alphen aan den Rijn. De postcodegebieden zijn in onderstaande tabel weergegeven.

De Gemeente streeft er altijd naar om de beste ondernemers voor de betreffende opdracht uit te nodigen tot het doen van een offerte. Het is van belang dat voorafgaand aan het uitnodigen duidelijk is aan welke kwaliteitseisen een ondernemer moet voldoen. Hierbij wordt ook gekeken naar de proportionaliteit van de eisen die gesteld worden aan een ondernemer. Voor relatief eenvoudige opdrachten worden lagere eisen gesteld dan voor technisch ingewikkelde opdrachten.

Om opdrachten voor het (lokale) MKB interessant te houden en toegankelijk te maken, worden opdrachten daar waar mogelijk in percelen opgedeeld. Voor de opdrachten waar dit niet voor mogelijk of wenselijk is, zullen deze niet in percelen opgedeeld worden. Voor het MKB is het voor deze opdrachten mogelijk om zich zowel gezamenlijk of als hoofd-/onderaannemer in te schrijven.

5.1.2 Selectie bij meervoudig onderhandse aanbestedingen

Het contracteren van een gekwalificeerd bedrijf staat op de eerste plaats. De Gemeente streeft er naar om lokale bedrijven aan bod te laten komen. Als er onvoldoende gekwalificeerde lokale bedrijven zijn in een betreffend werkveld, dan worden niet-lokale bedrijven uitgenodigd. Daarnaast, om voldoende concurrentie te behouden en gelet op het risico dat er (prijs)afspraken in het lokale veld ontstaan, vinden de Gemeente het belangrijk om bij meervoudig onderhandse aanbestedingen ook niet-lokale bedrijven uit te nodigen.

Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen wil de Gemeente zoveel mogelijk lokale bedrijven uitnodigen. Bij de selectie van bedrijven wordt als volgt gehandeld:

- Bij het uitnodigen van drie (3) bedrijven, worden twee (2) lokale bedrijven geselecteerd en is één (1) bedrijf vrije keus.

- Bij het uitnodigen van vijf (5) bedrijven, worden drie (3) lokale bedrijven geselecteerd en twee (2) bedrijven zijn vrije keus.

Vrije keus houdt in dat in principe een bedrijf buiten de Gemeente wordt geselecteerd voor de aanbesteding, tenzij de Gemeente gemotiveerd onderbouwt waarom de vrije keus een lokaal bedrijf moet zijn. De keuze hiervoor is genomen in het kader van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, meer specifiek het gelijkheidsbeginsel. Als er 100% lokaal wordt geselecteerd, voldoet de Gemeente niet aan dit beginsel. Door een vrije keus op te nemen, biedt de Gemeente op nationaal niveau bedrijven de kans om mee te dingen naar de gemeentelijke opdrachten.

Op het moment dat er geen/onvoldoende lokale bedrijven zijn om aan de hierboven gestelde aantallen te komen, dan worden bedrijven van buiten de Gemeente geselecteerd voor de aanbesteding.

5.2 Marktanalyse

Marktkennis is een essentieel onderdeel van het inkopen en aanbesteden van een overheidsopdracht. Hoe meer een opdrachtgever van de markt weet, hoe effectiever de uitvraag kan zijn. Door goed de markt te kennen, kan de Gemeente nog beter haar inkoopvraag opstellen en beoordelen of het aanbod aansluit bij het organisatiedoel. Door marktonderzoek te doen, kunnen ook alternatieven onderzocht worden, waardoor de beoordeling van het aanbod van de inschrijvers scherper wordt.

Om de markt beter te leren kennen, te weten welke aanbieders er zijn en wat zij kunnen leveren, maar ook om te weten welke innovaties er spelen, worden door de Gemeente bijeenkomsten georganiseerd. Dit kunnen verschillende bijeenkomsten zijn, zoals een branche-bijeenkomst of een netwerkbijeenkomst. Deze bijeenkomsten bieden de mogelijkheid om vrij in gesprek te blijven met de markt. Dit sluit aan bij het coalitieakkoord, waarin is opgenomen dat het belangrijk is om in dialoog te blijven met de markt.

5.3 Marktconsultatie

De ambitie is om op een interactieve manier in contact te blijven met de markt. Om maatschappelijke meerwaarde te creëren, wordt in dialoog met bedrijven in de markt gehandeld. De Gemeente vindt het vanzelfsprekend dat de leveranciersmarkt bekend is en dat zij weet wat de mogelijkheden zijn met betrekking tot in te kopen werken, leveringen en diensten.

De Gemeente kan dit doen door middel van een marktconsultatie die op verschillende manier kan worden ingezet. Zowel om kennis van de markt op te doen als om inzicht te krijgen in de ontwikkelingen in de markt. Daarnaast kan een marktconsultatie worden ingezet om de gewenste opdracht te checken op realiteit en proportionaliteit.

6.1 Algemene beginselen

De Gemeente leeft alle relevante wet- en regelgeving na. Bij algemene beginselen wordt er onderscheid gemaakt tussen de beginselen van het aanbestedingsrecht en de beginselen van het behoorlijk bestuur.

6.1.1 Algemene beginselen van het Aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

6.1.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente houdt bij het plaatsen van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, rechtszekerheidsbeginsel, zorgvuldigheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

6.2 Wettelijk kader

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten en middelen te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toe laat. Voor de Gemeente zijn de volgende punten (niet limitatief) van toepassing.

De, voor het inkoop-en aanbestedingsbeleid, meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• Aanbestedingswet 2012 – Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• Europese wet- en regelgeving – wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• Burgerlijk Wetboek – het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• Gemeentewet – het wettelijke kader voor gemeenten.

• AVG

Europese aanbestedingsrichtlijnen

• Richtlijn – Klassieke overheid voor het gunnen van overheidsopdracht (2014/24/EU)

• Richtlijn – Water, energievoorziening, vervoer en post voor het gunnen van opdrachten door de aanbestedende diensten werkzaam in deze sectoren (2014/25/EU)

• Richtlijn – Concessie, voor de gunning van concessieovereenkomsten (2014/23/EU)

Het Verdrag betreffende de werking van Europese Unie (VwEU)

De belangrijkste doelstelling is de totstandkoming van een gemeenschappelijke markt tussen de lidstaten van de Europese Unie. Een gemeenschappelijke markt waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal kan plaatsvinden.

6.2.1 Nationale wetgeving

• Gewijzigde Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012)

• Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016)

• Standaard RAW bepalingen (RAW 2015)

• De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV 2012)

• De Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contractvormen voor de uitvoering van werken (UAV-GC 2005)

• Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie

Overige Nationale bepalingen

• Gids Proportionaliteit

• AMvB Reële prijs Wmo 2015

• Rationalisering Automatisering Wegenbouw (RAW-bestek)

• Het wettelijk voorgeschreven digitale platform, te weten TenderNed

• De Nieuwe Regeling (DNR 2011)

6.2.3 Lokaal beleid

• Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Alphen aan den Rijn 2019

• Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

• Algemene inhuurvoorwaarden Gemeente Alphen aan den Rijn

• Het lokaal gekozen digitale inkoopplatform

6.3. Aanbesteden conform de Aanbestedingswet

De Gemeente besteedt aan conform de vastgestelde Europese drempelbedragen. Onder die Europese drempels heeft de Gemeente aanvullende eigen drempels vastgesteld in lijn met de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. In Bijlage 1 is weergegeven bij welke drempelbedragen welke aanbestedingswijzen zijn toegestaan binnen de Gemeente.

6.4 Mandaat en volmacht

Een aanbesteding vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de Gemeente. Verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging moeten in overeenstemming zijn met de vigerende mandaat- en volmacht regeling.

6.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid onder de (Europese) drempelwaarden is alleen mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Dit betreft bij de volgende situaties:

• Er is sprake van dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de Gemeente zijn toe te rekenen;

• Er is sprake van een opdracht die om artistieke, exclusieve, kennis-specifieke of technische redenen slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kan worden toevertrouwd;

• Er is sprake van aanvullende diensten of werken die, als gevolg van onvoorziene omstandigheden, noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke dienst of het werk te kunnen verlenen;

• Er is sprake van wettelijk gedwongen winkelnering;

• Als een aanbestedingsvorm volgens het college nadelig is wegens zwaarwegende argumenten;

• Er is sprake van innovatieve (pilot-) projecten met een waarde onder de Europese drempelbedragen. (Onder innovatieve oplossingen worden producten, werken en diensten verstaan die nog niet (met het gewenste prestatieniveau) op de markt beschikbaar zijn.)

6.6 BIBOB-onderzoek

De Gemeente behoudt zich het recht voor om op basis van de Wet Bevordering Integriteitbeoordeling door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) een onderzoek in te stellen naar het gevaar dat een overeenkomst wordt misbruikt voor het plegen van strafbare feiten en/of het benutten van onrechtmatig verkregen voordeel. Leidend is hierbij de beleidsregel voor de toepassing van de Wet BIBOB en de daarbij behorende vragenlijst.

6.7 Inkoopvoorwaarden

Bij offerteaanvragen en het sluiten van een overeenkomst van Leveringen, Diensten en Werken stelt de Gemeente de overeenkomst op, inclusief de van toepassing zijnde voorwaarden, (in principe de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Alphen aan den Rijn voor Leveringen en Diensten , respectievelijk RAW/UAV 2012 voor Werken) en de GIBIT voor ICT producten.

6.7.1 Inhuurvoorwaarden

Onder inhuur van personeel wordt verstaan: Inhuur van personeel onder directe hiërarchische aansturing van een persoon werkzaam bij de Gemeente. De ingehuurde kracht werkt vaak binnen de fysieke muren van de gemeente.

Voor de inhuur van personeel is een inhuurbeleid 3 opgesteld. Ook gelden hier specifieke inhuurvoorwaarden, te weten Algemene inhuurvoorwaarden Gemeente Alphen aan den Rijn.

6.8 Overeenkomsten

De Gemeente ondertekent haar overeenkomsten uit naam van de burgemeester. In de mandaat- en volmacht regeling zijn, onder instructies en voorwaarden, bepaalde functies gemachtigd namens de burgemeester tot ondertekening van de overeenkomst over te gaan.

6.8.1 Raamovereenkomst

Een raamovereenkomst heeft een looptijd van maximaal vier jaar inclusief de mogelijkheid tot verlenging. Alle overeenkomsten kunnen een verlengingsoptie hebben en hebben altijd een einddatum. De Gemeente heeft als uitgangspunt dat zij zoveel mogelijk opdrachten in raamovereenkomsten wegzet.

6.9 Schaarse middelen

Niet alleen bij aanbestedingen geldt dat er sprake moet zijn van mededinging. Ook bij de verdeling van schaarse vergunningen of schaarse subsidies moet op enigerlei wijze aan (potentiële) gegadigden ruimte worden geboden om naar de beschikbare vergunningen of schaarse subsidies mee te dingen. Dit houdt in dat net als in het aanbestedingsrecht er invulling moet worden gegeven aan de wijze van de verdeling van de schaarse middelen (verdelingssystematiek), er een passende mate van openheid moet zijn en de verdelingssystematiek ook moet worden toegepast zoals beschreven.

6.10 Grondtransacties

Wanneer de Gemeente grond in de markt wil zetten moet in bepaalde gevallen een aanbestedingsprocedure worden gevolgd. Onder omstandigheden kan bij grondtransacties wel sprake zijn van een aanbestedingsplichtige overheidsopdracht.

Bij het bepalen of sprake is van een overheidsopdracht zijn drie punten van belang:

- Rechtstreeks economisch belang,

- Publiekrechtelijke eisen, èn

- Bouwplicht.

Wanneer wordt voldaan aan alle drie de criteria, dan is sprake van een overheidsopdracht en geldt er een aanbestedingsplicht. Ook voor het bepalen van een marktconforme prijs kan een (vrijwillige) aanbestedingsprocedure doorlopen worden.

De drempelbedragen voor welke aanbestedingsprocedure doorlopen dient te worden, zijn opgenomen in bijlage 1.

6.11 Klachtenregeling

De Gemeente is verplicht, conform de Aanbestedingswet 2012, een klachtenprocedure te hanteren. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk beschreven hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht behandelt.

3 Op het moment dat een nieuw inhuurbeleid van kracht wordt, zal deze leidend zijn voor nieuwe aanbestedingen

De gemeentelijke dienstverlening wordt steeds digitaler. Er wordt steeds meer informatie vanuit de Gemeente via Internet en Social Media met onze inwoners gedeeld. Alle aanbestedingen (met uitzondering van enkelvoudig onderhandse aanbestedingen) gaan volledig digitaal. Voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen geldt dat deze zoveel mogelijk digitaal gaan.

Dit betekent dat bewuster omgegaan moet worden met hetgeen wij digitaal doen.

Zo wil de Gemeente haar informatie toegankelijk maken voor iedereen, wil zij er voor zorgen dat haar gegevens goed beveiligd zijn en wil zij iedereen op een gelijke wijze informeren.

7.1 Informatie veiligheid

Het bewust zijn van de (digitale) informatieveiligheid is steeds belangrijker. Hiertoe is gemeente breed informatieveiligheidsbeleid opgesteld, waarin diverse onderwerpen zijn opgenomen die aangeven hoe de Gemeente met haar informatieveiligheid omgaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor de toegang tot onze gebouwen, maar ook gegevensuitwisseling (al dan niet privacygevoelige gegevens, zoals persoonsgegevens), of inhuurpersoneel dat werkt met onze gegevens.

Voor vrijwel alle aanbestedingen geldt dat informatieveiligheid een rol speelt en worden randvoorwaarden en afspraken omtrent dit onderwerp opgenomen. Wij werken conform de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO, voorheen BIG) en verwachten dat onze leveranciers dat ook doen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de vakinhoudelijke teams van de Gemeente. Om hierover af te stemmen kan contact worden opgenomen met de Chief Information Security Officer (CISO) van de Gemeente.

7.2 Informatie toegankelijkheid

Digitale toegankelijkheid is een onderdeel van de landelijke en gemeentelijke inclusieve agenda en is wettelijke verplicht voor overheden. Alle (digitale) informatie die de Gemeente beschikbaar stelt moet toegankelijk zijn voor iedereen. Ook voor bijvoorbeeld slechtzienden, doven, kleurenblinden, of mensen die een muis of toetsenbord niet kunnen bedienen. Daarom moeten wij websites en apps, inclusief alle documenten die wij online openbaar maken, zoals beleidsstukken, brieven, folders etc., laten voldoen aan internationale standaarden. Dit zijn afspraken en eisen voor de manier waarop websites en apps ontworpen, gebouw en beheerd moeten worden.

Deze afspraken zijn vastgelegd in de Europese norm (EN) 301 549. EN 301 549 verwijst naar de technische standaard WCAG 2.0 van W3C die specificeert hoe content op websites en in webapplicaties ook toegankelijk kunnen worden gemaakt voor mensen met een functiebeperking. Daarnaast beschrijft EN 301 549 instructies voor het inkopen van toegankelijke producten en diensten

7.3 Digitaal Inkoopplatform

Alle Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen worden uitgezet met behulp van het digitale inkoopplatform. Daarbij wordt gebruik gemaakt van formats, waardoor gestreefd wordt naar rechtmatigheid en wordt op een eenduidige manier gewerkt.

Het digitale inkoopplatform wordt daarnaast gebruikt als contractenbank. Alle contracten die met behulp van het digitale inkoopplatform zijn aanbesteed, worden in dit systeem geregistreerd. Op die manier is niet alleen snel inzichtelijk hoe een opdracht tot stand is gekomen (welke aanbestedingsprocedure is doorlopen), maar ook wat de waarde van een opdracht is. Door middel van de contractenbank kunnen medewerkers van de Gemeente in één oogopslag inzicht krijgen in welke contracten al lopen, zodat voorkomen wordt dat onnodig nieuwe opdrachten worden uitgezet.

Het Management Team (MT) heeft op 3 december 2018 besloten dat aanbestedingen met een totale opdrachtwaarde vanaf € 50.000,- verplicht via het digitale inkoopplatform moeten verlopen. Daarnaast is het verplicht dat de gehele organisatie de bijbehorende contractenbank gebruikt.