Reglement van orde voor de adviescommissies 2019

Artikel 1.1 In te stellen commissies

Ter advisering van het algemeen bestuur worden de volgende vaste commissies voor advies ingesteld:

• a.

  Commissie Waterveiligheid;

• b.

  Commissie Watersysteem;

• c.

  Commissie Waterketen;

• d.

  Commissie Middelen.

Artikel 1.2 Taken en bevoegdheden commissies

• 1.

  De commissies kunnen op eigen initiatief, dan wel op verzoek van het college van dijkgraaf en heemraden, advies uitbrengen over voorstellen die door het college van dijkgraaf en heemraden aan het algemeen bestuur worden gedaan.

• 2.

  De commissies kunnen op eigen initiatief, dan wel op verzoek van het college van dijkgraaf en heemraden of van het algemeen bestuur, advies uitbrengen omtrent onderwerpen over het taakonderdeel van de commissie.

• 3.

  De taakverdeling van de commissies luidt als volgt:

  • a.

    Commissie Waterveiligheid: advisering over het beleid over waarborging van de veiligheid tegen overstromingen, waaronder de aanleg en het beheer van waterkeringen en over het muskusrattenbeheer. Het programma A5H wordt te allen tijde besproken in een gezamenlijke commissie zoals genoemd onder b.

  • b.

    Commissie Watersysteem: advisering over beleid inzake het watersysteem, waaronder de waterkwantiteit, de waterkwaliteit, het beheer van de watergangen en de daarbij behorende kunstwerken, alsmede over de uitvoering van integrale waterplannen, klimaatadaptie en over het vaarwegbeheer. Het programma A5H wordt te allen tijde besproken in een gezamenlijke commissie zoals genoemd onder a.

  • c.

    Commissie Waterketen: advisering over beleid op het gebied van waterketen, waaronder het zuiveren van afvalwater, slibverwerking en afzet, samenwerking in de waterketen en over duurzaamheid, energiebesparende maatregelen innovatie en klimaat.

  • d.

    Commissie Middelen: advisering over beleid op financieel gebied, belastingzaken en over het onderzoeken van de begroting en voorts advisering over beleidszaken met betrekking tot communicatie, regelgeving, personele aangelegenheden, eigendommen, informatisering en automatisering, facilitaire zaken, wegen, omgevingswet, inkoop en controlling.

Artikel 1.3 Samenstelling van de commissies

• 1.

  De commissies bestaan uit hetzelfde aantal leden als het aantal fracties in het algemeen bestuur. Iedere fractie is in iedere commissie met één lid vertegenwoordigd.

• 2.

  Op voordracht van de vertegenwoordigers van iedere fractie wordt vanuit elk van de fracties een lid en een plaatsvervangend lid voor de commissies door het overleg fractievoorzitters/dijkgraaf benoemd.

• 3.

  De leden en de plaatsvervangende leden die door de fractie worden voorgedragen hebben zitting in het algemeen bestuur.

• 4.

  In afwijking van het derde lid kan elke fractie van 3 leden of meer (inclusief een heemraad) voor de vier commissies gezamenlijk één lid voordragen die geen deel uitmaakt van het algemeen bestuur en kan elke fractie van 1 of 2 leden (inclusief een heemraad) twee leden voordragen die geen deel uitmaken van het algemeen bestuur. In het geval de fractie een voorzitter van een commissie levert mag voor die commissie door een fractie van 3 of meer leden (inclusief de heemraad) een tweede lid worden voorgedragen die geen deel uitmaakt van het algemeen bestuur. De burgerleden kunnen in maximaal twee commissies worden benoemd.

• 5.

  Burgerleden dienen op de kieslijst van de laatste verkiezingen te hebben gestaan van de partij waarvoor zij zitting in de commissie nemen. Deze bepaling is niet van toepassing op de fracties met vertegenwoordigers van de specifieke belangencategorieën. De burgerleden moeten voldoen aan de eisen die de wet aan het lidmaatschap van het bestuur stelt.

• 6.

  Deze leden worden door de fracties voorgedragen bij het overleg fractievoorzitters/dijkgraaf. Bij de voordracht overlegt de fractie de documenten die aantonen dat de aangemelde persoon voldoet aan de gestelde eisen. Daarnaast leggen de burgerleden de eed of gelofte af in hand van de voorzitter.

• 7.

  Het overleg fractievoorzitters/dijkgraaf benoemt deze leden.

• 8.

  De zittingsperiode van burgerleden is gelijk aan die van de leden van het algemeen bestuur in een commissie en eindigt aan het einde van de zittingsperiode van het bestuur.

• 9.

  Het lidmaatschap eindigt verder van rechtswege bij commissieleden niet-bestuursleden bij het niet meer voldoen aan de eisen zoals bedoeld in de wet.

• 10.

  Wijzigingen in de door een burgerlid beklede betrekkingen welke na de aanmelding optreden, deelt het desbetreffende lid terstond schriftelijk mee aan het overleg fractievoorzitters/dijkgraaf.

• 11.

  Indien blijkt dat een burgerlid zich op enigerlei wijze niet houdt of heeft gehouden aan de plicht tot naleving van dit reglement, kan het overleg fractievoorzitters/dijkgraaf besluiten over het al dan niet aanblijven van het burgerlid.

• 12.

  Een fractie kan een burgerlid die namens deze fractie in een commissie zit, te allen tijde en zonder opgaaf van redenen terugtrekken uit een commissie. De fractie maakt hiervan melding aan het overleg fractievoorzitters/dijkgraaf.

• 13.

  In geval zowel het lid als het plaatsvervangend lid van een fractie als lid van een commissie verhinderd is, kan deze zich laten vertegenwoordigen door een ander lid van de fractie in het algemeen bestuur of door een ander lid dat door de fractie is aangewezen als lid van een andere commissie.

Artikel 1.4 Beëindiging

• 1.

  De leden van een commissie treden af op de dag waarop de bestuursperiode van het algemeen bestuur van het waterschap eindigt.

• 2.

  De leden van een commissie kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij dienen dit ontslag schriftelijk in bij het overleg fractievoorzitters/dijkgraaf van het waterschap. Zij blijven hun functie vervullen totdat in hun opvolging is voorzien.

Artikel 1.5 Voorzitter

• 1.

  De voorzitter van de commissie wordt door het algemeen bestuur uit zijn midden aangewezen.

• 2.

  De voorzitter is geen lid van de commissie.

• 3.

  Het algemeen bestuur benoemt twee plaatsvervangende voorzitters. Deze worden niet specifiek toegewezen aan een bepaalde commissie.

• 4.

  De voorzitters van een commissie kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij dienen dit ontslag schriftelijk in bij het algemeen bestuur van het waterschap. Zij blijven hun functie vervullen totdat in hun opvolging is voorzien. Op voordracht van het overleg fractievoorzitters/dijkgraaf kan het algemeen bestuur een voorzitter uit de taak ontheven.

• 5.

  De leden van het college van dijkgraaf en heemraden die zijn belast met de portefeuille waarover de commissie adviezen uitbrengt wonen de vergadering bij en kunnen door de voorzitter om een toelichting worden gevraagd.

Artikel 1.6 Secretariaat

• 1.

  De commissie wordt bijgestaan door een secretaris. Deze secretaris is lid van de directieraad. De secretaris-directeur kan desgewenst ambtenaren van het waterschap aanwijzen als plaatsvervanger.

Artikel 1.7 Verslaglegging

• 1.

  Van de vergaderingen wordt een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    De namen van de leden die aanwezig, dan wel met kennisgeving afwezig waren;

  • b.

    Een beknopte vermelding van de mededelingen, voorstellen, overwegingen, toezeggingen en uitgebrachte adviezen. Indien een advies niet unaniem tot stand is gekomen, worden het minderheidsstandpunt en de partijen die dit minderheidsstandpunt innamen eveneens vermeld.

• 2.

  Datgene wat tijdens de vergadering wordt besproken, wordt vastgelegd met digitale opnamen. Het digitale bestand geldt als verslag van de vergadering. Op gemotiveerd verzoek, bijvoorbeeld door inwoners met een auditieve beperking, wordt een transcriptie van dit digitale bestand beschikbaar gesteld.

• 3.

  Indien de vergadering plaatsvindt op een locatie waar hetzij geen bruikbare hetzij geen digitale opnamen gemaakt kunnen worden, wordt een integraal verslag gemaakt van de vergadering.

• 4.

  De besluitenlijst en/of indien van toepassing het verslag sub 3 wordt in ontwerp aan de leden toegezonden en in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 2.1 Vergaderingen

• 1.

  De voorzitter van een commissie kan om dringende reden afwijken van de in het presidium bepaalde dag en het aanvangstijdstip van de vergadering van de commissie.

• 2.

  Een commissie vergadert in afwijking van het vergaderschema zoals vastgesteld in het presidium, indien minimaal drie leden daarom verzoeken. De reden daarvoor wordt vooraf kenbaar gemaakt.

• 3.

  De voorzitter draagt er zorg voor dat de leden schriftelijk voor de vergadering worden opgeroepen.

• 4.

  De oproeping geschiedt ten minste zeven dagen voor het houden van de vergadering. De agenda en de bij de agenda behorende vergaderstukken worden tegelijk met de oproeping verzonden. De bij de agenda behorende vergaderstukken worden, indien eerder beschikbaar, eerder toegezonden aan de leden.

• 5.

  Bij de oproeping worden de te behandelen agendapunten vermeld.

• 6.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen met opgave van redenen een vergadering laten vervallen. De voorzitter bericht de leden ten minste zeven dagen voor de dag waarop de vergadering zou worden gehouden.

• 7.

  Ieder lid kan na een uur vergaderen verzoeken om de vergadering gedurende tenminste vijf minuten te schorsen.

Artikel 2.2 Openbaarheid

• 1.

  De vergaderingen van de commissies zijn openbaar, tenzij het openbaar belang zich daartegen verzet of bij de aangelegenheid betrokken personen of derden onevenredig in hun belangen zouden kunnen worden bevoordeeld of geschaad.

• 2.

  Wanneer twee leden dat verzoeken, of de voorzitter het nodig oordeelt kan de commissie beslissen om vervolgens of al dan niet met gesloten deuren te vergaderen.

• 3.

  Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

• 4.

  Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde de geheimhouding zal gelden.

• 5.

  De geheimhouding wordt zowel door hen die bij de behandeling tegenwoordig waren, als door hen die op andere wijze van het behandelde of van de stukken kennisnemen, in acht genomen totdat het de commissie haar opheft.

• 6.

  Zoals in artikel 37 van de Waterschapswet is bepaald kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de voorzitter van het waterschap, ieder ten aanzien van stukken die zij aan het algemeen bestuur of aan de leden van dit bestuur overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

• 7.

  De geheimhouding op te heffen wordt als bedoeld in het zesde lid wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft.

Artikel 2.3 Spreekrecht toehoorders

• 1.

  De voorzitter stelt toehoorders bij een openbare vergadering op hun verzoek in de gelegenheid in de vergadering het woord te voeren over één of meer agendapunten.

• 2.

  Het verzoek dient uiterlijk voor het begin van de vergadering bij de secretaris te worden ingediend.

• 3.

  De voorzitter stelt degene die daartoe een verzoek heeft ingediend op een door de voorzitter te bepalen moment in de gelegenheid het woord te voeren gedurende maximaal 5 minuten. De totale spreektijd per agendapunt is beperkt tot 15 minuten. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 4.

  De voorzitter geeft de sprekers het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

Artikel 2.4 Adviseurs en derden

• 1.

  De secretaris van de commissie bepaalt in overleg met de voorzitter van de commissie of, en zo ja, wie als ambtelijke adviseurs aan de commissies worden uitgenodigd.

• 2.

  Indien de meerderheid van de leden of de voorzitter daartoe aanleiding ziet, kan de voorzitter deskundigen en belanghebbende burgers of organisaties, al dan niet op hun verzoek, uitnodigen de vergadering bij te wonen en het woord te voeren. Wanneer hieraan kosten zijn verbonden is toestemming van het college van dijkgraaf en heemraden vereist.

Artikel 3.1 Quorum

• 1.

  Een commissie kan alleen beraadslagen indien meer dan de helft van de leden aanwezig is.

• 2.

  Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, bepaalt de voorzitter in overleg met de aanwezige leden het tijdstip van de volgende vergadering. Tussen deze vergadering en de eerste liggen ten minste twee werkdagen.

• 3.

  Met betrekking tot de onderwerpen die voor de eerste vergadering waren geagendeerd, is niet vereist dat meer dan de helft van de leden aanwezig is.

Artikel 3.2 Deelnamen aan de behandeling

• 1.

  De voorzitter en de leden van een commissie nemen niet deel aan de behandeling van een aangelegenheid die de voorzitter en de leden, rechtstreeks of middellijk, persoonlijk aangaat of waarbij de voorzitter of het lid als gemachtigde op enigerlei wijze, direct of indirect, is betrokken.

Artikel 3.3 Het uitbrengen van adviezen

• 1.

  Alle adviezen van de commissie worden bij volstrekte meerderheid van stemmen uitgebracht.

• 2.

  Wanneer over een gevraagd advies de stemmen staken, wordt geen advies uitgebracht, doch worden de verschillende meningen meegedeeld.

• 3.

  De commissies brengen hun adviezen en opmerkingen altijd schriftelijk in bij het college van dijkgraaf en heemraden; indien een advies niet unaniem tot stand is gekomen, dient het minderheidsstandpunt eveneens te worden vermeld.

• 4.

  De door de commissies uitgebrachte adviezen worden gevoegd bij de definitieve voorstellen van het college van dijkgraaf en heemraden aan het algemeen bestuur.

• 5.

  Tevens geeft de commissie het advies "hamerstuk" of "bespreekstuk", waarbij bij unanieme positieve advisering het voorstel automatisch een "hamerstuk" wordt.

Artikel 3.4 Schriftelijke rondvraag

• 1.

  De voorzitter kan, als de voorzitter daartoe in bijzondere of spoedeisende gevallen aanleiding ziet, bij schriftelijke rondvraag het oordeel van de leden inwinnen.

• 2.

  Indien ten minste twee leden, niet zijnde de leden uit het college van dijkgraaf en heemraden, echter mondeling overleg wensen, roept de voorzitter de commissie alsnog in vergadering bijeen.

Artikel 4.1 Uitleg reglement

Bij twijfel over de uitleg van dit reglement en in de gevallen waarin dit niet voorziet, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.

Artikel 4.2 Intrekking

De verordening op de adviescommissies 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 4.3 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking in het Waterschapsblad.

Artikel 4.4 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van orde voor de adviescommissies 2019".

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur, gehouden op 21 juni 2019

de secretaris-directeur, de dijkgraaf,

ir. Z.C. Vonk prof.dr. C.J. Verdaas