Subsidiebeleid Open en Transparant Subsidiëren

Geldend van 15-06-2019 t/m heden

Intitulé

Subsidiebeleid Open en Transparant Subsidiëren

De raad van de gemeente Roosendaal;

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 april 2019;

Gezien het advies van de Commissie;

Gelet op de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening

BESLUIT

Vast te stellen het Subsidiebeleid open en transparant subsidiëren

INHOUD

1.

Aanleiding

1.1

Open en transparant subsidiëren

1.2

Leeswijzer

2.

Doelgericht inzetten van subsidies

2.1

Formuleren van beleidsdoelen

2.2

Afwegingskader voor juiste beleidsinstrument: subsidie of inkoop

2.3

De Algemene Subsidieverordening (ASV) blijft leidend

2.4

Uitwerking beleid in subsidieregels

3.

Open en transparante subsidieregels

3.1

Vooraf helder over de spelregels voor het aanvragen van subsidie

3.2

Format zorgt voor eenduidigheid bij opstellen subsidieregel

3.3

We hanteren de termen jaarlijkse en eenmalige subsidies

3.4

We subsidiëren bij uitzondering een-op-een

4.

Gebruiksvriendelijke aanvraagprocedure

4.1

Transparante informatie over beschikbare subsidies

4.2

Eenvoudige digitale aanvraagprocedure

4.3

Gemeente is toegankelijk voor hulp en ondersteuning

5.

Transparante beoordeling en verlening

5.1

Structuur van inhoudelijke en financiële beoordeling

5.2

Financieel inzicht op het niveau van activiteiten

5.3

Indexering conform gemeentebegroting

5.4

Beoordeling van subsidieaanvraag op basis van kwalitatieve criteria

5.5

Subsidieverlening is vastgelegd in de subsidiebeschikking

5.6

Meetbare prestaties zijn opgenomen in de beschikking

5.7

100% van de subsidievoorschotten wordt uitbetaald

6.

Betrokken bij uitvoering: sturen op resultaat

6.1

Volledig subsidiedossier inzichtelijk voor gemeente en organisatie

6.2

Tussentijdse verantwoording afhankelijk van hoogte subsidiebedrag

6.3

Meetbaarheid van resultaten

7.

Verantwoorden van resultaat: samen leren en ontwikkelen

7.1

Verschil tussen professionele en vrijwilligersorganisaties

7.2

Altijd verantwoorden van subsidies

7.3

Vernieuwd controleprotocol voor professionele organisaties

7.4

Richtlijnen vermogensontwikkeling bij subsidies vanaf € 100.000

7.5

Beoordelen financiële gezondheid van subsidiepartners

Bijlage 1: Afwegingskader subsidie-inkoop

1. Aanleiding

Het college van de gemeente Roosendaal heeft op 19 juni 2018 besloten om met ingang van 2020 volgens een nieuwe subsidiesystematiek te gaan werken. De volgende ontwikkelingen hebben ertoe geleid om een open en transparante subsidieprocedure te hanteren.

1.1 Open en transparant subsidiëren

Juridische ontwikkelingen verplichten de gemeente de subsidieverlening uit te voeren aan de hand van een juridisch kader voor schaarse (subsidie) middelen. Uitgangspunten zijn hierbij het gelijkheidsbeginsel en het evenredigheidsbeginsel. De kern van dit juridische kader is dat alle potentiële partijen de kans krijgen mee te dingen naar de subsidiemiddelen en de gemeente gebruik maakt van een open en transparante verdelingsmethode.

Veel van onze nadere regels zijn toegeschreven aan één organisatie. Dit is voortgekomen uit de ambitie om belangrijke maatschappelijke activiteiten te stimuleren. Deze werkwijze is echter niet langer houdbaar en in strijd met recente jurisprudentie. We willen als gemeente niet langer één subsidie voor een bepaalde activiteit toekennen aan een gewenste organisatie. In het vervolg willen we potentiële partijen de kans geven om mee te dingen naar beschikbare subsidies. Dit is een open werkwijze. Het geeft ruimte aan (maatschappelijke) organisaties en biedt de gemeente de mogelijkheid om de beste keuze te maken.

Om potentiële gegadigden een gelijkwaardige kans te geven, is het belangrijk dat wij als gemeente transparant te werk gaan. Het subsidiebeleid heeft tot doel om te komen tot een uniforme en transparante werkwijze bij de subsidieverstrekking. Dit draagt maximaal bij aan het bereiken van onze beleidsdoelen. Het subsidiebeleid gaat dus niet over inhoudelijke beleidsdoelen. Die staan in afzonderlijke beleidsnota’s, zoals het cultuurbeleid.

De verandering in de subsidiewerkwijze verplicht de gemeente om alle huidige subsidierelaties formeel te beëindigen. Dit geeft de gemeente de vrijheid om een nieuwe aanpak door te voeren en zorgvuldige afwegingen te maken. In oktober 2018 hebben wij al onze subsidierelaties formeel een opzeggingsbrief gestuurd. Het subsidiebeleid geldt met ingang van 1 januari 2020 voor de meeste organisaties. Of, als de huidige subsidieperiode langer doorloopt, na afloop van de subsidieperiode. Deze organisaties kunnen, zodra de nieuwe subsidieregels voor 2020 zijn gepubliceerd, weer subsidie aanvragen bij de gemeente.

Op dit moment zijn er veel nadere regels, waardoor de huidige subsidieverlening versnipperd is. Hierdoor ervaren organisaties het aanvragen van subsidie als complex. Voor organisaties is het onvoldoende duidelijk aan welke verwachtingen zij moeten voldoen. Ook is er geen sprake van eenduidigheid in de eisen voor de subsidieverantwoording. Kortom, het is voor zowel de gemeente als organisaties moeilijk om te sturen op inhoudelijke resultaten.

Om open en transparant te subsidiëren is nodig dat we:

  • 1.

    Vooraf gemeentelijke (beleids)doelen en verwachte resultaten formuleren;

  • 2.

    Dit uitwerken in open en transparante subsidieregels met duidelijke criteria en voorwaarden;

  • 3.

    Alle relevante informatie over beschikbare subsidies communiceren via de gemeentelijke kanalen;

  • 4.

    Een eenvoudige aanvraagprocedure aanbieden met ondersteuning vanuit de gemeente;

  • 5.

    Een gestructureerde en transparante manier van beoordeling hanteren;

  • 6.

    Een betrokken gemeente zijn die monitort en stuurt op resultaat;

  • 7.

    Een duidelijke verantwoording verwachten over de prestaties in relatie tot maatschappelijke effecten.

Het nieuwe subsidiebeleid voldoet aan de hiervoor genoemde punten en wensen.

1.2Leeswijzer

In dit subsidiebeleid wordt op hoofdlijnen het gehele subsidieproces beschreven. Elk hoofdstuk beschrijft de aandachtspunten per processtap. In hoofdstuk 2 worden de beleidsdoelen als vertrekpunt genomen en het juridische kader geschetst. Hoofdstuk 3 gaat in op de uitwerking van de subsidieregels. In deze regels wordt het beleid vertaald in heldere voorwaarden en criteria voor het aanvragen van subsidie. In hoofdstuk 4 lichten wij toe hoe we gaan zorgen voor een gebruiksvriendelijke aanvraagprocedure voor organisaties. In hoofdstuk 5 wordt de gestructureerde en transparante manier van beoordelen van subsidievragen beschreven. Hoofdstuk 6 gaat vervolgens in op de tussentijdse verantwoording en uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten. In hoofdstuk 7 wordt ingegaan op de specifieke eisen die gesteld worden aan de eindverantwoording van de subsidie.

2. Doelgericht inzetten van subsidies

Subsidieverlening is onderdeel van een cyclus. Deze cyclus begint met het formuleren van beleidsdoelen. De manier waarop we deze doelen willen bereiken, bepaalt vervolgens welk beleidsinstrument (subsidie of inkoop) de gemeente inzet. Uit de keuze voor subsidie of inkoop vloeit voort welke afspraken gemaakt worden en op welk resultaat gestuurd wordt. Activiteiten die de gemeente Roosendaal subsidieert moeten concrete resultaten opleveren, die bijdragen aan de beoogde maatschappelijke effecten. Op basis van de gemaakte afspraken kunnen organisaties met de uitvoering van de activiteiten beginnen. Tussentijds en na afloop geven de organisaties informatie over het realiseren van de subsidieafspraken. Deze informatie wordt gebruikt voor het opnieuw formuleren of bijstellen van gemeentelijke beleidsdoelen.

2.1 Formuleren van beleidsdoelen

De gemeenteraad stelt in beleids-nota’s en de programmabegroting de kaders vast om het inhoudelijke beleid van de gemeente richting te geven. Het verwoorden van beleidsdoelen is een belangrijke voorwaarde om te bepalen wat we in onze stad en dorpen willen bereiken. Om te bepalen wat we subsidiëren is gekozen om het (inhoudelijk) beleid als strategisch vertrekpunt te nemen. Zo sluiten we aan bij de ambities en doelstellingen van de gemeente. De eisen en voorwaarden werken we uit in onze subsidieregels.

2.2 Afwegingskader voor juiste beleidsinstrument: subsidie of inkoop

Voor het realiseren van de beleidsdoelen wordt gekozen voor subsidie of inkoop. Naast het verstrekken van subsidies kan er ook voor het instrument inkoop gekozen worden. In artikel 4.21 van de Awb wordt het begrip subsidie omschreven. Dit artikel is dwingend en materieel gedefinieerd. Dit betekent dat de gemeente Roosendaal niet zelf kan bepalen wat zij onder subsidie wil verstaan. Het maakt niet uit of de gemeente andere termen gebruikt, zoals ‘tegemoetkoming’, ‘bijdrage’, ‘financiering’ of ‘afkoopsom’.

Wanneer dit artikel van toepassing is, moet er gesubsidieerd worden. Inkoop is dan niet mogelijk. In de rechtsliteratuur worden diverse indicatoren genoemd, die kunnen wijzen op subsidie of inkoop. De gemeente Roosendaal maakt gebruik van een afwegingskader als hulpmiddel bij de afweging tussen subsidie en inkoop (zie bijlage 1). De gemeente Roosendaal kijkt in de afweging naar de gehele context van sturing, samenwerking en bekostiging. Zo krijgen de financiële relaties met de gemeente het juiste juridische kader en kunnen we duurzaam met onze maatschappelijke partners samenwerken aan het realiseren van gezamenlijke doelen. 

2.3 De Algemene Subsidieverordening (ASV) blijft leidend

Om subsidie te kunnen verstrekken is naast de formulering van de beleidsdoelen een door de raad vastgestelde verordening nodig. De Algemene Subsidieverordening (ASV) van de gemeente Roosendaal is op 17 april 2013 vastgesteld. In de ASV staan op hoofdlijnen de procedures omschreven voor subsidieverlening. De ASV biedt voldoende mogelijkheden om de wensen en uitgangspunten van open en transparant subsidiëren vorm te geven.

2.4 Uitwerking beleid in subsidieregels

De laatste stap is het maken van subsidieregels. Subsidieregels zijn een vertaling van gemeentelijk beleid in concreet te realiseren resultaten. Ook is het een uitwerking van de regels van de ASV in voorwaarden en criteria. Hiervoor werden dit de ‘nadere regels’ genoemd. We gebruiken nu de term ‘subsidieregels’, omdat deze term duidelijker is voor subsidieaanvragers.

De gemeente Roosendaal wil sturen op het gewenste resultaat van de activiteiten van organisaties. Dat gebeurt aan de voorkant van het subsidieproces. Dit doet de gemeente door vooraf aan te geven welke maatschappelijke effecten zij wil bereiken. Het is dan aan de organisaties om in de subsidieaanvraag daar een aanbod op te formuleren. In de subsidieaanvraag worden de activiteiten vertaald in meetbare prestaties. De organisaties zijn namelijk expert in de uitvoering en zij zijn verantwoordelijk voor de wijze waarop resultaten worden behaald. De verantwoording zal ingericht worden op het bereikte resultaat in relatie tot de maatschappelijke effecten.

3. Open en transparante subsidieregels

Met een subsidieregel kan een aanvrager zelf inschatten of hij in aanmerking komt voor subsidie. In de subsidieregel staan de spelregels en beschrijft de gemeente waarop een subsidieaanvraag wordt beoordeeld. Het zorgt voor een gelijk speelveld voor iedereen, verwijst naar het gemeentelijk beleid en zorgt voor zo veel mogelijk transparantie. Het opstellen van een subsidieregel vraagt daarom om helderheid en zorgvuldigheid.

3.1 Vooraf helder over de spelregels voor het aanvragen van subsidie

Met een subsidieregel worden geen nieuwe kaders of beleid gemaakt. Het is altijd een nadere uitwerking van bestaand beleid. Voorheen werd in de subsidieverlening in sommige gevallen gewerkt met Programma’s van Eisen (PvE). Dit is een verzameling van eisen en wensen ten aanzien van de subsidieaanvrager. Verwijzingen naar beleidsnotities waren niet altijd opgenomen in de nadere regels, waardoor aanvragers van subsidie onvoldoende gestimuleerd werden om kennis te nemen van het verhaal achter de gemeentelijke doelstellingen.

De eisen en voorwaarden voor de subsidieverlening worden vanaf 2020 nauwkeurig verwerkt in de subsidieregels. Dit betekent dat bij het verlenen van subsidies niet langer gewerkt wordt met PvE’s. Alle informatie is daardoor volledig terug te vinden in de subsidieregel. Ook wordt altijd verwezen naar het inhoudelijke beleid.

Bij het opstellen van de subsidieregel houdt de gemeente Roosendaal vast aan de volgende uitgangspunten:

  • 1.

    Organisaties krijgen de ruimte om mee te dingen

    We bieden meerdere partijen de mogelijkheid om aanspraak te maken op subsidie. Eisen en selectiecriteria worden niet toegeschreven naar een voorkeurspartij. Op voorhand sluiten we geen organisaties uit.

  • 2.

    We zijn vooraf helder over de resultaten en verwachtingen

    In de subsidieregel beschrijft de gemeente wat de gewenste maatschappelijke effecten zijn en welke resultaten verwacht worden. Zo kunnen organisaties inschatten of hun activiteiten bijdragen aan het bereiken van het doel waarvoor de gemeente subsidie beschikbaar stelt.

  • 3.

    We creëren een gelijk speelveld

    In de subsidieregel vermelden we de spelregels voor het aanvragen van subsidie. De subsidieregels zijn voor iedereen toegankelijk via de gemeentelijke kanalen. Zo kunnen potentiële partijen hun kansen op subsidie inschatten.

3.2 Format zorgt voor eenduidigheid bij opstellen subsidieregel

Voor het maken van een subsidieregel heeft de gemeente Roosendaal een format ontwikkeld. Door elke subsidieregel volgens het format te schrijven zorgen we ervoor dat onze procedures aansluiten bij de ASV en de subsidieregels eenduidig zijn. In de subsidieregel komt vooraf duidelijkheid over de subsidiemogelijkheden, over te bereiken effecten, voorwaarden, de manier van monitoren en de manier van beoordelen. Ook geven we in de subsidieregel aan hoe subsidiegelden worden verdeeld bij meerdere aanvragers (bijv. wie het eerst komt, het eerst maalt of een rangschikking op basis van kwalitatieve criteria). Bij het schrijven van de subsidieregel is aandacht voor:

  • Helderheid en eenduidigheid: bij een onduidelijke of inconsistente subsidieregel bestaat het risico dat subsidieaanvragen niet aansluiten bij de doelstelling;

  • Opzet: een goede indeling van eisen en wensen is belangrijk. De eisen en wensen zijn onderdeel van de beoordelingscriteria;

  • Flexibiliteit: een subsidieregel moet ruimte bieden voor de inbreng van deskundigheid van de subsidieaanvragers. Bij een te dichtgetimmerde subsidieregel bestaat het risico dat aanvragen afgewezen worden die bijdragen aan beleidsdoelstellingen of dat potentiële partijen niet eens subsidie aanvragen;

  • Volledigheid en tijdigheid: we zorgen dat alles is opgenomen wat nodig is en sluiten met de planning aan op het werkproces van de subsidieverstrekking;

  • Minder administratieve lasten: we beperken de administratieve lasten en verplichtingen voor zowel aanvrager als de gemeente. We vragen alleen dat wat echt nodig is voor de beoordeling (aanvraag, monitoring en verantwoording).

De subsidieregels zijn altijd een nadere uitwerking van de ASV. In de ASV is wel een aantal bepalingen opgenomen, die kunnen worden toegepast of uitgesloten. In de subsidieregel kunnen de volgende zaken worden uitgewerkt:

  • Nadere eisen aan de aanvraag en de aanvrager (bijvoorbeeld aan te leveren stukken of te gebruiken formats);

  • Aanvullende verplichtingen verbinden aan de subsidie op grond van artikel 9 van de ASV (bijvoorbeeld het betrekken van deelnemers, gebruik accommodaties en duurzaamheid);

  • Nadere eisen aan de verantwoording en vaststelling van de subsidie (bijvoorbeeld aan te leveren stukken).

3.3 We gebruiken de termen jaarlijkse en eenmalige subsidies

Uit gesprekken met bestuurders van organisaties is gebleken dat sommige termen verwarrend zijn bij het indienen van de aanvraag. Enkele voorbeelden zijn de activiteitensubsidie, maatschappelijke initiatieven, stimuleringsfonds, jaarlijkse en meerjarige subsidie. In de Algemene Subsidieverordening (ASV) worden de termen eenmalige en jaarlijkse subsidies gehanteerd. Deze termen zijn de fundering voor het subsidiebeleid.

In artikel 1 van de ASV wordt onder jaarlijkse subsidie verstaan:

subsidie die per (boek)jaar of voor een bepaald aantal boekjaren aan een organisatie voor een periode van maximaal vier jaar wordt verstrekt.

We verlenen jaarlijkse subsidies aan professionele organisaties voor producten en prestaties om bepaalde (gemeentelijke) taken uit te voeren. De gemeente geeft bij jaarlijkse subsidies de voorkeur aan lange termijnafspraken voor een periode van maximaal 4 jaar. Dit biedt organisaties enige zekerheid over de budgetten die nodig zijn om een stabiele bedrijfsvoering te hebben. Tussentijdse bijsturing is mogelijk. Achteraf en tussentijds wordt geëvalueerd of de afgesproken prestaties zijn gerealiseerd.

Vrijwilligersorganisaties kunnen ook in aanmerking komen voor jaarlijkse subsidies om bepaalde maatschappelijke doelen te behalen. Deze organisaties hoeven aan minder voorwaarden te voldoen of minder gegevens te verstrekken. Voorbeelden zijn subsidies voor: Stichting Algemene Hulpdienst Roosendaal (SAHR), Carnaval en de compensatie OZB.

In artikel 1 van de ASV wordt onder eenmalige subsidie verstaan:

subsidie ten behoeve van incidentele projecten of activiteiten die niet behoren tot de reguliere bezigheden van de subsidieaanvrager en waarvoor het college slechts voor een van tevoren bepaalde tijd van maximaal vier jaar subsidie wil verstrekken

Ook de eenmalige subsidies kunnen verstrekt worden aan professionele en vrijwilligersorganisaties. Subsidie kan verstrekt worden voor eenmalige projecten. Het project heeft een duidelijk doel dat binnen een afzienbare tijd op verzoek van een organisatie gerealiseerd kan worden. Ook is het mogelijk om een subsidie te verlenen als een bijdrage in de kosten van eenmalige activiteiten. Vouchers voor kleinschalige initiatieven van bewonersplatforms vallen nu onder een aparte verordening. Naar de toekomst toe wordt bekeken of de vouchers ook onder het subsidiebeleid kunnen vallen onder eenmalige subsidies.

3.4 We subsidiëren bij uitzondering een-op-een

Uitgangspunt van het subsidiebeleid is dat potentiële gegadigden kans maken op subsidie. Daarom gaan we de meeste subsidieregels openstellen voor meerdere organisaties. Echter, in bepaalde gevallen wordt hiervan afgeweken als dit wenselijk wordt geacht. Hierbij is altijd sprake van een uitzondering.

Er heeft een zorgvuldige afweging plaatsgevonden. In sommige gevallen is gekozen voor een-op-een subsidiëring vanwege politieke, inhoudelijke of financiële redenen. De eisen en voorwaarden voor deze organisatie specifieke subsidies worden uitgewerkt in subsidieregels.

4. Gebruiksvriendelijke aanvraagprocedure

Een belangrijk uitgangspunt van het subsidiebeleid is het zorgen voor een gebruiksvriendelijke aanvraagprocedure voor zowel de aanvrager als de gemeente. In de gesprekken met onze subsidiepartners zijn er diverse verbeterpunten naar voren gekomen voor de aanvraagprocedure. Om open en transparant te subsidiëren is het belangrijk dat professionele en vrijwilligersorganisaties in de gemeente Roosendaal:

  • 1.

    Eenvoudig inzicht kunnen krijgen in de beschikbare subsidies;

  • 2.

    Op een laagdrempelige en eenvoudige manier een subsidieaanvraag kunnen indienen.

4.1 Transparante informatie over beschikbare subsidies via www.roosendaal.nl/subsidies

Alle relevante informatie over beschikbare subsidies moet helder en vindbaar zijn op de gemeentelijke website. Zo zijn potentiële aanvragers snel op de hoogte van beschikbare subsidies en biedt dit een gelijk speelveld. Ook stimuleren we dat subsidieaanvragers actief kennisnemen van het gemeentelijk beleid. Dit betekent dat de gemeente Roosendaal kernachtig het beleid omschrijft. Dit doen we door informatie te delen over:

  • Informatie over de regelgeving (ASV);

  • Informatie per subsidieregel, waarin wordt duidelijk gemaakt wat we willen bereiken als gemeente en wat de voorwaarden en verplichtingen zijn voor de subsidieaanvrager. Per beleidsveld en thema is het voor professionele en vrijwilligersorganisaties mogelijk om te zoeken naar subsidiemogelijkheden;

  • Informatie over verstrekte subsidies (subsidieregister). Het subsidieregister wordt in het begin van elk jaar gepubliceerd en bevat een overzicht van alle subsidies die in het betreffende jaar zijn verleend.

4.2 Eenvoudige digitale aanvraagprocedure

Naast transparante informatie over beschikbare subsidies wordt de aanvrager via de gemeentelijke website geïnformeerd hoe een subsidie is aan te vragen. Via het digitale aanvragersportaal zijn de digitale aanvraagformulieren terug te vinden.

  • Hierbij geven we vooraf in heldere taal procesinformatie over de te doorlopen stappen. Ook een uitleg over het toevoegen van aparte documenten bij de online aanvraag, bijvoorbeeld een begroting en activiteitenplan, hoort daarbij. Op die manier weten partijen wat nodig is voor het indienen van een aanvraag en hebben ze de juiste informatie ‘snel bij de hand’.

  • Voor organisaties die niet eerder een subsidieaanvraag bij de gemeente hebben gedaan, komen er antwoorden op veel gestelde vragen (frequently asked questions) beschikbaar.

  • Waar mogelijk wordt in het digitaal aanvraagformulier via een informatieknop extra toelichting aangeboden. In deze toelichting kunnen we extra informatie of enkele voorbeelden geven bij een vraag. Zo ondersteunen we de aanvrager en verminderen we de kans op fouten of een onvolledig aanvraagformulier.

  • Ook wordt op de website een format begroting toegevoegd die aanvragers kunnen invullen voor hun subsidieaanvraag of die zij als voorbeeld kunnen gebruiken. Aanvragers blijven vrij om een eigen begroting mee te sturen.

4.3 Gemeente is toegankelijk voor hulp en ondersteuning

Mochten zich problemen voordoen bij het indienen van een subsidieaanvraag, dan is de gemeente via het e-mailadres subsidies@roosendaal.nl en telefonisch bereikbaar voor hulp en ondersteuning. Bij problemen omtrent eHerkenning worden aanvragers zoveel mogelijk geïnformeerd en waar nodig doorverwezen. Bij voorkeur worden aanvragen digitaal ingediend via het digitale aanvraagformulier. Dit bevordert een snelle beoordeling van de subsidieaanvraag. Ook is in het portaal voor de organisaties de afhandeling van de aanvraag te volgen en zijn eerdere subsidieaanvragen en -besluiten terug te vinden.

5. Transparante beoordeling en verlening

De beoordeling van subsidieaanvragen en het verlenen van subsidie wordt binnen de gemeente Roosendaal geregeld in een gestructureerd proces. Zo wordt op een uniforme en transparante manier gewerkt.

5.1 Structuur van inhoudelijke en financiële beoordeling

In de subsidieregel wordt aangegeven op welke wijze een subsidieaanvraag wordt beoordeeld. De gemeente is transparant over de verplichtingen en de criteria waaraan wordt getoetst. Algemene procesinformatie over de beoordeling wordt ook gedeeld op de website. Zo weten aanvragers waarop wordt beoordeeld en wat zij kunnen verwachten.

Afhankelijk van de subsidieregel worden vooraf afspraken gemaakt over de interne beoordeling bij de gemeente. Subsidieaanvragen komen bij de gemeente binnen bij de subsidieadviseur. Hier wordt de controle uitgevoerd of de aanvraag tijdig en volledig (conform de ASV en de subsidieregel) is ingediend. Na de formele controle van de aanvraag volgt de inhoudelijke en financiële beoordeling door de beleidsadviseur en de financiële medewerker. De juridische controle maakt waar nodig deel uit van het proces. Afhankelijk van de subsidieregel worden afspraken gemaakt over de interne beoordeling bij de gemeente.

5.2 Financieel inzicht op het niveau van activiteiten

Zowel bij de aanvraag als verantwoording is een financieel inzicht nodig op het niveau van de uit te voeren activiteiten. Deze methode zorgt ervoor dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de activiteiten van de subsidieaanvrager en geeft inzicht in de kosten van de activiteiten waarmee de maatschappelijke effecten worden bereikt. Dit vraagt een transparante begroting. De directe en indirecte kosten kunnen op deze wijze integraal worden toegerekend aan activiteiten. Voor subsidies vanaf € 50.000 moeten organisaties ook een balans en resultatenrekening met toelichting (jaarrekening) aanleveren. Vanaf € 100.000 moeten subsidieontvangers de verantwoordingsdocumenten voorzien van een controleverklaring van een accountant.

5.3 Indexering conform gemeentebegroting

Bij de subsidieaanvraag stuurt de organisatie een inhoudelijk en een financieel verslag. In dit financieel verslag worden de kosten voor het realiseren van de activiteiten in beeld gebracht per activiteit. Enkel voor meerjarig beschikte subsidies wordt indexering toegepast. De indexatie wordt gebaseerd op de indexering zoals gehanteerd voor de materiele kosten in de gemeentebegroting voor het overeenkomende jaar. Het percentage of de methodiek om tot het percentage te komen, is terug te vinden in het Spoorboekje van het betreffende begrotingsjaar -1.

5.4 Beoordeling van subsidieaanvraag op basis van kwalitatieve criteria

Bij het openstellen van subsidie vergelijkt de gemeente alle binnengekomen subsidieaanvragen op eenduidige wijze. Dit gaat via het tendersysteem. Op basis van kwalitatieve criteria worden binnengekomen aanvragen gerangschikt en getoetst conform een voorgeschreven toetsingsmodel. Het voorgeschreven toetsingsmodel wordt samen met de subsidieregel op de website van de gemeente Roosendaal gepubliceerd. De aanvrager beschrijft in zijn subsidieaanvraag hoe aan de criteria wordt voldaan.

Alle aanvragen boven de € 100.000 worden beoordeeld door een beoordelingscommissie van interne en/of externe deskundigen. De subsidieadviseur coördineert het beoordelingsproces en is contactpersoon voor de aanvragers. De aanvragers worden door de beoordelingscommissie uitgenodigd om mondeling een nadere toelichting (pitch) op de aanvraag te geven.

5.5 Subsidieverlening is vastgelegd in de subsidiebeschikking

De subsidieregel is leidend voor de verlening. In de subsidiebeschikking leggen we vast hoe en met welke voorwaarden de subsidieverlening aan een organisatie plaatsvindt. We zijn als gemeente hierbij aan de voorkant helder over de verwachtingen en resultaten. In de beschikking benoemt de gemeente:

  • De gesubsidieerde activiteiten;

  • De bijdrage aan beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten;

  • De meetbare prestaties;

  • Eventuele aanvullende verplichtingen;

  • Op welke manier tussentijdse monitoring is geregeld;

  • Hoe de subsidie wordt verstrekt (ineens of met voorschotten);

  • Wat de manier van vaststelling is

  • Welke stukken de aanvrager voor de vaststelling aan moet leveren (verantwoording).

5.6 Meetbare prestaties zijn opgenomen in de beschikking

In de subsidiebeschikking leggen we de verwachte resultaten en de meetbare prestaties vast. Deze brengen de effectiviteit van de gesubsidieerde activiteiten in beeld. Resultaten worden afgeleid van inhoudelijke beleidsdoelstellingen. De organisaties zijn deskundig en geven in hun subsidieaanvraag aan welke resultaten gerealiseerd kunnen worden. Bij het bepalen van het juiste meetinstrument wordt rekening gehouden met de uitvoerbaarheid en de administratieve last.

5.7 100% van de subsidievoorschotten wordt uitbetaald

Voorheen werd in de subsidiebeschikking vastgelegd welk percentage aan voorschotten werd uitbetaald. Afhankelijk van de hoogte van het bedrag werd gewerkt met percentages van 90%, 95% of 100%. Het overige percentage werd achtergehouden en uitbetaald bij tijdige ontvangst van de verantwoording. Vanaf 2020 wil de gemeente de voorschotten 100% uitbetalen. Hierbij werken vanuit vertrouwen. Dit bevordert de uitvoerbaarheid van activiteiten. Mocht het in specifieke gevallen gebeuren dat de subsidieontvanger geen verantwoording indient, dan heeft de gemeente alsnog de mogelijkheid om de subsidie op € 0,00 vast te stellen op basis van de beleidsregel ambtshalve vaststellen subsidie. De organisatie moet de ontvangen subsidie dan terugbetalen.

6. Betrokken bij uitvoering: sturen op resultaat

6.1 Volledig subsidiedossier inzichtelijk voor gemeente en organisatie

Alle documenten die horen bij een subsidieaanvraag worden centraal beheerd in het subsidiedossier. Dit is belangrijk om in een latere fase te kunnen achterhalen welke stappen in het subsidieproces zijn gezet. Dit betekent ook dat gesubsidieerde organisaties met vragen over subsidies niet afhankelijk zijn van één contactpersoon bij de gemeente. Verder is bij interne en externe controles makkelijk na te gaan waarom een subsidie al dan niet is verleend. De gesubsidieerde organisaties kunnen hun subsidiedossier ook inkijken via het online aanvraagportaal.

6.2 Tussentijdse verantwoording afhankelijk van hoogte subsidiebedrag

De tussentijdse verantwoording kan een rapportage zijn en/of een gesprek. Overbodige rapportages en onnodige administratieve lasten voor zowel de aanvrager als gemeente worden hiermee voorkomen. Los van de tussentijdse verantwoording moet de subsidieontvanger afwijkingen tijdig melden.

Afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag worden specifieke eisen gesteld aan de tussentijdse verantwoording:

  • Bij subsidies tot € 50.000 wordt tussentijds geen verantwoording gevraagd. Hiermee worden veel vrijwilligersorganisaties ontlast;

  • Bij subsidies tussen € 50.000 en € 100.000 stuurt de subsidieontvanger na een half jaar een inhoudelijk verslag op over de voortgang van de activiteiten. Naast dit verslag vindt er een gesprek plaats met de beleidsadviseur en subsidieadviseur;

  • Bij een subsidie vanaf € 100.000 stuurt de subsidieontvanger na een half jaar een inhoudelijk en financieel verslag over de voortgang van de activiteiten. Naast deze tussentijdse verantwoording vindt er een gesprek plaats met de beleidsadviseur, subsidieadviseur en eventueel een financieel adviseur.

6.3 Meetbaarheid van resultaten

De gemeente is zich ervan bewust dat een harde afspraak over een meetbaar resultaat niet altijd te maken is. Het is soms niet duidelijk of succes dan wel falen toe te schrijven is aan de uitvoering van specifieke activiteiten. De gemeente Roosendaal toont daarom betrokkenheid bij de uitvoering van deze activiteiten. Tijdens de subsidieperiode blijft de gemeente in gesprek met subsidieontvangers over de activiteiten om zo nodig bij te sturen. Na de subsidieperiode wordt de verantwoording van de subsidie altijd beoordeeld aan de hand van de meetbare prestaties in combinatie met de gevoerde gesprekken.

7. Verantwoorden van resultaat: samen leren en ontwikkelen

Om tot een juiste en volledige verantwoording te komen is bij de subsidieaanvraag en gedurende de uitvoering van de activiteiten inzicht nodig. De gemeente Roosendaal wil sturen op het gewenste resultaat van de gesubsidieerde activiteiten. Afhankelijk van de hoogte van de subsidie worden specifieke eisen gesteld aan de eindverantwoording. De verantwoording is ingericht op het bereikte resultaat in relatie tot de maatschappelijke effecten.

7.1 Verschil tussen professionele en vrijwilligersorganisaties

De gemeente subsidieert op dit moment verschillende professionele organisaties en vrijwilligersorganisaties. Met professionele organisaties bedoelen we organisaties waar het grootste gedeelte van de subsidie wordt ingezet voor de bekostiging van beroepskrachten. Dit wil dus niet zeggen dat deze organisaties niet werken met vrijwilligers. We maken bij het sturen op resultaten en maatschappelijke effecten geen onderscheid tussen professionele en vrijwilligersorganisaties.

Sturen op resultaat betekent niet meteen dat organisaties worden afgerekend op hun subsidie wanneer niet alle resultaten worden behaald. Alle organisaties geven vooraf aan welke activiteiten zij organiseren en hoe deze bijdragen aan maatschappelijke effecten. Zij vertalen de activiteiten in meetbare prestaties. Na afloop van de activiteiten geeft de organisatie aan welke prestaties zijn gerealiseerd en waarom het wel of niet gelukt is. In onderling overleg evalueren gemeente en organisaties de inzet en resultaten. Wanneer de gemeente vindt dat het resultaat onvoldoende is behaald, kan dit betrokken worden bij de subsidiëring in de volgende periode. Samen wordt gekeken hoe we verbetering tot stand kunnen brengen. Professionele organisaties geven wij hierbij verantwoordelijkheid en ruimte. De gemeente verwacht dat zij als expert in staat zijn hun aanbod en bijdrage aan beleidsdoelstellingen te beschrijven. Bij vrijwilligersorganisaties toont de gemeente betrokkenheid en biedt ondersteuning bij het doorlopen van de procedure. In samenwerking bepalen we hoe we bepaalde resultaten kunnen bereiken.

7.2 Altijd verantwoorden van subsidies

  • Subsidies tot € 10.000 werden in de afgelopen jaren direct vastgesteld. Dit betekent dat de subsidieontvanger aan de gemeente na afloop niet hoefde aan te tonen dat de activiteiten hebben plaatsgevonden. Om als gemeente te kunnen sturen op resultaten, willen we bij deze subsidies aan de voorkant ook een verantwoordingsvorm afspreken. Bij de subsidieaanvraag geeft de organisatie aan op welke manier de activiteit gaan plaatsvinden en welke prestaties worden bereikt. We passen hierbij maatwerk toe voor vrijwilligersorganisaties en proberen de administratieve lasten te beperken. De verantwoording kan bijvoorbeeld ingediend worden door een vereenvoudigd fotoverslag of krantenknipsel (max. 3 stuks) op te sturen na afloop van de activiteiten.

  • Bij subsidies vanaf € 10.000 tot € 50.000 stuurt de subsidieontvanger na afloop een inhoudelijk verslag met een financiële verantwoording per activiteit.

  • Vanaf € 50.000 stuurt de subsidieontvanger na afloop een inhoudelijk verslag per activiteit. De financiële verantwoording moet voldoen aan een specifiek format.

  • Bij subsidies vanaf € 100.000 vraagt de gemeente een inhoudelijk verslag en een financiële verantwoording per activiteit dat moet voldoen aan een specifiek format. Hiernaast wordt een jaarrekening (balans en resultatenrekening met toelichting) van de organisatie gevraagd. De financiële activiteitenverantwoording en jaarrekening dienen te zijn voorzien van een controleverklaring van de accountant.

7.3 Vernieuwd controleprotocol voor organisaties

Het controleprotocol is bedoeld voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt. In het protocol staat welke eisen worden gesteld aan de accountantscontrole. Deze is van toepassing bij subsidies vanaf € 100.000, waarbij altijd wordt gevraagd om een controleverklaring. Het is mogelijk het controleprotocol van toepassing te verklaren op bedragen van minder dan € 100.000. De gemeente kan dit opnemen in de subsidiebeschikking.

7.4 Richtlijnen vermogensontwikkeling bij subsidies vanaf € 100.000

In artikel 19 van de ASV zijn kaders gesteld voor de vorming van reserves uit subsidiegelden van de gemeente. In dit subsidiebeleid worden vanaf € 100.000 beperkingen opgelegd aan de vermogensontwikkeling.

Reservevorming

Zoals vastgelegd in de ASV geldt voor alle subsidies dat maximaal 5% van de niet besteedde subsidiegelden na uitvoering van de afgesproken activiteiten mag worden gevormd in een reserve. Hiernaast mag het totaal aan reserves, gevormd vanuit subsidies, maximaal 25% van het jaarsubsidiebedrag zijn, behoudens die gevallen waarin het college, op specifieke gronden, anders besluit.

7.5 Beoordelen financiële gezondheid van subsidiepartners

Organisaties die meer dan € 100.000 subsidie aanvragen moeten voldoende liquide en solvabel zijn. Daarmee zorgen zij dat ze kunnen voldoen aan de betalingsverplichtingen op de korte en lange termijn. Dit voorkomt dat een organisatie aan wie de subsidie is verleend haar doelstelling niet kan realiseren door financiële problemen. Naast de jaarrekening met accountantsverklaring worden aan de hand van de volgende toetsingscriteria de financiële gezondheid getoetst:

  • 1.

    De solvabiliteitskengetallen van de organisatie zijn voldoende;

  • 2.

    De liquiditeitskengetallen van de organisatie zijn voldoende;

  • 3.

    Weerstandsvermogen is voldoende.

De kengetallen zijn afhankelijk van de organisatie.

In tabelvorm:

Subsidiebedrag

Aanvraag

Tussentijds

Verantwoording

Tot € 10.000

Eenvoudige aanvraag via roosendaal.nl/subsidies

  • Niet van toepassing

  • Verantwoording via roosendaal.nl/subsidies

  • Eenvoudig verslag met eventueel foto’s/ beeldmateriaal dat na korte beoordeling leidt tot directe vaststelling.

Vanaf € 10.000 tot € 50.000

Aanvraag via roosendaal.nl/subsidies

  • Niet van toepassing

  • Verantwoording via roosendaal.nl/subsidies

  • Inhoudelijk verslag met een financiële verantwoording per activiteit

Vanaf 50.000 tot € 100.000

Aanvraag via roosendaal.nl/subsidies

  • Tussentijds inhoudelijk verslag via roosendaal.nl/subsidies

  • Bij behoefte aansluitend een gesprek met gemeente over de voortgang van de activiteiten

  • Verantwoording via roosendaal.nl/subsidies

  • Inhoudelijk verslag gerelateerd aan de doelen zoals omschreven bij de aanvraag. Verantwoording conform specifieke format.

Vanaf € 100.000

Aanvraag via roosendaal.nl/subsidies dat resulteert in een activiteitenbegroting.

Mondeling toelichting aan gemeente (pitch)

  • Tussentijds inhoudelijk en financieel verslag via roosendaal.nl/subsidies

  • Aansluitend gesprek met gemeente over de voortgang van de activiteiten

  • Verantwoording via roosendaal.nl/subsidies

    Inhoudelijk verslag gerelateerd aan de doelen zoals omschreven bij de aanvraag. Ter verantwoording is nodig:

    • 1.

      Balans en resultatenberekening met toelichting van de organisatie.

    • 2.

      Een specifieke financiële verantwoording gericht op de activiteiten.

  • De verantwoording dient te zijn voorzijn van een controleverklaring van een accountant.

Ondertekening

Aldus besloten door de raad van Roosendaal op 6 juni 2019,

de griffier, de voorzitter,

Bijlage 1 : Afwegingskader subsidie-Inkoop

CASUS

Ingevuld door

Naam

Datum

Omschrijving

Naam activiteit

Omschrijving behoefte

Omschrijving van de opdracht, doelstelling, aantallen, resultaten en activiteiten.

RESULTAAT AFWEGING

Kies hier het resultaat na optelling van de keuzes uit het onderstaande afwegingskader:

Resultaat

Subsidie

Inkoop

Geen duidelijke keuze

te maken

Advies (beargumenteer de keuze)

AFWEGINGSKADER

Maak een keuze

Subsi die

Inkoop

1. Welk belang wordt er gediend?

☐ Algemeen belang

☐ Rechtstreeks belang gemeente

☐ Twijfel

Beargumenteer

Toelichting bij vraag 1:

Als het activiteiten zijn die gericht zijn op de eigen behoeften van de gemeente zelf, is er vaak sprake van een opdracht. Het rechtstreekse belang vormt een belangrijke aanwijzing dat in feite van inkoop sprake is. Van een algemeen belang is sprake wanneer iets voor heel veel mensen belangrijk is, omdat ze er voordeel van hebben of er gebruik van maken. Dit wijst mogelijk op subsidie, maar hier kan niet uit geconcludeerd worden dat wanneer het algemeen belang wordt gediend er sowieso sprake is van een subsidie.

Maak een keuze

Subsidie

Inkoop

2. Wat is de intentie van de geldverstrekker?

☐ Stimuleren

☐ Betaling levering gemeente

☐ Twijfel

Beargumenteer

Toelichting bij vraag 2:

Wanneer de gemeente door middel van financiering activiteiten wil stimuleren die zijn gericht op inwoners, dan wijst dit naar subsidie. Zend de overheid ‘positieve prikkels uit en wacht zij af of organisaties op deze prikkels reageren, of koopt de overheid in? Als het gaat om betaling voor een geleverd goed of dienst aan de gemeente, dan wijst dit naar inkoop.

Maak een keuze

Subsidie

Inkoop

3. Wie neemt het initiatief voor de activiteit?

☐ Ontvanger

☐ Gemeente

☐ Twijfel

Beargumenteer

Toelichting bij vraag 3:

Bij subsidie wordt vaak het initiatief genomen door degene die de activiteit verricht (niet de gemeente), bij inkoop vaak de opdrachtgever (wel de gemeente). Bij een opdracht wordt de inhoud van de opdracht (' aanbestedingsproof ') door de opdrachtgever bepaald. Bij een subsidie wordt de uitwerking van de subsidiedoelstellingen aan de subsidieontvanger overgelaten waarbij door de subsidieverstrekker slechts een algemeen (' staatssteunproof ') kader wordt geboden waarbinnen de subsidiabele activiteiten dienen te worden uitgevoerd.

Maak een keuze

Subsidie

Inkoop

4. Wie heeft zeggenschap over de invulling van de activiteiten?

☐ Ontvanger bepaalt precieze invulling activiteiten

Gemeente bepaalt in belangrijke mate de inhoud

☐ Twijfel

Beargumenteer

Toelichting bij vraag 4:

Wanneer de te subsidiëren activiteiten niet nauwkeurig zijn omschreven en/of de subsidiegever geen of weinig zeggenschap over de invulling van die activiteiten heeft, vormt dit een indicatie dat geen sprake is van opdracht. Naarmate de subsidieverstrekker meer zeggenschap over de invulling van de prestatie heeft zal er eerder sprake zijn van inkoop. Steeds minder zal dan kunnen worden volgehouden dat er sprake is van een 'eigen activiteit' van de subsidieontvanger

Maak een keuze

Subsidie

Inkoop

5. Is er een bezwarende titel

☐ Nee, de geld-ontvanger is niet verplicht de activiteiten uit te voeren.

☐ Ja, de geldontvanger is verplicht de activiteiten uit te voeren.

☐ Twijfel

Beargumenteer

Toelichting bij vraag 5:

Is de geldontvanger verplicht de activiteiten uit te voeren in die zin dat de geldverstrekker bij de rechter kan vorderen dat de activiteiten alsnog worden uitgevoerd? Bij het verlenen van subsidies worden in principe geen wederzijdse verplichtingen in het leven geroepen maar alleen een eenzijdige aanspraak op financiële middelen. De subsidieontvanger is niet verplicht de gesubsidieerde activiteit uit te voeren. Wanneer de gemeente de geldontvanger wil verplichten bepaalde diensten te verrichten en/of prestaties wil afdwingen, dan krijgt de relatie het karakter van inkoop.

Maak een keuze

Subsidie

Inkoop

6. Hoe is de verhouding tussen de waarde van de prestatie en de betaling?

☐ Activiteiten worden verricht tegen een kostprijs of er wordt slechts een gedeelte van de kosten vergoed.

☐ Er wordt een kostendekkende vergoeding betaald.

☐ Twijfel

Beargumenteer

Toelichting bij vraag 6:

Is er sprake van winst? Werkt de leverancier tegen kostprijs? Vragen die van belang zijn om het verschil tussen inkoop en subsidie te duiden. Wanneer de gemeente een financiële bijdrage verstrekt die niet de volledige kosten dekt, kan dat een indicatie geven dat het gaat om subsidie; het gaat dan vaak niet om een 'gewone' financiële transactie met de overheid en er wordt dan ook vaak geen 'gewone' commerciële transactie tegen marktconforme vergoeding (prijs inclusief winstmarge) betaald.

Het betalen van een kostendekkende vergoeding bij een wederzijdse prestatieplicht levert vaak een aanwijzing op dat het gaat om inkoop gaat. Let op: het feit dat geen kostendekkende vergoeding wordt gegeven (bijvoorbeeld in het geval van gezamenlijke financiering van een project of bij bijvoorbeeld concessies) leidt daarentegen niet automatisch tot de conclusie dat geen sprake kan zijn van een inkoop.

Maak een keuze

Subsidie

Inkoop

7. Is er sprake van commerciële activiteiten (onderneming en concurrentie)?

☐ Nee

☐ Ja

☐ Twijfel

Beargumenteer

Toelichting bij vraag 7:

Is de subsidieontvanger een onderneming (met winstoogmerk)? Verricht de instelling ook activiteiten voor anderen? Is concurrentiestelling mogelijk? Zo ja, dan is vaak sprake van een (potentiële) markt en inkoop ligt dan voor de hand. Het verschil tussen een subsidie en een inkooprelatie wordt vaak bepaald aan de hand van de waarde van goederen of diensten in het economisch verkeer. Hoe eenvoudiger het te bepalen is dat deze waarde marktconform is omdat er veel leverende instellingen zijn die op hun beurt aan meerdere verschillende opdrachtgevers leveren, hoe eerder er sprake is van een inkooprelatie. Dit heeft tot gevolg dat voorzieningen die op een (potentiële) markt te verkrijgen zijn ingekocht zouden moeten worden. Voorzieningen waar dit niet voor geldt kunnen via een subsidie worden verkregen.