Nota Grond en vastgoedbeleid Alblasserdam

Op 23 april 2008 heeft de gemeenteraad van Alblasserdam de Kadernota Grondbeleid, Gegrond verklaard; faciliterend grondbeleid, tenzij…..! vastgesteld. In deze kadernota is de rol en positie van grond in het ruimtelijke ontwikkelingsproces beschreven.

In de programmabegroting 2012 is opgenomen dat er voor het beleidsterrein Grondzaken uiterlijk in 2013 concreet beleid opgesteld zou worden. Dit ter uitwerking van de kadernota grondbeleid en naar aanleiding van het vastgoedonderzoek uit 2010.

De gemeente Alblasserdam heeft ook in de programmabegroting 2010-2014 opgenomen haar vastgoedbeheer verder te professionaliseren. Om dit te doen is een actueel beleidskader gewenst. Een beleidskader dat kort, bondig en uitvoeringsgericht is en past binnen de Alblasserdamse organisatie en werkwijze.

Hiervoor zijn interviews en gesprekken met de ambtelijke organisatie en het bestuur gevoerd die als input voor dit beleidsstuk hebben gediend. Dit grond- en vastgoedbeleid is een kadernota die (al reeds gehanteerde) beleidsuitgangspunten vastlegt, maar ook verder gaat door concrete organisatorische en inhoudelijke vraagstukken te benoemen en daar keuzes in te maken. Voor de verdere uitvoering van het beleid zal ook samenwerking in de regio worden gezocht.

In de afgelopen vijf jaar zijn de vooruitzichten op ontwikkelingen en de kijk op de gemeentelijke rol daarin veranderd. De economische crisis, of eigenlijk de structureel veranderde economische situatie, heeft tot een breed besef geleid dat het nemen van risico’s op gebiedsontwikkelingen niet per definitie een gemeentelijke taak is.

Deze nota geeft een kader waarbinnen de uitvoering van het grond- en vastgoedbeleid ter hand kan worden genomen. Daarbij biedt het een kapstok voor een aantal uitwerkingsvraagstukken. In de nota wordt vermeden om algemene wet- en regelgeving uitvoerig toe lichten. Hiervoor wordt verwezen naar verschillende informatiebronnen.

Hierdoor blijft de nota compact en overzichtelijk.

Structuurvisie – uitnodigingsplanologie

Alblasserdam heeft duidelijke ambities voor de verdere ontwikkeling van de gemeente.

Deze zijn vertaald in de structuurvisie. Daarbij richt zij zich op het voeren van de procesregie ruimtelijke ontwikkelingen en nodigt zij de markt uit om deze ontwikkelingen op te pakken. Dit is de toepassing van het begrip ‘uitnodigingsplanologie’. De huidige opgave van Alblasserdam vraagt vooral om een actieve regierol van de gemeente, waarbij zij optreedt als verbindende factor voor de verschillende initiatieven die binnen de gemeente spelen.

Grondbeleid

Deze nieuwe realiteit en het uitgangspunt vanuit de structuurvisie is vertaald naar een actueel beleidskader voor de komende jaren waarbij nog altijd het principe “Faciliterend grondbeleid, tenzij…” blijft gehandhaafd. Vanuit strategische overwegingen kan inzet van het grondbeleidsinstrumentarium aan de orde zijn. Dit kan zo zijn als een maatschappelijke functie in het geding is.

Relatie andere documenten

Grondbeleid stelt geen eigen doelen. Het is een middel om invulling te geven aan geformuleerde beleidsdoelen in andere beleidsnota’s, zoals de Structuurvisie Alblasserdam 2040.

Grondbeleid is ook een breed onderwerp waar veel beleid aan kan worden verbonden.

Een aantal specifieke onderdelen van dit beleid vindt u niet terug in deze nota, maar is eerder of wordt nog vastgelegd in andere beleidsnota’s of notities.

Zo is er de aparte Nota Prijsbeleid Vastgoed die gelijktijdig met deze nota ter besluitvorming wordt aangeboden.

Vastgoedbeleid

Zowel grond als vastgoed zijn een middel waarmee ruimtelijke, volkshuisvestings en andere maatschappelijke doelen bereikt kunnen worden. De rol van Alblasserdam als vastgoedeigenaar in het verleden enigszins onderbelicht geweest. Daarom is ervoor gekozen ook het vastgoedbeleid verder uit te werken. Gezamenlijk vormen deze beleidsnota’s het kader waarbinnen de uitvoering plaatsvindt.

De gemeente Alblasserdam is eigenaar van 34 objecten, die een bepaalde financiële en maatschappelijke waarde vertegenwoordigen. Om een goed voorzieningenniveau voor het dorp te creëren en te behouden zoekt de gemeente samenwerking met andere partijen en kan ze investeren in vastgoed daar waar de markt dit niet oppakt.

Voor de gemeente is het van belang na te denken over de redenen waarom er vastgoed in bezit is en wat de gemeentelijke rol bij dit vastgoed is. Daarnaast is het noodzakelijk vast te leggen hoe het vastgoed wordt beheerd en geëxploiteerd en tegen welke prijzen het aan partijen wordt verhuurd. Dit wordt behandeld in de Nota Prijsbeleid Vastgoed.

Ook het onderhoud en het al dan niet afstoten of herontwikkelen van vastgoed maken hier onderdeel van uit.

Kaderstellend

De door de gemeenteraad in 2008 vastgestelde kaders zijn, behoudens gewijzigde weten regelgeving, nog steeds actueel en opgenomen in dit beleidsstuk. In deze nota zijn naar aanleiding van de huidige actualiteit enkele aanpassingen gedaan ten opzichte van de oude nota. Met het vaststellen van deze nieuwe nota kan de Kadernota uit 2008 vervallen.

De huidige knelpunten in het grond- en vastgoedbeleid van de gemeente Alblasserdam bestaan vooral in de uitvoering. Er bestaat behoefte aan een praktische en concrete vertaalslag van de gestelde strategische kaders om daadwerkelijk tot uitvoering over te gaan, waarbij deze nota dient als kader waarbinnen deze uitvoering kan plaatsvinden.

Regio

Bij het opgestelde beleid en bij de uitvoering daarvan, wordt aansluiting gezocht bij het beleid en gemeentelijke organisaties in de regio Drechtsteden. Op die manier wordt optimaal ingespeeld op de verdergaande samenwerking in de regio. Vanuit een sterke regierol van Alblasserdam wordt voor de uitvoering van het grond- en vastgoedbeleid samengewerkt met het grond- en vastgoedbedrijf van de gemeente Dordrecht.

Organisatie

De functioneel opdrachtgever is de inhoudelijke expert en opdrachtgever binnen de eigen organisatie. Dit is de afdeling die de ambities van het college vertaalt naar beleid en kaders en van daar uit de vraag naar huisvesting in kaart brengt. De functioneel opdrachtgever heeft door middel van flankerend beleid, bijvoorbeeld door het verstrekken van subsidie, sturingsmogelijkheden om partijen die beleidsondersteunend zijn, financieel te ondersteunen.

In dit beleid wordt in paragraaf 1.1 als eerste ingegaan op de beleidsuitgangspunten van het grondbeleid van Alblasserdam. In paragraaf 1.2 wordt aandacht gegeven aan de huidige grondportefeuille. In de derde paragraaf staat de organisatie, het proces en de instrumenten van het grondbeleid beschreven. In paragraaf 1.4 worden de financiële uitgangspunten benoemd.

In het tweede hoofdstuk worden de doelen van het vastgoedbeleid geformuleerd. De financiële uitgangspunten zijn in paragraaf 2.2 opgenomen, in 2.3 komen de organisatorische taken en verantwoordelijkheden aan bod, gevolgd door het huurbeleid en huurprijsbeleid in 2.4. Paragraaf 2.5 gaat over onderhoud, waarna in 2.6 aandacht is voor herbestemming, verkoop en herontwikkeling.

In de bijlagen zijn de huidige vastgoedportefeuille en een begrippenkader opgenomen.

Alblasserdam heeft vastgoed in bezit om een bijdrage te kunnen leveren aan maatschappelijke ambities. Vastgoed is een instrument om door het college vastgestelde doelen op het gebied van veiligheid, onderwijs, welzijn, economie, toerisme, sport of cultuur te kunnen realiseren. Vastgoed kan worden ingezet voor zaken die een overheidstaak zijn of worden ingezet wanneer gewenste maatschappelijke ontwikkelingen (nog) niet worden opgepakt door marktpartijen.

Alblasserdam wil marktpartijen ruimte geven om vastgoed voor diverse doeleinden te realiseren en beheren. Het zelforganiserend vermogen van de samenleving is groot. De gemeente ziet voor zichzelf voornamelijk een rol in het bij elkaar brengen van partijen.

Met het gemeentelijk vastgoed wil Alblasserdam alleen zaken faciliteren die niet door marktpartijen gerealiseerd worden.

Daarnaast is vastgoed in bezit om de eigen organisatie te kunnen huisvesten. Objecten ten behoeve van de inrichting van de buitenruimte en voor nutsvoorzieningen zoals rioolgemalen, elektriciteitsobjecten, kunstwerken en dergelijke, worden buiten beschouwing gelaten en vallen niet onder de verantwoordelijkheid van het team vastgoed binnen de afdeling Ruimtelijke en Maatschappelijke Ontwikkeling (RMO).

Omvang van de vastgoedportefeuille van Alblasserdam

In 2013 bestaat de vastgoedportefeuille van de gemeente Alblasserdam uit 34 objecten.

Op basis van het gebruik zijn deze in verschillende categorieën onder te verdelen. De indeling in deze categorieën helpt bij de te maken keuzes rondom vastgoed, bijvoorbeeld over de te vragen huurprijzen en mogelijkheden voor herontwikkeling.

Analoog aan de definitie zoals gehanteerd in de Nota Prijsbeleid Vastgoed wordt onder ‘Vastgoed’ verstaan:

Vastgoed, ook onroerend goed of onroerende zaak genoemd, omvat de gronden (inclusief water), en de panden (opstallen) die de gemeente Alblasserdam in bezit heeft vanwege haar maatschappelijke ambities.

In dit hoofdstuk wordt het vastgoedbeleid omschreven. Dit betreft alleen de opstallen. Het vorige hoofdstuk met het grondbeleid heeft betrekking op de gronden (incl. Water).

In bijlage I is een overzicht opgenomen van de ‘Vastgoed’-objecten. Het kan voorkomen dat een pand een combinatie heeft van meerdere categorieën. In dat geval is het ingedeeld bij de meest dominante categorie en wordt voor het te hanteren beleid van deze categorie uitgegaan.

Onderwijshuisvesting

In deze categorie vallen permanente en tijdelijke scholen en gymzalen. De gemeente heeft panden in bezit, daarnaast huurt de gemeente enkele panden ten behoeve van adequate onderwijshuisvesting. De gemeente is vanuit haar wettelijke taak verplicht te zorgen voor adequate onderwijshuisvesting door middel van permanente of tijdelijke gebouwen.

Uitgangspunt vanuit de onderwijswetgeving in de doordecentralisatie is dat de gemeente alleen een rol heeft bij nieuwbouw. Het juridisch eigendom van het gebouw ligt bij het schoolbestuur en deze is zelf verantwoordelijk voor zowel het beheer als onderhoud, instandhouding, verhuur en ingebruikgeving van het vastgoed gedurende het gebruik.

Na verlaten van een pand door de school, komt het juridisch eigendom terug naar de gemeente en is de gemeente verantwoordelijk voor het beheer.

De verhuur van lege lokalen valt onder de regie van het team vastgoed. Zij hebben het overzicht om te bepalen hoe beschikbare ruimte doelmatig kan worden ingezet en hebben de mogelijkheid om leegstaande lokalen terug te vorderen.

Beleidsondersteunend vastgoed

In deze categorie valt vastgoed dat bijdraagt aan door het college vastgestelde beleidsdoelstellingen (voornamelijk maatschappelijk vastgoed en sport). Dit vastgoed draagt bij aan een rijk verenigingsleven en voorzieningen voor de inwoners. Voorbeelden zijn het sociaal cultureel centrum Landvast, maar ook het toeristisch informatiepunt.

Gemeentelijke huisvesting

In deze categorie valt vastgoed voor eigen gebruik door een onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Er zijn vier panden die in deze categorie vallen, waaronder het gemeentehuis en de gemeentewerf.

Strategisch vastgoed

In deze categorie valt het vastgoed dat in afwachting van gebiedsontwikkeling of herbestemming in gemeentelijk eigendom is, nadat het de eerdere functie heeft verloren. In afwachting van de definitieve invulling zal de afweging worden gemaakt om het vastgoed tijdelijk in gebruik/verhuur te geven. Voorbeeld is de voormalige brandweerkazerne.

Vastgoed zonder beleidsdoeleinden

Voor deze laatste categorie vastgoed is vast komen te staan, dat het onder geen van bovengenoemde categorieën valt. Verkoop –op termijn- ligt voor de hand van de twee woningen.

In dit deel worden de uitgangspunten voor de (financiële) exploitatie van vastgoedobjecten beschreven. Het team vastgoed binnen RMO draagt zorg voor een langjarige kostendekkende en transparante exploitatie van het gemeentelijk vastgoed.

Uitgangspunt is dat de eigenaarlasten langdurig gedekt worden door interne huurinkomsten (bijv. gemeentehuis), externe huurinkomsten (bijv. kinderdagverblijf, welzijnscentrum) of gemeentelijke budgetten (bijv. onderwijspanden).

Financiële uitgangspunten

De te hanteren financiële uitgangspunten zijn opgenomen in Nota Prijsbeleid Vastgoed.

Bij bepaling van de vergoeding (huurprijs, canon, retributie) wordt onderscheidt gemaakt

in:

• 1.

  Verhuur/vestiging zakelijk recht aan organisaties zonder winstoogmerk ten behoeve van het ontplooien van activiteiten om de beleidsdoeleinden van de gemeente voor het dorp te bereiken.

• 2.

  Verhuur/vestiging zakelijk recht in overige situaties.

In situatie 1. zal de integrale kostprijs, vast te stellen door de gemeente, in rekening worden gebracht. Indien de vergoeding op basis van de marktwaarde (huur / retributie / canon e.d.), vast te stellen door een onafhankelijk deskundige, lager is dan de integrale kostprijs zal deze vergoeding in rekening worden gebracht.

In situatie 2. zal een minimale vergoeding op basis van de marktwaarde (huur / retributie / canon e.d.), vast te stellen door een onafhankelijk deskundige, in rekening worden gebracht.

Hierbij wordt per geval getoetst of de overeen te komen vergoeding in overeenstemming is met de wet- en regelgeving. Indien dit niet het geval is, wordt een vergoeding in rekening gebracht die aansluit bij de wet- en regelgeving. Dit wordt verder toegelicht in de Nota Prijsbeleid Vastgoed.

In het vervolg van deze beleidsnota wordt ten behoeve van de leesbaarheid het begrip “Kostendekkende huurprijs” gebruikt voor een huurprijs op basis van de integrale kostprijs. Het begrip “marktconforme huurprijs” wordt gebruikt voor een vergoeding op basis van marktwaarde.

Financieel inzicht

Het team vastgoed binnen RMO is verantwoordelijk voor het beheer van de totale inkomsten en uitgaven aan het vastgoed. Voor elk pand in gemeentelijk bezit wordt een exploitatieberekening gemaakt. Hiermee wordt op één plaats integraal inzichtelijk hoe een pand er financieel voorstaat en zijn alle variabelen in beeld. Voor financiële variabelen (zoals rentepercentage) wordt aangesloten bij gehanteerde standaarden binnen de organisatie.

Daarmee ontstaat inzicht in de mogelijkheden voor bijsturing en de financiële consequenties daarvan, per pand en voor de portefeuille als geheel. Dit financiële inzicht wordt samen met beleidsmatige argumenten gebruikt bij afwegingen over de toekomst van een pand.

Een exploitatieberekening bestaat uit de volgende elementen:

• •

  Kapitaallasten (investering, rente en afschrijving).

• •

  Huuropbrengsten.

• •

  Planmatig en correctief onderhoud (vanuit MJOP, klachtenonderhoud).

• •

  Overige inkomsten en uitgaven (subsidies, verzekeringen, heffingen).

Uit een exploitatieberekening kan blijken dat de kosten van een pand hoger zijn dan de marktconforme huur. Er is dan sprake van een onrendabele top.

De onrendabele top is het deel van de stichting- of verwervingskosten dat niet kan worden gedekt uit de huuropbrengsten. De onrendabele top dient bij aanvang van nieuw- of verbouw direct te worden afgedekt.

De dekking kan op twee manieren plaatsvinden namelijk in één keer met eenmalig beschikbaar gestelde middelen of door een structurele bijdrage aan de vastgoedexploitatie door de functioneel opdrachtgever van het team vastgoed binnen de afdeling RMO.

Meerjarige portefeuillebegroting

De exploitatiebegrotingen vormen samen de totale portefeuillebegroting. Eventueel kan dit via het jaarplan onderhoud nog worden bijgesteld indien het inkomstenniveau ontoereikend is. De ervaring leert namelijk dat niet al het onderhoud wat in het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is opgenomen, technisch noodzakelijk is op dat moment. Het doorschuiven van onderhoud kan niet structureel gebeuren. De eigenaar overlegt met de technisch beheerder over de veiligheid en eventuele gevolgschade van het doorschuiven van onderhoud.

De meerjarige portefeuillebegroting is een afgeleide van de objectbeleidsplannen, zoals deze per pand worden opgesteld. Daarin is vastgelegd wat de koers is (doorexploiteren, verkoop, eventuele renovaties, etc.) van een pand.

Onderhoudsvoorziening

Positieve resultaten van de vastgoedexploitatie worden toegevoegd aan de reserve. De activering van kosten en de afschrijving is conform het geldende afschrijvingsbeleid.

De gemeente heeft verschillende rollen als functioneel opdrachtgever (huisvester), eigenaar (vermogensbeheerder) en beheerder (technisch en administratief).

Hieronder worden de diverse rollen betreffende vastgoedbeheer beschreven binnen de gemeentelijke organisatie.

Functioneel opdrachtgever

De beleidsmedewerker (op het maatschappelijk vlak binnen RMO) zijn de inhoudelijke experts en opdrachtgevers binnen de eigen organisatie richting het team vastgoed binnen RMO. Dit is de afdeling die de ambities van het college vertaalt naar beleid en kaders en van daar uit de vraag naar huisvesting in kaart brengt, oftewel de huisvestingsbehoefte formuleert.

Dit doen ze door overleg met de gebruikers te voeren, prognoses en ontwikkelingen te volgen en deze te vertalen naar een huisvestingsbehoefte.

Ook zijn zij verantwoordelijk voor de verkrijging van budgetten voor realisatie en beheer van vastgoed door zicht te houden op de inhoudelijke programmering en de structurele financiële dekking van een voorziening.

Daarnaast heeft de functioneel opdrachtgever door middel van het verstrekken van flankerend beleid, bijvoorbeeld door subsidie, sturingsmogelijkheden om partijen die beleidsondersteunend zijn, financieel te ondersteunen.

Taken:

• •

  Formuleert de huisvestingsbehoefte vanuit inhoudelijke beleidsterreinen.

• •

  Zorgt voor de structurele financiële middelen, door het binnenhalen en verstrekken van subsidies.

• •

  Zorgt voor inzicht in de intensiteit van het gebruik (bezettingsgraad).

Eigenaar

Het team vastgoed binnen RMO (het Ruimtelijke deel binnen RMO) treedt namens de gemeente op als eigenaar of hoofdhuurder van het vastgoed. De eigenaarsrol bestaat uit het vermogens- en administratief beheer (portefeuillemanagement).

De rol van het team vastgoed binnen RMO houdt in dat ze stuurt op het efficiënt en effectief managen van kosten en opbrengsten door deze te monitoren vanuit de contracten en verhuringen. Vanuit de beleidssector komt een vastgoedvraag. Het team vastgoed binnen RMO heeft als taak deze efficiënt in te vullen en daarbij oog te hebben voor de verhouding tussen kosten en kwaliteit en vraag en aanbod om leegstand en overaanbod te voorkomen.

Het team vastgoed binnen RMO is te zien als een makelaar tussen vraag en aanbod die stuurt op de kosten van onderhoud en de opbrengsten vanuit de huren die daar tegenover staan. Daarom is zij ook de opdrachtgever van het technisch beheer (onderhoud). Door het opstellen van exploitatieberekeningen en de debiteurennazorg heeft dit team het financiële inzicht om uitvoering te geven aan deze rol.

Ook brengen zij expertise in bij (her)ontwikkelingprojecten en herbestemming. Vanuit het financieel inzicht per pand heeft dit team het inzicht wanneer herontwikkeling financieel aantrekkelijk is.

Om de rol als eigenaar goed in te kunnen vullen is de verantwoordelijkheid voor het budget van onderhoud aan de eigenaar (team vastgoed binnen RMO) gekoppeld. De eigenaar geeft de opdracht tot het uitvoeren van onderhoud. De uitvoering zal in de praktijk door dezelfde afdeling gedaan worden als in het verleden.

Taken:

• •

  Treedt op als eigenaar of huurder van panden binnen de gemeentelijke vastgoedportefeuille.

• •

  Treedt op als makelaar voor het (tijdelijk) matchen van vraag en aanbod.

• •

  Stelt huur- en koopovereenkomsten op.

• •

  Stelt exploitatieberekeningen op (per pand).

• •

  Zorgt voor de debiteurennazorg.

• •

  Organiseert het reguliere overleg met de beleidssectoren (accountmanagement).

• •

  Stuurt het onderhoud en overleg met de technisch beheerders aan.

• •

  Adviseert over de toekomst van de vastgoedportefeuille op strategisch niveau.

• •

  Legt verantwoording af over het exploitatieresultaat van de vastgoedportefeuille.

• •

  Is de opdrachtgever bij nieuwbouw of verbouw.

Technisch beheerder

De opdrachtgever van het technisch beheer is het team vastgoed binnen RMO. Het technisch beheer wordt uitgevoerd door de afdeling buitenruimte. Zij zijn verantwoordelijk voor het effectief en efficiënt uitvoeren van het beheer en zij leggen verantwoording af over het uitgevoerde onderhoud.

Taken:

• •

  Zorgt voor de uitvoering van het eigenarenonderhoud.

• •

  Actualiseert meerjarenonderhoudsplannen (per pand).

• •

  Stelt jaarplannen op en stemt deze af met het team vastgoed binnen RMO.

• •

  Voert het onderhoud uit.

• •

  Adviseert over de technische staat van het vastgoed.

• •

  Zorgt voor proces-verbaal bij oplevering van het gehuurde of na lege levering.

Organisatieontwikkeling

In de huidige organisatie is er sprake van een verspreiding van taken en (financiële) bevoegdheden. Door het beschrijven van de verschillende rollen kunnen organisatorische aanpassingen worden doorgevoerd. Belangrijk is ook om het contact tussen de verschillende rollen rondom vastgoed te intensiveren. Een werkzaamhedenkalender waarin de periodieke taken als regulier overleg en het opstellen van exploitatieberekeningen zijn opgenomen is daarbij een hulpmiddel.

Bij de verdere professionalisering van het team vastgoed binnen de gemeente Alblasserdam, wordt gezocht naar optimalisatie van de organisatieontwikkeling. Hierbij wordt gekeken naar scholingsmogelijkheden van het huidige personeel of gebruik te maken van de expertise in de regio. Hierbij wordt primair samengewerkt met de gemeente Dordrecht.

Aan wie willen we verhuren?

Uitgangspunt is gemeentelijk bezit te verhuren aan partijen die een (maatschappelijk) beleidsdoel van de gemeente ondersteunen. Een lokale relatie is daarbij belangrijk. De gemeente is ook bereid panden te verhuren voor functies die ook op de commerciële markt huisvesting kunnen vinden, zolang er een lokale component aanwezig is. Voor deze functies geldt een marktconforme huurprijs.

Op welke manier verhuren we?

Als eerste zal kenbaar gemaakt worden welke panden te huur staan. De markt zal actief worden benaderd, onder andere door middel van de eigen website en acquisitie. De bestuurlijke en ambtelijke netwerken zijn hiervoor van groot belang. Voor het registreren van de belangstelling wordt gewerkt met een belangstellendenlijst. Hiermee worden binnengekomen verzoeken op één punt bijgehouden door het team vastgoed binnen RMO. Hiermee is er inzicht in de marktvraag. Ook wordt op die manier bij mutaties binnen panden snel gewerkt aan een nieuwe invulling, met afstemming met de betreffende beleidssector.

De regievoerende gemeente zal gemeentelijke vastgoed dat (deels) leegstaat of leeg komt te staan actief trachten te verkopen, op een transparante en openbare wijze. Het publiceren van vastgoed op de gemeentelijke website draagt hieraan bij en geeft mogelijkheden voor geïnteresseerde partijen om informatie te vinden en te komen met een nieuwe invulling van (deels) leegstaande panden.

Er wordt met ROZ (Raad Ontroerende Zaken) contracten gewerkt voor alle verhuringen.

Voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie worden afspraken vastgelegd met afdeling concern. Panden worden bij voorkeur verhuurd aan één hoofdhuurder.

Onderverhuur is onder bepaalde condities toegestaan.

Huurcontracten worden bij voorkeur voor 5 of 10 jaar aangegaan. Voor strategisch vastgoed kan een korte periode juist wenselijk zijn. Een pand kan voor minimaal een maand worden verhuurd. Voor zeer korte verhuringen, bijvoorbeeld één avond, zal de geïnteresseerde dit moeten regelen met een partij die al het pand huurt.

Wat willen we verhuren?

Het sociaal cultureel centrum Landvast heeft een centrale functie binnen Alblasserdam en is via de exploitant te huur voor instellingen / verenigingen / gebruikers met een sociaalculturele functie en secundair aan ondernemingen / particulieren met een commerciële functie. Als een gebruiker / huurder geen gebruik kan maken van Landvast wordt er verder gekeken naar een passende oplossing.

Het overige vastgoed is kostendekkend te huur voor partijen die een beleidsdoelstelling van de gemeente ondersteunen, of marktconform te huur voor partijen die geen beleidsdoelstelling van de gemeente ondersteunen.

Voor hoeveel willen we het verhuren?

Er wordt onderscheid gemaakt naar twee categorieën. Categorie huurders met winstoogmerk en zonder winstoogmerk.

Bij de categorie zonder winstoogmerk is het uitgangspunt dat de huuropbrengsten kostendekkend zijn voor Alblasserdam en indien een kostendekkende huur hoger is dan marktconforme huurprijs, wordt de marktconforme huurprijs in rekening gebracht. Deze kostendekkende huur is omschreven bij de financiële uitgangspunten in paragraaf 2.2 en in de Nota Prijsbeleid Vastgoed. Dit betekent dat er niet gewerkt wordt met vaste prijzen per doelgroep, maar dat dit per pand kan verschillen.

Bij de categorie met winstoogmerk wordt een marktconforme huur in rekening gebracht.

De keuze voor een kostendekkende huur voor beleidsondersteunend vastgoed voor organisaties zonder winstoogmerk en een markthuur voor commercieel vastgoed is gebaseerd op de veronderstelling dat een kostendekkende huur lager is dan een markthuur. Als de kostendekkende huur hoger is dan de marktconforme huur dan worden – in overleg met de functioneel opdrachtgever - een aantal mogelijkheden onderzocht:

• 1.

  Verlagen van de stichtingskosten (bij nieuwbouw) waarbij stichtingskosten en exploitatiekosten gedurende de gehele looptijd bekeken dienen te worden.

• 2.

  Het verschil tussen de kostendekkende huur en de marktconforme huur wordt door middel van flankerend subsidiebeleid (een jaarlijkse structurele bijdrage) vanuit de functioneel opdrachtgever afgedekt. Hierbij is het indien de inkomsten van een huurder stijgen mogelijk deze bijdrage in de loop der tijd te verlagen.

Samenvattend: In het geval dat er een tekort is op de huurexploitatie heeft de functioneel opdrachtgever een actieve rol om voor een oplossing te zorgen. Die zorgt voor een transparante afweging waarbij de kosten van huisvesting, de betaalcapaciteit van de huurder en de financiële ruimte van de gemeente worden meegenomen.

Het onderhoud (technisch beheer) is een belangrijk onderdeel van het vastgoedbeleid.

Onderhoud is van grote invloed op de levensduur, kwaliteit en waarde van een object. De onderhoudskosten zijn ook opgenomen in de exploitatieberekening.

Onderhoudsniveau

De kwaliteitsambitie voor het pand bepaalt in belangrijke mate welke kosten het onderhoud met zich mee brengt. Door het toepassen van de systematiek van NEN2767 kan objectief en transparant worden vastgesteld en gecommuniceerd wat het nagestreefde kwaliteitsniveau inhoudt en wat de huidige staat van onderhoud is.

Met deze systematiek worden op verschillende detailniveaus van het gebouw scores (1-6) toegekend. De scores per gebouwelement tellen op tot een gemiddelde score voor het pand. De scores worden toegekend aan de hand van de gebreken die worden getolereerd dan wel geconstateerd. Een eerste exercitie is het vertalen van de onderhoudsdoelstellingen per pand in scores per gebouwelement. Hiervoor kan een periode van één of twee jaar worden uitgetrokken.

Als hoofdlijn kiest Alblasserdam er voor om de komende 5 jaar haar panden sober en doelmatig te onderhouden, waarbij de veiligheid gegarandeerd is en gevolgschade van achterstallig onderhoud wordt voorkomen. Volgens de NEN2767 methodiek wordt gestreefd naar een gemiddelde score van 3 op gebouwniveau.

Deze score kan misleidend zijn omdat een CV installatie met een roestige lekkende radiatorkraan (score 6) gecombineerd met een nieuwe ketel (score 1) ook tot een gemiddelde score van 3 kan leiden. Daarom zal ook oog moeten zijn voor de ernst van de gebreken.

Het uit te voeren onderhoud wordt bepaald door het verschil tussen de actuele onderhoudsscore en de gewenste conditie. De gewenste onderhoudsscore is ook de basis voor het meerjarenonderhoudsplan voor de komende 20 jaar.

Duurzaamheid en energie

Voor bepalen van het onderhoudsniveau wordt rekening gehouden met wet- en regelgeving en (regionale) beleidskaders op het gebied van duurzaamheid en energie.

Duurzaamheidsaspecten zijn vastgelegd in het Duurzaamheidsactieplan december 2012 – Duurzaam bruggen bouwen. Afspraken binnen de Drechtsteden m.b.t. Energie zijn vastgelegd in het Energieprogramma Drechtsteden tranche 2010-1013. Ook het nieuwe energieakkoord voor duurzame groei van de Sociaal Economische Raad, is hierop van invloed.

Onderhoudsbudget

De meerjarenonderhoudsplannen (MJOP) geven invulling aan de onderhoudsplanning per pand, deze worden voor 20 jaar opgesteld omdat op deze manier de levenscyclus van een pand goed inzichtelijk wordt gemaakt. De MJOP’s dienen als basis van het opstellen van financiële risicoanalyses voor de vastgoedportefeuille.

Naar aanleiding van het MJOP stelt de technisch beheerder jaarlijks plannen op voor het uitvoeren van onderhoud aan panden en legt deze voor aan het team vastgoed binnen RMO conform de organisatorische verdeling uit paragraaf 2.3. Op basis van het exploitatieresultaat wordt een taakstellend budget voor onderhoud voor minimaal een jaar geformuleerd.

Kwaliteitsverbetering

Het verbeteren van de kwaliteit van een pand zoals duurzaamheidaanpassingen in het kader van het vastgestelde duurzaamheidbeleid, functionele aanpassingen of aanpassingen op verzoek van de huurder vallen niet onder instandhoudingsonderhoud, maar zijn investeringen.

Investeringen dienen niet uit het onderhoudsbudget gedaan te worden. Voor investeringen is dus een aparte afweging noodzakelijk, waarbij bekeken wordt wat deze kosten en opleveren. Verbouwingen kunnen alleen plaatsvinden in overleg met het team vastgoed binnen RMO, die vanuit financieel inzicht kan beoordelen of de kosten van een verbetering, de investering waard zijn.

Als blijkt dat de investering niet wordt terugverdiend vanuit de exploitatie bepaalt de functioneel opdrachtgever hoe de kosten worden gedekt, bijvoorbeeld door deze door te berekenen aan de huurder.

Verdeling verhuurder – huurders onderhoud

De gemeente Alblasserdam verhuurt de schil van het gebouw met gebouwgebonden installaties. De verdeling van de verantwoordelijkheid voor onderhoudswerkzaamheden is gebaseerd op de verdeling zoals vastgesteld in het model huurovereenkomsten van de Raad Onroerende Zaken (ROZ) en vertaald naar een demarcatielijst, tenzij anders overeengekomen. Het team vastgoed binnen RMO verhuurt de schil van het gebouw met de gebouwgebonden installaties en is verantwoordelijk voor het onderhoud hieraan.

De huurder is verantwoordelijk voor het dagelijks onderhoud, losse inventaris of inrichting. Denk hierbij aan binnenschilderwerk, binnenwanden of het vervangen van de vloerbedekking.

De huurder kan verbouwingsverzoeken die effect hebben op de schil of gebouwgebonden installaties indienen bij het team vastgoed binnen RMO. Per verzoek wordt bepaald hoe hiermee wordt omgegaan, waarbij de expertise en gunstige inkoopvoorwaarden van het Service Centrum Drechtsteden benut wordt.

Procesbeschrijving

De gemeente heeft een aantal panden en gronden in bezit die de oorspronkelijke functie verloren hebben of die geen beleidsdoel meer ondersteunen.

Het team vastgoed binnen RMO signaleert vanuit het financieel verkregen inzicht dat een gebouw of grond meer uitgaven dan inkomsten kent. De regie om te komen tot een voorstel voor herbestemming, verkoop of herontwikkeling, ligt bij het team vastgoed binnen RMO, om vragen uit te zetten binnen de organisatie.

Voor de beoordeling of een pand of grond in aanmerking komt voor herbestemming, verkoop of herontwikkeling, zijn drie waarden van belang: de strategische waarde, functionele waarde en de financiële waarde.

De strategische waarde geeft aan of het gebouw of de grond in de lange termijn visie van de gemeente past. Gekeken wordt naar toekomstplannen, beleidsdoelstellingen of politieke beslissing die een gebruik voor de lange termijn of enkele jaren kan realiseren.

Ook een monumentale of beeldbepalende status kan aan een pand een strategische waarde toekennen.

De functionele waarde geeft aan of het gebouw of de grond aantrekkelijk en functioneel is voor het primaire proces en de gebruikers. Dit houdt in of er gebruikers zijn die de gemeente hier wil huisvesten en wat de bezetting van het gebouw dan is.

Het financiële resultaat van de exploitatie geeft aan of er een knelpunt is. Ook wordt beoordeeld wat de (her-) ontwikkelingsmogelijkheden van het gebouw zijn, waarbij de staat van het gebouw, mogelijk opbrengsten (bij verkoop) en te maken kosten meespelen.

De verkoopopbrengst kan leiden tot een verlies op de korte termijn, in het geval het op de lange termijn een gunstig effect heeft op de meerjarenbegroting. Bijvoorbeeld doordat een pand hoge onderhoudskosten heeft.

Tijdelijk gebruik in afwachting van een besluit

Het team vastgoed binnen RMO draagt zorg voor een optimalisatie van de beheerssituatie. Panden kunnen, in afwachting van verkoop of herontwikkeling, tijdelijk in gebruik worden gegeven. De afweging om dit te doen ligt bij het team vastgoed binnen RMO. Ook hier wordt aan de hand van financieel inzicht, bijvoorbeeld een afweging gemaakt van de te investeren kosten (bijvoorbeeld voor tijdelijk woongeschikt maken ten behoeve van anti-kraak) versus de opbrengsten, waarbij ook maatschappelijke baten als bewaking en tegengaan van verloedering meegewogen worden.

Verkoop van een pand

Indien na het doorlopen van het proces besloten is over te gaan tot verkoop van een pand, is de eigenaar (team vastgoed binnen RMO) verantwoordelijk voor een goede overdracht van het pand naar de nieuwe eigenaar. Een checklist met elementen zoals het beëindigen van verzekeringen en contracten voor nutsvoorzieningen en het al dan niet inzetten van tijdelijke anti-kraak bewoning kan onnodige overdrachtskosten voorkomen.