Budgethoudersregeling 2018 gemeente Waalre

Artikel 1: Begripsbepaling

College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalre;

Budget: de middelen die via de programmabegroting, een tussentijdse begrotingswijziging of kredietverlening zijn toegekend aan kostenplaatsen, voorzieningen en/of investeringskredieten voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken conform vastgesteld beleid.

Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur: degene die de functie vervult zoals omschreven in de Gemeentewet, hoofdstuk VII, paragraaf 2.

Manager: degene die binnen de gegeven mandatering volgens het Besluit Mandaten, volmachten en machtigingen gemeente Waalre, vertegenwoordiging en ondertekening, dan wel binnen het projectplan, bevoegd is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten - hierna aangeduid als "verplichtingen" - aan en/of door de gemeente Waalre, dan wel op een andere wijze de gemeente binnen een budget juridisch kan binden en verantwoording aflegt aan het college over de uitvoering van de taakstelling op een doelmatige en doeltreffende wijze.

Productverantwoordelijke/Projectleider: is degene die binnen de gegeven mandatering volgens het besluit mandaten, volmachten en machtigingen gemeente Waalre verantwoordelijk is voor de bewaking en beheer van de budgetten en het aangaan van verplichtingen tot een bedrag zoals opgenomen in het bevoegdhedenregister, paragraaf 1.2 en 2.1.

Adviseur III(Adviseur Financiën & Control): is degene die signaleert of de verplichtingen binnen de definitieve juridische kaders passen, binnen de vastgestelde budgetten in de programmabegroting en rechtmatigheid(juistheid, volledigheid en getrouwheid).

Griffier: degene die de functie vervult zoals omschreven in de Gemeentewet, hoofdstuk VII, paragraaf 3.

Verplichting/Opdracht: de onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente tot het doen van een uitgaaf. Zie hiervoor ook het bevoegdhedenregister.

Project: een (multidisciplinaire) eenmalige activiteit, die door het college als zodanig is aangewezen en waarbij een (of meerdere) afdeling(en) van de gemeente is (zijn) betrokken.

Werken: de omschrijving conform het vigerende inkoopbeleid gemeente Waalre, opgenomen onder artikel 1.1 van de Aanbestedingswet en de Europese Richtlijn 2014/24/EU, bijlage II.

Leveringen: de omschrijving conform het vigerende inkoopbeleid gemeente Waalre en opgenomen onder artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.

Diensten: de omschrijving conform het vigerende inkoopbeleid gemeente Waalre en opgenomen onder artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.

Artikel 2: Aanwijzing van budgethouders

De algemeen directeur/gemeentesecretaris is degene die conform het besluit mandaten, volmachten en machtigingen is de hoogst verantwoordelijke manager, voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft.

De algemeen directeur/gemeentesecretaris kan, conform het besluit mandaten, volmachten en machtigingen, per budget een manager/ productverantwoordelijke/projectleider, schriftelijk, aanwijzen.

De griffier wordt gezien als manager/productverantwoordelijke/projectleider voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

Artikel 3: Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

De gemeentesecretaris/ algemeen directeur, manager, productverantwoordelijke, projectleider:

• 1.

  is verantwoordelijk voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer van de aan hem of haar toegewezen budgetten en een effectieve realisering van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

• 2.

  is verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• 3.

  is verantwoordelijk voor het beheersen van risico’s bij het budget;

Artikel 4: Verplichtingen

• A.

  De gemeentesecretaris/ algemeen directeur, manager, productverantwoordelijke, projectleider is bevoegd tot het aangaan van de som aan, individuele, verplichtingen en het doen van afzonderlijke uitgaven ten laste van de aan hem/haar toegewezen budgetten tot maximaal:

• a.

  de in de begroting opgenomen budgetten;

• b.

  de bedragen van de vastgestelde investeringskredieten;

• c.

  de omvang van de ingestelde voorzieningen.

De gemeentesecretaris/ algemeen directeur, manager, productverantwoordelijke, projectleider mag slechts tot een maximumbedrag, individuele verplichtingen aangaan.

De bedragen zijn, exclusief BTW, als volgt:

B. Het college kan het budgetplafond verplichtingen, per project, bij uitzondering aanpassen middels een collegebesluit.

Artikel 6: Splitsing taken en verantwoordelijkheden

Lid 1 De functie van gemeentesecretaris/ algemeen directeur, manager, productverantwoordelijke, projectleider is niet verenigbaar met een functie, binnen dezelfde persoon, waarin een opdracht gegeven kan worden voor een betaling, een betaalopdracht gecreëerd kan worden, autorisatie van een betaling kan plaatsvinden en functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen.

Lid 2 Indien de functie van gemeentesecretaris/ algemeen directeur, manager, productverantwoordelijke, projectleider, binnen dezelfde persoon plaatsvindt als de uitoefeningen van taken als bestuurslid van de Stichting Het Huis van Waalre (kvk nummer: 70312036) en er is sprake van de uitoefening van deze functie ten behoeve van de stichting, dan dient als aanvulling op lid 1 als extra controlemoment tevens door een andere manager te worden geaccordeerd.

Artikel 7: Registratie

De gemeentesecretaris/ algemeen directeur, manager, productverantwoordelijke, projectleider kan de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen, inkopen, zodanig vastleggen dat de actuele stand van de al aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget evenals de voortgang van het project zichtbaar is.

Vastlegging van de financieel-administratieve gegevens moet worden gedaan in het financieel-administratieve systeem.

Artikel 8: Budgetverschuivingen

De gemeentesecretaris/ algemeen directeur, manager, productverantwoordelijke, projectleider is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten en rekening houdende met de budgetplafonds verplichtingen, conform artikel 4, verschuivingen aan te brengen:

• a.

  binnen hetzelfde taakveld, én bij investeringen:

• b.

  binnen een krediet.

Artikel 9: Geldigheid budget

• A.

  Investeringskredieten

Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van het activum wordt het betreffende investeringskrediet ultimo van het boekjaar afgesloten. Geautoriseerde investeringskredieten die langer dan één jaar uitlopen, vallen vrij. Wat betekent dat het krediet na uiterlijk twee jaar vrijvalt, onafhankelijk van de hoogte van het krediet.

B. Structurele uitgavenbudgetten

Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, valt in principe vrij in het jaarrekening resultaat.

C. Incidentele uitgavenbudgetten

Een incidenteel uitgavenbudget dat in het begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan naar een volgend jaar worden overgeheveld als de met dat budget te leveren prestatie nog niet geheel is afgerond én in de begroting van volgend jaar voor dezelfde prestatie geen middelen zijn opgenomen.

Artikel 10: Verantwoording

De manager is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de programmabegroting/beheersbegroting voor het college en de tussentijdse wijzigingen daarvan.

Periodiek rapporteert de manager aan het college en de gemeenteraad middels de planning- en control cyclus over de effecten van het bestede budget, de geregistreerde prestaties en de kengetallen en voorziet één en ander van analyses en toelichtingen o.a. risico’s binnen het budget.

Artikel 11: Rechtmatigheid

De managers zijn verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en getrouwheid van de financiële stukken. De Adviseurs III(Adviseurs Planning & Control) coördineren namens het college/de gemeenteraad de door de managers conform artikel 10 op te stellen overzichten.

Artikel 12 Slotbepalingen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

Artikel 13 Inwerkingtreding

De regeling treedt in werking, met terugwerkende kracht, op 1 januari 2018.

Artikel 14 Intrekken oude regeling

Op de dag van inwerkingtreding van dit besluit vervalt de vorige budgethoudersregeling 2014.

Artikel 15 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling 2018 gemeente Waalre”.

Hoogachtend,

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN WAALRE,

de secretaris wnd., de burgemeester,

H.J.F.L. Meeuwsen MBA drs. J.W. Brenninkmeijer