Regeling van de raad van Woerden houdende een gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Woerden

Inleiding

Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke democratie. De algemene gedachte is dat overheden en semioverheden meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang. Minstens zo belangrijk is de manier waarop tot besluiten is gekomen. In Nederland is de actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden en semioverheden geregeld in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).

Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door de gemeenteraad van Woerden normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en burgers. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot goed en wordt niet voor niets uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Wob.

De gemeenteraad heeft in het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving een gedragscode opgesteld. Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er door de gemeenteraad rekening wordt gehouden met de privacy van betrokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken.

Hardheidsclausule

In de gedragscode wordt aangegeven wat voor gegevens uit welke soort documenten geanonimiseerd of niet gepubliceerd worden. In veel gevallen kunnen raadsleden op aanvraag wel deze gegevens inzien, maar derden dus niet. Verzoeken tot inzage door derden worden behandeld conform de Wet Openbaarheid van Bestuur en haar uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is dat alles openbaar is tenzij. Met de personen in kwestie zal contact worden opgenomen in hoeverre zij bezwaar hebben tegen het openbaar maken van met name de persoonsgegevens. Eventuele inzage van stukken kan alleen geschieden op de griffie in het bijzijn van griffiepersoneel. Reproduceren van de persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien men de stukken per mail of per post wenst te ontvangen worden deze stukken geanonimiseerd verstrekt.

Artikel 1 - Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeenteraad van Woerden (https://gemeenteraad.woerden.nl/https://gemeenteraad.woerden.nl/). Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar.

Artikel 2 – Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die dit aangaat kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd.

Artikel 3 – Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Betrokkenen worden middels een privacyverklaring op de website geïnformeerd over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.

3.1 Persoonsgegevens in raadsdocumenten

De gemeenteraad produceert veel verschillende soorten documenten.

a. Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers; raadsleden, commissieleden en collegeleden

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd en hebben een eed of verklaring en belofte afgelegd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op agenda’s, besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, amendementen, schriftelijke vragen, raadsvoorstellen en raadsinformatiebrieven. Ten aanzien van publieke ambtsdragers geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat (zakelijke) e-mailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, dus met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt. Gegevens van publieke ambtsdragers in raadsdocumenten worden nooit verwijderd.

b. Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. In bestuurlijke documenten, zoals raadsvoorstellen en raadsinformatiebrieven, worden contactpersonen van de gemeente normaliter met naam, afdeling en zakelijke contactgegevens genoemd, om zo de toegankelijkheid voor burgers te bevorderen. In niet-bestuurlijke documenten dient de openbaarmaking zich te beperken tot de naam en eventueel een vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waar zij werkzaam zijn. Als ondersteuning van de raad staan van de griffiers de naam, hun functie en zakelijke contactgegevens op de website.

c. Persoonsgegevens in benoemingen

Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

3.2 Persoonsgegevens in ingekomen stukken

In het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen heeft de raad niet vaak te maken met individuele burgers. Dit gebeurt wel wanneer personen namens zichzelf of namens een organisatie contact zoeken met de raad.

a. Persoonsgegevens van natuurlijke personen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Brieven aan de raad van burgers bevatten vaak de adresgegevens en contactgegevens van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Openbaarmaking van de persoonsgegevens moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking van de persoonsgegevens. De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereist dat de ingekomen stukken op de website van de raad bekeken kunnen worden. Ingekomen brieven van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden daarom in beginsel geanonimiseerd openbaar gemaakt op de website van de raad. Raadsleden kunnen, als zij dit nodig achten om zich een goed oordeel te vormen, wel kennis nemen van de persoonsgegevens, door inzage te vragen bij de griffie. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk met naam of andere persoonsgegevens dient te worden gepubliceerd, zal er publicatie met die specifieke persoonsgegevens plaatsvinden.

b. Persoonsgegevens van rechtspersonen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans niet persoonlijk en bevatten weinig persoonsgegevens. De persoonsgegevens die voorkomen in dergelijke stukken zijn veelal zakelijk. Een voorbeeld van niet bovenmatige persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de gegevens van topfunctionarissen, zoals voorzitters, directeuren en/of ministers. Deze gegevens worden daarom niet geanonimiseerd. In stukken van of namens organisaties en instellingen worden gevoelige persoonsgegevens en gegevens van derden wel geanonimiseerd, mochten die in dergelijke stukken voorkomen.

Volgens dezelfde lijn als bij benoemingen, worden ook persoonsgegevens in brieven of geschriften van verbonden partijen niet geanonimiseerd.

c. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders

Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad worden als zodanig niet op de website openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke beantwoordingsbrieven door de raad zijn ontvangen, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. De lijst met ingekomen stukken wordt op de website gepubliceerd. Raadsleden en steunfractieleden kunnen wel kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.

3.3 Persoonsgegevens bij deelname in besluitvormingsprocessen

Een andere manier waarop burgers als individu kunnen voorkomen in raadsstukken, is zodra zij een actieve bijdrage hebben geleverd in besluitvormingsprocessen. Zo staan er bijvoorbeeld persoonsgegevens in nota’s van beantwoording van zienswijzen bij bestemmingsplannen of in verslagen van de gemeenteraad wanneer een burger ingesproken heeft.

Voor alle hieronder genoemde categorieën geldt dat gemeenteraadsleden alle stukken wel inclusief de persoonsgegevens kunnen raadplegen bij de griffie.

a. Inspraak en participatie

Personen die gebruik willen maken van inspreekrecht of deelnemen aan de beraadslaging in raadsvergaderingen en op politieke avonden, dienen zich ervan bewust te zijn dat zij zich mengen in het publieke debat en dat dus niet anoniem kunnen doen. Insprekers worden daarom van tevoren geïnformeerd dat als zij gebruik maken van dit recht, zij akkoord gaan met publicatie van hun bijdrage en hun naam op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst). Mocht een persoon hier niet akkoord mee willen gaan, dan wordt diegene gewezen op de mogelijkheid dat de inspreektekst als ingekomen stuk aan de raad aangeboden kan worden, waarna deze geanonimiseerd gepubliceerd wordt.

Personen die in een participatieprocessen, bijvoorbeeld middels deelname in eenklankbordgroep, een bijdrage leveren aan of betrokken zijn bij beleids- en besluitvorming van de raad dienen ook gewezen te worden op de openbaarheid van hun deelname.

b. Zienswijzen in ruimtelijke procedures

Bij zienswijzen op ruimtelijke onderwerpen worden de adresgegevens niet geanonimiseerd, omdat die van belang zijn voor het begrip. Andere persoonsgegevens worden voor publicatie op de website geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd. Als een zienswijze wordt ingediend door een persoon die optreedt als afgevaardigde of representant van een individu of een organisatie, dan gebeurt dit vanuit een openbare functie. De hoedanigheid van de representant wordt derhalve niet geanonimiseerd, andere gegevens worden wel geanonimiseerd. Bedrijfsgegevens worden ook niet geanonimiseerd, dus als er bijvoorbeeld een persoonsnaam voorkomt in een bedrijfsnaam wordt dit niet geanonimiseerd.

c. Burgerinitiatieven en petities

Inwoners kunnen een burgerinitiatief indienen, waarbij zij met een uitgewerkt voorstel de gemeenteraad vragen om dit te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de postcode van degene die het verzoek indient/ondersteunt. Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd. Ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd.

Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Gelijk aan burgerinitiatieven mag de begeleidende tekst van de petitie de naam van de initiatiefnemer bevatten, maar worden handtekeningen en andere persoonsgegevens van ondertekenaars niet gepubliceerd.

d. Bezwaren

Documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten worden geanonimiseerd. Betreffen de stukken onderwerpen waarbij het adres van belang is, zoals bijvoorbeeld bestemmingsplannen, dan worden deze specifieke gegevens niet geanonimiseerd.

3.4 – Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad

In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld.

Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn. Daarbij wordt zo nodig afgestemd met de organisator.

Artikel 4 – Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 5 – Ingangsdatum

Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.