Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester gemeente Lochem

Artikel 1 Taak

Er is een vertrouwenscommissie met als taak:

• a.

  de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden, of

• b.

  een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 2 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

• 2.

  Iedere fractie draagt uit haar midden een lid voor ter benoeming door de raad.

• 3.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 4.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De griffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 2.

  De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie en wordt ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie toegevoegd.

• 3.

  De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 4 Adviseur

• 1.

  De gemeenteraad kan één of meer wethouders toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken.

• 2.

  De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 5 Geheimhouding

• 1.

  Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de Gemeentewet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de Gemeentewet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3.

  Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 4.

  De in deze verordening bedoelde stukken kunnen elektronisch via een beveiligde internetverbinding worden verzonden.

• 5.

  Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 6.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 3.

  De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 4.

  De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

• a.

  de leden van de commissie;

• b.

  de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

• c.

  de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;

• d.

  indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur.

• 5.

  De in het vierde lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste vier dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste vierentwintig uren voorafgaand aan de vergadering.

• 6.

  De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 11 bedoelde verslag opgenomen.

• 7.

  De secretaris draagt zorg voor een presentielijst en de verslaglegging van het verhandelde tijdens de vergaderingen van de commissie.

Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

• 1.

  De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

• 2.

  Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

• 3.

  Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

• 1.

  In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de sollicitanten. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

• 2.

  De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

• 3.

  De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

• 4.

  Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

• 5.

  Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

• 1.

  De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2.

  Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3.

  In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester houdt de commissie een gesprek over de eerste 100 dagen van de functie invulling door de burgemeester om de wederzijdse ervaringen over die periode uit te wisselen.

• 4.

  De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

• 5.

  De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

• 6.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

• 1.

  De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 2.

  Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Het verslag van het gesprek met de burgemeester wordt niet openbaar gemaakt.

• 3.

  Het verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

• 4.

  Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

• 5.

  Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Dit is van overeenkomstige toepassing indien de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet besluit tot herbenoeming.

Artikel 11 Verslag

• 1.

  De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling tot benoeming of herbenoeming schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

  • a.

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • b.

    een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

• 2.

  Bij benoemingen wordt het verslag van bevindingen in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

• 3.

  Bij herbenoemingen wordt het verslag van bevindingen vergezeld van het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling over de herbenoeming.

• 4.

  De secretaris stelt een verslag op van het klankbordgesprek.

• 5.

  De commissie stelt het verslag vast nadat de leden van de commissie en de burgemeester de gelegenheid hebben gehad te reageren op het conceptverslag.

• 6.

  Het verslag wordt getekend door de burgemeester, de voorzitter en de secretaris.

• 7.

  Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. De secretaris van de commissie zendt een afschrift van het verslag aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 12 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 13 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:

• a.

  bij benoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

• b.

  bij herbenoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties door een Koninklijk besluit is gevolgd;

• c.

  bij een klankbordgesprek: de commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

Het bepaalde onder b. is van overeenkomstige toepassing indien de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet besluit tot herbenoeming.

Artikel 14 Archivering

• 1.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

• 3.

  De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

• 4.

  De secretaris draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door tussenkomst van de secretaris vernietigd.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester Lochem 2019”.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.