Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland houdende regels omtrent bescherming gegevens leerplicht en voortijdig schoolverlaten Privacyreglement leerplicht- en RMC-gegevens Holland Rijnland

1. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van een leerling die door of namens het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland worden verwerkt en heeft tot doel:

• a.

  de persoonlijke levenssfeer van leerlingen van wie persoonsgegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens;

• b.

  te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn;

• c.

  de rechten van de leerlingen te waarborgen.

2. De verwerking van persoonsgegevens heeft drie doelen:

• a.

  de uitvoering van de taken zoals neergelegd in de Leerplichtwet 1969, indien en voor zover deze door de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland aan het samenwerkingsorgaan zijn overgedragen;

• b.

  de uitvoering van de in de wet- en regelgeving aan de colleges van burgemeester en wethouders opgedragen taken en bevoegdheden uit hoofde van de RMC-functie, al dan niet op grond van een overeenkomst.

• c.

  Het voorkomen van schooluitval. Hiertoe worden gegevens verwerkt van langdurig zieke kinderen (langer dan 4 weken vrijwel aaneengesloten). Het betreft hier geoorloofd verzuim, waarbij in principe geen wettelijke grondslag te vinden is (zoals artikel 2a of 2b). Langdurig ziekteverzuim leidt in de praktijk soms tot schooluitval. Het RBL heeft een belangrijke rol, en werkt samen met ketenpartners, om dit te voorkomen. Vanuit de grondslag ‘algemeen belang’ verwerkt en deelt leerplicht gegevens. Hierbij wordt nauwlettend toegezien op proportionaliteit en subsidiariteit.

1. Geen andere persoonsgegevens of bijzondere persoonsgegevens van een leerling worden verwerkt dan:

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens;

• b.

  het persoonsgebonden nummer;

• c.

  Onderwijsnummer

• c.

  nationaliteit en geboorteplaats;

• d.

  gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling in relatie tot (vermoedelijk) ongeoorloofd schoolverzuim of dreigende schooluitval, overeenkomstig het bepaalde in de AVG

• e.

  gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking en het volgen van onderwijs en met toestemming van betrokkene overeenkomstig de AVG.

• f.

  gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten;

• g.

  gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken van studie-en arbeidsmarktadviezen;

• h.

  Inkomens- en uitkeringsgegevens van voortijdig schoolverlaters

• h.

  gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van leerlingen;

• i.

  andere dan de onder a tot en met h bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist. Dit in het geval dat verwerking noodzakelijk is met het oog op het doel van de verwerking en bovendien noodzakelijk is voor de goede vervulling van de publiekrechtelijke taken die uitgevoerd moeten worden.

2. Persoonsgegevens worden op naam van de leerling of vsv'er verzameld. De verzameling van persoonsgegevens van de leerling of vsv'er vormt het dossier.

1. De in artikel 4 genoemde persoonsgegevens worden verkregen door:

• a.

  informatie van ouders en leerlingen zelf;

• b.

  overname uit de gegevensverzameling in het GBA;

• c.

  informatie via de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO);

• d.

  Informatie van het Inlichtingenbureau (SUWI-informatie)

• e.

  informatie van ketenpartners, voor zover gerelateerd aan (vermoedelijk) ongeoorloofd schoolverzuim of dreigende schooluitval

1. De beheerder van de registratie is de medewerker gegevens-en applicatiebeheer;

2. De in het eerste lid bedoelde functionaris is als beheerder, onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur, belast met de feitelijke zorg en verantwoordelijkheid voor het functioneren van de registratie als geheel. Hij treft voor zover het binnen zijn bevoegdheid ligt de nodige maatregelen tot naleving van de wet en dit reglement;

3. De invoer en verwerking van de in de registratie opgenomen gegevens, met inbegrip van de verbetering, aanvulling of verwijdering daarvan geschieden digitaal via internet in een databestand, genaamd Leerling Basis Administratie, door de gebruiker van de leerplichtadministratie.

1. Personen worden verwijderd uit de registratie 5 jaar na het bereiken van het einde van de RMC-doelgroep. Dit is op 27-jarige leeftijd. Het doel van het registreren van jongeren tot 27 is het verkrijgen van langdurig inzichten over de resultaten en effecten van ingezette maatregelen en acties. Dit gebeurt zodanig dat geen inbreuk wordt gemaakt op de bevoegdheden van de archivaris op grond van de Archiefwet en andere wettelijke voorschriften en met inachtneming van de door de archivaris ter zake gegeven richtlijnen.

1. Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de

persoonsgegevens:

degenen, waaronder begrepen derden, die zijn belast met of leiding geven aan de activiteiten die in verband staan met de verwerking van de gegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokke

2. Degenen genoemd in lid 1 sub a dienen zich te registreren in het gebruikersbestand van het RBL.

1. Van het verstrekken van gegevens als bedoeld in artikel 8.3, houdt de beheerder een protocol bij waarin wordt vermeld aan wie en op welk tijdstip, welke persoonsgegevens zijn verstrekt;

1. Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico's die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

2. De gebruikers die de beschikking krijgen over persoonsgegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hen tot bekendmaking verplicht of uit hun taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.

1. Elke betrokkene heeft het recht op inzage. Aan een verzoek om inzage zijn in principe geen kosten verbonden.

2. Een verzoek om inzage dient te worden gericht aan het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland, die binnen vier weken na ontvangst van dit verzoek hierop schriftelijk reageert.

3. Indien de betrokkene bij het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland aantoont dat bepaalde opgenomen gegevens onjuist c.q. onvolledig zijn, gezien de doelstelling van het systeem niet ter zake doen, of strijdig zijn met dit reglement, draagt het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland binnen vier weken nadat betrokkene de onjuistheid c.q. onvolledigheid heeft aangetoond, zorg voor verbetering, aanvulling of verwijdering . In dat geval worden de eventueel door betrokkene betaalde kosten terugbetaald.

4. Indien het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, vraagt hij zo spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn identiteit te verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Door dit verzoek wordt de termijn opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd.

5. Onder de AVG hebben betrokkenen het recht op dataportabiliteit, oftewel overdraagbaarheid van persoonsgegevens. In de AVG heet dit het 'recht om gegevens over te dragen'. Het houdt in dat betrokkenen het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zo kunnen zij hun gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kunnen mensen vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.

6. Het gaat bij dataportabiliteit alleen om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er dus niet onder. Bovendien gaat het om persoonsgegevens die óf met toestemming van de betrokkene worden verwerkt óf om een overeenkomst met de betrokkene uit te voeren.

7. Bij het recht op dataportabiliteit zal Holland Rijnland de gegevens verstrekken in een vorm die het voor betrokkenen makkelijk maakt om hun gegevens te hergebruiken en door te geven aan een andere organisatie. Holland Rijnland is daarom wettelijk verplicht om de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat te verstrekken.

8. Indien een betrokkene van mening is dat ofwel de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel, dan wel onrechtmatig zijn verkregen, dan wel de bewaartijd is overschreden, heeft betrokkene een recht op vergetelheid. De gegevens worden dan volledig uit de bestanden gewist . Bovendien kan een gegeven toestemming worden ingetrokken. ook dan is er een recht op vergetelheid voor dat deel waarvoor de toestemming is verleend

1. Indien de leerling c.q. betrokkene van mening is dat het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland niet handelt in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement, kan hij zich tot de laatste wenden en een klacht en/ of bezwaar als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht indienen danwel zich wenden tot de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) van Holland Rijnland.

2. Indien de ingediende klacht en/of bezwaar voor de leerling c.q. betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, kan hij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens .

3. Tegen een beslissing op bezwaar staat conform de Algemene wet bestuursrecht beroep open.