Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Capelle aan den IJssel 2019

Geldend van 11-04-2019 t/m heden

Intitulé

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Capelle aan den IJssel 2019

Het college van burgemeester en wethouders van Capelle aan den IJssel;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen het:

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Capelle aan den IJssel 2019.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert als regel op dinsdag van 09.30 tot 13.00 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. De dinsdagmiddag wordt van 13.00 tot 16.00 uur gereserveerd voor collegeactiviteiten, zoals presentaties.

  • 3. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 4. De vergaderingen worden als regel in de collegekamer van het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Vergader- en besluitquorum

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan ten minste een dag voor de vergadering kennis aan de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

  • 3. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

  • 4. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

  • 5. Op de vergadering, bedoeld in het vierde lid, is het derde lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 4 Mandatering en machtiging

  • 1. Indien het quorum volgens artikel 3 er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, onverminderd het bepaalde in artikel 56 Gemeentewet, is een lid bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid.

  • 2. De burgemeester verleent hierbij, conform artikel 171 van de Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren.

  • 3. In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is, wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan en worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting hier over te geven.

Artikel 5 Agenda

  • 1. Voor elke vergadering wordt, als regel de vrijdag voorafgaand aan de vergadering, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met stukken digitaal toegezonden.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen voor 17.00 uur, worden aangemeld bij de secretaris.

  • 3. Een verslagenbundel, waarin alle verslagen van portefeuillehoudersoverleggen worden opgenomen, is een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

  • 4. Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter besluitvorming opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

  • 5. Een overzicht van “Stadsbezoeken/themabijeenkomsten” wordt ter vaststelling opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

  • 6. Relevante documenten, als bedoeld in de leden 3, 4 en 5 van dit artikel, worden voorbereid en geagendeerd door het Bureau Gemeentesecretaris.

Artikel 6 Gang van zaken tijdens collegevergaderingen

  • 1. Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de burgemeester eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vinden, eventueel in meerdere ronden, discussie en eventueel stemming over het voorstel plaats.

  • 2. De eerstverantwoordelijke portefeuillehouder wordt geacht het voorstel inhoudelijk in het college te verdedigen. De portefeuillehouder kan, gehoord de discussie in het college, besluiten het voorstel terug te nemen.

  • 3. De burgemeester is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering en ziet er op toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

  • 4. Het college kan:

    • a.

      instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet geamendeerd;

    • b.

      het voorstel voor nadere toelichting en/of informatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en van de agenda afvoeren;

    • c.

      het voorgestelde besluit afwijzen.

  • 5. Het college kan overeenkomen dat de burgemeester, in zaken van bijzonder belang die verschillende portefeuilles raken, als woordvoerder, onderhandelaar c.a. namens het college optreedt.

  • 6. Aanwezige portefeuillehouders nemen aan de stemming deel en kunnen:

    • a.

      instemmen met het voorstel;

    • b.

      instemmen met het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;

    • c.

      tegen het voorstel stemmen;

    • d.

      tegen het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;

    • e.

      zich van stemming onthouden bij zaken waar zij een persoonlijk belang bij hebben.

Artikel 7 Integriteit

  • 1. De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente, ingevolge artikel 170, lid 2 van de Gemeentewet.

  • 2. Indien de leden van het college geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.

  • 3. Leidend bij de weging van de in het vorige lid benoemde dilemma’s is de Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders, als vastgesteld op 6 juli 2015.

  • 4. Het onderwerp integriteit wordt tijdens de collegevergadering besproken in de vorm van een training of casus wanneer daar aanleiding toe is.

  • 5. De leden van het college respecteren de vertrouwelijkheid van hetgeen zij met elkaar bespreken.

Artikel 8 Ambtelijke ondersteuning

  • 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

  • 2. Het hoofd van het bureau Gemeentesecretaris neemt als regel deel aan de collegevergaderingen.

  • 3. Bij afwezigheid van het hoofd van het bureau Gemeentesecretaris neemt diens vervanger deel aan de collegevergaderingen.

  • 4. Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan de besprekingen van het college deelnemen.

Artikel 9 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • 4. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • 5. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 10 Geheimhouding

  • 1. Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de (inhoud van de) stukken, die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen.

  • 2. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

  • 3. De geheimhouding wordt door hen, die bij de behandeling aanwezig waren en allen, die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen tot het college haar opheft.

  • 4. Voor het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte van de agenda geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 11 Besluitenlijst

  • 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. De besluitenlijst bevat tenminste:

    • a.

      namen van de aanwezige en afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en voor de raadsleden digitaal beschikbaar gesteld.

  • 6. Na de collegevergadering worden, indien de agenda daartoe aanleiding geeft, persberichten uitgebracht.

Artikel 12 Besluiten buiten de vergadering

  • 1. Een besluit dat - schriftelijk of digitaal - buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.

  • 2. Besluiten als bedoeld in dit artikel worden separaat verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.

  • 3. Besluiten als bedoeld in dit artikel worden toegezonden en vastgesteld op de wijze zoals omschreven onder artikel 11.

Artikel 13 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De burgemeester maakt dag, plaats en tijdstip bekend.

  • 3. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 14 Raads- en commissievergaderingen

  • 1. Collegeleden zijn in de regel aanwezig bij elke vergadering van de gemeenteraad en op uitnodiging bij een vergadering van een commissie, waarin agendapunten worden behandeld uit zijn of haar portefeuille.

  • 2. Raads- en commissievergaderingen worden op de voorafgaande collegevergadering voorbesproken en op de eerstvolgende collegevergadering nabesproken.

Artikel 15 Retraites

  • 3. Het college houdt enkele malen per jaar een retraite. De retraites zijn tevens bedoeld om de collegiale samenwerking binnen het college te bevorderen.

  • 4. Tijdens een retraite kunnen hoofdthema’s van beleid aan de orde komen, zoals de voorjaarsnota, de Begroting, de Najaarsnota en de Rekening.

  • 5. Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan (een deel van) de retraite deelnemen.

Artikel 16 Publieke optredens

  • 1. Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten et cetera worden via het daarvoor vastgestelde formulier “officiële handelingen” gemeld aan het hoofd van het Bureau Gemeentesecretaris. Deze agendeert de uitnodigingen op de eerstvolgende collegevergadering, waarin het college besluit neemt tot het al dan niet accepteren van de uitnodiging alsmede over degene die namens de gemeente zal optreden.

  • 2. Portefeuillehouders laten zich bij publieke optredens bijstaan door de voorlichter en/of het Kabinet.

Artikel 17 Gezamenlijke activiteiten

  • 1. De collegeleden en de gemeentesecretaris bezoeken in principe jaarlijks het VNG-congres.

  • 2. De gemeente organiseert jaarlijks een Nieuwjaarsdiner voor de collegeleden, de (loco-) gemeentesecretaris, en hun partners.

Artikel 18 Deelname aan congressen, seminars en dergelijke

  • 1. De collegeleden kunnen jaarlijks deelnemen aan congressen, seminars en dergelijke, onder de voorwaarde dat de deelname functioneel is.

  • 2. De collegeleden melden in de collegevergadering welke activiteiten zij bijwonen.

  • 3. Deelname aan activiteiten georganiseerd door en op kosten van derden wordt vooraf in het college besproken. Uitgangspunt hierbij is een terughoudende opstelling, waarbij in beginsel bij deelname de kosten voor rekening van de gemeente worden genomen.

Artikel 19 Contact met de Capellenaren

  • 1. Het college gaat actief met de Capellenaren in gesprek en doet dit onder meer door middel van wijklunches, wijkbezoeken en stages bij bedrijven, maatschappelijk instellingen en scholen.

    Activiteiten worden vermeld in het overzicht “Stadsbezoeken/themabijeenkomsten”.

  • 2. Het college is bereikbaar en beschikbaar voor de Capellenaren, staat open voor hun signalen en laat horen wat zij met die signalen doen/hebben gedaan.

Artikel 20 Optreden naar de ambtelijke organisatie

  • 1. De gemeentesecretaris is in zijn hoedanigheid van algemeen directeur verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. Problemen daaromtrent worden door de betrokken wethouder gemeld aan de gemeentesecretaris.

  • 2. De portefeuillehouders zijn naar buiten politiek verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 21 Rol van burgemeester

  • 1. De burgemeester heeft mede als taak de eenheid van het college te bevorderen en daartoe onder andere in voorkomende gevallen voorstellen te doen ter overbrugging van verschillende standpunten van portefeuillehouders.

  • 2. De burgemeester is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming en ziet erop toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

Artikel 22 Onderlinge samenwerking

  • 1. De onderlinge samenwerking is gebaseerd op een open, loyale, transparante en oplossingsgerichte wijze van samenwerken. Eventuele knelpunten worden bespreekbaar gemaakt.

  • 2. Portefeuillehouders accepteren van elkaar dat in collegevergaderingen een ieder het recht heeft om vragen te stellen die de portefeuille van een andere portefeuillehouder betreffen.

    Portefeuillehouders trachten elkaar voor fouten te behoeden.

  • 3. Voor overlappende of elkaar rakende beleidsterreinen kunnen aparte bestuurlijk/ambtelijke overlegsituaties worden gevormd, waaraan relevante portefeuillehouders en ambtenaren deelnemen.

Artikel 23 Eenheid van het college

  • 1. Het college treedt buiten en binnen het gemeentehuis als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de portefeuillehouders gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouders in het college verslag gedaan.

  • 2. Portefeuillehouders verdedigen het collegebeleid. Alleen in die gevallen waarin een portefeuillehouder expliciet heeft laten vastleggen tegen een besluit te zijn (de zogenaamde aantekening) is er ruimte om met verschil in zienswijze naar buiten te treden.

  • 3. Portefeuillehouders doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

  • 4. Wethouders corresponderen niet namens de gemeente.

  • 5. Van alle besprekingen met derden wordt een verslag gemaakt door een ambtenaar en in het dossier opgenomen.

Artikel 24 Digitaal werken

  • 1. Capelle is een digitale gemeente, hetgeen betekent dat alle (vergader)stukken digitaal worden aangeboden op de aan de leden van het college van gemeentewege verstrekte iPad/tablet.

  • 2. Gelet op de in het eerste lid genoemde werkwijze worden verzoeken vergaderstukken uit te printen niet gehonoreerd.

Artikel 25 Secretariële ondersteuning

  • 1. De burgemeester, de gemeentesecretaris en de portefeuillehouders worden secretarieel ondersteund door een secretaresse (0,5 fte per collegelid).

  • 2. De gemeentesecretaris bepaalt na overleg met het college de toewijzing van de secretaresses.

  • 3. Het functioneren van hun secretaresse bespreekt het college regelmatig met het hoofd van het Bureau Gemeentesecretaris en de gemeentesecretaris.

Artikel 26 Declareren van kosten en gebruik van gemeentelijke faciliteiten

  • 1. Ten behoeve van lunchvergaderingen kunnen portefeuillehouders op kosten van de gemeente gebruik maken van het standaard lunchaanbod van het bedrijfsrestaurant.

  • 2. Portefeuillehouders gaan met terughoudendheid om met het aanbieden van zakelijke/representatieve lunches en diners op kosten van de gemeente. Zij doen dit uitsluitend indien het zakelijk belang van de gemeente daarmee is gediend.

  • 3. Vervoer per taxi op kosten van de gemeente vindt alleen plaats indien dit is aangewezen op basis van een protocol, dan wel als de veiligheid dit noodzakelijk maakt (zoals in het geval alcohol wordt gedronken bij recepties of diners).

  • 4. Leidend bij de omgang met declaraties van kosten is het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel, als vastgesteld op 5 januari 2017.

Artikel 27 Nadere regelingen

  • 1. Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 11, eerste lid.

  • 2. Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, welke in dit reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld.

  • 3. Het college beslist over de geschillen die omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement rijzen.

Artikel 28 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van haar bekendmaking.

    Op dat moment vervalt het op 3 april 2007 vastgestelde Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Capelle aan den IJssel.

  • 2. Dit besluit kan worden aangehaald als "Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders van Capelle aan den IJssel van 2019".

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 26 maart 2019.

Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,

de secretaris,

drs. A. de Baat

de burgemeester,

mr. P. Oskam

Toelichting op het Reglement van Orde van het college van burgemeester en wethouders van Capelle aan den IJssel van 2019

Algemeen

Ingevolge artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt in de toelichting hieronder aandacht besteed aan de werking van bepaalde artikelen.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 van de Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 van de Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 van de Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid van de Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 van de Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg.

Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3 Vergader- en besluitquorum

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 van de Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Mandatering en machtiging

In dit artikel is bepaald dat de uitoefening van de beslisbevoegdheid van het college door één of meer dienstdoende leden van het college kan geschieden voor zover dit op enig moment vanwege spoedeisendheid noodzakelijk is. Het mandaat geldt alleen indien, tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode, een beslissing naar het oordeel van het/de dienstdoende collegelid of collegeleden, geen uitstel duldt wegens financiële, juridische of gezichtsbepalende gevolgen. Artikel 168 Gemeentewet biedt de mogelijkheid één of meer collegeleden te machtigen tot uitoefening van een of meer bevoegdheden van het college.

Artikel 5 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Een nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Uiteraard kan ten aanzien van de hier geregelde onderwerpen voor een volstrekt andere uitwerking worden gekozen. Die is sterk afhankelijk van de lokale structuur en gebruiken. Te denken valt aan het opnemen van bepalingen over de wijze van vaststellen van de agenda, het toezenden of ter inzage leggen van een en ander aan/voor de leden van de raad et cetera. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 7 Integriteit

Dit artikel regelt een directie doorwerking van bepalingen met betrekking tot integriteit, als benoemd in de Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders 2015.

Artikel 8 Ambtelijke ondersteuning

Artikel 57 en 55 eerste lid van de Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Artikel 9 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 van de Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing. Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. In verband hiermee en gelet op de uitgebreide regeling in de Gemeentewet ten aanzien van het stemmen (artikelen 28 tot en met 30, 58 en 59) is in het reglement alleen het strikt noodzakelijke over het stemmen geregeld. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 10 Geheimhouding

Het onderhavige artikel regelt het opleggen van een verplichting tot geheimhouding voor het college ingevolge artikel 55 van de Gemeentewet op overeenkomstige wijze als zulks voor de raad in artikel 25 van de Gemeentewet is bepaald. De mogelijkheid om, ten aanzien van hetgeen in beslotenheid is behandeld, ook geheimhouding op te leggen is een noodzakelijk complement daarvan.

Artikel 11 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris voor wat betreft de besluitenlijst en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke notitie/besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip 'besluitenlijst'. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is aangegeven, dat de openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is.

Artikel 13 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 14 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 van de Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 26 Declareren van kosten en gebruik van gemeentelijke faciliteiten

Dit artikel regelt een directie doorwerking van bepalingen met betrekking tot kostendeclaraties, als benoemd in het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel, als vastgesteld op 5 januari 2017.

Artikel 27 Nadere regelingen

Wanneer er over artikelen onduidelijkheden ontstaan of wanneer een artikel op meerdere manieren kan worden uitgelegd, beslist het college op voorstel van de voorzitter.