Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende vaststelling Financiële Controleverordening 2018

Geldend van 07-03-2019 t/m heden

Intitulé

Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende vaststelling Financiële Controleverordening 2018

Besluit van provinciale staten van Zeeland van 1 maart 2019, kenmerk 18930160, houdende vaststelling van de Financiële controleverordening 2018 met toelichting.

Provinciale staten van Zeeland ,

  • Gelezen het voorstel van gedeputeerde staten van 20 november 2018, nr 18928647;

  • Overwegende dat het wenselijk is om bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie

  • Overwegende dat het wenselijk is dat provinciale staten waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst

  • Gelet op artikel 217 van de provinciewet.

Besluiten:

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant: een door de provinciale staten benoemde registeraccountant, belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening.

  • b.

    accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de provinciale staten benoemde accountant van:

    • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

    • het in overeenstemming zijn van de door het college van Gedeputeerde Staten opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 Provinciewet en

    • het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is;

    • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 Provinciewet, in acht worden genomen.

  • c.

    rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 217, tweede lid van de Provinciewet, wordt opgedragen aan een door de provinciale staten te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een door provinciale staten te bepalen periode.

  • 2.

    Gedeputeerde staten bereiden in overleg met provinciale staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3.

    Provinciale staten stellen voor de aanbesteding van de accountants¬controle het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • c.

      de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles

    • d.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • En voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

    • e.

      de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

    • f

      de provinciale producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

  • 4.

    In afwijking van het gestelde in lid 3, letters e en f kunnen provinciale staten in het programma van eisen opnemen, dat de Staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

  • 5.

    Bij aanbesteding van de accountantscontrole stellen provinciale staten voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door gedeputeerde staten

  • 1.

    Gedeputeerde staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor controle.

  • 2.

    Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigen gedeputeerde staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Gedeputeerde staten overleggen de gecontroleerde jaarrekening onverwijld na ontvangt van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan provinciale staten.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening door provinciale staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door gedeputeerde staten aan provinciale staten en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, Gedeputeerde staten, het directieteam en de afdelingsmanager Financiën en Control.

Artikel 5 Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Gedeputeerde staten kunnen de door de provinciale staten benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Gedeputeerde staten informeren provinciale staten over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    Gedeputeerde staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Gedeputeerde staten zijn voor de controle van de rechtmatigheid en getrouwheid van de besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door provinciale staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

  • 3.

    Gedeputeerde staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn gedeputeerde staten bevoegd, indien dit in het belang van de provincie is, hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de provinciale staten benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan provinciale staten en zendt een afschrift hiervan aan gedeputeerde staten.

  • 2.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de portefeuillehouder financiën en de afdelingsmanager Financiën en Control.

  • 3.

    De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de provinciale staten door de accountant aan gedeputeerde staten om commentaar voorgelegd.

  • 4.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door provinciale staten van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaalblad waarin het wordt geplaatst.

  • 2.

    De “Financiële controleverordening Zeeland 2004” vastgesteld bij besluit van provinciale staten van 11 november 2003, en gepubliceerd op 25 november 2003 PB 2003, 59 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Financiële controleverordening Zeeland 2018".

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van provinciale staten van 1 maart 2019.

Drs. J.M.M. Polman, voorzitter

Drs. F.J. van Houwelingen, griffier

Uitgegeven 6 maart 2019

De secretaris, A.W. Smit

Toelichting op de artikelen

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de provinciale jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat gedeputeerde staten verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. In het derde lid wordt aangegeven dat provinciale staten het programma van eisen vaststellen, waaraan de aanbesteding moet voldoen. Lid 4 biedt de mogelijkheid aan provinciale staten om jaarlijks, behalve datgene wat is voorgeschreven, specifieke onderwerpen aan te wijzen waaraan de accountant aandacht dient te besteden.

Als er sprake is van een aanbesteding van de accountant regelt lid 5 dat provinciale staten de selectiecriteria en de weging vast stellen.

Artikel 3 Informatieverstrekking door gedeputeerde staten

Artikel 3 van de verordening heeft betrekking op de verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten voor de jaarrekening en regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan gedeputeerde staten op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Het derde lid regelt de bevestigingsbrief van gedeputeerde staten aan de accountant.

Het vierde lid bevat een afspraak voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan provinciale staten. In het programma van eisen wordt een definitieve datum met de accountant afgesproken.

Het vijfde lid gebiedt gedeputeerde staten alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar vóór de vaststelling van de jaarrekening door provinciale staten, aan gedeputeerde staten bekend is geworden, terstond te melden aan provinciale staten en de accountant.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

Dit artikel regelt de bevoegdheden van de accountant ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Gedeputeerde staten zijn hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de Provincie. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5 Toegang tot informatie

Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met inachtneming van het programma van eisen bij de opdrachtverlening. Het artikel legt aan gedeputeerde staten de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de Provincie en de ambtenaren van de Provincie volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de Provincie die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van medebewindstaken door de Provincie (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder meer dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van gedeputeerde staten.

Het eerste en tweede lid regelen, dat gedeputeerde staten voor deze controlewerkzaamheden in het algemeen de door de provinciale staten aangewezen accountant inschakelen. Gedeputeerde staten mogen hiervan afwijken, indien dit in het belang van de provincie is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de provinciale administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd.

Het derde lid gaat over specifieke werkzaamheden, waarbij gedeputeerde staten bij de verantwoording aan derden voor controle werkzaamheden een accountant kunnen inzetten. Gedeputeerde staten zijn dan bevoegd , indien dit in het belang van de provincie is, een andere dan de door de provinciale staten aangewezen accountant, in te zetten.

Artikel 7 Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 217 PW regelt de rapportering en de inhoud daarvan door de accountant aan provinciale staten en gedeputeerde staten. Aanvullend daarop kunnen in het programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen worden gesteld, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant. Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de opdrachtverlening moeten worden geregeld.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen tussentijdse controles (interim controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat gedeputeerde staten in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgen van de schriftelijke mededeling hierover aan provinciale staten. Dit opdat gedeputeerde staten (in overleg met provinciale staten en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen.

Het tweede lid van artikel 7 regelt dat de portefeuillehouder financiën en de afdelingsmanager Financiën en Control een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden afwijkingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijke aard zijn medegedeeld. Voorts is in het artikel een derde lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan provinciale staten door de accountant besproken met gedeputeerde staten. Het geeft gedeputeerde staten de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept) verslag van bevindingen.

Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn definitief verslag van bevindingen aan de auditcommissie mondeling toelicht.