Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR620910
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR620910/1
Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier houdende regels omtrent budgethouders Budgethoudersregeling gemeente Westerkwartier 2019
Geldend van 07-02-2019 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2019
Intitulé
Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier houdende regels omtrent budgethouders Budgethoudersregeling gemeente Westerkwartier 2019Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 24 van de Financiële verordening gemeente Westerkwartier 2019;
B E S L U I T :
vast te stellen de
Budgethoudersregeling gemeente Westerkwartier
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- 1.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier;
- 2.
hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen
- 3.
budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en kredietuitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoor-delijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten;
- 4.
budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen;
- 5.
budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn op programma’s, producten, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken;
- 6.
(investerings)krediet: de middelen die door het college beschikbaar zijn gesteld om de investering te realiseren;
- 7.
taakveld: een door de raad geautoriseerd onderdeel van een programma uit de begroting;
- 8.
product: een onderdeel van een taakveld uit de begroting op het niveau waarvan het college stuurt;
- 9.
medewerker: een ieder die werkzaam is bij de gemeente Westerkwartier op basis van een aanstelling als ambtenaar of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Westerkwartier werkzaam is.
Artikel 2 Aanwijzing budgethouder
-
1. 1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder benoemt één of meer van de directieleden als vervanger.
-
2. De algemeen directeur is bevoegd per budget een directielid of teamcoach/teamleider als budgethouder aan te wijzen.
-
3. Budgethouders kunnen een of meer budgetbeheerders aanwijzen die onder hun eind verantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of kredieten.
-
4. Tevens kan de algemeen directeur kan een budgethouder benoemen ten behoeve van een krediet.
-
5. Elke budgethouder benoemt een vervangend budgethouder die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder. Bij ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgethouder wordt deze bij afwezigheid vervangen door de hoofdbudgethouder.
-
6. De algemeen directeur is als hoofdbudgethouder bevoegd te bepalen dat voor aan te wijzen budgetten geldt dat er voor het aangaan van verplichtingen en/of het betaalbaar stellen van facturen toestemming nodig is van de concerncontroller.
-
7. Van de budgethouders en de door hen aangewezen vervangers en budgetheerders wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling.
Artikel 3 Verantwoordelijkheden budgethouder
-
1. De budgethouder is verantwoordelijk voor:
- a)
een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;
- b)
een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;
- c)
het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;
- d)
een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;
- e)
het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit en het laten vaststellen dat prestatie daadwerkelijk is geleverd.
- f)
het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor verplichtingen en facturen.
- a)
Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen
-
1. De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:
- a.
(meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor vastgestelde (meerjaren) begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;
- b.
financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;
- c.
financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:
- -
kapitaallasten;
- -
toerekening kostenplaatsen;
- -
stortingen in reserves en voorzieningen;
- -
stelposten en onvoorzien.
- -
- d.
financiële verplichtingen vanaf €250.000 (bedrag is inclusief BTW) mogen slechts worden aangegaan na autorisatie door de hoofdbudgethouder of zijn vervanger.
- a.
-
2. Een budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, nadat is vastgesteld dat de geleverde goederen en diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. Deze vaststelling moet door een ander dan de budgethouder worden gedaan. Voor betalingen aan derden die via geautomatiseerd elektronisch berichtenverkeer geschieden is geen autorisatie door de budgethouder nodig.
-
3. Als aanvulling op bovenstaande lid, wordt de verantwoording van baten en lasten van verzamelfacturen van o.a. water, elektriciteit, telefonie door het team Financiële administratie verzorgd.
-
4. Voor de budgetbeheerder zijn lid 1, sub a tot en met c en lid 2. van overeenkomstige toepassing. Wat betreft het aangaan van financiële verplichtingen en het autoriseren van facturen als bedoeld in lid 1, sub d gelden in aanvulling de volgende voorwaarden (bedragen zijn inclusief BTW):
- a)
Tot maximaal € 100.000 op eigen titel;
- b)
van € 100.000 tot € 250.000 nadat ook autorisatie is verkregen van de budgethouder;
- c)
vanaf € 250.000 nadat vooraf autorisatie is verkregen van de budgethouder en de hoofdbudgethouder.
- a)
-
4. Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, het Mandateringsbesluit alsmede conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
-
5. De functie van budgethouder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.
-
6. Een budgethouder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt.
Artikel 5 Budgetverschuivingen
-
1. De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:
- 1.
in de lasten binnen één kostenplaats of in de baten binnen één kostenplaats;
- 2.
in de lasten binnen één product of in de baten binnen één product;
- 3.
binnen een krediet.
- 1.
-
2. Verschuivingen in de lasten tussen producten binnen één taakveld of in de baten tussen producten binnen één taakveld vergen goedkeuring door het college;
-
3. Ingeval van budgetverschuiving gelden de volgende voorwaarden:
- a)
De verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders
- b)
Er is sprake van geraamde budgetten.
- a)
-
4. Een verschuiving of vrijval die structureel van aard is moet in de eerstvolgende begroting als zodanig worden verwerkt.
-
5. De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:
- a)
stelposten en onvoorzien;
- b)
rente;
- c)
verrekeningen met reserves en voorzieningen;
- d)
kapitaallasten;
- e)
interne doorbelastingen.
- a)
Artikel 6 Over- en onderschrijdingen
-
1. Een budgethouder mag een budget niet overschrijden.
-
2. Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de budgethouder of er mogelijkheden voor dekking zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, moet daar over gerapporteerd worden. Daarbij gelden de spelregels zoals vastgelegd in de Financiële Verordening.
-
3. Meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.
Artikel 7 Verantwoording
De budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform de afspraken van de planning- en controlcyclus.
Artikel 8 Schakelbepaling
De bepalingen in deze regeling welke betrekking hebben op de budgethouder zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofdbudgethouder.
Artikel 9 Slotbepaling
-
1. De regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Westerkwartier 2019’.
-
2. Gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit besluit worden de volgende regelingen vervallen verklaard:
- a.
Budgethoudersregeling gemeente Grootegast
- b.
Budgethoudersregeling gemeente Leek
- c.
Budgethoudersregeling gemeente Marum 2014
- d.
Budgetreglement 2015 gemeente Zuidhorn
- e.
Budgethoudersregeling gemeente Winsum 2015’
- a.
-
3. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2019.
Ondertekening
Aldus besloten in de vergadering
van burgemeester en wethouders
van de gemeente Westerkwartier,
d.d. 15 januari 2019
F.H. Wiersma, burgemeester
A. Schulting, secretaris
Toelichting Budgethoudersregeling
Artikel 1 Begripsbepalingen
Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de regeling.
Artikel 2 Aanwijzing budgethouders
Lid 1 Hoofdbudgethouder
De hoofdbudgethouder is de algemeen directeur. Deze functionaris bepaalt wie in de organisatie budgetverantwoordelijkheid krijgt en is dus verantwoordelijk voor de wijze waarop het budgethou-derschap binnen de gemeente wordt vormgegeven en wie als budgethouder kan fungeren. De hoofdbudgethouder/algemeen directeur benoemt één of meer van de directeuren als vervanger (met dezelfde rechten).
Lid 2 Aanwijzen budgethouders
Binnen de organisatie zoals die per 1-1-2019 is ingericht, hebben de teamcoaches of teamleiders een centrale rol. Zij zijn degenen die als manager verantwoordelijk zijn voor een team en de resulta-ten. Gelet hierop worden de teamcoaches of teamleiders aangewezen als budgethouder. Omdat directeuren in voorkomende gevallen ook de verantwoordelijkheid voor een budget kunnen krijgen, kunnen ook zij worden aangewezen als budgethouder
Lid 3 Budgetbeheerders
De budgetten die onder de verantwoordelijkheid van een budgethouder vallen kunnen zo veel om-vattend zijn, dat het noodzakelijk is om het beheer daarvan toe te kunnen delen aan anderen dan de budgethouder. Daartoe mag een budgethouder een of meer budgetbeheerders aanwijzen.
Lid 4: Budgethouderschap bij programma’s, projecten en kredieten
Ook voor een krediet kan een budgethouder worden aangewezen.
Lid 5: Vervanging van budgethouder
Elke budgethouder benoemt zelf een vervangend budgethouder die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder. Deze vervanger heeft dezelfde bevoegdheden als de budgethouder . Hij moet dus de bevoegdheden en verplichtingen als vermeld in deze budgethoudersregeling kunnen vormgeven en waarmaken.
Lid 6: Tijdelijk overnemen budgetverantwoordelijkheid door concerncontroller
In voorkomende gevallen kan de hoofdbudgethouder (= algemeen directeur) bepalen dat er ver-scherpt toezicht voor bepaalde budgetten geldt. Dat betekent concreet dat de betreffende budget-houder voor het aangaan van verplichtingen ook toestemming nodig heeft van de concerncontrol-ler.
Lid 7: Overzicht van budgethouders en -beheerders
Voor een goed inzicht van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden wordt een overzicht bij ge-houden van alle aangewezen budgethouders en budgetbeheerders.
Artikel 3 lid 4 verzamelfacturen
Het is toegestaan om verzamelfacturen direct te betalen die betrekking hebben op
teamoverstijgende leveranties of dienstverlening(en) zonder dat aan de betaling voorafgaand de goedkeuring van de betreffende budgethouders benodigd is. Daarbij kan men denken aan verza-melfacturen voor door meerdere, verschillende organisatorische onderdelen van de gemeente af-genomen elektriciteit, water, telefonie etc.
Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen
Iedere budgethouder heeft bepaalde bevoegdheden (artikel 4) en bijbehorende verantwoordelijkhe-den.(artikel 3). De budgethouder is degene die er ambtelijk voor verantwoordelijk is om op een goe-de manier “als rentmeester” om te gaan met de toevertrouwende budgetten.
Artikel 6 Onder- en overschrijdingen
De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven en bud-gethouder is aangewezen. En tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opge-nomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen.
Voor de financiële beheersing van de gemeentebegroting is het van belang dat budgethouders we-ten hoe “hun” budgetten zich ontwikkelen en waar risico’s op mee- en tegenvallers zijn. Van de budgethouders wordt een actieve rol verwacht.
In schema zijn de kaders en bevoegdheden met betrekking tot budgethouderschap als volgt
Wie |
Bevoegdheid |
Raad |
stelt de programmabegroting vast |
College |
|
Budgethouder |
|
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl