Besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Breda houdende regels omtrent mandaat Algemeen Mandaatbesluit Breda 2019

1. Het college c.q. de burgemeester kan mandaat, volmacht of machtiging verlenen aan de volgende mandatarissen, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers: de gemeentesecretaris, de directeuren of andere gemeentelijke functionarissen of voor de uitvoering van een taak speciaal aangewezen entiteiten of functionarissen (zijnde derden), die niet in een ondergeschikte positie tegenover de mandans, volmachtverlener of machtigingverlener verkeren.

Toelichting

Het eerste lid geeft aan, dat in principe aan alle gemeentelijke functionarissen bevoegdheden kunnen worden verleend. Ook aan functionarissen die niet ondergeschikt zijn aan de gemeente als werkgever, kan worden gemanda- teerd, bijvoorbeeld de directeur ANWB voor de afgifte van internationale rijbewijzen.

2. Bij de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in schema A, schema B, schema C, schema D en schema E wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.

Toelichting

Het tweede lid spreekt voor zich. De mandataris zal zich bij de uitoefening van de bevoegdheden moeten houden aan bijvoorbeeld het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid, de geldende APV of geldend beleid met betrekking tot subsidieverstrekkingen. Ook mag hij natuurlijk niet in strijd handelen met Europese, nationale, provinciale en gemeentelijke wetgeving, waaronder begrepen strijd met regelgeving van andere bestuursorganen zoals bijvoorbeeld hoogheemraadschappen en waterschappen, en de daarbij behorende jurisprudentie.

3. Voor de toepassing van dit mandaatbesluit worden met de functionarissen die ondergeschikt zijn aan de gemeente als werkgever gelijkgesteld uitzendkrachten, gedetacheerden, inhuurkrachten en zzp-ers die contractueel in opdracht van de gemeente Breda werkzaam zijn.

1. Een in mandaat-, volmacht- of machtigingverhouding te nemen besluit dient vooraf aan het college c.q. de burgemeester te worden voorgelegd, indien:

• a.

  het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het dan toe gevoerde beleid;

• b.

  het besluit niet past binnen de daartoe bestemde budgetten;

• c.

  de betrokken portefeuillehouder of de burgemeester dit kenbaar heeft gemaakt;

• d.

  bij betrokkenheid van meerdere organisatorische eenheden één van deze organisatorische eenheden over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht;

• e.

  er persoonlijke betrokkenheid van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger of van diens plaatsvervanger bij het te nemen besluit bestaat;

• f.

  artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet van toepassing is.

  Toelichting

  Dit artikel geeft de belangrijkste randvoorwaarden aan voor het uitoefenen van de verleende bevoegdheid. De situaties worden beschreven waarin teruggekoppeld moet worden naar het college of de burgemeester.

  Opgemerkt wordt dat in eerdere mandaatbesluiten het criterium stond, dat “voorzienbaar” is, dat het besluit politiek gevoelige en publicitaire consequenties heeft. Dit criterium komt in dit artikel niet terug, omdat jurisprudentie heeft uitgemaakt, dat een dergelijk criterium voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk is en daarom in strijd is met de Algemene wet bestuursrecht.

  Persoonlijke betrokkenheid als bedoeld onder e doet zich bijvoorbeeld voor als de mandataris een vergunning aanvraagt voor het kappen van een eigen boom. Bovendien is er persoonlijke betrokkenheid, als de mandataris privé bepaalde activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met de gemeente (bijv. de mandataris adviseert in zijn functie over subsidie op het terrein van welzijn en hij vervult in zijn vrije tijd een bestuursfunctie binnen een welzijnsstichting, die subsidie nodig heeft). Ander voorbeeld is, dat de mandataris privé actie voert tegen sloop van een bepaald pand, terwijl hij in zijn gemeentelijke functie betrokken is bij de besluitvorming over de bestemming van het gebouw. Dit geldt evenzeer voor mandatarissen die in hun vrije tijd zitting hebben in wijk- en dorpsraden en vanuit hun gemeentelijke functie bij besluitvorming daaromtrent betrokken zijn. Ook dan is er sprake van persoonlijke betrokkenheid. Hiervan is eveneens sprake, indien een gezins- of familielid van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger bijvoorbeeld een vergunning aanvraagt.

2. In geval de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger op basis van het bepaalde in het eerste lid een te nemen besluit voorlegt aan het college c.q. de burgemeester, nemen deze bestuursorganen het besluit zelf of geven de condities, waaronder de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger gebruik mag maken van zijn bevoegdheid, zulks onverminderd het bepaalde in het vierde lid.

Toelichting

In het tweede lid zijn de gevolgen neergelegd van de situatie, die zich voordoet in het eerste lid. Bijvoorbeeld: de mandans neemt dan zelf het besluit of laat de bevoegdheid aan de mandataris al dan niet onder oplegging van nadere instructies.

3. Ingeval artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet van toepassing is, neemt het college het besluit zelf.

Toelichting

In artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet is opgenomen, dat het college de raad vooraf inlichtingen moet verstrekken over de uitoefening van onder andere de bevoegdheden als opgenomen in artikel 160, eerste lid, onder e van de Gemeentewet (besluiten tot en verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen) en onder f (voeren van rechtsgedingen), indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening van die bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. Voorts is in dat artikel bepaald, dat in het laatste geval het college geen besluit neemt dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college te brengen.

Een en ander laat weinig ruimte om de bevoegdheid over te dragen. Vandaar de inhoud van de redactie van het derde lid.

4. Indien door de mandataris wordt gehandeld in strijd met het bepaalde in het eerste lid van dit artikel, doet dit niets af aan de rechtsgeldigheid van het in mandaat genomen besluit, met uitzondering van het besluit dat is genomen in strijd met het eerste lid, onder e, van dit artikel.

Toelichting

Het vierde lid maakt duidelijk, dat in het eerste lid wordt gedoeld op een terugkoppelingsplicht van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger. Deze terugkoppelingsplicht betreft een interne kwestie, die niet naar buiten werkt. Het zegt namelijk niets over de bevoegdheidstoedeling an sich. Daarmee wordt voorkomen, dat het niet voldoen aan de terugkoppelingsverplichting voor vervelende, gerechtelijke procedures kan zorgen. De uitzondering aan het slot van dit lid is vanzelfsprekend.

1. Indien het college c.q. de burgemeester mandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin des woord, onverminderd het bepaalde in het tweede lid van artikel 2. Naast het nemen van besluiten in positieve of negatieve zin wordt hieronder dan ook mede verstaan:

• -

  het nemen van alle voorbereidingsbesluiten en het verrichten van alle voorbereidingshandelingen;

• -

  het uitreiken van bewijs van ontvangst aanvragen e.d.;

• -

  het vaststellen van formulieren voor het indienen van aanvragen e.d;

• -

  verdagen en/of uitstellen;

• -

  verzoeken om aanvullende informatie;

• -

  het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

• -

  het stellen van nadere voorwaarden;

• -

  het toekennen van bedragen in termijnen;

• -

  het toekennen van voorschotten;

• -

  het uitvoeren van selectie;

• -

  het uitvoeren van gunning;

• -

  het afleggen van verantwoording aan het rijk;

• -

  het bekend maken van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

• -

  het toezenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen en alle andere besluiten die genomen moeten worden en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid.

  Toelichting

  Voor de duidelijkheid is in dit artikel bepaald, dat het verlenen van een bevoegdheid niet alleen betreft het nemen van een besluit, bijvoorbeeld het beslissen op een aanvraag om subsidie of het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen of het verrichten van een feitelijke handelingen, maar dat daaronder ook vallen het treffen van alle voorbereidingen, het voeren van correspondentie en alle andere handelingen die worden verricht in de aanloop tot de totstandkoming van het besluit, de privaatrechtelijke rechtshandeling of de feitelijke handeling en de afhandeling daarvan, bijvoorbeeld het afleggen van verantwoording aan het rijk bij de besteding van overheidsgelden. Voor de duidelijkheid zij opgemerkt, dat hieronder tevens valt het besluit om bijvoorbeeld een vergunning te weigeren, een beschikking niet te nemen of de overeenkomst niet aan te gaan dan wel de informatie niet te verstrekken.

  Uitdrukkelijk zij vermeld, dat onder deze reikwijdte niet valt het beslissen op een bezwaarschrift, dat is ingediend tegen het besluit van de mandataris. In bezwaar treedt de mandans namelijk op als het verwerende bestuursorgaan. Dit laat echter onverlet dat de bevoegdheid om te beslissen op bezwaarschriften afzonderlijk kan worden gemandateerd. Dit mandaat kan echter niet worden verstrekt aan een persoon die de bevoegdheid gemandateerd heeft gekregen om een besluit te nemen waartegen het bezwaarschrift zich richt. Voor de volledigheid wordt nog opgemerkt dat het beslissen op een beroepschrift niet kan worden gemandateerd.

2. Waar uitvoering van wetten, verordeningen of andere regelingen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen wordt verleend aan de mandatarissen wordt daarmee in beginsel ook de bevoegdheid tot het toepassen van bestuursdwang (artikel 125 Gemeentewet, een specifieke regeling of afdeling 5.3 van de Algemene wet bestuursrecht) c.q. het opleggen van een dwangsom (afdeling 5.4 van de Algemene wet bestuursrecht) verleend c.q. het intrekken van een besluit.

Toelichting

Voor de duidelijkheid en overzichtelijkheid is expliciet in dit algemene artikel de mogelijkheid van toepassing van bestuursdwang en het opleggen van een dwangsom aan de uitvoering van de verleende bevoegdheid gekoppeld. Degene dus die bevoegd is om bijvoorbeeld een besluit te nemen is in beginsel ook gerechtigd de handhaving van de nakoming daarvan te bewaken. Hieronder valt tevens de intrekking van een besluit en de invordering van de dwangsom.

De woorden “in beginsel” worden gebruikt om duidelijk te maken, dat de uitvoering van een bepaalde verordening bij een bepaalde door het college aangewezen functionaris kan liggen, terwijl de handhaving weer door een ander geschiedt, zo is bijvoorbeeld het wegslepen van voertuigen bij de politie neergelegd.

3. Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een volmachtontvanger wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling, waartoe worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten, die hiermee verband (kunnen) houden.

Toelichting

Een dergelijke constructie sluit aan op hetgeen hierboven onder het tweede lid is opgenomen ten aanzien van mandaten. Bovendien wordt hiermee een stukje onzekerheid opgeheven met betrekking tot de reikwijdte van de verleende volmacht

1. Daar waar door het college een bevoegdheid is verleend tot het nemen van een besluit, wordt tevens de bevoegdheid tot schriftelijke dan wel digitale / elektronische ondertekening verleend, voor zover dit niet wettelijk is uitgesloten of daarvan elders in deze regeling wordt afgeweken. Onder verlening van deze bevoegdheid is uitdrukkelijke mede begrepen de verlening van de bevoegdheid van de burgemeester ex artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet.

2. Daar waar door de burgemeester een bevoegdheid is verleend tot het nemen van een besluit, wordt tevens de bevoegdheid tot schriftelijke dan wel digitale / elektronische ondertekening verleend, voor zover dit niet wettelijk is uitgesloten of daarvan elders in deze regeling wordt afgeweken. Onder verlening van deze bevoegdheid is uitdrukkelijke mede begrepen de verlening van de bevoegdheid van de burgemeester ex artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet.

Toelichting

Het eerste en het tweede lid koppelen de bevoegdheid om een besluit te nemen, het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling of een feitelijke handeling te verrichten aan de bevoegdheid om deze te ondertekenen. Dit kan zowel schriftelijk als digitaal / elektronisch. Let wel, dat bij digitale / elektronische ondertekeningen de wettelijke vereisten voor rechtsgeldigheid moeten worden nageleefd.

3. In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens mandaat, vol- macht of machtiging. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden: burgemeester en wethouders van Breda c.q. de burgemeester van Breda, namens dezen c.q. namens deze, vervolgens de handtekening met daaronder de naam van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger en tenslotte de functie.

Toelichting

Voorbeeld:

Burgemeester en wethouders van Breda,

Namens dezen,

(Handtekening)

Naam functionaris

Functie functionaris

4. Indien een besluit wordt genomen in ondermandaat, wordt bij ondertekening de volgende formulering aangehouden: burgemeester en wethouders van Breda c.q. de burgemeester van Breda, namens dezen c.q. namens deze, vervolgens de handtekening met daaronder de naam van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger en tenslotte de functie.

Toelichting

Voorbeeld:

Burgemeester en wethouders van Breda,

Namens dezen,

In ondermandaat of i.o.

(Handtekening)

Naam functionaris

Functie functionaris

5. Indien een besluit wordt genomen door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger, wordt bij ondertekening de volgende formulering aangehouden: burgemeester en wethouders van Breda c.q. de burgemeester van Breda, namens dezen c.q. namens deze, vervolgens de woorden “bij afwezig- heid” of de letters “b.a.” met daaronder de naam van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger en tenslotte de functie.

Toelichting

Voorbeeld:

Burgemeester en wethouders van Breda,

Namens dezen

Bij afwezigheid of b.a.

(Handtekening)

Naam functionaris

Functie functionaris

1. Daar waar door het college c.q. de burgemeester een bevoegdheid is verleend, wordt tevens de bevoegdheid tot bekendmaking hiervan verleend.

Toelichting

De burger moet kunnen nagaan of de mandataris, volmachtontvanger of de machtigingverkrijger wel bevoegd is om namens de mandans, volmacht- of machtigingverlener op te treden. Alle schriftelijke besluiten moeten dan ook bekend worden gemaakt op de wijze die de Algemene wet bestuursrecht voorschrijft, anders kunnen ze niet in werking treden. In de Verordening elektronische bekendmaking Breda is bepaald, dat alle besluiten van algemene strekking in het elektronisch gemeenteblad bekend gemaakt moeten worden.

Het eerste lid koppelt de bevoegdheid om een besluit te nemen, een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten of een feitelijke handeling te verrichten aan de bevoegdheid om deze bekend te maken.

2. Mandaat-, volmacht- of machtigingbesluiten worden op grond van de Verordening elektronische bekendmaking Breda bekend gemaakt in het elektronisch gemeenteblad.

1. Ingeval van afwezigheid van de mandatarissen, volmachtontvangers of machtigingverkrijgers worden de verleende bevoegdheden uitgeoefend door een collega-teamleider, collega-afdelingshoofd of collega-directeur.

2. Indien een bevoegdheid is uitgeoefend door collega-directeur, collega-afdelingshoofd of collega-teamleider, geschiedt de ondertekening op de wijze als bepaald in artikel 6, vierde lid.

Toelichting

Het kan natuurlijk wel eens voorkomen, dat een mandataris enz. afwezig is en er geen plaatsvervanger is aangewezen. In principe wordt dan gewacht met de besluitvorming tot het moment waarop de mandataris weer aanwezig is. Indien besluitvorming echter geen uitstel duldt, dient er wel een regeling te zijn getroffen wie dan de bevoegdheid zal uitvoeren. Deze regeling, die in principe uitgaat van horizontale vervanging of waarneming, is in dit artikel neergelegd. Opgemerkt wordt wel, dat de directeur de aan hem of haar ingevolge schema A verleende bevoegdheden lager in de organisatie kan weg leggen, m.a.w. daar ook een vervangingsregeling aan kan koppelen (“als die er niet is, dan die”).

1. Ondermandaat en het doorgeven van volmacht of machtiging zijn toegestaan, behalve bij de verlening van mandaat en het verstrekken van volmacht of machtiging als opgenomen in schema B. Op het ondermandaat, de doorgegeven volmacht of doorgegeven machtiging zijn alle bepalingen van overeenkomstige toepassing.

Toelichting

De specifieke deskundigheid voor de te nemen besluiten, voor de te verrichten privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen ligt vaak laag in de organisatie, bijvoorbeeld op afdelingshoofdenniveau of bij speciaal met de uitvoering van een taak belaste ambtenaren. Dit laatste wordt ook in schema B tot uitdrukking gebracht. De bevoegdheden in dit schema kunnen niet worden doorgegeven, omdat deze reeds op een zo laag mogelijk niveau zijn gelegd.

Anders ligt het bij de uitoefening van de bevoegdheden in schema A. Het betreft in deze bevoegdheden die te maken hebben met uitvoering van taken waarmee elke organisatorische eenheid van doen kan hebben. Het is ondoenlijk om voor elke dienst na te gaan waar het specialisme zit bij de uitvoering van die bevoegdheden. Dat zal voor elke organisatorische eenheid anders zijn. Gekozen is daarom voor de structuur om al deze bevoegdheden neer te leggen bij de directeuren die binnen hun organisatorische eenheid deze bevoegdheden kunnen doorgeven. De directeuren als oorspronkelijke mandataris blijven daarbij verantwoordelijk voor de uitoefening van die bevoegdheden.

Ook de bevoegdheden opgenomen in schema C en schema D mogen worden doorgegeven. Ook in dat geval blijft de oorspronkelijke mandataris verantwoordelijk voor de uitoefening van die bevoegdheden.

2. Ondermandatering en het doorgeven van volmacht of machtiging geschieden bij schriftelijk besluit door de oorspronkelijke mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger. De oorspronkelijke mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger blijft verantwoordelijk voor de uitvoering van de ondergemandateerde of doorgegeven bevoegdheden. Deze ondergemandateerde of doorgegeven bevoegdheden worden onder verantwoordelijkheid van de directeur van de betreffende organisatorische eenheid in een register opgenomen.Toelichting Voor de overzichtelijkheid geschiedt ondermandatering e.d. bij schriftelijk besluit. Daarnaast dient onder verantwoor- delijkheid van de oorspronkelijke mandataris centraal een register te worden bijgehouden, waarin alle doorgegeven bevoegdheden zijn neergelegd en bij welke functionaris.

3. Bij ondermandaat, doorgegeven volmacht of doorgegeven machtiging geschiedt de ondertekening op de wijze als bepaald in artikel 6, derde lid.

1. Dit besluit wordt aangehaald als het “Algemeen Mandaatbesluit Breda 2019”.

2. Het besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.