Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Altena houdende regels omtrent reserves en voorzieningen Nota Reserves en voorzieningen Altena 2019

Artikel 10 van de Financiële verordening Altena 2019 regelt dat de raad de nota Reserves en voorzieningen vaststelt. In de nota Reserves en voorzieningen worden in ieder geval spelregels opgenomen inzake (a) de vorming en besteding van reserves en (b) de vorming en besteding voor voorzieningen. Deze nota geeft invulling aan dit artikel.

De basis voor het reserve- en voorzieningenbeleid is gelegen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Binnen de kaders is het aan de raad om te bepalen hoe hij invulling wil geven aan het beleid.

2.1 Reserves

Reserves behoren tot het eigen vermogen van een gemeente. In artikel 43, lid 1 van het BBV wordt onderscheid gemaakt tussen twee typen reserves:

• 1.

  De algemene reserve. De algemene reserve vormt het vrij besteedbare eigen vermogen van de gemeente. De algemene reserve kan ingezet worden als buffer voor financiële tegenvallers en onvoorziene risico’s, en is dan ook een belangrijk onderdeel van het weerstandsvermogen;

• 2.

  De bestemmingsreserves. Een bestemmingsreserve is een reserve, waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. Een bestemmingsreserve moet besteed worden aan het doel waarvoor deze door de raad is ingesteld. De raad kan de bestemming wijzigen.

Reserves kunnen de volgende functies vervullen:

• a.

  Bufferfunctie

• b.

  Inkomensfunctie

• c.

  Bestedingsfunctie

• d.

  Egalisatiefunctie

Ad a. De bufferfunctie van reserves

Van deze functie is sprake wanneer een reserve is gevormd voor het opvangen van onvoorziene zaken. Als de onvoorziene zaak zich voordoet hoeft voor het bedrag dat wordt onttrokken aan de reserve geen beslag gelegd te worden op de exploitatie.

Ad b. De inkomensfunctie van reserves

De bespaarde rente kan als resultaatbestemming aan het vermogen worden toegevoegd of (deels) als structureel dekkingsmiddel worden ingezet. Als bespaarde rente wordt ingezet als structureel dekkingsmiddel ontstaat bij het aanwenden van de reserves een dekkingstekort ter grootte van de vervallenrentebaten. De gemeente Altena houdt rekening met bespaarde rente.

Ad c. De bestedingsfunctie van reserves

Bestemmingsreserves worden gevormd voor door de raad bepaalde specifieke bestemmingen en worden gevoed vanuit de exploitatie of vanuit de algemene reserve. Die reserves hebben een bestedingsfunctie.

Ad d. De egalisatiefunctie van reserves

Reserves kunnen worden gevormd om tarieven of baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Pieken en dalen in de exploitatie kunnen zodoende worden vermeden.

Regels voor (bestemmings)reserves

De belangrijkste spelregels voor het omgaan met (bestemmings)reserves zijn als volgt:

• •

  Reserves mogen geen negatief saldo hebben.

• •

  Voor geraamde stortingen en onttrekkingen is een voor 31 december van het verslagjaar genomen raadsbesluit nodig.

• •

  De gemeenteraad kan te allen tijde het doel of de bestemming wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is dus altijd een raadsbesluit nodig.

• •

  Instellen/ opheffen van een bestemmingsreserve is een raadsbevoegdheid.

• •

  Bij het instellen van een reserve wordt minimaal het volgende bepaald: doel – voeding – maximale en minimale omvang – beschikkingsbevoegdheid – eventuele bijzonderheden.

• •

  Wanneer het doel op basis waarvan een bestemmingsreserve is gevormd op enig moment vervalt, dan dient de reserve door middel van een raadsbesluit te worden opgeheven;

• •

  Er wordt bespaarde rente toegerekend.

• •

  Er wordt geen rente toegevoegd aan reserves;

• •

  De minimale omvang van een reserve is € 100.000, uitgezonderd dekkingsreserves en specifieke raadsbesluiten.

2.2 Voorzieningen

Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen (artikel 44 BBV). Voorzieningen worden gevormd voor:

• a.

  verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

• b.

  op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

• c.

  kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

• d.

  de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b (BBV).

Ad a en b. Voor de onderwerpen benoem bij lid a en b is het vormen van een voorziening verplicht. Hierbij gaat het bijvoorbeeld juridische claims in afwachting van een uitspraak van de rechter of om voorzieningen die een (beste) schatting betreffen van de lasten voortvloeiend uit risico’s die samenhangen met de bedrijfsvoering, zoals rechtsgedingen of reorganisaties.

Ad c. Bij lid c gaat het om kostenegalisatie. Aan het vormen van deze voorziening zijn twee eisen gesteld, te weten:

• •

  er moet sprake zijn van kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, maar waarvan de oorsprong wel (mede) ligt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar;

• •

  de voorziening moet strekken tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren. Hierbij het vooral om het onderhoud van kapitaalgoederen zoals wegen, waterwegen, riolering en gebouwen.

Het vormen van een voorziening is in dit geval niet verplicht; er kan ook voor gekozen worden de ongelijkmatig gespreide lasten in de komende begrotingsjaren voor de te verwachten bedragen in de meerjarenraming op te nemen of hiervoor een reserve te hanteren.

Voorzieningen die worden gevormd om de lasten van (groot) onderhoud van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek 1 te worden geactualiseerd en financieel te zijn getoetst.

Ad d. Bij lid d gaat het onder andere om investeringen in riolering.

Het is niet toegestaan om voorzieningen te vormen voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaar volume (bijvoorbeeld vakantiegeld van de medewerkers).

Regels voor voorzieningen

De belangrijkste spelregels voor het omgaan met voorzieningen zijn als volgt:

• •

  De hoogte van de voorziening heeft een directe relatie met het risico en/of met de toekomstige verplichting.

• •

  De best mogelijke schatting wordt gebruikt bij het vormen van de voorziening. Als geen meest waarschijnlijke variant kan worden aangegeven, maar slechts een reeks van mogelijke uitkomsten dan wordt de voorziening gesteld op het gemiddelde van de reeks van mogelijke uitkomsten.

• •

  Toevoegingen (stortingen) aan voorzieningen of het vormen van een nieuwe voorziening worden conform de vastgestelde (meerjaren)begroting als last bij de taakvelden c.q. programma’s opgenomen en door vaststelling van de programma’s geautoriseerd.

• •

  Een voorziening wordt opgeheven als een verplichting of een risico waarvoor een voorziening is ingesteld, is weggevallen. Voor het opheffen van de voorziening geen raadsbesluit nodig. Voor voorzieningen ter egalisatie van kosten geldt dat deze na besluitvorming door de gemeenteraad worden opgeheven. Het saldo van een op te heffen voorziening komt ten gunste van de exploitatie (algemene middelen).

Het weerstandsvermogen is bedoeld om financiële tegenvallers op te vangen zodra risico’s werkelijkheid worden. Het weerstandsvermogen is in artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) als volgt gedefinieerd:

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen:

• a.

  de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;

• b.

  alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

Bij het bepalen van de weerstandscapaciteit wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit wordt als volgt berekend:

Om de weerstandscapaciteit te beoordelen wordt gebruik gemaakt van de door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement opgestelde tabel inzake waardering van risico’s.

Deze is als volgt:

De weerstandsratio wordt als volgt bepaald: ·

Door de gemeente Altena wordt een ratio van minimaal 1,0 (waarderingscijfer C of hoger) gehanteerd. Nadere informatie is opgenomen in de Nota Risicomanagement Altena 2019.