Privacyreglement Gemeente Emmen

Artikel 4 Verwerkingen (Artikel 4 AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• • Verzamelen, vastleggen en ordenen;

• • Bewaren, bijwerken en wijzigen;

• • Opvragen, raadplegen, gebruiken;

• • Verstrekken door middel van doorzending;

• • Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;

• • Samenbrengen, met elkaar in verband brengen;

• • Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Artikel 6 Rechtmatige grondslag (Artikel 6 AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• • Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

• • Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;

• • Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden (vitaal belang);

• • Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak;

• • Als het noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de gemeente of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Maar als het belang op bescherming van zijn privacy voor de betrokkene zwaarder weegt, dan is het verwerken van gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang niet van toepassing;

• • Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

Voor alle grondslagen zal er altijd een noodzaak moeten zijn om die gegevens te verwerken. Of het verwerken van bepaalde gegevens noodzakelijk is, moet altijd gemotiveerd worden.

Van de zes grondslagen zijn voor de gemeente in de praktijk veelal de wettelijke grondslag en de goede vervulling van de gemeentelijke taak leidend. Doordat er tussen de gemeente en de burger een afhankelijkheidsrelatie bestaat, zal de grondslag toestemming zelden kunnen worden gebruikt. Voor veel voorzieningen moet de burger aankloppen bij de gemeente en is de burger dus afhankelijk. Alleen in uitzonderlijke situaties of als de wet dat vereist is toestemming van de burger een grondslag.

Artikel 10 Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 22 AVG)

10.1 De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• a. Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt;

• b. Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt;

• c. Recht op rectificatie: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren;

• d. Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen;

• e. Recht op beperking van de verwerking: betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken;

• f. Recht op dataportabiliteit: het recht om gegevens over te dragen;

• g. Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens;

• h. Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profiling.

• a. Recht op informatie:

Betrokkenen moeten geïnformeerd worden over de verwerking van de eigen persoonsgegevens door de gemeente. Het moment van informeren en de manier waarop is afhankelijk van de vraag hoe de persoonsgegevens worden verzameld. Namelijk, zijn de gegevens rechtstreeks van de betrokkene verkregen of op een andere manier. In bepaalde gevallen verwerkt de gemeente persoonsgegevens op basis van een wettelijke verplichting en is zij niet verplicht om de betrokkene te informeren.

Als de persoonsgegevens door de betrokkene zelf worden aangeleverd, dan moet deze over de verwerking van zijn gegevens vooraf worden geïnformeerd. Als persoonsgegevens over de betrokkene niet direct bij deze persoon maar ergens anders, zoals een andere organisatie, dan hoeft de betrokkene pas op een later moment geïnformeerd te worden. De betrokkene moet dan pas geïnformeerd worden als die persoonsgegevens door de gemeente worden vastgelegd. Of op het moment dat de gegevens voor het eerst aan een andere organisatie worden gegeven en dit nodig is.

• b. Recht op inzage:

Betrokkenen hebben recht op inzage in de eigen persoonsgegevens. De betrokkene hoeft geen reden op te geven voor zijn inzageverzoek en mag deze verzoeken doen met redelijke tussenpozen tussen de gedane verzoeken. Als een betrokkene vraagt om inzage, dan heeft hij of zij recht op een volledig overzicht van de gegevens die worden gebruikt. Ook moet inzage worden gegeven in de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de persoonsgegevens.

• c. Recht op rectificatie:

Betrokkene heeft recht op rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens dan wel het recht een aanvullende verklaring te verstrekken wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens. De gemeente is verplicht iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt in kennis te stellen van elke rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt. De betrokkene moet in zijn verzoek duidelijk aangeven welke gegevens om welke reden moeten worden aangepast. Het recht kan niet worden gebruikt om meningen of onderzoeksresultaten te wijzigen. Als positief wordt besloten op het verzoek, dan moeten de wijzigingen zo snel mogelijk worden doorgevoerd.

• d. Recht om vergeten te worden:

De gemeente is verplicht persoonsgegevens van de betrokkene zonder onredelijke vertraging te wissen, onder andere indien:

• • Persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;

• • De betrokkene zijn toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking bestaat;

• • Betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden anders bepalen;

• • De persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn.

Het recht geldt niet indien:

• • De verwerking is noodzakelijk om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen. Daarmee doet de AVG recht aan het principe dat privacy en vrijheid van meningsuiting gelijkwaardige grondrechten zijn;

• • De gemeente verwerkt de gegevens omdat er een wettelijke verplichting is om dat te doen;

• • De gemeente verwerkt de gegevens om openbaar gezag of een (wettelijk vastgelegde) taak van algemeen belang uit te oefenen;

• • De gemeente verwerkt de gegevens voor een taak van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid;

• • De gemeente moet de gegevens in het algemeen belang archiveren;

• • De gegevens zijn noodzakelijk voor een rechtsvordering.

• e. Recht op beperking van de verwerking:

Het recht op beperking houdt in dat de persoonsgegevens (tijdelijk) niet verwerkt mogen worden en niet gewijzigd mogen worden. Het feit dat de verwerking van de persoonsgegevens beperkt is, moet door de gemeente duidelijk in het bestand zijn aangegeven zodat dit ook duidelijk is voor ontvangers van de persoonsgegevens. Wanneer de beperking weer wordt opgeheven, moet de betrokkene hiervan op de hoogte worden gebracht.

• f. Recht op data portabiliteit:

Het houdt in dat mensen het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zo kunnen zij hun gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kunnen mensen vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie. Ten eerste gaat het alleen om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er niet onder. Ten tweede gaat het om persoonsgegevens die een organisatie óf met toestemming van de betrokkene verwerkt óf om een overeenkomst met de betrokkene uit te voeren.

• g. Recht op bezwaar:

Een betrokkene kan vanwege redenen die verband houden met zijn specifieke situatie gebruik maken van dit recht van bezwaar (dat niet vergelijkbaar is met bezwaar op grond van de Algemene wet bestuursrecht) tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, als voldaan aan de in de AVG genoemde eisen. Als een betrokkene bezwaar maakt staakt de gemeente de verwerking, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden anders bepalen.

• h. Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profiling:

Dit recht geldt indien er een besluit op basis van automatisch verwerkte gegevens wordt genomen. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij profilering. De AVG geeft betrokkenen het recht op een menselijke blik bij besluiten die over hen gaan.

10.2 Indienen van een verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als digitaal ingediend worden. De gemeente heeft één maand, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen deze maand zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Deze termijn kan worden verlengd met twee maanden indien het gaat om veel verzoeken of complexe verzoeken. De gemeente stelt de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging.

Wanneer de gemeente geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene, deelt hij dit binnen één maand na ontvangst van het verzoek mee waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven.

Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Artikel 11 Plichten van de gemeente

11.1 Register van verwerkingsactiviteiten (Artikel 30 AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• a. De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

• b. De doelen van de verwerking;

• c. Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• d. Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• e. Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

• f. De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• g. Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Het register van de gemeente is te raadplegen via de Functionaris Gegevensbescherming en zal gepubliceerd worden op de gemeentelijke website.

11.2 Verwerkersovereenkomsten (Artikel 28 AVG)

Verwerkersovereenkomsten moeten iedere keer worden afgesloten wanneer derden – ook wel verwerkers genoemd – in opdracht van de gemeente persoonsgegevens verwerken. Denk hierbij aan welke gegevens men nodig heeft om haar taak uit te oefenen. De manier waarop de organisatie de gegevens heeft beveiligd en wat zij moet doen als er een datalek is. De gemeente heeft een model verwerkersovereenkomst beschikbaar gesteld die als leidraad geldt.

11.3 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling/ Data Protection Impact Assessment (Artikel 35 AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt. Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling wordt uitgevoerd als er verwerkingen uitgevoerd (gaan) worden die (waarschijnlijk) een hoog risico inhouden voor rechten en vrijheden van natuurlijke personen (betrokkenen).

11.4 Voorafgaande raadpleging (artikel 36 AVG)

Wanneer uit een gegevensbeschermingseffectbeoordeling blijkt dat de verwerking een hoog risico zou opleveren indien de gemeente geen maatregelen neemt om het risico te beperken, raadpleegt de gemeente voorafgaand aan de verwerking de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens van oordeel is dat de bedoelde voorgenomen verwerking inbreuk zou maken op de AVG, geeft de Autoriteit Persoonsgegevens binnen maximaal acht weken na de ontvangst van het verzoek om raadpleging schriftelijk advies aan de gemeente en in voorkomend geval aan de verwerker, en mag zij al haar bevoegdheden uitoefenen. Die termijn kan, naargelang de complexiteit van de voorgenomen verwerking, met zes weken worden verlengd. Bij een dergelijke verlenging stelt de Autoriteit Persoonsgegevens de gemeente en, in voorkomend geval, de verwerker binnen een maand na ontvangst van het verzoek om raadpleging in kennis van onder meer de redenen voor de vertraging. Die termijnen kunnen worden opgeschort totdat de Autoriteit Persoonsgegevens informatie heeft verkregen waarom zij met het oog op de raadpleging heeft verzocht.

Bij de raadpleging verstrekt de gemeente de nodige informatie zoals benoemd in de AVG. In ieder geval dienen de volgende gegevens te worden verstrekt indien van toepassing,

• • De verantwoordelijkheden van de gemeente;

• • Bij de verwerking betrokken gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers, in het bijzonder ten aanzien van een verwerking binnen een samenwerking;

• • De doeleinden en middelen van de voorgenomen verwerking;

• • De maatregelen en waarborgen die worden geboden ter bescherming van de rechten en vrijheden van betrokkenen uit hoofde van de AVG;

• • De contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming;

• • De gegevenseffectbeoordeling ten aanzien van die verwerking;

• • Alle andere informatie waar de Autoriteit Persoonsgegevens om verzoekt.

11.5 Privacy by Design en privacy by default (Artikel 25 AVG)

Bij de aanschaf of ontwikkeling van producten, systemen of processen waarmee of waarin persoonsgegevens worden verwerkt, is vereist dat privacy en gegevensbescherming in het ontwerp en de standaardinstellingen worden meegenomen. Dit wordt Privacy by Design (Pbd) en privacy by default genoemd. Voor alle producten, systemen of processen moeten de technische en organisatorische maatregelen ervoor zorgen dat standaard alleen die gegevens worden gebruikt die nodig zijn voor het doel. Als blijkt dat bij een systeem gevoelige of bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt en dit mogelijk een hoog privacy risico met zich meebrengt, is de gemeente verplicht om een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren.

11.6 Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39 AVG)

De gemeente heeft een FG aangesteld. De FG wordt door de verwerkingsverantwoordelijke naar behoren en tijdig betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn het informeren en adviseren over de verplichtingen voor de organisatie uit hoofde van de AVG, toezien op de naleving, desgevraagd advies verstrekken met betrekking tot de gegevensbeschermingseffectbeoordeling en optreden als contactpersoon van de Autoriteit Persoonsgegevens. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de teams overneemt. De teams hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy. De bevoegdheden en taken van de FG zijn vastgelegd in het Reglement taken en bevoegdheden van de FG. Het reglement taken en bevoegdheden van de FG is toegevoegd als bijlage bij dit Privacyreglement. Voor vragen over privacy kan contact opgenomen worden met de functionaris voor gegevensbescherming van gemeente Emmen via: gemeente@emmen.nl.