Regeling vervallen per 31-12-2019

Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019

Geldend van 01-01-2019 t/m 30-12-2019

Intitulé

Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019

Het Bestuur van het Shared Service Center Zuid-Limburg;

OVERWEGING

gelet op het bepaalde in hoofdstuk 5 van de Gemeenschappelijke Regeling SSC-ZL;

mede gelet op het bepaalde in artikel 34 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr);

mede gelet op het bepaalde in de Financiële verordening SSC-ZL;

BESLUIT

vast te stellen de navolgende beleidsregels: Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019

Beleidsinhoud

Doelstelling van deze notitie is om heldere afspraken te maken tussen enerzijds de leden van het bestuur en het Opdrachtgeversoverleg (OGO) en anderzijds de directeur en de financiële adviseur van het SSC-ZL over de momenten waarop de verschillende instrumenten van de planning & control cyclus (P&C-cyclus) besproken worden en besluitvorming hieromtrent dient plaats te vinden voor het jaar 2019.

Instrumenten van de P&C-cyclus

In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de instrumenten van de P&C-cyclus. Naast de vermelding van het instrument is tevens de volgende toelichting opgenomen:

  • •

    een verwijzing naar de regeling/verordening waaruit de verplichting van het instrument blijkt;

  • •

    de periode waarvoor het bestuur/de directeur de instrumenten vaststelt;

  • •

    de uiterlijke datum waarop besluitvorming door het bestuur plaats dient te vinden;

  • •

    de uiterlijke datum van indiening bij de raden van de deelnemende gemeenten en de gedeputeerde staten.

Overlegagenda P&C-cyclus

Bij het plannen van de bespreekmomenten worden de volgende uitgangspunten gehanteerd;

  • 1.

    De bespreking van een instrument door het bestuur vindt plaats tijdens het bestuursoverleg dat voorafgaat aan de gestelde uiterste datum in de betreffende regeling/verordening;

  • 2.

    De bespreking van de (concept)instrumenten door de leden van het OGO vindt plaats tijdens de OGO-vergadering voorafgaande aan de bestuursvergadering waarin het instrument door het bestuur wordt besproken.

  • 3.

    De (concept)instrumenten worden voorafgaande aan het OGO-overleg tevens besproken met de controllers van de deelnemende gemeenten.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van het SSC-ZL op 6 december 2018,

Namens dezen,

De voorzitter

J.M. Janssen

De Secretaris

W.G.J. Lousberg

Bijlage 1 - Planning & Control Cyclus SSZ-ZL 2019

Nr.

 Naam

GR

WGR

Kadernota Rechtmatigheid BBV

Financiële verordening

Controle verordening

Periodiciteit vaststellen

Raden deelnemende gemeenten

Gedeputeerde staten

Deadline vaststelling bestuur

1

Kadernota

art 19 en 19

art 34b en 34

 

 

 

jaarlijks

20 december van het jaar voorafgaand waarin de begroting moet worden ingediend, zienswijze uiterlijk 1 maart van jaar waarin begroting moet worden ingediend

 

Vatstelling voor zienswijze in laatste bestuursoverleg van het jaar voorafgaand waarin de begroting moet worden ingediend. Vaststelling na zienswijze eerste bestuursvergadering na 1 maart

2

Algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening

art 19 en 20

art 34b en 35

 

 

 

jaarlijks

vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient

 

 

3

Begroting inclusief meerjarenraming

art 19

art 34

 

 

 

jaarlijks

acht weken voordat deze wordt vastgesteld

vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient

 

4

Liquiditeitsbegroting

artikel 14

 

 

 

 

jaarlijks

 

 

15-12-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.

5

Jaarrekening

art 20

art 34

 

 

 

jaarlijks

 

vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft

 

6

Verdeelsleutels inkomsten en uitgaven

art 17

 

 

 

 

4-jaarlijks

 

 

Tegelijk laten vaststellen met de begroting voorafgaande aan het eerste jaar van de 4-jaars cyclus

7

Financieringsstatuut

art 22 lid 1

 

 

 

 

incidenteel

 

 

15-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.

8

Regeling omtrent de verzekering van de gelden van SSC-ZL tegen benadeling

art 22 lid 3

 

 

 

 

incidenteel

 

 

 

9

Financiële verordening

art 22 lid 4

 

 

 

 

incidenteel

 

 

15-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.

9a

Mandaatregeling -> Directiebesluit

 

 

 

art 18

 

incidenteel

 

 

13-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.

9b

Procuratieregeling -> Directiebesluit

 

 

 

art 18

 

incidenteel

 

 

13-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.

9c

Aanbestedingsbeleid (tabel) -> Directiebesluit

 

 

 

art 19

 

jaarlijks

 

 

16-11-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.

10

Beleidsnota weerstandsvermogen

 

 

 

art 12 + 14

 

incidenteel

 

 

15-02-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.

11

Controleverordening

 

 

par 3.4.4.

 

 

4-jaarlijks

 

 

15-02-2017 vastgesteld. Deze verordening zal minimaal elke vier jaren worden beoordeeld en geactualiseerd. De controleverordening geldt voor onbepaalde tijd.

12

Controleprotocol (met normenkader als bijlage)

 

 

par 3.4.4.

 

 

jaarlijks

 

 

16-11-2017 vastgesteld.31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.

13

Normenkader rechtmatigheidscontrole (opnemen als bijlage bij het controleprotocol)

 

 

par 3.2.3

 

 

jaarlijks

 

 

16-11-2017 vastgesteld.31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.

14

Directiestatuut

artikel 12

 

 

 

 

incidenteel

 

 

nog niet vastgesteld, nog op te stellen door bestuur

15

1e Tussentijdse rapportage

 

 

 

art 8

 

jaarlijks

 

 

voor 1 juli van het lopende boekjaar aanbieden aan Bestuur ter vaststelling

16

2e Tussentijdse rapportage

 

 

 

art 8

 

jaarlijks

 

 

voor 1 november van het lopende boekjaar aanbieden aan Bestuur ter vaststelling

16

Tussentijdse begrotingswijzigingen

 

 

 

 

 

jaarlijks

 

 

opnemen in de voortgangsrapportages

17

Benoeming accountant voor de jaarrekeningcontrole van het SSC-ZL

 

 

 

 

art 2

4-jaarlijks

 

 

1 juli van het eerste jaar van de 4-jaars cyclus aanbieden aan Bestuur ter vaststelling

18

Nota Planning & Control Cyclus

 

 

 

art 5

 

jaarlijks

 

 

15-02-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.