Verordening Auditcommissie gemeente Lochem 2018

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Commissie: de auditcommissie

• b.

  De raad: de gemeenteraad

• c.

  Het college: het college van burgemeester en wethouders

• d.

  Accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening

• e.

  De voorzitter: de voorzitter van de commissie

• f.

  Fractievertegenwoordiger: een niet-raadslid dat namens één van de verkozen fracties deelneemt aan een tafelgesprek zoals bedoeld in artikel 3, onder i van het Reglement van Orde voor de Politieke Avond van de gemeente Lochem 2018.

Artikel 2 Doel

De auditcommissie is ingesteld met als doel de raad te assisteren in zijn controlerende functie door te adviseren over:

• 1.

  betrouwbaarheid en relevantie van de (tussentijdse) verslaggeving ten behoeve van de raad

• 2.

  effectiviteit van beheersing van risico’s binnen de gemeente

• 3.

  opdracht aan en functioneren van externe accountant

• 4.

  opzet en werking ‘interne’ audit instrumentarium

• 5.

  controle op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de gemeentelijke uitgaven op basis van bevindingen vanuit:

  • a.

    de accountantscontrole

  • b.

    de rekenkamercommissie

  • c.

    de concerncontroller

• 6.

  opvolging van aanbevelingen die komen vanuit:

  • a.

    de accountantscontrole

  • b.

    de rekenkamercommissie

  • c.

    de concerncontroller

• 7.

  naleving wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften door de gemeente.

Artikel 3 Taken

De auditcommissie heeft de volgende taken:

• 1.

  adviseren bij de aanbesteding, evaluatie en eventuele beëindiging van de samenwerking met de accountant

• 2.

  adviseren over planning van de P&C cyclus

• 3.

  adviseren bij de inhoud van de controle (opdrachtbrief en eventueel aanvullend onderzoek)

• 4.

  adviseren bij de inhoud van het control jaarplan en normenkader

• 5.

  adviseren over de controleverklaring en verslag van bevindingen

• 6.

  adviseren over de Management Letter

• 7.

  adviseren over interne controles en administratieve organisatie

• 8.

  bevorderen van afstemming met overige onderzoeken zoals 213a en rekenkamercommissie

• 9.

  adviseren over onderzoeksonderwerpen.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

• 1.

  De commissie bestaat uit tenminste 3 leden waarvan maximaal één lid per fractie, die door de raad worden aangewezen.

• 2.

  De leden van de commissie zijn lid van de raad of aangewezen als fractievertegenwoordiger.

• 3.

  De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter.

• 4.

  De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 5.

  Bij verhindering kan een commissielid zich door een ander lid uit zijn fractie laten vervangen.

• 6.

  De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en coördineert haar ondersteuning.

Artikel 5 Zittingsduur

• 1.

  De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2.

  Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het niet meer voldoen aan het vereiste in artikel 4 lid 2, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

Artikel 6 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van het doel en de taken. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier of zijn plaatsvervanger.

Artikel 7 Vergaderingen, quorum, besluitvorming en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zo vaak als zij nodig acht, ter uitvoering van de in artikel 3 genoemde taken.

• 2.

  De vergaderstukken worden minimaal een week voor de vergadering waarop zij betrekking hebben gepubliceerd in het vergadersysteem van de raad.

• 3.

  De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie in meerderheid anders bepaalt.

• 4.

  De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 5.

  In haar adviezen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.

• 6.

  Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

• 7.

  Van iedere vergadering wordt een conceptverslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier.

• 8.

  Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 9.

  De verslagen worden ter kennis gebracht aan de raad en adviseurs van de commissie.

Artikel 8 Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en / of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een vergadering van de raad.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt een dag na bekendmaking in werking.

• 2.

  Op dat tijdstip vervalt de Verordening auditcommissie gemeente Lochem, vastgesteld bij raadsbesluit van 24 april 2006.

• 3.

  De verordening kan worden aangehaald als Verordening Auditcommissie gemeente Lochem 2018.