Archiefverordening

Ondertekening

Memorie van toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat burgemeester en wethouders zorg dragen voor de informatie die een gemeente ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 2 stelt, de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt,kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende (digitale)bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd. Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van informatiebeheer door burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het horizontale toezicht op het informatiebeheer en de wijze waarop burgemeester en wethouders worden geïnformeerd over het informatiebeheer en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.

Burgemeester en wethouders nemen op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de informatie wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van de artikelen 2 tot en met 7. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeente archivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Informatie: archiefwettelijke begrippen als ‘archiefbescheiden’ en ‘archief’ suggereren ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Door in plaats van ‘archiefbescheiden’ het neutrale, hieraan gelijk gestelde begrip ‘informatie’ te hanteren wordt gepoogd dit te voorkomen.

Archiefruimte: ruimte waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht.

De archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren informatie conform de wet wordt overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale informatie: het e-Depot.

Artikel 2

Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Ze bevat vijf basale elementen:

• •

  duurzaamheid: de informatie en de informatiedragers en andere materialen en bewaarvoorzieningen moeten duurzaam genoeg zijn om voortijdig verval te voorkomen

• •

  ordening: informatie moet in zinvolle samenhang bewaard worden. Als voorbeelden gelden dossiervorming en de onderlinge relaties tussen dossiers, of bedrijfsvoeringsystemen zoals een financieel systeem

• •

  toegankelijkheid: informatie dient door daartoe bevoegden binnen een redelijke termijn te kunnen worden gevonden

• •

  bewaartermijn: de wet verplicht tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie

• •

  authenticiteit: te allen tijde moet van informatie kunnen worden aangetoond dat deze qua vorm, inhoud en structuur identiek is aan vorm, inhoud en structuur ten tijde van de ontvangst of vaststelling van de informatie

Artikel 3

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem.

Artikel 15

De verslaglegging door de archivaris is de basis voor het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad.

Hoofdstuk IV, artikel 16

Dit vloeit voort uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.